मी अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरद्वारे खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापित करू शकतो?

खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापित करणे व्यवसायांना पुरवठादारांच्या आवश्यकता, अपेक्षित वितरण आणि खरेदी निर्णयांचा मागोवा ठेवण्यास मदत करते. जेव्हा नोंदणी किंवा स्प्रेडशीटद्वारे खरेदीचे तपशील मॅन्युअली राखले जातात, तेव्हा प्रलंबित ऑर्डरचे निरीक्षण करणे, खरेदीची तुलना करणे आणि अचूक रेकॉर्ड राखणे कठीण होऊ शकते.

खरेदी ऑर्डर वैशिष्ट्यांसह लेखा सॉफ्टवेअर परवानगी देते तयार करण्यासाठी व्यवसायसंरचित पद्धतीने खरेदी-संबंधित माहितीचा मागोवा घ्या आणि व्यवस्थापित करा. हे पुरवठादार रेकॉर्ड, इन्व्हेंटरी आणि आर्थिक डेटासह खरेदी क्रियाकलाप कनेक्ट करण्यात मदत करते. हे मार्गदर्शक अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअरद्वारे खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापन कसे कार्य करते, कोणती वैशिष्ट्ये शोधायची आणि एकूण खरेदी प्रक्रिया कशी सुधारू शकते हे स्पष्ट करते.

दोन भिन्न गोष्टी ज्या समान वाटतात

तुम्हाला सामान मिळण्यापूर्वी खरेदी ऑर्डर पाठवली जाते—ती पुरवठादाराला केलेली विनंती किंवा वचनबद्धता आहे, तुम्हाला काय हवे आहे, किती आणि कोणत्या सहमती किंमतीला हवे आहे ते नमूद करते. व्यवहार झाल्यानंतर खरेदीचे रेकॉर्ड तयार केले जाते - ते प्रत्यक्षात काय खरेदी केले, प्राप्त झाले आणि पैसे दिले गेले हे दस्तऐवज बनवते. एक पुढे पाहतो; दुसरा मागे वळून पाहतो.

वास्तविक खरेदी ऑर्डर काय आहे

खरेदी ऑर्डर (PO) मध्ये सामान्यत: समाविष्ट असते:

• ज्या वस्तू किंवा सेवांची विनंती केली जात आहे

• प्रमाण आणि मान्य किंमत

• तो ज्या पुरवठादाराला पाठवला जात आहे

• वितरण अपेक्षा किंवा टाइमलाइन

हे औपचारिक विनंती म्हणून कार्य करते, बहुतेकदा अशा व्यवसायांमध्ये वापरले जाते ज्यांना वस्तू पाठवण्याआधी दस्तऐवजीकरण वचनबद्धता हवी असते, विशेषत: मोठ्या किंवा आवर्ती ऑर्डरसाठी.

वास्तविक खरेदी रेकॉर्ड काय आहे

खरेदी रेकॉर्ड, याउलट, पूर्ण झालेल्या व्यवहाराचे दस्तऐवज:

• पुरवठादाराकडून प्रत्यक्षात काय मिळाले

• अंतिम किंमत दिली

• व्यवहाराची तारीख

• ते स्टॉक पातळी आणि पेमेंट ट्रॅकिंगशी कसे कनेक्ट होते

हा व्यवहाराचा इतिहास आहे जो तुमच्या खात्यांमध्ये फीड करतो—प्राप्त आणि देय, खातेवही आणि अहवाल.

सॉफ्टवेअर निवडताना हा फरक का महत्त्वाचा आहे

जर एखादा व्यवसाय विशेषतः खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापन शोधत असेल - माल येण्यापूर्वी औपचारिक पीओ तयार करणे, पाठवणे आणि ट्रॅक करणे - ते अधिक विशिष्ट आहेखरेदी-केंद्रित क्षमता, ज्यावर सर्वाधिक लेखा आणि बिलिंग सॉफ्टवेअर लक्ष केंद्रित करते, खरेदी रेकॉर्डपेक्षा वेगळे. "खरेदी ट्रॅकिंग" हे आपोआप गृहीत धरले म्हणजे "खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापन" जर एखादे साधन फक्त दोनपैकी एकाला समर्थन देत असेल तर निराशा होऊ शकते.

जेथे प्रत्येक खरेदी प्रक्रियेत बसतो

सामान्य खरेदी चक्रामध्ये, विनंतीला औपचारिक करण्यासाठी एक खरेदी ऑर्डर पाठविली जाते, पुरवठादार त्याची पूर्तता करतो आणि एकदा माल आणि बीजक आल्यावर, तो व्यवहार खरेदी रेकॉर्ड म्हणून लॉग केला जातो—वर्जन अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर ज्यासह सामान्यतः कार्य करते. काही व्यवसाय औपचारिक पीओ स्टेज पूर्णपणे वगळतात, विशेषत: सरळ, विश्वासावर आधारित असलेले छोटे व्यवसाय पुरवठादार संबंध, आणि खरेदी झाल्यावर थेट रेकॉर्डिंगवर जा.

तुम्हाला विशेषत: खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापनाची आवश्यकता असल्यास काय करावे

तुमच्या व्यवसायाला वस्तु येण्यापूर्वी औपचारिक खरेदी ऑर्डर जारी करणे आणि त्यांचा मागोवा घेणे आवश्यक असल्यास — उदाहरणार्थ, अंतर्गत मंजुरी प्रक्रियेसाठी किंवा पुरवठादारांच्या वचनबद्धतेसाठी — येथे कोणत्याही सॉफ्टवेअरच्या विशिष्ट क्षमतांची प्रत्यक्षपणे तपासणी करणे योग्य आहे, कारण हे सामान्य लेखा साधने आणि अधिक खरेदी-केंद्रित प्रणालींमध्ये लक्षणीयरीत्या बदलू शकते. असे समजू नका की "खरेदी व्यवस्थापन" वैशिष्ट्य सूचीमध्ये स्वयंचलितपणे औपचारिक PO निर्मिती आणि ट्रॅकिंग समाविष्ट आहे; खरेदी प्रक्रियेचा कोणता टप्पा प्रत्यक्षात समाविष्ट आहे याची पुष्टी करा.

विनिमय या प्रक्रियेत काय हाताळतो

विनिमयची पुष्टी केलेली वैशिष्ट्ये या प्रक्रियेच्या खरेदी रेकॉर्डच्या बाजूवर केंद्रित आहेत - औपचारिक, प्री-डिलिव्हरी खरेदी ऑर्डर तयार करण्याऐवजी - प्रत्यक्षात काय खरेदी केले, प्राप्त झाले आणि त्यासाठी पैसे दिले गेले याचे दस्तऐवजीकरण करणे:

• रेकॉर्ड खरेदी करा किंमत आणि तारखेसह पुरवठादारांसह पूर्ण झालेले व्यवहार कॅप्चर करा

• विक्रेता व्यवस्थापन प्रत्येक पुरवठादाराचा व्यवहार इतिहास आयोजित करते

• पेमेंट ट्रॅकिंग प्रत्येक खरेदीसाठी काय दिले गेले ते नोंदवते

• स्टॉक ट्रॅकिंग एकदा माल प्राप्त झाल्यानंतर खरेदीला वास्तविक इन्व्हेंटरी स्तरांशी जोडते

ज्या व्यवसायांची खरेदी प्रक्रिया विशेषतः निर्माण करणे आवश्यक आहे आणि माल येण्यापूर्वी औपचारिक खरेदी ऑर्डरचा मागोवा घेणे, विनिमयच्या सध्याच्या क्षमतेच्या विरोधात थेट पुष्टी करणे ही एक वेगळी गरज आहे, कारण वर वर्णन केलेल्या खरेदीच्या नोंदींपासून ही प्रक्रिया वेगळी आहे.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. खरेदी ऑर्डर ही खरेदी रेकॉर्ड सारखीच आहे का?

नाही- विनंती म्हणून माल येण्यापूर्वी खरेदी ऑर्डर पाठवली जाते, तर खरेदी रेकॉर्ड नंतर पूर्ण झालेल्या व्यवहाराची नोंद करते.

2. अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर सामान्यत: खरेदी ऑर्डर हाताळते का?

सामान्य लेखा आणि बिलिंग सॉफ्टवेअर अधिक सामान्यपणे खरेदी रेकॉर्डवर लक्ष केंद्रित करते; औपचारिक खरेदी ऑर्डर तयार करणे आणि ट्रॅक करणे ही अधिक विशिष्ट, अनेकदा वेगळी क्षमता आहे.

3. खरेदी ऑर्डरमध्ये सहसा कोणती माहिती समाविष्ट असते?

विनंती केलेल्या वस्तू, प्रमाण, मान्य किंमत, पुरवठादार आणि वितरण अपेक्षा.

4. खरेदी रेकॉर्डमध्ये सहसा कोणती माहिती समाविष्ट असते?

प्राप्त झालेल्या वास्तविक वस्तू, अदा केलेली अंतिम किंमत, व्यवहाराची तारीख आणि स्टॉक आणि पेमेंट ट्रॅकिंगशी त्याचे कनेक्शन.

5. सर्व व्यवसायांना औपचारिक खरेदी ऑर्डरची आवश्यकता आहे का?

नाही—अनेक छोटे व्यवसाय, विशेषत: सरळ पुरवठादार संबंध असलेले, औपचारिक PO स्टेज वगळतात आणि थेट खरेदी रेकॉर्डिंगवर जातात.

6. सॉफ्टवेअर निवडताना हा फरक का महत्त्वाचा आहे?

कारण "खरेदी ट्रॅकिंग" मध्ये खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापनाचा समावेश आहे असे गृहीत धरल्याने एखादे साधन केवळ खरेदीच्या नोंदींचे समर्थन करत असल्यास निराशा होऊ शकते.

7. एखादा व्यवसाय कधीही औपचारिक खरेदी ऑर्डर न बनवता खरेदी रेकॉर्ड वापरू शकतो का?

होय—हे अशा व्यवसायांसाठी सामान्य आहे ज्यांना त्यांच्या पुरवठादारांसह औपचारिक वितरणपूर्व विनंती प्रक्रियेची आवश्यकता नसते.

8. मला विशेषतः खरेदी ऑर्डर समर्थनाची आवश्यकता असल्यास मी काय तपासावे?

सामान्य खरेदी-संबंधित वैशिष्ट्यांवर आधारित गृहीत न धरता, औपचारिक खरेदी ऑर्डर तयार करणे आणि ट्रॅक करणे हे कोणत्याही सॉफ्टवेअरसह थेट खात्री करा.

९. खरेदीचे रेकॉर्ड इन्व्हेंटरीशी आपोआप कनेक्ट होते का?

स्टॉक ट्रॅकिंग असलेल्या सिस्टममध्ये, होय—खरेदी रेकॉर्ड सामान्यत: एकदा माल मिळाल्यावर स्टॉक पातळी अपडेट करते.

10. मोठ्या व्यवसायांमध्ये खरेदी ऑर्डर व्यवस्थापन अधिक सामान्य आहे का?

औपचारिक खरेदी किंवा मंजूरी प्रक्रिया असलेल्या व्यवसायांद्वारे हे अधिक सामान्यतः वापरले जाते, जरी हे व्यवसायाच्या आकाराकडे दुर्लक्ष करून बदलते.