क्या लेखांकन सॉफ्टवेयर विक्रेता भुगतान इतिहास को बनाए रख सकता है?

हां—लेकिन इसे समझने का अधिक उपयोगी तरीका फीचर सूची नहीं है; यह यह देखने के माध्यम से है कि वास्तविक व्यावसायिक संबंध में विक्रेता भुगतान इतिहास वास्तव में समय के साथ कैसे बनता है। एक सामान्य आपूर्तिकर्ता संबंध के लिए, महीने दर महीने यह कैसा दिखता है।

प्रारंभ से वर्तमान तक एक विक्रेता संबंध का पालन करना

एक छोटे विनिर्माण व्यवसाय की कल्पना करें जो एक नए आपूर्तिकर्ता से कच्चा माल खरीदना शुरू करता है। सबसे पहले, यह केवल कभी-कभार की जाने वाली खरीदारी है। समय के साथ, यह एक नियमित, चालू संबंध बन जाता है - और वह संबंध पीछे मुड़कर देखने लायक भुगतान इतिहास उत्पन्न करता है।

पहला महीना: पहली खरीदारी

व्यवसाय अपना पहला ऑर्डर देता है और खरीदारी को रिकॉर्ड करता है - आपूर्तिकर्ता का नाम, राशि, तारीख और सहमत भुगतान शर्तें। एक आंशिक भुगतान कर दिया है अग्रिम भुगतान, शेष डिलीवरी पर देय। खरीदारी और आंशिक भुगतान दोनों एक ही लेन-देन के विरुद्ध लॉग किए जाते हैं, इसलिए पहले दिन से, क्या भुगतान किया गया है और क्या बाकी है, इसका स्पष्ट, सटीक रिकॉर्ड होता है।

तीसरा महीना: एक विवाद सामने आता है

दो महीने बाद, आपूर्तिकर्ता का दावा है कि पहले महीने से एक विशेष चालान का कभी भी पूरा भुगतान नहीं किया गया था। एक संधारित इतिहास के बिना, इसका मतलब पुराने संदेशों, बैंक विवरणों या स्मृति को खंगालना होगा ताकि यह पता लगाया जा सके कि वास्तव में क्या हुआ था। उचित विक्रेता भुगतान इतिहास के साथ, व्यापार उस विशिष्ट लेनदेन को सीधे खींच सकता है - मूल खरीद राशि, अग्रिम भुगतान किया गया आंशिक भुगतान, और डिलीवरी पर अंतिम भुगतान - और विवाद को स्मरण के बजाय वास्तविक रिकॉर्ड के साथ हल कर सकता है।

आठवां महीना: एक पैटर्न दिखाई देने लगता है

आठवें महीने तक, व्यवसाय ने इस आपूर्तिकर्ता को एक दर्जन ऑर्डर दिए हैं। पूर्ण विक्रेता भुगतान इतिहास को देखने से अब केवल व्यक्तिगत लेनदेन से परे कुछ उपयोगी पता चलता है: एक पैटर्न। कई ऑर्डरों के कारण कीमतें थोड़ी बढ़ गई हैं, और भुगतान की शर्तें कभी-कभी सहमत कार्यक्रम से फिसल गई हैं। इनमें से कोई भी किसी एक लेन-देन से स्पष्ट नहीं होगा - वे केवल तभी दिखाई देते हैं जब पूरा इतिहास एक साथ समीक्षा योग्य हो।

यह किस कारण से संभव हुआ

इनमें से किसी के लिए भी व्यवसाय को एक अलग ट्रैकिंग सिस्टम बनाने की आवश्यकता नहीं थी। यह पहले लेन-देन से ही, लगातार हो रही कुछ चीज़ों से आया:

• प्रत्येक खरीद को वैसे ही दर्ज किया गया जैसे वह घटित हुई थी, बाद में उसका पुनर्निर्माण नहीं किया गया

• प्रत्येक भुगतान - आंशिक या पूर्ण - उस विशिष्ट खरीद के विरुद्ध लॉग किया गया था जिससे वह संबंधित था

• विक्रेता के लेन-देन अलग-अलग नोटों या फ़ाइलों में बिखरे होने के बजाय एक सुसंगत रिकॉर्ड के तहत जुड़े रहे

• कुछ भी हटाया नहीं गया या नए लेनदेन के रूप में अधिलेखित जोड़े गए; इतिहास बस बढ़ता गया

उचित इतिहास ट्रैकिंग के बिना यह कैसा दिखता है

इसकी तुलना बिखरे हुए नोटों या स्मृति पर निर्भर व्यवसाय से करें। तीसरे महीने का विवाद पुराने संदेशों और बैंक विवरणों के माध्यम से एक तनावपूर्ण खोज बन जाता है, संभवतः आपूर्तिकर्ता के पक्ष में हल हो जाता है क्योंकि व्यवसाय अन्यथा स्पष्ट सबूत पेश नहीं कर सकता है। महीना-आठवाँ रेंगने का पैटर्न कीमतों और घटती शर्तों पर पूरी तरह से ध्यान नहीं दिया जाता है, क्योंकि इसे पहचानने के लिए कोई समेकित दृष्टिकोण नहीं है।

संपूर्ण विक्रेता इतिहास की वास्तव में क्या आवश्यकता है

किसी विक्रेता के भुगतान इतिहास को इस उदाहरण की तरह बनाए रखने के लिए, अंतर्निहित प्रणाली के बारे में कुछ बातें सच होनी चाहिए:

• रिकॉर्ड खरीदें आपूर्तिकर्ता के साथ होने वाले प्रत्येक लेन-देन को कैप्चर करें

• भुगतान ट्रैकिंग सही खरीदारी के लिए आंशिक भुगतान सहित, जो भुगतान किया गया है, उसे लॉग करता है

• विक्रेता प्रबंधन इस विशिष्ट आपूर्तिकर्ता के डेटा को हर दूसरे आपूर्तिकर्ता से अलग व्यवस्थित रखता है

• बही प्रबंधन लेन-देन को एक साथ जोड़ने की आवश्यकता के बजाय, इसे सभी को एक समीक्षा योग्य चल रहे इतिहास में समेकित करता है

यही संयोजन है विनिमय का पुष्टि की गई सुविधाएँ विक्रेता प्रबंधन, खरीद रिकॉर्ड और भुगतान ट्रैकिंग के साथ मिलकर बनाई गई हैं, जो कि बही प्रबंधन के माध्यम से समेकित हैं, इसलिए एक विक्रेता का पूरा इतिहास ठीक उसी समय उपलब्ध होता है जब इसकी आवश्यकता होती है, चाहे वह किसी विवाद को हल करना हो या किसी ऐसे पैटर्न को देखना हो जो अन्यथा अदृश्य रहेगा।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. क्या लेखांकन सॉफ्टवेयर किसी आपूर्तिकर्ता के पूर्ण भुगतान इतिहास को समय के साथ संग्रहीत कर सकता है?

हां—जब तक खरीदारी और भुगतान लगातार रिकॉर्ड किए जाते हैं और सही विक्रेता से जुड़े होते हैं, इतिहास स्वचालित रूप से बनता है।

2. यदि कोई आपूर्तिकर्ता पिछले भुगतान पर विवाद करता है तो क्या होगा?

उचित रूप से बनाए रखा गया विक्रेता भुगतान इतिहास आपको विशिष्ट लेनदेन को पूरा करने और वास्तविक रिकॉर्ड के साथ विवाद को हल करने की सुविधा देता है।

3. क्या आंशिक भुगतान को विक्रेता इतिहास में सटीक रूप से ट्रैक किया जा सकता है?

हाँ—प्रत्येक आंशिक भुगतान को उसकी विशिष्ट खरीद के विरुद्ध लॉग किया जाना चाहिए, ताकि इतिहास वही दर्शाए कि क्या भुगतान किया गया है और क्या शेष है।

4. विक्रेता भुगतान इतिहास आम तौर पर कितना पीछे जाता है?

यह आम तौर पर तब तक चला जाता है जब तक रिकॉर्ड लगातार रखे जाते रहे हैं - यदि लेनदेन शुरू से ही ठीक से लॉग किया गया है तो कोई अंतर्निहित सीमा नहीं है।

5. क्या मैं इस इतिहास का उपयोग करके समय के साथ किसी आपूर्तिकर्ता के मूल्य निर्धारण रुझानों का पता लगा सकता हूँ?

हां—विक्रेता के संपूर्ण इतिहास की समीक्षा करने से अक्सर पैटर्न का पता चलता है, जैसे धीरे-धीरे बढ़ती कीमतें, जो किसी भी एकल लेनदेन से दिखाई नहीं देती हैं।

6. विक्रेता भुगतान इतिहास का रखरखाव न करने का जोखिम क्या है?

विवादों को सुलझाना कठिन हो जाता है, और मूल्य निर्धारण या भुगतान शर्तों में उपयोगी पैटर्न पर किसी का ध्यान नहीं जाता है।

7. क्या इस इतिहास को बाद में मैन्युअल पुनर्निर्माण की आवश्यकता है?

नहीं, यदि खरीदारी और भुगतान को वैसे ही दर्ज किया जाता है जैसे वे होते हैं, तो इतिहास बाद में एक साथ जोड़ने की आवश्यकता के बजाय खुद ही बन जाता है।

8. क्या विक्रेता का इतिहास सामान्य खरीद रिपोर्ट के समान है?

वे संबंधित हैं-विक्रेता इतिहास विशेष रूप से खरीदारी के दौरान एक आपूर्तिकर्ता के लेनदेन को समेकित करता है प्रतिवेदन इसमें सभी आपूर्तिकर्ताओं को एक साथ शामिल किया जा सकता है।

9. क्या यह इतिहास आपूर्तिकर्ता के साथ मूल्य वार्ता के दौरान मदद कर सकता है?

हाँ—किसी आपूर्तिकर्ता के साथ शर्तों पर चर्चा करते समय पिछले मूल्य निर्धारण और भुगतान पैटर्न का स्पष्ट रिकॉर्ड रखना उपयोगी होता है।

10. विक्रेता इतिहास को वास्तव में विश्वसनीय बनाने के लिए क्या आवश्यक है?

प्रत्येक खरीद और भुगतान की सुसंगत, तत्काल रिकॉर्डिंग-इतिहास उतना ही अच्छा है जितना उसे दर्ज करने वाली प्रविष्टियाँ।