क्या मैं लेखांकन सॉफ्टवेयर के माध्यम से खरीद आदेश प्रबंधित कर सकता हूँ?

खरीद आदेशों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने से व्यवसायों को आपूर्तिकर्ता आवश्यकताओं, अपेक्षित डिलीवरी और खरीद निर्णयों पर नज़र रखने में मदद मिलती है। जब खरीद विवरण मैन्युअल रूप से रजिस्टरों या स्प्रेडशीट के माध्यम से बनाए रखा जाता है, तो लंबित ऑर्डर की निगरानी करना, खरीद की तुलना करना और सटीक रिकॉर्ड बनाए रखना मुश्किल हो सकता है।

क्रय आदेश सुविधाओं के साथ लेखांकन सॉफ्टवेयर अनुमति देता है व्यवसाय बनाने के लिए, खरीद-संबंधी जानकारी को संरचित तरीके से ट्रैक और व्यवस्थित करें। यह खरीद गतिविधियों को आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड, इन्वेंट्री और वित्तीय डेटा से जोड़ने में मदद करता है। यह मार्गदर्शिका बताती है कि लेखांकन सॉफ्टवेयर के माध्यम से खरीद आदेश प्रबंधन कैसे काम करता है, किन विशेषताओं को देखना है और यह समग्र खरीद प्रक्रिया को कैसे बेहतर बना सकता है।

दो अलग-अलग चीजें जो एक जैसी लगती हैं

सामान प्राप्त करने से पहले एक खरीद आदेश भेजा जाता है - यह आपूर्तिकर्ता के लिए एक अनुरोध या प्रतिबद्धता है, जिसमें निर्दिष्ट किया जाता है कि आप क्या चाहते हैं, कितना और किस सहमत मूल्य पर। लेन-देन होने के बाद एक खरीद रिकॉर्ड बनाया जाता है - यह दस्तावेज करता है कि वास्तव में क्या खरीदा गया, प्राप्त किया गया और भुगतान किया गया। कोई आगे देखता है; दूसरा पीछे देखता है.

क्रय आदेश वास्तव में क्या है?

एक खरीद आदेश (पीओ) में आम तौर पर शामिल होते हैं:

• जिन वस्तुओं या सेवाओं का अनुरोध किया जा रहा है

• मात्राएँ और सहमत मूल्य निर्धारण

• जिस आपूर्तिकर्ता को यह भेजा जा रहा है

• डिलिवरी उम्मीदें या समयसीमा

यह एक औपचारिक अनुरोध के रूप में कार्य करता है, जिसका उपयोग अक्सर उन व्यवसायों में किया जाता है जो सामान भेजने से पहले एक दस्तावेजी प्रतिबद्धता चाहते हैं, खासकर बड़े या आवर्ती ऑर्डर के लिए।

खरीदारी रिकॉर्ड वास्तव में क्या है?

इसके विपरीत, एक खरीद रिकॉर्ड, एक पूर्ण लेनदेन का दस्तावेजीकरण करता है:

• आपूर्तिकर्ता से वास्तव में क्या प्राप्त हुआ था

• अंतिम कीमत चुकाई गई

• लेन-देन की तारीख

• यह स्टॉक स्तर और भुगतान ट्रैकिंग से कैसे जुड़ता है

यह लेन-देन का इतिहास है जो आपके खातों-प्राप्य और देय, खाता बही और रिपोर्ट में फीड होता है।

सॉफ़्टवेयर चुनते समय यह अंतर क्यों मायने रखता है?

यदि कोई व्यवसाय विशेष रूप से खरीद ऑर्डर प्रबंधन की तलाश में है - माल आने से पहले औपचारिक पीओ बनाना, भेजना और ट्रैक करना - तो यह अधिक विशिष्ट हैखरीद-उन्मुख क्षमता, खरीद रिकॉर्ड से अलग, जिस पर अधिकांश लेखांकन और बिलिंग सॉफ़्टवेयर ध्यान केंद्रित करते हैं। मान लें कि "खरीद ट्रैकिंग" का स्वचालित रूप से मतलब "खरीद आदेश प्रबंधन" है, तो निराशा हो सकती है यदि कोई उपकरण केवल दो में से एक का समर्थन करता है।

जहां प्रत्येक खरीद प्रक्रिया में फिट बैठता है

एक सामान्य खरीद चक्र में, एक अनुरोध को औपचारिक बनाने के लिए एक खरीद आदेश भेजा जाता है, आपूर्तिकर्ता इसे पूरा करता है, और एक बार सामान और चालान आने के बाद, उस लेनदेन को खरीद रिकॉर्ड के रूप में लॉग किया जाता है - संस्करण लेखांकन सॉफ्टवेयर सबसे आम तौर पर काम करता है। कुछ व्यवसाय औपचारिक पीओ चरण को पूरी तरह से छोड़ देते हैं, विशेष रूप से सीधे, विश्वास-आधारित छोटे व्यवसाय आपूर्तिकर्ता संबंध, और खरीदारी घटित होने पर सीधे उसे रिकॉर्ड करने के लिए जाएं।

यदि आपको विशेष रूप से क्रय आदेश प्रबंधन की आवश्यकता है तो क्या करें

यदि आपके व्यवसाय को वास्तव में सामान आने से पहले औपचारिक खरीद आदेश जारी करने और ट्रैक करने की आवश्यकता है - उदाहरण के लिए, आंतरिक अनुमोदन प्रक्रियाओं या आपूर्तिकर्ता प्रतिबद्धताओं के लिए - तो यहां सीधे किसी भी सॉफ़्टवेयर की विशिष्ट क्षमताओं की जांच करना उचित है, क्योंकि यह सामान्य लेखांकन टूल और अधिक खरीद-केंद्रित प्रणालियों के बीच महत्वपूर्ण रूप से भिन्न हो सकता है। यह न मानें कि फीचर सूची में "खरीद प्रबंधन" में स्वचालित रूप से औपचारिक पीओ निर्माण और ट्रैकिंग शामिल है; पुष्टि करें कि यह वास्तव में खरीद प्रक्रिया के किस चरण को कवर करता है।

विनिमय इस प्रक्रिया में क्या संभालता है

विनिमय की पुष्टि की गई विशेषताएं औपचारिक, प्री-डिलीवरी खरीद ऑर्डर निर्माण के बजाय इस प्रक्रिया के खरीद रिकॉर्ड पक्ष पर केंद्रित हैं - जो वास्तव में खरीदा गया, प्राप्त किया गया और भुगतान किया गया उसका दस्तावेजीकरण किया गया:

• रिकॉर्ड खरीदें कीमत और तारीख सहित आपूर्तिकर्ताओं के साथ पूर्ण लेनदेन को कैप्चर करें

• विक्रेता प्रबंधन प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लेनदेन इतिहास को व्यवस्थित करता है

• भुगतान ट्रैकिंग प्रत्येक खरीद के लिए भुगतान की गई राशि को लॉग करता है

• स्टॉक ट्रैकिंग सामान प्राप्त होने के बाद खरीदारी को वास्तविक इन्वेंट्री स्तर से जोड़ता है

उन व्यवसायों के लिए जिनकी खरीद प्रक्रिया विशेष रूप से उत्पन्न करने की आवश्यकता है और सामान आने से पहले औपचारिक खरीद आदेशों पर नज़र रखना, विनिमय की वर्तमान क्षमताओं के मुकाबले सीधे पुष्टि करने लायक एक अलग आवश्यकता है, क्योंकि यह ऊपर वर्णित खरीद रिकॉर्ड से प्रक्रिया का एक अलग चरण है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. क्या खरीद आदेश खरीद रिकॉर्ड के समान है?

नहीं—एक खरीद आदेश अनुरोध के रूप में माल आने से पहले भेजा जाता है, जबकि एक खरीद रिकॉर्ड बाद में पूर्ण लेनदेन का दस्तावेजीकरण करता है।

2. क्या लेखांकन सॉफ्टवेयर आमतौर पर खरीद आदेशों को संभालता है?

सामान्य लेखांकन और बिलिंग सॉफ़्टवेयर आमतौर पर खरीद रिकॉर्ड पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है; औपचारिक खरीद आदेश निर्माण और ट्रैकिंग एक अधिक विशिष्ट, अक्सर अलग क्षमता है।

3. खरीद आदेश में आमतौर पर कौन सी जानकारी शामिल होती है?

अनुरोधित वस्तुएँ, मात्राएँ, सहमत मूल्य निर्धारण, आपूर्तिकर्ता और वितरण अपेक्षाएँ।

4. खरीदारी रिकॉर्ड में आमतौर पर कौन सी जानकारी शामिल होती है?

प्राप्त वास्तविक वस्तुएँ, भुगतान की गई अंतिम कीमत, लेन-देन की तारीख, और स्टॉक और भुगतान ट्रैकिंग से इसका संबंध।

5. क्या सभी व्यवसायों को औपचारिक खरीद आदेशों की आवश्यकता है?

नहीं-कई छोटे व्यवसाय, विशेष रूप से सीधे आपूर्तिकर्ता संबंधों वाले, औपचारिक पीओ चरण को छोड़ देते हैं और सीधे खरीदारी की रिकॉर्डिंग पर चले जाते हैं।

6. सॉफ़्टवेयर चुनते समय यह अंतर क्यों मायने रखता है?

क्योंकि यह मानने से कि "खरीद ट्रैकिंग" में खरीद ऑर्डर प्रबंधन शामिल है, निराशा हो सकती है यदि कोई उपकरण केवल खरीद रिकॉर्ड का समर्थन करता है।

7. क्या कोई व्यवसाय औपचारिक खरीद आदेश बनाए बिना खरीद रिकॉर्ड का उपयोग कर सकता है?

हाँ—यह उन व्यवसायों के लिए सामान्य है जिन्हें अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ औपचारिक प्री-डिलीवरी अनुरोध प्रक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है।

8. यदि मुझे विशेष रूप से खरीद आदेश समर्थन की आवश्यकता है तो मुझे क्या जांचना चाहिए?

किसी भी सॉफ़्टवेयर से सीधे पुष्टि करें कि क्या यह सामान्य खरीद-संबंधी सुविधाओं के आधार पर मानने के बजाय औपचारिक खरीद ऑर्डर बनाने और ट्रैक करने का समर्थन करता है।

9. क्या खरीद रिकॉर्ड स्वचालित रूप से इन्वेंट्री से जुड़ जाता है?

स्टॉक ट्रैकिंग वाले सिस्टम में, हाँ—एक खरीदारी अभिलेख सामान प्राप्त होने के बाद आम तौर पर स्टॉक स्तर को अपडेट किया जाता है।

10. क्या बड़े व्यवसायों में खरीद आदेश प्रबंधन अधिक सामान्य है?

इसका उपयोग आमतौर पर औपचारिक खरीद या अनुमोदन प्रक्रियाओं वाले व्यवसायों द्वारा किया जाता है, हालांकि यह व्यवसाय के आकार की परवाह किए बिना भिन्न होता है।