வணிகங்கள் எவ்வாறு பல சப்ளையர்களை எளிதாக நிர்வகிக்க முடியும்?

பல சப்ளையர்களை நிர்வகிப்பதற்கு, விற்பனையாளர் விவரங்கள், கொள்முதல் பரிவர்த்தனைகள், கொடுப்பனவுகள் மற்றும் நிலுவைத் தொகைகள் ஆகியவற்றின் துல்லியமான பதிவுகளை வணிகங்கள் வைத்திருக்க வேண்டும். சப்ளையர் தகவல் தனித்தனி பதிவுகள் அல்லது விரிதாள்கள் மூலம் பராமரிக்கப்படும் போது, ​​கொள்முதல் வரலாறு, நிலுவையில் உள்ள பணம் மற்றும் சப்ளையர் வாரியான செலவுகள் ஆகியவற்றைக் கண்காணிப்பது கடினமாகிவிடும்.

கணக்கியல் மென்பொருள் வணிகங்கள் சப்ளையர் தகவலை ஒழுங்கமைக்கவும் மற்றும் கொள்முதல் தொடர்பான நடவடிக்கைகளை ஒரே அமைப்பிலிருந்து நிர்வகிக்கவும் உதவுகிறது. வினிமய் விற்பனையாளர் பதிவுகளைப் பராமரிக்கவும், கொள்முதல் பரிவர்த்தனைகளைக் கண்காணிக்கவும், கட்டணங்களை நிர்வகிக்கவும், மேலும் சிறந்த பார்வைக்காக நிதித் தரவை இணைக்கவும் வணிகங்களை அனுமதிக்கிறது. வணிகங்கள் எவ்வாறு பல சப்ளையர்களை திறமையாக நிர்வகிக்க முடியும், டிஜிட்டல் விற்பனையாளர் நிர்வாகத்தின் நன்மைகள் மற்றும் கணக்கியல் மென்பொருளில் கவனிக்க வேண்டிய அம்சங்கள் ஆகியவற்றை இந்த வழிகாட்டி விளக்குகிறது.

பழக்கம் 1: ஒரு சப்ளையருக்கு ஒரு பதிவேடு, ஒரு பெரிய பட்டியல் இல்லை

சப்ளையர் எண்ணிக்கை அதிகரித்தவுடன் "அனைத்து வாங்குதல்களின்" ஒரு ஒருங்கிணைந்த பட்டியல் வழிசெலுத்துவது கடினம். அதற்குப் பதிலாக, ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் தனித்தனியான பதிவேடு இருக்க வேண்டும்-தொடர்பு விவரங்கள், ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விதிமுறைகள் மற்றும் அவர்களின் சொந்த பரிவர்த்தனை வரலாறு-எனவே "இந்த ஒரு சப்ளையர் தொடர்பான அனைத்தையும்" மேலே இழுப்பது என்பது அனைவரின் தரவையும் முதலில் வடிகட்டுவதைக் குறிக்காது.

பழக்கம் 2: ஒவ்வொரு ஆர்டரையும் நீங்கள் எவ்வாறு பதிவு செய்கிறீர்கள் என்பதைத் தரப்படுத்தவும்

சீரற்ற பதிவு-சில நேரங்களில் முழு ஆர்டர் தேதியையும், சில சமயங்களில் தோராயமான தேதியையும் குறிப்பிடுகிறது; சில நேரங்களில் கட்டண விதிமுறைகள் உட்பட, சில சமயங்களில் இல்லை - காலப்போக்கில் சப்ளையர் பதிவுகளை நம்பமுடியாததாக ஆக்குகிறது. ஒவ்வொரு கொள்முதல் உள்ளீட்டிற்கும் ஒரு நிலையான வடிவமைப்பைத் தீர்மானித்தல் மற்றும் அதை ஒட்டிக்கொள்வது எந்த சப்ளையரைப் பொருட்படுத்தாமல் இது, மாதங்கள் அல்லது ஆண்டுகளுக்குப் பிறகு பயன்படுத்தக்கூடிய பதிவுகளை வைத்திருக்கிறது.

பழக்கம் 3: "செயலில் உள்ள" சப்ளையர்களை அவ்வப்போது வழங்குபவர்களிடமிருந்து பிரிக்கவும்

ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் ஒரே அளவிலான கவனம் தேவை இல்லை. நீங்கள் வாரந்தோறும் ஆர்டர் செய்யும் வழக்கமான சப்ளையர், நீங்கள் வருடத்தில் இரண்டு முறை பயன்படுத்தியதை விட அடிக்கடி மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும். மனரீதியாக (அல்லது நடைமுறையில்) உங்கள் சுறுசுறுப்பான, அடிக்கடி சப்ளையர்களை அவ்வப்போது இருந்து பிரிப்பது, மதிப்பாய்வு நேரத்தை உண்மையில் முக்கியமான இடத்தில் கவனம் செலுத்த உதவுகிறது.

பழக்கம் 4: தொடர்பு விவரங்களுடன் கட்டண விதிமுறைகளையும் கண்காணிக்கவும்

வெவ்வேறு சப்ளையர்கள் பெரும்பாலும் வெவ்வேறு கட்டண விதிமுறைகளைக் கொண்டுள்ளனர்-சிலர் டெலிவரியின் போது கட்டணத்தை எதிர்பார்க்கிறார்கள், மற்றவர்கள் 30-நாள் சாளரத்தை வழங்குகிறார்கள். ஒவ்வொரு சப்ளையரின் தொடர்பு விவரங்களுடன் இந்தத் தகவலைச் சேமித்து வைப்பது, அதை நினைவில் வைத்துக் கொள்ள முயற்சிப்பதை விட, தற்செயலாக தாமதமாகச் செலுத்துவதைத் தவிர்க்கிறது அல்லது முன்கூட்டியே பணம் செலுத்துவதற்கான தள்ளுபடியைத் தவிர்க்கிறது.

பழக்கம் 5: ஒரு நிலையான அட்டவணையில் சப்ளையர் செயல்பாட்டை மதிப்பாய்வு செய்யவும்

ஒரு சப்ளையர் பின்தொடரும் போது மட்டும் எதிர்வினையாற்றுவதற்குப் பதிலாக, வழக்கமான அட்டவணையை அமைக்கவும் - வாராந்திர அல்லது மாதாந்திர, அளவைப் பொறுத்து - மதிப்பாய்வு செய்ய நிலுவையில் உள்ள கொள்முதல் மற்றும் உங்கள் சப்ளையர்கள் அனைவருக்கும் பணம். சிக்கல்கள் சிறியதாகவும், எளிதில் தீர்க்கக்கூடியதாகவும் இருக்கும்போது இது சிக்கலைப் பிடிக்கிறது.

பழக்கம் 6: நல்ல உறவுகளை நல்ல பதிவுகளை மாற்ற அனுமதிக்காதீர்கள்

ஒரு சப்ளையருடனான நட்பு, நீண்டகால உறவு, பதிவுகள் ஒழுங்கற்றதாக இருந்தால், "நாங்கள் அதை வரிசைப்படுத்துவோம்" என்ற தவறான எண்ணத்தை உருவாக்கலாம். நடைமுறையில், நல்ல உறவுகள் மற்றும் நல்ல பதிவுகள் பரிமாற்றம் அல்ல - தெளிவான பதிவுகளை பராமரிப்பது உண்மையில் ஆர்டர் செய்த, டெலிவரி செய்யப்பட்ட அல்லது செலுத்தப்பட்டவற்றில் ஏற்படும் சர்ச்சைகளைத் தவிர்ப்பதன் மூலம் உறவைப் பாதுகாக்கிறது.

இந்த பழக்கங்களை ஒன்றாக இணைத்தல்

இந்தப் பழக்கங்கள் எதற்கும் சிக்கலான கருவிகள் தேவையில்லை-அவற்றிற்கு நிலைத்தன்மை தேவை. ஐந்து சப்ளையர்கள் மற்றும் ஒழுக்கமான பழக்கவழக்கங்களைக் கொண்ட வணிகமானது இரண்டு சப்ளையர்களைக் கொண்ட வணிகத்தை விட மிக எளிதாக நிர்வகிக்கும் மற்றும் நிலையான செயல்முறை இல்லை. இயற்கையாகவே இந்தப் பழக்கங்களை ஆதரிக்கும் ஒரு அமைப்பைக் கொண்டிருப்பது-அவற்றுக்கு எதிராகப் போராடுவதை விட-காலப்போக்கில் நிலைத்தன்மையைப் பராமரிப்பதை மிகவும் எளிதாக்குகிறது.

நடைமுறையில் இது எப்படி இருக்கும்

பில்லிங் அமைப்பின் சில இணைக்கப்பட்ட பகுதிகள் மூலம் இந்தப் பழக்கங்களை ஆதரிக்க முடியும். விற்பனையாளர் மேலாண்மை தனிப்பட்ட சப்ளையர் தகவலை ஒழுங்கமைக்க வைக்கிறது கொள்முதல் பதிவுகள் நிலையான பரிவர்த்தனை வரலாற்றை பராமரிக்கவும். லெட்ஜர் மேலாண்மை இயங்கும் சப்ளையர் நிலுவைகளைக் கண்காணிக்க உதவுகிறது, மற்றும் பெறத்தக்கவை மற்றும் செலுத்த வேண்டியவை நிலுவையில் உள்ள தொகைகளின் ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட பார்வையை வழங்குதல், வழக்கமான நிதி மதிப்பாய்வுகளை விரைவாகவும் எளிதாகவும் செய்கிறது.

Vinimay இல், விற்பனையாளர் மேலாண்மை மற்றும் கொள்முதல் பதிவுகள் இணைக்கப்பட்டுள்ளன, எனவே சப்ளையர் விவரங்கள், பரிவர்த்தனை வரலாறு மற்றும் கட்டணத் தகவல் ஆகியவை ஒன்றாகப் பராமரிக்கப்படும். இது தனியான கைமுறை கண்காணிப்பின் தேவையை குறைக்கிறது மற்றும் சப்ளையர்கள் மற்றும் பரிவர்த்தனைகளின் எண்ணிக்கை அதிகரிக்கும் போது நிலையான பதிவுகளை பராமரிப்பதை எளிதாக்குகிறது.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. பல சப்ளையர்களை நிர்வகிப்பதில் மிகப்பெரிய சவால் என்ன?

ஒவ்வொரு சப்ளையரின் தகவல், ஆர்டர் வரலாறு மற்றும் விதிமுறைகளை தனித்தனியாக ஒழுங்கமைத்து, எல்லாவற்றையும் ஒரே குழப்பமான பட்டியலில் இணைக்க அனுமதிக்க வேண்டும்.

2. எனது சப்ளையர்களின் செயல்பாட்டை நான் எவ்வளவு அடிக்கடி மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்?

உங்கள் மொத்த கொள்முதல் அளவைப் பொறுத்து, செயலில் உள்ள, அடிக்கடி சப்ளையர்களுக்கு வாராந்திரம் மற்றும் அவ்வப்போது வழங்குபவர்களுக்கு குறைந்தபட்சம் மாதந்தோறும்.

3. அனைத்து சப்ளையர்களும் ஒரே அலைவரிசையில் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டுமா?

இல்லை—எப்போதாவது செயல்படும் சப்ளையர்களை எப்போதாவது இருந்து பிரிப்பது மதிப்பாய்வு நேரத்தை உண்மையில் தேவைப்படும் இடத்தில் கவனம் செலுத்த உதவுகிறது.

4. சப்ளையர் நிர்வாகத்திற்கு ஏன் நிலையான பதிவு முக்கியம்?

சீரற்ற பதிவுகள் காலப்போக்கில் நம்பகத்தன்மையற்றதாகி, பின்னர் வரலாற்று கொள்முதல் தரவை நம்புவது அல்லது பயன்படுத்துவதை கடினமாக்குகிறது.

5. விரிவான பதிவுகளுக்குப் பதிலாக ஒரு சப்ளையருடன் நல்ல உறவை நம்பினால் போதுமா?

இல்லை - தெளிவான பதிவுகள் உண்மையில் பாதுகாக்கின்றன தவிர்ப்பதன் மூலம் உறவு ஒப்புக்கொள்ளப்பட்டது, கட்டளையிடப்பட்டது அல்லது செலுத்தப்பட்டது பற்றிய சர்ச்சைகள்.

6. ஒவ்வொரு சப்ளையரின் தொடர்பு விவரங்களுடனும் என்ன சேமிக்கப்பட வேண்டும்?

கட்டண விதிமுறைகள், ஆர்டர் வரலாறு மற்றும் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட எந்த விலையும் அடிப்படை தொடர்புத் தகவலுடன் ஒன்றாகச் சேமிக்கப்பட வேண்டும்.

7. பல சப்ளையர்களை நிர்வகிப்பதற்கு சிறப்பு மென்பொருள் தேவையா?

குறிப்பிட்ட மென்பொருளைக் காட்டிலும் அதிக சீரான அமைப்பு தேவைப்படுகிறது, இருப்பினும் இணைக்கப்பட்ட அமைப்பு அந்த நிலைத்தன்மையைப் பராமரிப்பதை எளிதாக்குகிறது.

8. சப்ளையர் நிர்வாகம் நிர்வகிக்க முடியாததாகிவிட்டது என்பதற்கான அறிகுறி என்ன?

ஒரு குறிப்பிட்ட சப்ளையருக்கு என்ன செலுத்த வேண்டும் என்பது குறித்து உங்களுக்குத் தவறாமல் இருந்தால் அல்லது கட்டண விதிமுறைகளை விடுவித்தால், தற்போதைய செயல்முறைக்கு கூடுதல் கட்டமைப்பு தேவை என்பதை இது குறிக்கிறது.

9. சப்ளையர்களிடையே கட்டண விதிமுறைகள் கணிசமாக வேறுபடுமா?

ஆம்-சிலர் டெலிவரியில் பணம் செலுத்துவார்கள் என்று எதிர்பார்க்கிறார்கள், மற்றவர்கள் 30-நாள் விதிமுறைகள் அல்லது முன்கூட்டிய கட்டணத் தள்ளுபடியை வழங்குகிறார்கள், எனவே ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் இதைக் கண்காணிப்பது முக்கியம்.

10. வளர்ந்து வரும் சப்ளையர் உறவுகளை நிர்வகிக்க மிகவும் நிலையான வழி எது?

சிலவற்றைக் கட்டுதல் நிலையான பழக்கம்சப்ளையர் எண்ணிக்கை அதிகரிக்கும் போது நினைவகத்தை நம்புவதை விட தனி பதிவுகள், நிலையான பதிவு, வழக்கமான மதிப்பாய்வு.