కొనుగోలు ఆర్డర్‌లను సమర్ధవంతంగా నిర్వహించడం వలన వ్యాపారాలు సరఫరాదారుల అవసరాలు, ఆశించిన డెలివరీలు మరియు కొనుగోలు నిర్ణయాలను ట్రాక్ చేయడంలో సహాయపడతాయి. కొనుగోలు వివరాలను రిజిస్టర్‌లు లేదా స్ప్రెడ్‌షీట్‌ల ద్వారా మాన్యువల్‌గా నిర్వహించినప్పుడు, పెండింగ్‌లో ఉన్న ఆర్డర్‌లను పర్యవేక్షించడం, కొనుగోళ్లను సరిపోల్చడం మరియు ఖచ్చితమైన రికార్డులను నిర్వహించడం కష్టమవుతుంది.
కొనుగోలు ఆర్డర్ లక్షణాలతో అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ అనుమతిస్తుంది సృష్టించడానికి వ్యాపారాలు, కొనుగోలు-సంబంధిత సమాచారాన్ని నిర్మాణాత్మక పద్ధతిలో ట్రాక్ చేయండి మరియు నిర్వహించండి. ఇది కొనుగోలు కార్యకలాపాలను సరఫరాదారు రికార్డులు, జాబితా మరియు ఆర్థిక డేటాతో కనెక్ట్ చేయడంలో సహాయపడుతుంది. ఈ గైడ్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ద్వారా కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వహణ ఎలా పని చేస్తుందో, ఏ ఫీచర్ల కోసం చూడాలి మరియు ఇది మొత్తం కొనుగోలు ప్రక్రియను ఎలా మెరుగుపరచగలదో వివరిస్తుంది.
సారూప్యత కలిగిన రెండు విభిన్న విషయాలు
మీరు వస్తువులను స్వీకరించడానికి ముందు కొనుగోలు ఆర్డర్ పంపబడుతుంది-ఇది సరఫరాదారుకి చేసిన అభ్యర్థన లేదా నిబద్ధత, మీకు ఏమి కావాలి, ఎంత మరియు అంగీకరించిన ధరను పేర్కొంటుంది. లావాదేవీ జరిగిన తర్వాత కొనుగోలు రికార్డు సృష్టించబడుతుంది-ఇది వాస్తవానికి కొనుగోలు చేసిన, స్వీకరించిన మరియు చెల్లించిన వాటిని డాక్యుమెంట్ చేస్తుంది. ఒకరు ముందుకు చూస్తారు; మరొకరు వెనక్కి తిరిగి చూస్తారు.
వాస్తవానికి కొనుగోలు ఆర్డర్ అంటే ఏమిటి
కొనుగోలు ఆర్డర్ (PO) సాధారణంగా వీటిని కలిగి ఉంటుంది:
అభ్యర్థించిన వస్తువులు లేదా సేవలు
పరిమాణాలు మరియు అంగీకరించిన ధర
ఇది సరఫరాదారుకి పంపబడుతోంది
డెలివరీ అంచనాలు లేదా సమయపాలన
ఇది లాంఛనప్రాయ అభ్యర్థన వలె పనిచేస్తుంది, వస్తువులను రవాణా చేయడానికి ముందు డాక్యుమెంట్ చేయబడిన నిబద్ధతను కోరుకునే వ్యాపారాలలో తరచుగా ఉపయోగించబడుతుంది, ముఖ్యంగా పెద్ద లేదా పునరావృత ఆర్డర్‌ల కోసం.
వాస్తవానికి కొనుగోలు రికార్డు అంటే ఏమిటి
కొనుగోలు రికార్డు, దీనికి విరుద్ధంగా, పూర్తయిన లావాదేవీని డాక్యుమెంట్ చేస్తుంది:
వాస్తవానికి సరఫరాదారు నుండి ఏమి స్వీకరించబడింది
చివరి ధర చెల్లించబడింది
లావాదేవీ తేదీ
ఇది స్టాక్ స్థాయిలు మరియు చెల్లింపు ట్రాకింగ్‌కు ఎలా కనెక్ట్ అవుతుంది
ఇది మీ ఖాతాలకు ఫీడ్ చేసే లావాదేవీ చరిత్ర - స్వీకరించదగినవి మరియు చెల్లించవలసినవి, లెడ్జర్‌లు మరియు నివేదికలు.
సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎన్నుకునేటప్పుడు ఈ వ్యత్యాసం ఎందుకు ముఖ్యం
ఒక వ్యాపారం ప్రత్యేకంగా కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వహణ కోసం చూస్తున్నట్లయితే-వస్తువులు రాకముందే అధికారిక POలను సృష్టించడం, పంపడం మరియు ట్రాక్ చేయడం-అది మరింత నిర్దిష్టమైనది.సేకరణ-ఆధారిత సామర్ధ్యం, కొనుగోలు రికార్డుల నుండి చాలా అకౌంటింగ్ మరియు బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ దృష్టి సారిస్తుంది. "కొనుగోలు ట్రాకింగ్" అని స్వయంచాలకంగా భావించడం వలన "కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వహణ" అనేది ఒక సాధనం రెండింటిలో ఒకదానికి మాత్రమే మద్దతిస్తే నిరాశకు దారి తీస్తుంది.
కొనుగోలు ప్రక్రియలో ప్రతి ఒక్కటి ఎక్కడ సరిపోతుంది
ఒక సాధారణ కొనుగోలు చక్రంలో, ఒక అభ్యర్థనను లాంఛనప్రాయంగా చేయడానికి కొనుగోలు ఆర్డర్ పంపబడుతుంది, సరఫరాదారు దానిని నెరవేరుస్తాడు మరియు వస్తువులు మరియు ఇన్‌వాయిస్ వచ్చిన తర్వాత, ఆ లావాదేవీ కొనుగోలు రికార్డుగా లాగ్ చేయబడుతుంది-వర్షన్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ సాధారణంగా పని చేస్తుంది. కొన్ని వ్యాపారాలు అధికారిక PO దశను పూర్తిగా దాటవేస్తాయి, ప్రత్యేకించి చిన్నవి సూటిగా, నమ్మకం-ఆధారితంగా ఉంటాయి సరఫరాదారు సంబంధాలు, మరియు కొనుగోలు జరిగిన తర్వాత నేరుగా దాన్ని రికార్డ్ చేయడానికి వెళ్లండి.
మీరు ప్రత్యేకంగా కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వహణ అవసరమైతే ఏమి చేయాలి
వస్తువులు రాకముందే మీ వ్యాపారం అధికారికంగా కొనుగోలు ఆర్డర్‌లను జారీ చేసి, ట్రాక్ చేయాల్సిన అవసరం ఉన్నట్లయితే - ఉదాహరణకు, అంతర్గత ఆమోద ప్రక్రియలు లేదా సరఫరాదారు కట్టుబాట్ల కోసం - ఇక్కడ నేరుగా ఏదైనా సాఫ్ట్‌వేర్ యొక్క నిర్దిష్ట సామర్థ్యాలను తనిఖీ చేయడం విలువైనదే, ఎందుకంటే ఇది సాధారణ అకౌంటింగ్ సాధనాలు మరియు మరిన్ని సేకరణ-కేంద్రీకృత వ్యవస్థల మధ్య గణనీయంగా మారవచ్చు. ఫీచర్ జాబితాలో "కొనుగోలు నిర్వహణ" స్వయంచాలకంగా అధికారిక PO సృష్టి మరియు ట్రాకింగ్‌ను కలిగి ఉంటుందని భావించవద్దు; కొనుగోలు ప్రక్రియ యొక్క ఏ దశ వాస్తవానికి కవర్ చేస్తుందో నిర్ధారించండి.
ఈ ప్రక్రియలో Vinimay ఏమి నిర్వహిస్తుంది
Vinimay యొక్క ధృవీకరించబడిన లక్షణాలు ఈ ప్రక్రియ యొక్క కొనుగోలు రికార్డు వైపు దృష్టి సారించాయి-వాస్తవంగా కొనుగోలు చేసిన, స్వీకరించిన మరియు చెల్లించిన వాటిని డాక్యుమెంట్ చేయడం-అధికారిక, డెలివరీకి ముందు కొనుగోలు ఆర్డర్ సృష్టించడం కంటే:
కొనుగోలు రికార్డులు ధర మరియు తేదీతో సహా సరఫరాదారులతో పూర్తయిన లావాదేవీలను సంగ్రహించండి
విక్రేత నిర్వహణ ప్రతి సరఫరాదారు లావాదేవీ చరిత్రను నిర్వహిస్తుంది
చెల్లింపు ట్రాకింగ్ ప్రతి కొనుగోలుకు చెల్లించిన వాటిని లాగ్ చేస్తుంది
స్టాక్ ట్రాకింగ్ వస్తువులను స్వీకరించిన తర్వాత కొనుగోళ్లను వాస్తవ జాబితా స్థాయిలకు కలుపుతుంది
కొనుగోలు ప్రక్రియ ఉన్న వ్యాపారాల కోసం ప్రత్యేకంగా ఉత్పత్తి అవసరం మరియు వస్తువులు రాకముందే అధికారిక కొనుగోలు ఆర్డర్‌లను ట్రాక్ చేయడం, ఇది Vinimay యొక్క ప్రస్తుత సామర్థ్యాలకు వ్యతిరేకంగా నేరుగా నిర్ధారించడం విలువైనది, ఎందుకంటే ఇది పైన వివరించిన కొనుగోలు రికార్డుల నుండి ప్రక్రియ యొక్క విభిన్న దశ.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
1. కొనుగోలు ఆర్డర్ మరియు కొనుగోలు రికార్డు ఒకటేనా?
లేదు - వస్తువులు అభ్యర్థనగా రావడానికి ముందు కొనుగోలు ఆర్డర్ పంపబడుతుంది, అయితే కొనుగోలు రికార్డ్ పూర్తయిన లావాదేవీని డాక్యుమెంట్ చేస్తుంది.
2. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ సాధారణంగా కొనుగోలు ఆర్డర్‌లను నిర్వహిస్తుందా?
సాధారణ అకౌంటింగ్ మరియు బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ సాధారణంగా కొనుగోలు రికార్డులపై దృష్టి పెడుతుంది; అధికారిక కొనుగోలు ఆర్డర్ సృష్టి మరియు ట్రాకింగ్ అనేది మరింత నిర్దిష్టమైన, తరచుగా ప్రత్యేక సామర్ధ్యం.
3. కొనుగోలు ఆర్డర్ సాధారణంగా ఏ సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది?
అభ్యర్థించిన వస్తువులు, పరిమాణాలు, అంగీకరించిన ధర, సరఫరాదారు మరియు డెలివరీ అంచనాలు.
4. కొనుగోలు రికార్డు సాధారణంగా ఏ సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది?
అందుకున్న వాస్తవ అంశాలు, చెల్లించిన చివరి ధర, లావాదేవీ తేదీ మరియు స్టాక్ మరియు చెల్లింపు ట్రాకింగ్‌కి దాని కనెక్షన్.
5. అన్ని వ్యాపారాలకు అధికారిక కొనుగోలు ఆర్డర్‌లు అవసరమా?
లేదు-అనేక చిన్న వ్యాపారాలు, ప్రత్యేకించి సూటిగా సరఫరాదారుల సంబంధాలను కలిగి ఉన్నవి, అధికారిక PO దశను దాటవేసి, కొనుగోళ్లను రికార్డింగ్ చేయడానికి నేరుగా వెళ్తాయి.
6. సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎంచుకునేటప్పుడు ఈ వ్యత్యాసం ఎందుకు ముఖ్యమైనది?
ఎందుకంటే "కొనుగోలు ట్రాకింగ్"లో కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వహణ కూడా ఉందని భావించడం వలన ఒక సాధనం కొనుగోలు రికార్డులకు మాత్రమే మద్దతు ఇస్తే నిరాశకు దారితీయవచ్చు.
7. ఒక వ్యాపారం అధికారిక కొనుగోలు ఆర్డర్‌లను సృష్టించకుండా కొనుగోలు రికార్డులను ఉపయోగించవచ్చా?
అవును-తమ సరఫరాదారులతో అధికారికంగా డెలివరీ అభ్యర్థన ప్రక్రియ అవసరం లేని వ్యాపారాలకు ఇది సాధారణం.
8. నాకు ప్రత్యేకంగా కొనుగోలు ఆర్డర్ మద్దతు అవసరమైతే నేను ఏమి తనిఖీ చేయాలి?
ఏదైనా సాఫ్ట్‌వేర్ సాధారణ కొనుగోలు-సంబంధిత ఫీచర్ల ఆధారంగా ఊహించడం కంటే, అధికారిక కొనుగోలు ఆర్డర్‌లను రూపొందించడానికి మరియు ట్రాక్ చేయడానికి మద్దతు ఇస్తుందో లేదో నేరుగా నిర్ధారించండి.
9. కొనుగోలు రికార్డు స్వయంచాలకంగా ఇన్వెంటరీకి కనెక్ట్ అవుతుందా?
స్టాక్ ట్రాకింగ్ ఉన్న సిస్టమ్‌లలో, అవును-కొనుగోలు రికార్డు వస్తువులు స్వీకరించిన తర్వాత సాధారణంగా స్టాక్ స్థాయిలను నవీకరిస్తుంది.
10. పెద్ద వ్యాపారాలలో కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వహణ సర్వసాధారణమా?
వ్యాపార పరిమాణంతో సంబంధం లేకుండా ఇది మారుతూ ఉన్నప్పటికీ, అధికారిక సేకరణ లేదా ఆమోద ప్రక్రియలతో వ్యాపారాలచే ఇది సాధారణంగా ఉపయోగించబడుతుంది.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
