होय—परंतु हे समजून घेण्याचा अधिक उपयुक्त मार्ग वैशिष्ट्य सूचीद्वारे नाही; वास्तविक व्यावसायिक संबंधांमध्ये विक्रेत्याचा पेमेंट इतिहास कालांतराने कसा तयार होतो हे पाहण्याद्वारे आहे. अगदी सामान्य पुरवठादार नातेसंबंधासाठी महिन्या-दर-महिन्याने असे दिसते ते येथे आहे.
सुरुवातीपासून आत्तापर्यंत एक विक्रेता नातेसंबंधाचे अनुसरण करणे
एका लहान उत्पादन व्यवसायाची कल्पना करा जो नवीन पुरवठादाराकडून कच्चा माल खरेदी करण्यास प्रारंभ करतो. सुरुवातीला, ही फक्त अधूनमधून खरेदी असते. कालांतराने, ते एक नियमित, चालू असलेले नाते बनते—आणि ते नाते परत पाहण्यास सक्षम होण्यासाठी एक पेमेंट इतिहास व्युत्पन्न करते.
पहिला महिना: पहिली खरेदी
व्यवसाय त्याची पहिली ऑर्डर देतो आणि खरेदीची नोंद करतो—पुरवठादाराचे नाव, रक्कम, तारीख आणि मान्य पेमेंट अटी. एक अर्धवट पेमेंट केले जाते अगोदर, बाकीचे डिलिव्हरीवर देय आहे. खरेदी आणि आंशिक पेमेंट दोन्ही एकाच व्यवहारासाठी लॉग केले जातात, त्यामुळे पहिल्या दिवसापासून, काय दिले गेले आणि काय शिल्लक आहे याची स्पष्ट, अचूक नोंद आहे.
तिसरा महिना: वाद निर्माण होतो
दोन महिन्यांनंतर, पुरवठादाराचा दावा आहे की पहिल्या महिन्यापासूनचे विशिष्ट बीजक कधीही पूर्ण भरले गेले नाही. कायम ठेवलेल्या इतिहासाशिवाय, याचा अर्थ जुने संदेश, बँक स्टेटमेंट किंवा मेमरी खोदून प्रत्यक्षात काय घडले हे शोधणे असा होईल. योग्य विक्रेता पेमेंट इतिहासासह, द व्यवसाय तो विशिष्ट व्यवहार थेट खेचू शकतो—खरेदीची मूळ रक्कम, अगोदर दिलेले आंशिक पेमेंट आणि डिलिव्हरीवर अंतिम पेमेंट—आणि स्मृतीऐवजी खऱ्या रेकॉर्डसह विवाद सोडवू शकतो.
आठवा महिना: एक नमुना दृश्यमान होतो
आठव्या महिन्यापर्यंत, व्यवसायाने या पुरवठादाराला डझनभर ऑर्डर दिल्या आहेत. पूर्ण विक्रेत्याच्या पेमेंट इतिहासाकडे पाहिल्यास आता फक्त वैयक्तिक व्यवहारांपलीकडे काहीतरी उपयुक्त आहे: एक नमुना. अनेक ऑर्डर्सवर किंमती किंचित वाढल्या आहेत आणि पेमेंट अटी कधीकधी मान्य शेड्यूलमधून घसरल्या आहेत. कोणत्याही एका व्यवहारातून यापैकी कोणतेही स्पष्ट होणार नाही—ते फक्त तेव्हाच दृश्यमान होतात जेव्हा संपूर्ण इतिहासाचे एकत्र पुनरावलोकन केले जाते.
कशामुळे हे शक्य झाले
यापैकी कोणत्याही व्यवसायासाठी स्वतंत्र ट्रॅकिंग सिस्टम तयार करण्याची आवश्यकता नाही. हे पहिल्या व्यवहारापासूनच काही गोष्टी सातत्याने घडत असल्याने आले आहे:
प्रत्येक खरेदी जशी घडली तशी नोंद केली गेली, नंतर पुनर्रचना केली गेली नाही
प्रत्येक पेमेंट—आंशिक किंवा पूर्ण—त्याच्या मालकीच्या विशिष्ट खरेदीवर लॉग केले गेले
विक्रेत्याचे व्यवहार वेगवेगळ्या नोट्स किंवा फायलींमध्ये विखुरले जाण्याऐवजी एका सुसंगत रेकॉर्ड अंतर्गत जोडलेले राहिले.
काहीही हटवले नाही किंवा नवीन व्यवहार म्हणून अधिलिखित जोडले होते; इतिहास फक्त वाढला
योग्य इतिहास ट्रॅकिंगशिवाय हे कसे दिसते
विखुरलेल्या नोट्स किंवा मेमरीवर विसंबून असलेल्या व्यवसायाशी याची तुलना करा. महिना-तीन वाद जुने संदेश आणि बँक स्टेटमेंट्सद्वारे एक तणावपूर्ण शोध बनतो, शक्यतो पुरवठादाराच्या बाजूने सोडवला जातो कारण व्यवसाय अन्यथा स्पष्ट पुरावा देऊ शकत नाही. महिना-आठ रेंगाळण्याचा नमुना किंमती आणि घसरलेल्या अटींकडे पूर्णपणे लक्ष दिले जात नाही, कारण ते शोधण्यासाठी कोणतेही एकत्रित दृश्य नाही.
पूर्ण विक्रेत्याचा इतिहास प्रत्यक्षात आवश्यक आहे
विक्रेत्याच्या पेमेंट इतिहासाने या उदाहरणात जसे केले तसे ठेवण्यासाठी, काही गोष्टी अंतर्निहित सिस्टीमसाठी सत्य असायला हव्यात:
रेकॉर्ड खरेदी करा पुरवठादारासोबतचा प्रत्येक व्यवहार जसे घडतो तसा कॅप्चर करा
पेमेंट ट्रॅकिंग योग्य खरेदीच्या विरूद्ध, आंशिक देयकांसह, नेमके काय दिले गेले आहे ते लॉग करते
विक्रेता व्यवस्थापन या विशिष्ट पुरवठादाराचा डेटा इतर प्रत्येक पुरवठादारापासून स्वतंत्रपणे व्यवस्थित ठेवतो
लेजर व्यवस्थापन व्यवहार एकत्र करणे आवश्यक नसून ते सर्व एका पुनरावलोकन करण्यायोग्य चालू इतिहासात एकत्रित करते
हे संयोजन आहे विनिमयच्या पुष्टी केलेली वैशिष्ट्ये आजूबाजूला तयार केली जातात—विक्रेता व्यवस्थापन, खरेदी रेकॉर्ड आणि पेमेंट ट्रॅकिंग एकत्रितपणे काम करणे, खातेवही व्यवस्थापनाद्वारे एकत्रित केले जाते, त्यामुळे विक्रेत्याचा पूर्ण इतिहास जेव्हा आवश्यक असेल तेव्हा उपलब्ध असतो, मग तो विवाद सोडवणे असो किंवा एखादा नमुना लक्षात घेणे असो जो अन्यथा अदृश्य राहील.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
1. अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर पुरवठादाराचा संपूर्ण पेमेंट इतिहास कालांतराने संचयित करू शकतो का?
होय—जोपर्यंत खरेदी आणि देयके सातत्याने रेकॉर्ड केली जातात आणि योग्य विक्रेत्याशी जोडलेली असतात, तोपर्यंत इतिहास आपोआप तयार होतो.
2. एखाद्या पुरवठादाराने मागील पेमेंटवर विवाद केल्यास काय होते?
योग्यरित्या राखलेला विक्रेता पेमेंट इतिहास तुम्हाला विशिष्ट व्यवहार खेचू देतो आणि वास्तविक रेकॉर्डसह विवाद सोडवू देतो.
3. विक्रेत्याच्या इतिहासात आंशिक देयके अचूकपणे ट्रॅक केली जाऊ शकतात?
होय—प्रत्येक आंशिक देयक त्याच्या विशिष्ट खरेदीवर लॉग केले जावे, त्यामुळे इतिहास नेमके काय दिले गेले आणि काय शिल्लक आहे हे दर्शवितो.
4. विक्रेता पेमेंट इतिहास सामान्यतः किती मागे जातो?
नोंदी सातत्याने ठेवल्या गेल्या आहेत म्हणून हे सामान्यत: मागे जाते - जर सुरुवातीपासूनच व्यवहार योग्यरित्या लॉग केले गेले असतील तर कोणतीही अंतर्निहित मर्यादा नाही.
5. हा इतिहास वापरून मी कालांतराने पुरवठादाराकडून किंमतींचे ट्रेंड शोधू शकतो का?
होय—संपूर्ण विक्रेत्याच्या इतिहासाचे पुनरावलोकन केल्याने सहसा नमुने उघड होतात, जसे की किमती हळूहळू वाढणे, जे कोणत्याही एका व्यवहारातून दृश्यमान नसतात.
6. विक्रेता पेमेंट इतिहास न ठेवण्याचा धोका काय आहे?
विवादांचे निराकरण करणे अधिक कठीण होते आणि किंमती किंवा पेमेंट अटींमधील उपयुक्त नमुने लक्षात घेतले जात नाहीत.
7. या इतिहासाला नंतर मॅन्युअल पुनर्रचना आवश्यक आहे का?
नाही, जर खरेदी आणि देयके जसे घडतात तशी नोंद केली गेली, तर इतिहास नंतर एकत्र येण्याची गरज न पडता स्वतःच तयार होतो.
8. विक्रेत्याचा इतिहास सामान्य खरेदी अहवालासारखाच आहे का?
ते संबंधित आहेत-विक्रेता इतिहास विशेषत: खरेदी करताना एका पुरवठादाराचे व्यवहार एकत्रित करतो अहवाल सर्व पुरवठादारांना एकत्र कव्हर करू शकते.
9. हा इतिहास पुरवठादाराशी किमतीच्या वाटाघाटी दरम्यान मदत करू शकतो का?
होय — पुरवठादाराशी अटींवर चर्चा करताना पूर्वीच्या किंमती आणि पेमेंट पॅटर्नची स्पष्ट नोंद असणे उपयुक्त लाभ आहे.
10. विक्रेता इतिहास खरोखर विश्वसनीय होण्यासाठी काय आवश्यक आहे?
प्रत्येक खरेदी आणि पेमेंटचे सातत्यपूर्ण, तात्काळ रेकॉर्डिंग—इतिहास केवळ नोंदींनी फीड करण्याइतकाच चांगला आहे.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
