શું હું એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર દ્વારા ખરીદી ઑર્ડર્સનું સંચાલન કરી શકું?

ખરીદીના ઓર્ડરનું સંચાલન અસરકારક રીતે વ્યવસાયોને સપ્લાયરની જરૂરિયાતો, અપેક્ષિત ડિલિવરી અને ખરીદીના નિર્ણયો પર નજર રાખવામાં મદદ કરે છે. જ્યારે રજિસ્ટર અથવા સ્પ્રેડશીટ્સ દ્વારા ખરીદીની વિગતો મેન્યુઅલી જાળવવામાં આવે છે, ત્યારે પેન્ડિંગ ઓર્ડરનું નિરીક્ષણ કરવું, ખરીદીની તુલના કરવી અને ચોક્કસ રેકોર્ડ જાળવવાનું મુશ્કેલ બની શકે છે.

ખરીદી ઓર્ડર સુવિધાઓ સાથે એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર પરવાનગી આપે છે બનાવવા માટે વ્યવસાયોસંરચિત રીતે ખરીદી-સંબંધિત માહિતીને ટ્રૅક કરો અને ગોઠવો. તે સપ્લાયર રેકોર્ડ્સ, ઇન્વેન્ટરી અને નાણાકીય ડેટા સાથે ખરીદી પ્રવૃત્તિઓને જોડવામાં મદદ કરે છે. આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે કે એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર દ્વારા ખરીદી ઑર્ડર મેનેજમેન્ટ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે, કઈ સુવિધાઓ જોવાની છે અને તે એકંદર ખરીદી પ્રક્રિયાને કેવી રીતે સુધારી શકે છે.

બે અલગ અલગ વસ્તુઓ જે સમાન લાગે છે

તમે માલ મેળવો તે પહેલાં ખરીદીનો ઓર્ડર મોકલવામાં આવે છે - તે સપ્લાયરને વિનંતી અથવા પ્રતિબદ્ધતા છે, જે તમને શું જોઈએ છે, કેટલી અને કઈ કિંમતે સંમત છે તેનો ઉલ્લેખ કરે છે. ટ્રાન્ઝેક્શન થાય તે પછી ખરીદીનો રેકોર્ડ બનાવવામાં આવે છે - તે દસ્તાવેજ કરે છે કે ખરેખર શું ખરીદ્યું, પ્રાપ્ત થયું અને ચૂકવવામાં આવ્યું. એક આગળ જુએ છે; બીજો પાછળ જુએ છે.

ખરેખર ખરીદ ઓર્ડર શું છે

ખરીદી ઓર્ડર (PO) માં સામાન્ય રીતે શામેલ છે:

• જે વસ્તુઓ અથવા સેવાઓની વિનંતી કરવામાં આવી રહી છે

• જથ્થો અને સંમત ભાવ

• જે સપ્લાયરને તે મોકલવામાં આવે છે

• ડિલિવરી અપેક્ષાઓ અથવા સમયરેખા

તે ઔપચારિક વિનંતી તરીકે કાર્ય કરે છે, જેનો ઉપયોગ ઘણીવાર એવા વ્યવસાયોમાં થાય છે કે જેઓ માલ મોકલવામાં આવે તે પહેલાં દસ્તાવેજી પ્રતિબદ્ધતા ઇચ્છે છે, ખાસ કરીને મોટા અથવા રિકરિંગ ઓર્ડર માટે.

ખરીદીનો રેકોર્ડ ખરેખર શું છે

ખરીદીનો રેકોર્ડ, તેનાથી વિપરીત, પૂર્ણ થયેલા વ્યવહારને દસ્તાવેજ કરે છે:

• ખરેખર સપ્લાયર પાસેથી શું પ્રાપ્ત થયું હતું

• અંતિમ કિંમત ચૂકવી

• વ્યવહારની તારીખ

• તે સ્ટોક લેવલ અને પેમેન્ટ ટ્રેકિંગ સાથે કેવી રીતે જોડાય છે

આ ટ્રાન્ઝેક્શનલ હિસ્ટ્રી છે જે તમારા એકાઉન્ટ્સમાં ફીડ કરે છે—પ્રાપ્ત અને ચૂકવવાપાત્ર, ખાતાવહી અને રિપોર્ટ્સ.

સોફ્ટવેર પસંદ કરતી વખતે આ તફાવત શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે

જો કોઈ વ્યવસાય ખાસ કરીને પરચેઝ ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ શોધી રહ્યો હોય - માલ આવે તે પહેલાં ઔપચારિક પીઓ બનાવવા, મોકલવા અને ટ્રેક કરવા - તે વધુ ચોક્કસ છેપ્રાપ્તિ લક્ષી ક્ષમતા, જે મોટાભાગના એકાઉન્ટિંગ અને બિલિંગ સોફ્ટવેર પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે તે ખરીદીના રેકોર્ડ્સથી અલગ છે. "ખરીદી ટ્રેકિંગ" ને આપમેળે ધારી લેવાનો અર્થ છે "ખરીદી ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ" નિરાશા તરફ દોરી શકે છે જો કોઈ સાધન ફક્ત બેમાંથી એકને સમર્થન આપે છે.

જ્યાં દરેક ખરીદી પ્રક્રિયામાં બંધબેસે છે

સામાન્ય ખરીદી ચક્રમાં, વિનંતીને ઔપચારિક બનાવવા માટે ખરીદી ઓર્ડર મોકલવામાં આવે છે, સપ્લાયર તેને પૂર્ણ કરે છે, અને એકવાર માલ અને ભરતિયું આવે છે, તે વ્યવહાર એક ખરીદી રેકોર્ડ તરીકે લૉગ થાય છે - સંસ્કરણ એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર સૌથી સામાન્ય રીતે કામ કરે છે. કેટલાક વ્યવસાયો ઔપચારિક પીઓ સ્ટેજને સંપૂર્ણપણે છોડી દે છે, ખાસ કરીને નાના વ્યવસાયો સીધા, વિશ્વાસ આધારિત સપ્લાયર સંબંધો, અને ખરીદી થઈ જાય તે પછી સીધા જ રેકોર્ડિંગ પર જાઓ.

જો તમને ખાસ કરીને પરચેઝ ઓર્ડર મેનેજમેન્ટની જરૂર હોય તો શું કરવું

જો તમારા વ્યવસાયને સામાન આવે તે પહેલાં ઔપચારિક ખરીદીના ઓર્ડર જારી કરવાની અને ટ્રૅક કરવાની ખરેખર જરૂર હોય - ઉદાહરણ તરીકે, આંતરિક મંજૂરી પ્રક્રિયાઓ અથવા સપ્લાયરની પ્રતિબદ્ધતાઓ માટે - અહીં કોઈપણ સૉફ્ટવેરની વિશિષ્ટ ક્ષમતાઓને સીધી તપાસવા યોગ્ય છે, કારણ કે આ સામાન્ય એકાઉન્ટિંગ સાધનો અને વધુ પ્રાપ્તિ-કેન્દ્રિત સિસ્ટમો વચ્ચે નોંધપાત્ર રીતે બદલાઈ શકે છે. ફીચર લિસ્ટમાં "ખરીદી વ્યવસ્થાપન" ને આપમેળે ઔપચારિક પીઓ બનાવટ અને ટ્રેકિંગનો સમાવેશ થાય છે તેવું માનશો નહીં; ખાતરી કરો કે ખરીદ પ્રક્રિયાના કયા તબક્કાને તે ખરેખર આવરી લે છે.

વિનિમય આ પ્રક્રિયામાં શું સંભાળે છે

વિનિમયની પુષ્ટિ થયેલ વિશેષતાઓ આ પ્રક્રિયાની ખરીદી રેકોર્ડ બાજુ પર કેન્દ્રિત છે - ઔપચારિક, ડિલિવરી પહેલાની ખરીદી ઓર્ડર બનાવવાને બદલે - ખરેખર શું ખરીદ્યું, પ્રાપ્ત થયું અને ચૂકવણી કરવામાં આવી તેનું દસ્તાવેજીકરણ:

• રેકોર્ડ ખરીદો કિંમત અને તારીખ સહિત સપ્લાયરો સાથે પૂર્ણ થયેલા વ્યવહારો કેપ્ચર કરો

• વેન્ડર મેનેજમેન્ટ દરેક સપ્લાયરના વ્યવહાર ઇતિહાસનું આયોજન કરે છે

• ચુકવણી ટ્રેકિંગ દરેક ખરીદી સામે શું ચૂકવવામાં આવ્યું છે તે લોગ કરો

• સ્ટોક ટ્રેકિંગ એકવાર માલ પ્રાપ્ત થાય તે પછી ખરીદીઓને વાસ્તવિક ઇન્વેન્ટરી સ્તરો સાથે જોડે છે

વ્યવસાયો માટે જેની ખરીદી પ્રક્રિયા ખાસ કરીને જનરેટ કરવાની જરૂર છે અને માલના આગમન પહેલા ઔપચારિક ખરીદીના ઓર્ડરને ટ્રૅક કરવા, વિનિમયની વર્તમાન ક્ષમતાઓ સામે સીધી પુષ્ટિ કરવા યોગ્ય એક વિશિષ્ટ જરૂરિયાત છે, કારણ કે તે ઉપર વર્ણવેલ ખરીદીના રેકોર્ડ્સથી પ્રક્રિયાનો એક અલગ તબક્કો છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. શું ખરીદીનો ઓર્ડર ખરીદી રેકોર્ડ જેવો જ છે?

ના—વિનંતી તરીકે માલ આવે તે પહેલાં ખરીદીનો ઓર્ડર મોકલવામાં આવે છે, જ્યારે ખરીદી રેકોર્ડ પછીથી પૂર્ણ થયેલા વ્યવહારને દસ્તાવેજ કરે છે.

2. શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર સામાન્ય રીતે ખરીદીના ઓર્ડરને હેન્ડલ કરે છે?

સામાન્ય એકાઉન્ટિંગ અને બિલિંગ સોફ્ટવેર સામાન્ય રીતે ખરીદીના રેકોર્ડ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે; ઔપચારિક ખરીદી ઓર્ડર બનાવટ અને ટ્રેકિંગ એ વધુ ચોક્કસ, ઘણીવાર અલગ ક્ષમતા છે.

3. ખરીદી ઓર્ડરમાં સામાન્ય રીતે કઈ માહિતીનો સમાવેશ થાય છે?

વિનંતી કરેલી વસ્તુઓ, જથ્થા, સંમત ભાવો, સપ્લાયર અને ડિલિવરીની અપેક્ષાઓ.

4. ખરીદીના રેકોર્ડમાં સામાન્ય રીતે કઈ માહિતીનો સમાવેશ થાય છે?

પ્રાપ્ત થયેલ વાસ્તવિક વસ્તુઓ, ચૂકવેલ અંતિમ કિંમત, વ્યવહારની તારીખ અને સ્ટોક અને પેમેન્ટ ટ્રેકિંગ સાથે તેનું જોડાણ.

5. શું તમામ વ્યવસાયોને ઔપચારિક ખરીદીના ઓર્ડરની જરૂર છે?

ના—ઘણા નાના વ્યવસાયો, ખાસ કરીને સીધા સપ્લાયર સંબંધો ધરાવતા, ઔપચારિક PO સ્ટેજ છોડીને સીધા જ રેકોર્ડિંગ ખરીદી પર જાઓ.

6. સોફ્ટવેર પસંદ કરતી વખતે આ ભેદ શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?

કારણ કે "ખરીદી ટ્રૅકિંગ" માં ખરીદી ઑર્ડર મેનેજમેન્ટનો સમાવેશ થાય છે એમ ધારી લેવાથી નિરાશા થઈ શકે છે જો કોઈ સાધન માત્ર ખરીદીના રેકોર્ડને સમર્થન આપે છે.

7. શું કોઈ વ્યવસાય ક્યારેય ઔપચારિક ખરીદીના ઓર્ડર બનાવ્યા વિના ખરીદીના રેકોર્ડનો ઉપયોગ કરી શકે છે?

હા—આ એવા વ્યવસાયો માટે સામાન્ય છે કે જેને તેમના સપ્લાયર્સ સાથે ઔપચારિક પ્રી-ડિલિવરી વિનંતી પ્રક્રિયાની જરૂર નથી.

8. જો મને ખાસ ખરીદી ઓર્ડર સપોર્ટની જરૂર હોય તો મારે શું તપાસવું જોઈએ?

કોઈપણ સૉફ્ટવેર સાથે સીધી પુષ્ટિ કરો કે શું તે સામાન્ય ખરીદી-સંબંધિત સુવિધાઓના આધારે ધારી લેવાને બદલે ઔપચારિક ખરીદી ઓર્ડર બનાવવા અને ટ્રૅક કરવાનું સમર્થન કરે છે.

9. શું ખરીદીનો રેકોર્ડ આપમેળે ઈન્વેન્ટરી સાથે જોડાય છે?

સ્ટોક ટ્રેકિંગ સાથેની સિસ્ટમમાં, હા—એક ખરીદી રેકોર્ડ સામાન્ય રીતે માલ પ્રાપ્ત થયા પછી સ્ટોક લેવલ અપડેટ કરે છે.

10. શું મોટા વ્યવસાયોમાં ખરીદી ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ વધુ સામાન્ય છે?

તે ઔપચારિક પ્રાપ્તિ અથવા મંજૂરી પ્રક્રિયાઓ ધરાવતા વ્યવસાયો દ્વારા વધુ સામાન્ય રીતે ઉપયોગમાં લેવાય છે, જો કે તે વ્યવસાયના કદને ધ્યાનમાં લીધા વિના બદલાય છે.