मैं व्यवसाय रिपोर्ट शीघ्रता से कैसे तैयार कर सकता हूँ?
एक मासिक बिक्री रिपोर्ट को तैयार करने में एक दोपहर का समय नहीं लगना चाहिए, लेकिन कई छोटे व्यवसायों के लिए, ऐसा होता है - इसलिए नहीं कि गणना स्वयं जटिल है, बल्कि इसलिए क्योंकि इसके पीछे की संख्याएं तीन अलग-अलग स्थानों पर मौजूद होती हैं, इससे पहले कि कोई उन्हें जोड़ना शुरू कर दे। व्यापार
व्यावसायिक रिपोर्ट तैयार करना वास्तव में तेज़ी का मतलब कुल की गणना करने का तेज़ तरीका ढूंढना नहीं है। यह यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि अंतर्निहित डेटा - आपकी बिक्री, खरीदारी और भुगतान - पहले से ही व्यवस्थित है और उस समय तक जुड़ा हुआ है जब आपको रिपोर्ट की आवश्यकता होती है, इसलिए इसे तैयार करना शुरू से एक महीने के पुनर्निर्माण के बजाय एक तिथि सीमा का चयन करने का मामला बन जाता है।
यह मार्गदर्शिका वास्तव में रिपोर्ट तैयार करने को तेज़ बनाम धीमी बनाती है, मिनटों में रिपोर्ट तैयार करने के लिए चरण-दर-चरण दृष्टिकोण और विशिष्ट आदतें जो इसे आगे बढ़ने में इसी तरह बनाए रखती हैं, के बारे में बताती है।
रिपोर्ट जनरेशन आमतौर पर धीमा क्यों लगता है?
देरी लगभग हमेशा डेटा संग्रह से होती है, गणना से नहीं। यदि बिक्री एक रजिस्टर में है, खर्च एक नोटबुक में, और भुगतानमानसिक रूप से ट्रैक किया जाता है, तो "रिपोर्ट तैयार करना" वास्तव में किसी भी कुलीकरण से पहले तीन अलग-अलग स्रोतों को इकट्ठा करना है। गति इस संग्रह चरण को पूरी तरह से हटाने से आती है।
क्या कारण है कि रिपोर्ट तेजी से तैयार होती है
कुछ विशिष्ट स्थितियाँ यह निर्धारित करती हैं कि किसी रिपोर्ट में मिनट लगेंगे या घंटे:
जुड़े हुए रिकॉर्ड - बिक्री, खरीद और भुगतान पहले से ही जुड़े हुए हैं, इसलिए किसी भी चीज़ को मैन्युअल संयोजन की आवश्यकता नहीं है
लगातार वर्गीकरण - खर्चों और उत्पादों को हर बार एक ही तरह से लेबल किया जाता है, इसलिए कुल योग सही ढंग से समूहित होता है
एक निर्धारित तिथि सीमा - शुरू करने से पहले यह जानना कि आपको किस अवधि की आवश्यकता है, बजाय इसके कि आप आगे बढ़ते हुए इसका पता लगाएं
कोई गुम प्रविष्टियाँ नहीं - लेन-देन होते ही रिकॉर्ड अपडेट हो जाते हैं, बाद में मेमोरी से दोबारा नहीं बनाए जाते
जब ये चारों मौजूद होते हैं, तो रिपोर्ट तैयार करना एक चयन कार्य बन जाता है, गणना कार्य नहीं।
चरण-दर-चरण: मिनटों में रिपोर्ट तैयार करना
सटीक अवधि तय करें - इस सप्ताह, पिछले महीने, या एक विशिष्ट तिथि सीमा
पुष्टि करें कि उस अवधि की सभी प्रविष्टियाँ दर्ज की गई हैं - कोई लंबित बिल या अनलॉग्ड खर्च नहीं
आपको जिस रिपोर्ट प्रकार की आवश्यकता है उसे चुनें — बिक्री, खरीद, या बकाया भुगतान
सारांश उत्पन्न करें — यदि रिकॉर्ड जुड़े हुए हैं, तो इस चरण में कुछ सेकंड लगने चाहिए, गणना में नहीं
किसी भी असामान्य चीज़ के लिए स्कैन करें - रिपोर्ट को अंतिम रूप देने की तुलना में जो नंबर दिखता है उसे तुरंत पकड़ना आसान होता है
रिपोर्ट के प्रकार और प्रत्येक को कितनी जल्दी एक साथ आना चाहिए
रिपोर्ट धीमी क्यों होती है (और इसे कैसे ठीक करें)
देर से डेटा प्रविष्टि - एक सप्ताह के लेन-देन को दैनिक के बजाय एक बार में लॉग करना → जैसे ही आप जाते हैं उसे दर्ज करके ठीक करें
असंगत लेबल — "बिजली" एक महीने, "बिजली बिल" अगले → एक निश्चित, पुन: उपयोग की गई श्रेणी सूची के साथ ठीक करें
असंबद्ध उपकरण - एक ऐप में बिलिंग, दूसरे में खर्च → दोनों के लिए एक कनेक्टेड सिस्टम का उपयोग करके ठीक करें
मैनुअल क्रॉस-चेकिंग - हर बार हाथ से कुल योग की पुष्टि करना → स्रोत डेटा के सटीक होने की पुष्टि होने पर स्वचालित योग पर भरोसा करके इसे ठीक करें
एक साप्ताहिक आदत का निर्माण जो इसे स्वचालित बनाता है
प्रत्येक बिक्री और व्यय को उसी दिन दर्ज करें जिस दिन यह होता है, सप्ताह के अंत में नहीं
केवल महीने के अंत के बजाय, बकाया भुगतान की साप्ताहिक जांच पांच मिनट के लिए करें
रोटेशन पर प्रति सप्ताह एक रिपोर्ट प्रकार की समीक्षा करें, ताकि किसी भी चीज़ की जांच के लिए पूरे एक महीने तक इंतजार न करना पड़े
किसी भी लेबलिंग असंगति को "बाद में साफ़ करने" के बजाय उसी क्षण ठीक करें जब आप इसे नोटिस करें।
विनिमय इसे कैसे गति देता है
विनिमय बिक्री, खरीद और भुगतान रिकॉर्ड को प्रवेश के बिंदु से जुड़ा रखता है, इसलिए एक रिपोर्ट सीधे उस डेटा से उत्पन्न होती है जो पहले से ही सटीक और व्यवस्थित है - रिपोर्ट समय पर अलग-अलग स्रोतों से इकट्ठा नहीं किया गया है। दिनांक सीमा का चयन करने से बिक्री, खरीद और बकाया-भुगतान का योग तुरंत आ जाता है, क्योंकि प्रत्येक प्रविष्टि एक अलग समाधान चरण की आवश्यकता के बजाय इन रिकॉर्ड्स को अपडेट करती है।
इसे सीधे देखने के लिए, विनिमय का मुफ़्त टूल आपको 5 जीएसटी चालान मुफ़्त में जेनरेट करने की सुविधा देता है, जिनमें से प्रत्येक सीधे आपके संगठित बिक्री रिकॉर्ड में फीड होता है।
निष्कर्ष
व्यवसाय उत्पन्न करना रिपोर्ट त्वरित रूप से गणना में कोई शॉर्टकट ढूंढने के बारे में नहीं है - यह बिक्री, खरीद और भुगतान को कनेक्ट करके और जैसा कि वे होते हैं, लगातार दर्ज करके, डेटा-संग्रह चरण को पूरी तरह से हटाने के बारे में है। व्यवस्थित, जुड़े रिकॉर्ड से तैयार की गई रिपोर्ट में कुछ सेकंड लगते हैं; बिखरे हुए मैनुअल स्रोतों से पुनर्निर्माण में घंटों लग जाते हैं। विनिमय के कनेक्टेड रिकॉर्ड-कीपिंग का मतलब है कि एक रिपोर्ट उस समय उपलब्ध होगी जब आपको इसकी आवश्यकता होगी, जो सीधे आपके द्वारा पहले से दर्ज किए गए डेटा से ली गई है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
1. मेरी रिपोर्टें तैयार होने में इतना समय क्यों लगता है?
आमतौर पर क्योंकि बिक्री, खर्च और भुगतान को अलग-अलग ट्रैक किया जाता है, इसलिए रिपोर्ट के लिए पहले उन्हें मैन्युअल रूप से संयोजित करने की आवश्यकता होती है।
2. रिपोर्ट निर्माण में तेजी लाने का सबसे तेज़ तरीका क्या है?
सभी लेन-देन को एक कनेक्टेड सिस्टम में रखें, जैसे ही वे होते हैं उन्हें दर्ज करें, ताकि रिपोर्ट सीधे मौजूदा डेटा से ली जा सके।
3. शीर्ष पर बने रहने के लिए मुझे कितनी बार रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए?
बकाया भुगतान के लिए साप्ताहिक, कुल बिक्री और खरीद के योग के लिए मासिक।
4. क्या असंगत लेबलिंग वास्तव में रिपोर्ट को धीमा कर देती है?
हां, चूंकि असंगत श्रेणियां संबंधित लागतों या बिक्री को सारांश में सही ढंग से समूहीकृत करने से रोकती हैं।
5. क्या विनिमय तुरंत रिपोर्ट तैयार कर सकता है?
हां, विनिमय सीधे आपके मौजूदा कनेक्टेड रिकॉर्ड से बिक्री, खरीद और बकाया भुगतान रिपोर्ट तैयार करता है।
6. क्या मुझे लेनदेन प्रतिदिन या साप्ताहिक बैच में दर्ज करना चाहिए?
दैनिक प्रविष्टि रिकॉर्ड को सटीक रखती है और किसी भी रिपोर्ट निर्माण को तेज़ और अधिक विश्वसनीय बनाती है।
7. सबसे तेज रिपोर्ट कौन सी तैयार की जाती है?
एक बकाया-भुगतान रिपोर्ट, जब भुगतानों को अलग से ट्रैक करने के बजाय सीधे विशिष्ट चालानों से जोड़ा जाता है।
8. इसका परीक्षण करने के लिए मैं विनिमय पर कितने निःशुल्क चालान आज़मा सकता हूँ?
विनिमय मुफ़्त है
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Published by Team Vinimay
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