நான் கணக்கியல் மென்பொருள் மூலம் கொள்முதல் ஆர்டர்களை நிர்வகிக்க முடியுமா?

கொள்முதல் ஆர்டர்களை திறம்பட நிர்வகிப்பது, சப்ளையர் தேவைகள், எதிர்பார்க்கப்படும் டெலிவரிகள் மற்றும் வாங்குதல் முடிவுகளைக் கண்காணிக்க வணிகங்களுக்கு உதவுகிறது. கொள்முதல் விவரங்கள் பதிவுகள் அல்லது விரிதாள்கள் மூலம் கைமுறையாக பராமரிக்கப்படும் போது, ​​நிலுவையில் உள்ள ஆர்டர்களைக் கண்காணிப்பது, வாங்குதல்களை ஒப்பிடுவது மற்றும் துல்லியமான பதிவுகளைப் பராமரிப்பது கடினமாகிவிடும்.

கொள்முதல் ஆர்டர் அம்சங்களுடன் கணக்கியல் மென்பொருள் அனுமதிக்கிறது தொழில்களை உருவாக்க வேண்டும், வாங்குதல் தொடர்பான தகவல்களை ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட முறையில் கண்காணிக்கவும் மற்றும் ஒழுங்கமைக்கவும். இது சப்ளையர் பதிவுகள், சரக்கு மற்றும் நிதித் தரவுகளுடன் கொள்முதல் நடவடிக்கைகளை இணைக்க உதவுகிறது. கணக்கியல் மென்பொருளின் மூலம் கொள்முதல் ஆர்டர் மேலாண்மை எவ்வாறு செயல்படுகிறது, என்ன அம்சங்களைப் பார்க்க வேண்டும் மற்றும் ஒட்டுமொத்த கொள்முதல் செயல்முறையை எவ்வாறு மேம்படுத்தலாம் என்பதை இந்த வழிகாட்டி விளக்குகிறது.

ஒரே மாதிரியான இரண்டு வெவ்வேறு விஷயங்கள்

நீங்கள் பொருட்களைப் பெறுவதற்கு முன் ஒரு கொள்முதல் ஆர்டர் அனுப்பப்படும் - இது ஒரு சப்ளையருக்கான கோரிக்கை அல்லது அர்ப்பணிப்பு, உங்களுக்கு என்ன வேண்டும், எவ்வளவு மற்றும் என்ன ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விலையைக் குறிப்பிடுகிறது. பரிவர்த்தனை நடந்த பிறகு ஒரு கொள்முதல் பதிவு உருவாக்கப்படுகிறது - இது உண்மையில் வாங்கிய, பெறப்பட்ட மற்றும் செலுத்தப்பட்டதை ஆவணப்படுத்துகிறது. ஒருவர் முன்னோக்கிப் பார்க்கிறார்; மற்றவர் திரும்பிப் பார்க்கிறார்.

உண்மையில் வாங்குதல் ஆர்டர் என்றால் என்ன

கொள்முதல் ஆணை (PO) பொதுவாக உள்ளடக்கியது:

• கோரப்படும் பொருட்கள் அல்லது சேவைகள்

• அளவுகள் மற்றும் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விலை

• அது அனுப்பப்படும் சப்ளையர்

• டெலிவரி எதிர்பார்ப்புகள் அல்லது காலக்கெடு

இது ஒரு முறையான கோரிக்கையாக செயல்படுகிறது, குறிப்பாக பெரிய அல்லது தொடர்ச்சியான ஆர்டர்களுக்கு, சரக்குகள் அனுப்பப்படும் முன் ஆவணப்படுத்தப்பட்ட உறுதிப்பாட்டை விரும்பும் வணிகங்களில் பெரும்பாலும் பயன்படுத்தப்படுகிறது.

உண்மையில் கொள்முதல் பதிவு என்றால் என்ன

ஒரு கொள்முதல் பதிவு, மாறாக, பூர்த்தி செய்யப்பட்ட பரிவர்த்தனையை ஆவணப்படுத்துகிறது:

• சப்ளையரிடமிருந்து உண்மையில் என்ன பெறப்பட்டது

• இறுதி விலை கொடுக்கப்பட்டது

• பரிவர்த்தனை தேதி

• பங்கு நிலைகள் மற்றும் கட்டண கண்காணிப்புடன் இது எவ்வாறு இணைகிறது

இது உங்கள் கணக்குகளில் செலுத்தப்படும் பரிவர்த்தனை வரலாறு - பெறத்தக்கவை மற்றும் செலுத்த வேண்டியவை, லெட்ஜர்கள் மற்றும் அறிக்கைகள்.

மென்பொருளைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது ஏன் இந்த வேறுபாடு முக்கியமானது

ஒரு வணிகம் குறிப்பாக கொள்முதல் ஆர்டர் நிர்வாகத்தைத் தேடுகிறது என்றால் - பொருட்கள் வருவதற்கு முன்பு முறையான PO களை உருவாக்குதல், அனுப்புதல் மற்றும் கண்காணிப்பது - இது மிகவும் குறிப்பிட்டது.கொள்முதல் சார்ந்த திறன், பெரும்பாலான கணக்கியல் மற்றும் பில்லிங் மென்பொருள் கவனம் செலுத்தும் கொள்முதல் பதிவுகளிலிருந்து வேறுபட்டது. "வாங்குதல் கண்காணிப்பு" என்பது தானாகவே "வாங்குதல் ஆர்டர் மேலாண்மை" என்று கருதினால், ஒரு கருவி இரண்டில் ஒன்றை மட்டுமே ஆதரித்தால் ஏமாற்றத்திற்கு வழிவகுக்கும்.

வாங்கும் செயல்பாட்டில் ஒவ்வொன்றும் எங்கே பொருந்துகிறது

ஒரு வழக்கமான வாங்குதல் சுழற்சியில், ஒரு கோரிக்கையை முறைப்படுத்த ஒரு கொள்முதல் ஆர்டர் அனுப்பப்படுகிறது, சப்ளையர் அதை நிறைவேற்றுகிறார், மேலும் பொருட்கள் மற்றும் விலைப்பட்டியல் வந்தவுடன், அந்த பரிவர்த்தனை ஒரு கொள்முதல் பதிவாக பதிவு செய்யப்படும் - பதிப்பு கணக்கியல் மென்பொருள் பொதுவாக வேலை செய்கிறது. சில வணிகங்கள் முறையான PO நிலையை முழுவதுமாகத் தவிர்க்கின்றன, குறிப்பாக நேரடியான, நம்பிக்கை அடிப்படையிலான சிறிய வணிகங்கள் சப்ளையர் உறவுகள், மற்றும் வாங்குதல் நடந்தவுடன் நேரடியாக பதிவு செய்ய செல்லவும்.

உங்களுக்கு குறிப்பாக கொள்முதல் ஆர்டர் மேலாண்மை தேவைப்பட்டால் என்ன செய்வது

பொருட்கள் வருவதற்கு முன் உங்கள் வணிகம் முறையான கொள்முதல் ஆர்டர்களை வழங்கவும் கண்காணிக்கவும் வேண்டும் என்றால் - எடுத்துக்காட்டாக, உள் ஒப்புதல் செயல்முறைகள் அல்லது சப்ளையர் பொறுப்புகளுக்கு - எந்தவொரு மென்பொருளின் குறிப்பிட்ட திறன்களையும் நேரடியாகச் சரிபார்க்க வேண்டியது அவசியம், ஏனெனில் இது பொதுவான கணக்கியல் கருவிகள் மற்றும் அதிக கொள்முதல்-சார்ந்த அமைப்புகளுக்கு இடையே கணிசமாக வேறுபடலாம். ஒரு அம்சப் பட்டியலில் "கொள்முதல் மேலாண்மை" தானாகவே முறையான PO உருவாக்கம் மற்றும் கண்காணிப்பு ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியதாக கருத வேண்டாம்; வாங்கும் செயல்முறையின் எந்த நிலை உண்மையில் உள்ளடக்கியது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.

இந்த செயல்பாட்டில் வினிமே என்ன கையாளுகிறார்

Vinimay இன் உறுதிப்படுத்தப்பட்ட அம்சங்கள், முறையான, டெலிவரிக்கு முந்தைய கொள்முதல் ஆர்டரை உருவாக்குவதற்குப் பதிலாக, இந்த செயல்முறையின் கொள்முதல் பதிவு பக்கத்தில் கவனம் செலுத்துகிறது-உண்மையில் வாங்கிய, பெறப்பட்ட மற்றும் செலுத்தப்பட்டதை ஆவணப்படுத்துகிறது:

• கொள்முதல் பதிவுகள் விலை மற்றும் தேதி உட்பட, சப்ளையர்களுடன் முடிக்கப்பட்ட பரிவர்த்தனைகளைப் பிடிக்கவும்

• விற்பனையாளர் மேலாண்மை ஒவ்வொரு சப்ளையரின் பரிவர்த்தனை வரலாற்றையும் ஒழுங்கமைக்கிறது

• கட்டணம் கண்காணிப்பு ஒவ்வொரு வாங்குதலுக்கும் என்ன செலுத்தப்பட்டது என்பதை பதிவு செய்கிறது

• பங்கு கண்காணிப்பு பொருட்கள் பெறப்பட்டவுடன் வாங்குதல்களை உண்மையான சரக்கு நிலைகளுடன் இணைக்கிறது

வாங்கும் செயல்முறை கொண்ட வணிகங்களுக்கு குறிப்பாக உருவாக்க வேண்டும் மற்றும் பொருட்கள் வருவதற்கு முன் முறையான கொள்முதல் ஆர்டர்களைக் கண்காணித்தல், இது மேலே விவரிக்கப்பட்ட கொள்முதல் பதிவுகளிலிருந்து வேறுபட்ட செயல்முறை என்பதால், Vinimay இன் தற்போதைய திறன்களுக்கு எதிராக நேரடியாக உறுதிப்படுத்த வேண்டிய ஒரு தனித்துவமான தேவையாகும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. பர்ச்சேஸ் ஆர்டரும், வாங்கும் பதிவும் ஒன்றா?

இல்லை—பொருட்கள் கோரிக்கையாக வருவதற்கு முன் கொள்முதல் ஆணை அனுப்பப்படும், அதே சமயம் கொள்முதல் பதிவு முடிக்கப்பட்ட பரிவர்த்தனையை ஆவணப்படுத்துகிறது.

2. கணக்கியல் மென்பொருள் பொதுவாக கொள்முதல் ஆர்டர்களைக் கையாளுமா?

பொது கணக்கியல் மற்றும் பில்லிங் மென்பொருள் பொதுவாக கொள்முதல் பதிவுகளில் கவனம் செலுத்துகிறது; முறையான கொள்முதல் ஆர்டர் உருவாக்கம் மற்றும் கண்காணிப்பு என்பது மிகவும் குறிப்பிட்ட, பெரும்பாலும் தனித் திறன் ஆகும்.

3. வாங்குதல் ஆர்டரில் பொதுவாக என்ன தகவல்கள் அடங்கும்?

கோரப்பட்ட பொருட்கள், அளவுகள், ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விலை, சப்ளையர் மற்றும் டெலிவரி எதிர்பார்ப்புகள்.

4. கொள்முதல் பதிவில் பொதுவாக என்ன தகவல் அடங்கும்?

பெறப்பட்ட உண்மையான பொருட்கள், செலுத்தப்பட்ட இறுதி விலை, பரிவர்த்தனை தேதி மற்றும் பங்கு மற்றும் கட்டண கண்காணிப்புக்கான அதன் இணைப்பு.

5. அனைத்து வணிகங்களுக்கும் முறையான கொள்முதல் ஆர்டர்கள் தேவையா?

இல்லை—பல சிறு வணிகங்கள், குறிப்பாக நேரடியான சப்ளையர் உறவுகளைக் கொண்டவை, முறையான PO நிலையைத் தவிர்த்துவிட்டு நேரடியாக வாங்குதல்களைப் பதிவு செய்யச் செல்கின்றன.

6. மென்பொருளைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது இந்த வேறுபாடு ஏன் முக்கியமானது?

ஏனெனில் "வாங்குதல் கண்காணிப்பு" என்பது கொள்முதல் ஆர்டர் நிர்வாகத்தை உள்ளடக்கியது என்று கருதுவது, ஒரு கருவி கொள்முதல் பதிவுகளை மட்டுமே ஆதரிக்கும் பட்சத்தில் ஏமாற்றத்திற்கு வழிவகுக்கும்.

7. முறையான கொள்முதல் ஆர்டர்களை உருவாக்காமல் ஒரு வணிகம் கொள்முதல் பதிவுகளைப் பயன்படுத்த முடியுமா?

ஆம்—தங்கள் சப்ளையர்களிடம் முறையான டெலிவரி கோரிக்கை செயல்முறை தேவைப்படாத வணிகங்களுக்கு இது பொதுவானது.

8. எனக்கு குறிப்பாக கொள்முதல் ஆர்டர் ஆதரவு தேவைப்பட்டால் நான் என்ன சரிபார்க்க வேண்டும்?

பொதுவான கொள்முதல் தொடர்பான அம்சங்களை அடிப்படையாகக் கொண்டு, முறையான கொள்முதல் ஆர்டர்களை உருவாக்குதல் மற்றும் கண்காணிப்பதை ஆதரிக்கிறதா என்பதை எந்த மென்பொருளுடனும் நேரடியாக உறுதிப்படுத்தவும்.

9. கொள்முதல் பதிவு தானாகவே சரக்குகளுடன் இணைக்கப்படுகிறதா?

பங்கு கண்காணிப்பு அமைப்புகளில், ஆம்—ஒரு கொள்முதல் பதிவு பொதுவாக பொருட்கள் பெறப்பட்டவுடன் பங்கு நிலைகளை புதுப்பிக்கும்.

10. பெரிய வணிகங்களில் கொள்முதல் ஆர்டர் மேலாண்மை மிகவும் பொதுவானதா?

முறையான கொள்முதல் அல்லது ஒப்புதல் செயல்முறைகளைக் கொண்ட வணிகங்களால் இது பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது, இருப்பினும் இது வணிக அளவைப் பொருட்படுத்தாமல் மாறுபடும்.