अपने छोटे व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लाभ
इस विषय को खोजें और आपको बहुत सारे आश्वस्त आंकड़े मिलेंगे - "साल में 27 दिन बचते हैं," "71% रिपोर्ट में दृश्यता में सुधार हुआ," "30% राजस्व वृद्धि।" इनमें से अधिकांश आंकड़े विक्रेता-वित्त पोषित सर्वेक्षणों या अनिर्दिष्ट अध्ययनों से मिलते हैं, और उनमें से कोई भी आपको किस बारे में कुछ नहीं बताता है लेखांकन सॉफ्टवेयर वास्तव में आपके विशिष्ट व्यवसाय के लिए करेगा। इस आलेख का ईमानदार संस्करण अलग दिखता है: कम आँकड़े, बिलिंग और रिकॉर्ड कागज़ या एक्सेल से कनेक्टेड सॉफ़्टवेयर में स्थानांतरित होने पर दैनिक संचालन में वास्तव में क्या परिवर्तन होता है, इसके बारे में अधिक विवरण।
लेखांकन सॉफ़्टवेयर के वास्तविक लाभ अमूर्त उत्पादकता लाभ नहीं हैं - वे विशिष्ट समस्याएं हैं जो घटित होना बंद हो जाती हैं। ग्राहक की बकाया राशि का अनुमान लगाना बंद हो जाता है। जीएसटी दरें किसी के सही विभाजन को याद रखने के आधार पर रुक जाती हैं। स्टॉक गणना वास्तविक बिक्री से हटना बंद कर देती है। ये ठोस, जांच योग्य सुधार हैं, किसी सर्वेक्षण से निकाले गए प्रतिशत नहीं जिन्हें आप सत्यापित नहीं कर सकते।
जब आप स्विच करते हैं तो वास्तव में क्या बदलता है
बार-बार होने वाली गणना संबंधी त्रुटियाँ कम होंगी। जीएसटी कर विभाजन (राज्य में बिक्री के लिए सीजीएसटी/एसजीएसटी, अंतरराज्यीय के लिए आईजीएसटी) प्रत्येक चालान पर हाथ से गणना करने के बजाय लेनदेन के आधार पर स्वचालित रूप से लागू हो जाता है - भारतीय व्यवसायों के लिए मैन्युअल बिलिंग गलतियों का सबसे आम स्रोत हटा दिया जाता है।
मैन्युअल समाधान के बिना, सटीक ग्राहक बकाया। जब चालान और भुगतान एक ही ग्राहक रिकॉर्ड के विरुद्ध दर्ज किए जाते हैं, तो एक अलग भुगतान डायरी के विरुद्ध चालान पुस्तिका को क्रॉस-चेक किए बिना आपको पता चल जाता है कि वास्तव में क्या बकाया है।
स्टॉक जो वास्तविकता को दर्शाता है। यदि इनवॉइस बनाते समय इन्वेंट्री अपडेट हो जाती है, तो आपके रिकॉर्ड क्या कहते हैं और वास्तव में शेल्फ पर क्या है, के बीच का अंतर समय के साथ धीरे-धीरे बढ़ना बंद हो जाता है।
कर्मचारियों के बीच लगातार रिकॉर्ड। जब एक से अधिक व्यक्ति खरीदारी का बिल या रिकॉर्ड करते हैं, तो एक साझा प्रणाली से काम करना एक ही लेन - देन के डुप्लिकेट इनवॉइस नंबर और परस्पर विरोधी संस्करणों को रोकता है।
एक पुनर्प्राप्ति योग्य इतिहास. पुरानी चालान पुस्तकों या बिखरी हुई स्प्रेडशीट को खंगालने के बजाय, किसी भी ग्राहक या विक्रेता के पिछले लेनदेन एक ही स्थान पर उपलब्ध हैं।
जहां मूल्य वास्तव में दिखाई देता है
लाभ वास्तव में संक्षेप में "समय की बचत" नहीं है - यह विशेष रूप से उन चीजों पर समय बर्बाद नहीं कर रहा है जिन्हें बिल्कुल भी करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए: जीएसटी विभाजन की पुनर्गणना करना जिसे आपने पहले ही एक बार सही ढंग से गणना की है, उस भुगतान को ट्रैक करना जो इसके साथ जुड़ा होना चाहिए था स्वचालित रूप से चालान करें, या मैन्युअल रूप से स्टॉक की गिनती करना जो पहले से ही प्रतिबिंबित होना चाहिए कि क्या बेचा गया है। सॉफ़्टवेयर कहीं से भी नया समय नहीं बनाता; यह उन कार्यों को हटा देता है जो केवल इसलिए अस्तित्व में थे क्योंकि रिकॉर्ड पहले ही डिस्कनेक्ट हो गए थे।
यह विनिमय पर विशेष रूप से कैसे लागू होता है
विनिमय सत्यापित न किए जा सकने वाले व्यापक परिणामों का दावा करने के बजाय ऊपर वर्णित विशिष्ट, जांच योग्य लाभ प्रदान करता है। जीएसटी को सही ढंग से लागू किया जाता है - लेनदेन के आधार पर सीजीएसटी, एसजीएसटी, या आईजीएसटी - मैन्युअल कर-विभाजन गणना को हटाकर। बिक्री, खरीद, रसीदें और भुगतान साझा ग्राहक और विक्रेता खातों के विरुद्ध दर्ज किए जाते हैं, इसलिए बकाया शेष अलग-अलग समाधान के बिना भुगतान बहीखाता के माध्यम से सटीक रहता है। चालान बनते ही इन्वेंटरी समायोजित हो जाती है, जिससे रिकॉर्ड किए गए स्टॉक और वास्तविक बिक्री के बीच का अंतर कम हो जाता है।
विनिमय के पुष्टि किए गए दायरे का हिस्सा क्या नहीं है: पेरोल प्रसंस्करण, औपचारिक कर दाखिल स्वचालन, या बैंक समाधान - इस विषय पर सामान्य लेखों में आमतौर पर सूचीबद्ध कई लाभ हैं। यदि इनमें से कोई भी विशेष रूप से आपके व्यवसाय के लिए मायने रखता है, तो यह मानने के बजाय कि वे एक श्रेणी के रूप में "अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर" के साथ आते हैं, उन्हें सीधे जांचना उचित है।
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निष्कर्ष
लेखांकन सॉफ़्टवेयर के वास्तविक लाभ अधिकांश तुलनात्मक लेखों में पाए जाने वाले बढ़े हुए प्रतिशत नहीं हैं - वे विशिष्ट, रोजमर्रा की समस्याएं हैं जो बार-बार आना बंद कर देती हैं: गलत जीएसटी विभाजन, बेमेल ग्राहक बकाया, स्टॉक जो वास्तविक बिक्री से अलग हो जाता है। सहित किसी भी सॉफ़्टवेयर का मूल्यांकन करना
यह, कि क्या यह इन विशिष्ट, जांच योग्य सुधारों को प्रदान करता है, एक अप्रमाणित सर्वेक्षण से अस्पष्ट आंकड़ों पर भरोसा करने की तुलना में कहीं अधिक उपयोगी परीक्षण है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मैन्युअल अकाउंटिंग से सॉफ़्टवेयर पर स्विच करने का सबसे तात्कालिक लाभ क्या है?
बार-बार होने वाली गणना त्रुटियों को दूर करना - विशेष रूप से जीएसटी कर-विभाजन की गलतियाँ, क्योंकि ये मैन्युअल चालान और समय के साथ कंपाउंड में अक्सर होती हैं।
क्या अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर लेखों में उद्धृत उत्पादकता आँकड़े विश्वसनीय हैं?
कई लोग स्पष्ट स्रोत के बिना विक्रेता-वित्त पोषित सर्वेक्षणों या अनिर्दिष्ट अध्ययनों का पता लगाते हैं, इसलिए उन्हें आपके विशिष्ट के लिए गारंटी के रूप में लेने के बजाय संदेहपूर्ण व्यवहार करना उचित है। व्यापार।
क्या लेखांकन सॉफ़्टवेयर सभी मैन्युअल कार्यों को समाप्त कर देता है?
नहीं - यह गणना-आधारित और समाधान-आधारित कार्यों को हटा देता है, लेकिन सटीक परिणाम अभी भी प्रत्येक लेनदेन को सही ढंग से और तुरंत दर्ज किए जाने पर निर्भर करते हैं।
अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर विशेष रूप से ग्राहक के बकाया के मामले में कैसे मदद करता है?
उसी चालान या ग्राहक के विरुद्ध भुगतान रिकॉर्ड करने से, जिससे वे संबंधित हैं, बकाया शेष राशि मैन्युअल क्रॉस-चेकिंग की आवश्यकता के बजाय स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है।
क्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से पेरोल या टैक्स फाइलिंग को संभालता है?
सभी लेखांकन सॉफ़्टवेयर में यह शामिल नहीं है - विनिमय सहित कई बिलिंग-केंद्रित उपकरण, वर्तमान में पेरोल या टैक्स फाइलिंग स्वचालन की पुष्टि नहीं करते हैं। आप जिस भी टूल पर विचार कर रहे हैं, उसके लिए इसे विशेष रूप से जांचें।
क्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का लाभ मुख्य रूप से समय बचाने के बारे में है?
यह कहना अधिक सटीक है कि यह उन कार्यों को हटा देता है जो केवल इसलिए मौजूद हैं क्योंकि रिकॉर्ड डिस्कनेक्ट हो गए हैं - बचाया गया समय उसी का परिणाम है, न कि मूल लाभ।
क्या विनिमय विशेष रूप से जीएसटी गणना त्रुटियों को कम करता है?
हां - सीजीएसटी, एसजीएसटी, या आईजीएसटी लेनदेन के आधार पर स्वचालित रूप से लागू होता है, जिससे प्रत्येक चालान पर मैन्युअल रूप से कर विभाजन की गणना करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।
भौतिक स्टॉक वाले व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का कौन सा लाभ सबसे अधिक मायने रखता है?
इन्वेंटरी बिलिंग के साथ तालमेल में रहती है, इसलिए स्टॉक रिकॉर्ड एक अलग मैन्युअल गणना से अलग होने के बजाय वास्तविक बिक्री को दर्शाते हैं।
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Published by Team Vinimay
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