શું એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર વિક્રેતા ચુકવણી ઇતિહાસ જાળવી શકે છે?

હા—પરંતુ આને સમજવાની વધુ ઉપયોગી રીત સુવિધા સૂચિ દ્વારા નથી; વાસ્તવિક વ્યાપારી સંબંધમાં સમય જતાં વિક્રેતાની ચુકવણીનો ઇતિહાસ ખરેખર કેવી રીતે બને છે તે જોવાનું છે. એકદમ સામાન્ય સપ્લાયર સંબંધ માટે મહિને મહિને તે શું દેખાય છે તે અહીં છે.

શરૂઆતથી અત્યાર સુધી એક વિક્રેતા સંબંધને અનુસરે છે

એક નાના ઉત્પાદન વ્યવસાયની કલ્પના કરો જે નવા સપ્લાયર પાસેથી કાચો માલ ખરીદવાનું શરૂ કરે છે. શરૂઆતમાં, તે માત્ર પ્રસંગોપાત ખરીદી છે. સમય જતાં, તે નિયમિત, ચાલુ સંબંધ બની જાય છે-અને તે સંબંધ પાછું જોવા માટે સક્ષમ થવા માટે ચૂકવણીનો ઇતિહાસ જનરેટ કરે છે.

એક મહિનો: પ્રથમ ખરીદી

વ્યવસાય તેનો પ્રથમ ઓર્ડર આપે છે અને ખરીદી રેકોર્ડ કરે છે - સપ્લાયરનું નામ, રકમ, તારીખ અને સંમત ચુકવણીની શરતો. આંશિક ચુકવણી કરવામાં આવે છે અગાઉથી, ડિલિવરી પર બાકીની રકમ સાથે. ખરીદી અને આંશિક ચુકવણી બંને એક જ ટ્રાન્ઝેક્શન સામે લોગ થાય છે, તેથી પહેલા દિવસથી, શું ચૂકવવામાં આવ્યું છે અને શું બાકી છે તેનો સ્પષ્ટ, સચોટ રેકોર્ડ છે.

ત્રીજો મહિનો: વિવાદ ઊભો થાય છે

બે મહિના પછી, સપ્લાયર દાવો કરે છે કે એક મહિનાના ચોક્કસ ઇન્વૉઇસને ક્યારેય સંપૂર્ણ ચૂકવણી કરવામાં આવી ન હતી. જાળવણી ઇતિહાસ વિના, આનો અર્થ એ થશે કે વાસ્તવમાં શું થયું છે તે જાણવા માટે જૂના સંદેશાઓ, બેંક સ્ટેટમેન્ટ્સ અથવા મેમરીમાંથી ખોદવું. યોગ્ય વિક્રેતા ચુકવણી ઇતિહાસ સાથે, ધ વેપાર તે ચોક્કસ ટ્રાન્ઝેક્શનને સીધું ખેંચી શકે છે - મૂળ ખરીદીની રકમ, અગાઉથી કરવામાં આવેલી આંશિક ચુકવણી અને ડિલિવરી પરની અંતિમ ચુકવણી - અને સ્મરણને બદલે વાસ્તવિક રેકોર્ડ્સ સાથે વિવાદનો ઉકેલ લાવી શકે છે.

આઠમો મહિનો: એક પેટર્ન દૃશ્યમાન બને છે

આઠ મહિના સુધીમાં, વ્યવસાયે આ સપ્લાયર સાથે એક ડઝન ઓર્ડર આપ્યા છે. સંપૂર્ણ વિક્રેતા ચુકવણી ઇતિહાસને જોતા હવે ફક્ત વ્યક્તિગત વ્યવહારો ઉપરાંત કંઈક ઉપયોગી બતાવે છે: એક પેટર્ન. કેટલાક ઓર્ડર્સ પર કિંમતોમાં થોડો વધારો થયો છે, અને ચૂકવણીની શરતો પ્રસંગોપાત સંમત સમયપત્રકમાંથી સરકી ગઈ છે. આમાંથી કોઈ પણ એક વ્યવહારથી સ્પષ્ટ થશે નહીં - તે માત્ર ત્યારે જ દૃશ્યમાન બને છે જ્યારે સંપૂર્ણ ઇતિહાસ એકસાથે સમીક્ષા કરી શકાય છે.

આને શું શક્ય બનાવ્યું

આમાંના કોઈપણ માટે વ્યવસાયને અલગ ટ્રેકિંગ સિસ્ટમ બનાવવાની જરૂર નથી. તે પ્રથમ ટ્રાન્ઝેક્શનથી, સતત બનતી કેટલીક વસ્તુઓમાંથી આવ્યું છે:

• દરેક ખરીદી જેમ બની તેમ રેકોર્ડ કરવામાં આવી હતી, પાછળથી પુનઃનિર્માણ કરવામાં આવી નથી

• દરેક ચુકવણી—આંશિક અથવા સંપૂર્ણ—તે જે ચોક્કસ ખરીદીની હતી તેની સામે લૉગ કરવામાં આવી હતી

• વિક્રેતાના વ્યવહારો વિવિધ નોંધો અથવા ફાઇલોમાં વિખરાયેલા રહેવાને બદલે એક સુસંગત રેકોર્ડ હેઠળ જોડાયેલા રહ્યા.

• કંઈ કાઢી નાખવામાં આવ્યું ન હતું અથવા નવા વ્યવહારો તરીકે ઓવરરાઈટ ઉમેરવામાં આવ્યા હતા; ઇતિહાસ ખાલી વધ્યો

યોગ્ય ઇતિહાસ ટ્રેકિંગ વિના આ શું દેખાય છે

વિખરાયેલી નોંધો અથવા મેમરી પર આધાર રાખતા વ્યવસાય સાથે આનો વિરોધાભાસ કરો. મહિના-ત્રણનો વિવાદ જૂના સંદેશાઓ અને બેંક સ્ટેટમેન્ટ્સ દ્વારા તણાવપૂર્ણ શોધ બની જાય છે, જે સંભવતઃ સપ્લાયરની તરફેણમાં ઉકેલાય છે કારણ કે વ્યવસાય અન્યથા સ્પષ્ટ પુરાવા રજૂ કરી શકતો નથી. મહિનો-આઠ વિસર્પી પેટર્ન કિંમતો અને સ્લિપિંગ શરતો સંપૂર્ણપણે કોઈનું ધ્યાન નથી, કારણ કે તેને જોવા માટે કોઈ એકીકૃત દૃશ્ય નથી.

એક સંપૂર્ણ વિક્રેતા ઇતિહાસ ખરેખર જરૂરી છે

વિક્રેતાની ચૂકવણીનો ઇતિહાસ આ ઉદાહરણમાં જે રીતે કરે છે તેને જાળવી રાખવા માટે, કેટલીક બાબતો અંતર્ગત સિસ્ટમ માટે સાચી હોવી જરૂરી છે:

• રેકોર્ડ ખરીદો જેમ બને તેમ સપ્લાયર સાથેના દરેક વ્યવહારને કેપ્ચર કરો

• ચુકવણી ટ્રેકિંગ સાચી ખરીદી સામે આંશિક ચૂકવણી સહિત, બરાબર શું ચૂકવવામાં આવ્યું છે તે લોગ કરે છે

• વેન્ડર મેનેજમેન્ટ આ ચોક્કસ સપ્લાયરના ડેટાને દરેક અન્ય સપ્લાયરથી અલગથી વ્યવસ્થિત રાખે છે

• ખાતાવહી વ્યવસ્થાપન ટ્રાન્ઝેક્શનને એકસાથે એકસાથે જોડી દેવાની જરૂરિયાતને બદલે, તે બધાને એક સમીક્ષાયોગ્ય ચાલી રહેલ ઇતિહાસમાં એકીકૃત કરે છે

આ સંયોજન છે વિનિમયની કન્ફર્મેડ ફીચર્સ આજુબાજુ બનેલ છે-વેન્ડર મેનેજમેન્ટ, પરચેઝ રેકોર્ડ્સ અને પેમેન્ટ ટ્રેકિંગ એકસાથે કામ કરે છે, લેજર મેનેજમેન્ટ દ્વારા એકીકૃત થાય છે, જેથી વિક્રેતાનો સંપૂર્ણ ઈતિહાસ જ્યારે જરૂર હોય ત્યારે બરાબર ઉપલબ્ધ હોય છે, પછી ભલે તે વિવાદનું નિરાકરણ હોય અથવા કોઈ પેટર્નની નોંધ લેતી હોય જે અન્યથા અદ્રશ્ય રહે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર સમય જતાં સપ્લાયરનો સંપૂર્ણ ચુકવણી ઇતિહાસ સંગ્રહિત કરી શકે છે?

હા—જ્યાં સુધી ખરીદીઓ અને ચૂકવણીઓ સતત રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે અને યોગ્ય વિક્રેતા સાથે જોડાયેલ હોય છે, ત્યાં સુધી ઇતિહાસ આપમેળે રચાય છે.

2. જો સપ્લાયર ભૂતકાળની ચૂકવણી અંગે વિવાદ કરે તો શું થાય?

યોગ્ય રીતે જાળવવામાં આવેલ વિક્રેતા ચુકવણી ઇતિહાસ તમને ચોક્કસ ટ્રાન્ઝેક્શન ખેંચવા અને વાસ્તવિક રેકોર્ડ્સ સાથે વિવાદને ઉકેલવા દે છે.

3. શું વિક્રેતા ઇતિહાસમાં આંશિક ચૂકવણીઓને ચોક્કસ રીતે ટ્રેક કરી શકાય છે?

હા—દરેક આંશિક ચુકવણી તેની ચોક્કસ ખરીદી સામે લૉગ કરેલી હોવી જોઈએ, તેથી ઇતિહાસ બરાબર પ્રતિબિંબિત કરે છે કે શું ચૂકવવામાં આવ્યું છે અને શું બાકી છે.

4. વિક્રેતા ચુકવણી ઇતિહાસ સામાન્ય રીતે કેટલો પાછળ જાય છે?

સામાન્ય રીતે રેકોર્ડ્સ સતત રાખવામાં આવ્યા હોય તેટલું પાછળ જાય છે - જો શરૂઆતથી વ્યવહારો યોગ્ય રીતે લૉગ કરવામાં આવ્યા હોય તો ત્યાં કોઈ અંતર્ગત મર્યાદા નથી.

5. શું હું આ ઈતિહાસનો ઉપયોગ કરીને સમય જતાં સપ્લાયર પાસેથી કિંમતના વલણો શોધી શકું?

હા—સંપૂર્ણ વિક્રેતા ઇતિહાસની સમીક્ષા કરવાથી ઘણીવાર પેટર્ન છતી થાય છે, જેમ કે ધીમે ધીમે વધતી કિંમતો, જે કોઈપણ એક વ્યવહારથી દેખાતી નથી.

6. વેન્ડર પેમેન્ટ ઈતિહાસ જાળવવાનું શું જોખમ છે?

વિવાદો ઉકેલવા મુશ્કેલ બને છે, અને કિંમતો અથવા ચુકવણીની શરતોમાં ઉપયોગી પેટર્ન કોઈનું ધ્યાન જતું નથી.

7. શું આ ઇતિહાસને પછીથી મેન્યુઅલ પુનઃનિર્માણની જરૂર છે?

ના, જો ખરીદીઓ અને ચૂકવણીઓ જેમ જેમ થાય છે તેમ રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, તો ઇતિહાસ પછીથી એકસાથે જોડવાની જરૂર પડવાને બદલે પોતે જ રચાય છે.

8. શું વિક્રેતાનો ઇતિહાસ સામાન્ય ખરીદી અહેવાલ જેવો જ છે?

તેઓ સંબંધિત છે - વિક્રેતા ઇતિહાસ ખાસ કરીને એક સપ્લાયરના વ્યવહારોને એકીકૃત કરે છે, જ્યારે ખરીદી અહેવાલ બધા સપ્લાયર્સ એકસાથે આવરી શકે છે.

9. શું આ ઇતિહાસ સપ્લાયર સાથે કિંમતની વાટાઘાટો દરમિયાન મદદ કરી શકે છે?

હા—સપ્લાયર સાથે શરતોની ચર્ચા કરતી વખતે ભૂતકાળની કિંમતો અને ચુકવણી પેટર્નનો સ્પષ્ટ રેકોર્ડ રાખવો એ ઉપયોગી લાભ છે.

10. વિક્રેતા ઇતિહાસ ખરેખર વિશ્વસનીય બનવા માટે શું જરૂરી છે?

દરેક ખરીદી અને ચુકવણીનું સુસંગત, તાત્કાલિક રેકોર્ડિંગ—ઈતિહાસ તેટલો જ સારો છે જેટલો પ્રવેશો તેને ખવડાવતા હોય છે.