అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ విక్రేత చెల్లింపు చరిత్రను నిర్వహించగలదా?

అవును-కానీ దీన్ని అర్థం చేసుకోవడానికి మరింత ఉపయోగకరమైన మార్గం ఫీచర్ జాబితా ద్వారా కాదు; ఇది నిజమైన వ్యాపార సంబంధంలో కాలక్రమేణా విక్రేత చెల్లింపు చరిత్ర ఎలా నిర్మించబడుతుందో చూడటం ద్వారా. సాధారణ సరఫరాదారు సంబంధం కోసం నెలవారీగా ఇది ఎలా ఉంటుందో ఇక్కడ ఉంది.

ప్రారంభం నుండి ఇప్పటి వరకు ఒక విక్రేత సంబంధాన్ని అనుసరిస్తోంది

కొత్త సరఫరాదారు నుండి ముడి పదార్థాలను కొనుగోలు చేయడం ప్రారంభించే చిన్న తయారీ వ్యాపారాన్ని ఊహించండి. మొదట, ఇది అప్పుడప్పుడు కొనుగోళ్లు మాత్రమే. కాలక్రమేణా, ఇది సాధారణ, కొనసాగుతున్న సంబంధంగా మారుతుంది-మరియు ఆ సంబంధం తిరిగి చూడగలిగే విలువైన చెల్లింపు చరిత్రను రూపొందిస్తుంది.

మొదటి నెల: మొదటి కొనుగోలు

వ్యాపారం దాని మొదటి ఆర్డర్‌ను ఉంచుతుంది మరియు కొనుగోలు-సరఫరాదారు పేరు, మొత్తం, తేదీ మరియు అంగీకరించిన చెల్లింపు నిబంధనలను రికార్డ్ చేస్తుంది. ఒక పాక్షిక చెల్లింపు చేయబడుతుంది ముందుగా, మిగిలినవి డెలివరీలో ఉంటాయి. కొనుగోలు మరియు పాక్షిక చెల్లింపు రెండూ ఒకే లావాదేవీకి వ్యతిరేకంగా లాగిన్ చేయబడతాయి, కాబట్టి మొదటి రోజు నుండి, ఏమి చెల్లించబడింది మరియు మిగిలి ఉన్న వాటి గురించి స్పష్టమైన, ఖచ్చితమైన రికార్డ్ ఉంది.

మూడవ నెల: ఒక వివాదం వస్తుంది

రెండు నెలల తర్వాత, సరఫరాదారు ఒక నెల నుండి నిర్దిష్ట ఇన్‌వాయిస్‌ను పూర్తిగా చెల్లించలేదని క్లెయిమ్ చేశాడు. నిర్వహించబడిన చరిత్ర లేకుండా, అసలు ఏమి జరిగిందో గుర్తించడానికి పాత సందేశాలు, బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌లు లేదా మెమరీని తవ్వడం దీని అర్థం. సరైన విక్రేత చెల్లింపు చరిత్రతో, ది వ్యాపారం నిర్దిష్ట లావాదేవీని నేరుగా-అసలు కొనుగోలు మొత్తం, ముందస్తుగా చేసిన పాక్షిక చెల్లింపు మరియు డెలివరీపై తుది చెల్లింపు-మరియు వివాదాన్ని గుర్తుకు తెచ్చుకోవడం కంటే వాస్తవ రికార్డులతో పరిష్కరించవచ్చు.

ఎనిమిది నెల: ఒక నమూనా కనిపిస్తుంది

ఎనిమిది నెల నాటికి, వ్యాపారం ఈ సరఫరాదారుతో డజను ఆర్డర్‌లను చేసింది. పూర్తి విక్రేత చెల్లింపు చరిత్రను చూస్తే ఇప్పుడు వ్యక్తిగత లావాదేవీలకు మించి ఉపయోగకరమైనది చూపుతుంది: ఒక నమూనా. అనేక ఆర్డర్‌ల కంటే ధరలు కొద్దిగా పెరిగాయి మరియు చెల్లింపు నిబంధనలు అప్పుడప్పుడు అంగీకరించిన షెడ్యూల్ నుండి జారిపోతాయి. ఏ ఒక్క లావాదేవీ నుండి ఈ రెండూ స్పష్టంగా కనిపించవు-పూర్తి చరిత్రను కలిసి సమీక్షించగలిగినప్పుడు మాత్రమే అవి కనిపిస్తాయి.

వాట్ మేడ్ దిస్ పాజిబుల్

వీటిలో ఏదీ వ్యాపారానికి ప్రత్యేక ట్రాకింగ్ సిస్టమ్‌ను రూపొందించాల్సిన అవసరం లేదు. ఇది మొదటి లావాదేవీ నుండి స్థిరంగా జరుగుతున్న కొన్ని విషయాల నుండి వచ్చింది:

• ప్రతి కొనుగోలు జరిగినట్లుగా రికార్డ్ చేయబడింది, తర్వాత పునర్నిర్మించబడలేదు

• ప్రతి చెల్లింపు-పాక్షిక లేదా పూర్తి-అది చెందిన నిర్దిష్ట కొనుగోలుకు వ్యతిరేకంగా లాగిన్ చేయబడింది

• విక్రేత లావాదేవీలు వేర్వేరు నోట్‌లు లేదా ఫైల్‌లలో చెల్లాచెదురుగా కాకుండా ఒకే స్థిరమైన రికార్డ్‌లో కనెక్ట్ చేయబడి ఉంటాయి

• ఏదీ తొలగించబడలేదు లేదా కొత్త లావాదేవీలుగా భర్తీ చేయబడింది చేర్చబడ్డాయి; చరిత్ర కేవలం పెరిగింది

సరైన చరిత్ర ట్రాకింగ్ లేకుండా ఇది ఎలా కనిపిస్తుంది

చెల్లాచెదురుగా ఉన్న నోట్స్ లేదా మెమరీపై ఆధారపడే వ్యాపారంతో దీనికి విరుద్ధంగా. మూడు నెలల వివాదం పాత మెసేజ్‌లు మరియు బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌ల ద్వారా ఒత్తిడితో కూడిన శోధనగా మారుతుంది, వ్యాపారం లేకపోతే స్పష్టమైన సాక్ష్యాలను అందించలేనందున సరఫరాదారుకు అనుకూలంగా పరిష్కరించబడుతుంది. నెల-ఎనిమిది క్రీపింగ్ యొక్క నమూనా ధరలు మరియు జారిపోయే నిబంధనలు పూర్తిగా గుర్తించబడవు, ఎందుకంటే దానిని గుర్తించడానికి ఏకీకృత వీక్షణ లేదు.

పూర్తి విక్రేత చరిత్ర వాస్తవానికి ఏమి అవసరం

విక్రేత చెల్లింపు చరిత్ర ఈ ఉదాహరణలో చేసిన విధానాన్ని కొనసాగించడానికి, కొన్ని అంశాలు అంతర్లీన సిస్టమ్‌కు సంబంధించి నిజం కావాలి:

• కొనుగోలు రికార్డులు సరఫరాదారుతో జరిగే ప్రతి లావాదేవీని అది జరిగేటట్లు పట్టుకోండి

• చెల్లింపు ట్రాకింగ్ సరైన కొనుగోలుకు వ్యతిరేకంగా పాక్షిక చెల్లింపులతో సహా సరిగ్గా చెల్లించిన వాటిని లాగ్ చేస్తుంది

• విక్రేత నిర్వహణ ఈ నిర్దిష్ట సరఫరాదారు యొక్క డేటాను ప్రతి ఇతర సరఫరాదారు నుండి విడిగా నిర్వహించబడుతుంది

• లెడ్జర్ నిర్వహణ లావాదేవీలను తిరిగి కలపడం అవసరం కాకుండా, అన్నింటినీ ఒక సమీక్షించదగిన నడుస్తున్న చరిత్రగా ఏకీకృతం చేస్తుంది

ఇదీ కలయిక వినిమయ్ యొక్క ధృవీకరించబడిన లక్షణాలు చుట్టూ నిర్మించబడ్డాయి-విక్రేత నిర్వహణ, కొనుగోలు రికార్డ్‌లు మరియు చెల్లింపు ట్రాకింగ్ కలిసి పని చేయడం, లెడ్జర్ నిర్వహణ ద్వారా ఏకీకృతం చేయడం, తద్వారా వివాదాన్ని పరిష్కరించడం లేదా అదృశ్యంగా ఉండే నమూనాను గమనించడం వంటివి అవసరమైనప్పుడు విక్రేత యొక్క పూర్తి చరిత్ర ఖచ్చితంగా అందుబాటులో ఉంటుంది.

తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు

1. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ కాలక్రమేణా సరఫరాదారు యొక్క పూర్తి చెల్లింపు చరిత్రను నిల్వ చేయగలదా?

అవును-కొనుగోళ్లు మరియు చెల్లింపులు స్థిరంగా రికార్డ్ చేయబడి, సరైన విక్రేతకు కనెక్ట్ చేయబడినంత వరకు, చరిత్ర స్వయంచాలకంగా నిర్మించబడుతుంది.

2. సరఫరాదారు గత చెల్లింపును వివాదం చేస్తే ఏమి జరుగుతుంది?

సరిగ్గా నిర్వహించబడే విక్రేత చెల్లింపు చరిత్ర నిర్దిష్ట లావాదేవీని కొనసాగించడానికి మరియు వాస్తవ రికార్డులతో వివాదాన్ని పరిష్కరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

3. విక్రేత చరిత్రలో పాక్షిక చెల్లింపులను ఖచ్చితంగా ట్రాక్ చేయవచ్చా?

అవును-ప్రతి పాక్షిక చెల్లింపు దాని నిర్దిష్ట కొనుగోలుకు వ్యతిరేకంగా లాగిన్ చేయబడాలి, కాబట్టి చరిత్ర సరిగ్గా చెల్లించిన వాటిని మరియు మిగిలి ఉన్న వాటిని ప్రతిబింబిస్తుంది.

4. విక్రేత చెల్లింపు చరిత్ర సాధారణంగా ఎంత వెనుకకు వెళ్తుంది?

ఇది సాధారణంగా రికార్డులు నిలకడగా ఉంచబడినంత కాలం వెనుకకు వెళ్తుంది-లావాదేవీలు ప్రారంభం నుండి సరిగ్గా లాగిన్ అయినట్లయితే స్వాభావిక పరిమితి ఉండదు.

5. నేను ఈ చరిత్రను ఉపయోగించి కాలక్రమేణా సరఫరాదారు నుండి ధరల ట్రెండ్‌లను గుర్తించవచ్చా?

అవును-పూర్తి వెండర్ హిస్టరీని రివ్యూ చేయడం వల్ల క్రమక్రమంగా పెరుగుతున్న ధరల వంటి నమూనాలు ఏ ఒక్క లావాదేవీ నుండి కనిపించవు.

6. విక్రేత చెల్లింపు చరిత్రను నిర్వహించకపోతే ప్రమాదం ఏమిటి?

వివాదాలను పరిష్కరించడం కష్టంగా మారుతుంది మరియు ధర లేదా చెల్లింపు నిబంధనలలో ఉపయోగకరమైన నమూనాలు గుర్తించబడవు.

7. ఈ చరిత్రకు తర్వాత మాన్యువల్ పునర్నిర్మాణం అవసరమా?

లేదు, కొనుగోళ్లు మరియు చెల్లింపులు జరిగేటట్లు రికార్డ్ చేయబడితే, చరిత్ర దానికదే నిర్మించబడుతుంది, దాని తర్వాత వాటిని కలపడం అవసరం లేదు.

8. విక్రేత చరిత్ర సాధారణ కొనుగోలు నివేదిక వలె ఉందా?

అవి సంబంధితమైనవి-విక్రేత చరిత్ర ప్రత్యేకంగా కొనుగోలు చేసేటప్పుడు ఒక సరఫరాదారు లావాదేవీలను ఏకీకృతం చేస్తుంది నివేదిక అందరు సరఫరాదారులను కలిసి కవర్ చేయవచ్చు.

9. సరఫరాదారుతో ధర చర్చల సమయంలో ఈ చరిత్ర సహాయం చేయగలదా?

అవును-సప్లయర్‌తో నిబంధనలను చర్చించేటప్పుడు గత ధర మరియు చెల్లింపు నమూనాల స్పష్టమైన రికార్డును కలిగి ఉండటం ఉపయోగకరమైన పరపతి.

10. విక్రేత చరిత్ర నమ్మదగినదిగా ఉండటానికి ఏమి అవసరం?

ప్రతి కొనుగోలు మరియు చెల్లింపు యొక్క స్థిరమైన, తక్షణ రికార్డింగ్-చరిత్ర దానిని అందించిన ఎంట్రీల వలె మాత్రమే మంచిది.