વ્યવસાયો રિકરિંગ ઇન્વૉઇસેસનું સંચાલન કેવી રીતે કરી શકે?

રીટેનર ક્લાયન્ટ. માસિક સેવા કરાર. સબ્સ્ક્રિપ્શન-શૈલીની વ્યવસ્થા જ્યાં સમાન રકમ, અથવા તેની નજીક, તે જ ગ્રાહકને નિયમિત શેડ્યૂલ પર બિલ આપવામાં આવે છે. આ પ્રકારના પુનરાવર્તિત બિલિંગ સાથેનો કોઈપણ વ્યવસાય આખરે એક જ પ્રશ્ન પૂછે છે: શું દરેક ચક્રમાં શરૂઆતથી સમાન પુનરાવર્તિત ઇન્વૉઇસને ટાઇપ કરવા કરતાં આને હેન્ડલ કરવાની કોઈ સારી રીત છે? ત્યાં કેટલાક ખરા અર્થમાં અલગ-અલગ અભિગમો છે, જેમાં પ્રત્યેકનો પોતાનો ટ્રેડ-ઓફ છે અને કયો એક બંધબેસતો છે તેના પર આધાર રાખે છે કે તમારી પાસે કેટલા રિકરિંગ ક્લાયન્ટ છે અને બિલિંગ વિગતો એક ચક્રથી ચક્રમાં કેટલી બદલાય છે.

"રિકરિંગ ઇન્વોઇસ" સમસ્યા તરીકે શું ગણાય છે?

રિકરિંગ બિલિંગ સામાન્ય રીતે થોડા સ્વરૂપોમાં દેખાય છે:

• ચોક્કસ શેડ્યૂલ પર સમાન ગ્રાહકને બિલ કરવામાં આવે છે તે જ રકમ

• દરેક વખતે નાની ભિન્નતાઓ સાથે મોટે ભાગે સમાન ઇન્વૉઇસ—વિવિધ જથ્થાઓ, પ્રસંગોપાત વધારાની લાઇન આઇટમ્સ

• બહુવિધ અલગ-અલગ ક્લાયંટ, દરેક તેમના પોતાના અલગ રિકરિંગ શેડ્યૂલ પર

આમાંથી કઈ તમારી પરિસ્થિતિનું વર્ણન કરે છે તેના આધારે યોગ્ય અભિગમ અલગ હોઈ શકે છે.

પદ્ધતિ 1: દર વખતે ઇન્વૉઇસ ફરીથી બનાવવું

સૌથી મૂળભૂત અભિગમ એ છે કે દરેક ચક્રમાં શરૂઆતથી નવું ઇન્વૉઇસ બનાવવું, ગ્રાહકની પસંદગી કરવી, ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓ ફરીથી દાખલ કરવી અને બિલ જનરેટ કરવું. આ કામ કરે છે, પરંતુ તે પુનરાવર્તિત છે, અને પુનરાવર્તન એ બરાબર છે જ્યાં નાની ભૂલો થાય છે - ખોટી માત્રા, ચૂકી ગયેલી લાઇન આઇટમ અથવા અસંગત ઇન્વોઇસ તારીખ.

પદ્ધતિ 2: પ્રારંભિક બિંદુ તરીકે સાચવેલા નમૂના અથવા ભૂતકાળના ઇન્વૉઇસનો ઉપયોગ કરવો

એક વધુ કાર્યક્ષમ અભિગમ એ જ ગ્રાહક માટે અગાઉના ઇન્વૉઇસથી શરૂ થાય છે-તેની નકલ કરવી, તારીખ સમાયોજિત કરી રહ્યા છીએ અને કોઈપણ બદલાયેલ વિગતો, અને તેને નવા ઇન્વોઇસ તરીકે જારી કરવી. આ પુનરાવર્તિત ડેટા એન્ટ્રીમાં ઘટાડો કરે છે કારણ કે ગ્રાહક, ઉત્પાદનો અને કિંમતો પહેલાથી જ મોટાભાગે યોગ્ય છે અને મોકલતા પહેલા માત્ર ઝડપી સમીક્ષાની જરૂર છે.

આ માટે શું જરૂરી છે:

• ગ્રાહકના અગાઉના ઇન્વૉઇસને ઝડપથી શોધવામાં સક્ષમ થવું

• તેમની સાચવેલી વિગતો (ગ્રાહક વ્યવસ્થાપન દ્વારા) રાખવાથી જેથી તમે દર વખતે સંપર્ક માહિતી ફરીથી લખતા ન હોવ

• એક સુસંગત ઉત્પાદન સૂચિ (ઉત્પાદન સંચાલન દ્વારા) જેથી લાઇન આઇટમ્સ ફરીથી બનાવ્યા વિના સચોટ રહે

પદ્ધતિ 3: ઓટોમેટેડ રિકરિંગ બિલિંગ

બજારમાં કેટલાક એકાઉન્ટિંગ અને બિલિંગ ટૂલ્સ સમર્પિત રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ સુવિધા ઑફર કરે છે-તમે એકવાર શેડ્યૂલ સેટ કરો છો અને સૉફ્ટવેર મેન્યુઅલ ઍક્શન વિના દરેક અંતરાલ પર આપમેળે ઇન્વૉઇસ જનરેટ કરે છે (અને ક્યારેક મોકલે છે). આ પ્રક્રિયાના સૌથી પુનરાવર્તિત ભાગને સંપૂર્ણપણે દૂર કરે છે, પરંતુ તે તેની પોતાની જવાબદારી સાથે આવે છે: જો કોઈ ક્લાયંટ સંબંધ બદલાય છે, કિંમતો બદલાય છે અથવા કરાર સમાપ્ત થાય છે, તો સ્વચાલિત શેડ્યૂલને સક્રિયપણે અપડેટ અથવા થોભાવવાની જરૂર છે, અથવા તે જૂની શરતોના આધારે ઇન્વૉઇસ બનાવવાનું ચાલુ રાખશે.

ત્રણ પદ્ધતિઓની તુલના

આમાંની કોઈપણ પદ્ધતિઓ સાથે શું ખોટું થઈ શકે છે?

ભલે ગમે તે અભિગમનો ઉપયોગ કરવામાં આવે, કેટલાક જોખમો સમગ્ર બોર્ડમાં લાગુ પડે છે:

• જૂની કિંમત અથવા જથ્થો પકડાયા વિના આગળ વહન કરવામાં આવે છે

• પુનરાવર્તિત બિલિંગ પ્રક્રિયા બંધ કર્યા વિના સમાપ્ત થતો ક્લાયન્ટ સંબંધ

• જો નમૂનાઓ અથવા નકલો કાળજીપૂર્વક હેન્ડલ કરવામાં ન આવે તો અસંગત ઇન્વૉઇસ નંબરિંગ

• જો ત્યાં કોઈ રીમાઇન્ડર સિસ્ટમ ન હોય તો, કોઈપણ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવામાં આવે તો ચક્ર સંપૂર્ણપણે ખૂટે છે

વધતા વ્યવસાયો માટે એક વ્યવહારુ મધ્યમ ગ્રાઉન્ડ

ઘણા નાના અને વિકસતા વ્યવસાયો માટે, કોપી-ફ્રોમ-પહેલા-ઇનવોઇસ અભિગમ (પદ્ધતિ 2) એક વાસ્તવિક વ્યવહારુ મધ્યમ ગ્રાઉન્ડ ઓફર કરે છે-શરૂઆતથી શરૂ કરતાં ઘણી ઓછી પુનરાવર્તિત, પરંતુ કરાર બદલાયા પછી સ્વચાલિત સિસ્ટમ શાંતિથી ચાલુ રાખવાના જોખમ વિના. આ ખાસ કરીને સારી રીતે કામ કરે છે જ્યારે ગ્રાહક અને ઉત્પાદન વિગતો પહેલેથી જ સાચવેલી અને સુસંગત હોય છે, કારણ કે પુનરાવર્તિત ઇન્વૉઇસની મોટાભાગની સામગ્રી-તે કોના માટે છે, શું બિલ કરવામાં આવે છે-દર વખતે ફરીથી બનાવવાની જરૂર નથી.

આ તે છે જ્યાં વિનિમયની પુષ્ટિ થયેલ સુવિધાઓ સીધી પ્રક્રિયાને સમર્થન આપે છે:

• ગ્રાહક અને વિક્રેતા સંચાલન દરેક રિકરિંગ ક્લાયન્ટની વિગતો સાચવી રાખે છે, જેથી તેમને ફરીથી ટાઇપ કરવાની જરૂર નથી

• ઉત્પાદન વ્યવસ્થાપન પુનરાવર્તિત ઇન્વૉઇસમાં કિંમતો અને આઇટમ વિગતો સુસંગત રાખે છે

• વેચાણ રેકોર્ડ તમને ગ્રાહકના પહેલાના ઇન્વૉઇસને ઝડપથી શોધવા દો, આગલા એક માટે પ્રારંભિક બિંદુ તરીકે

• ખાતાવહી વ્યવસ્થાપન બતાવે છે કે છેલ્લી સાઇકલનું ઇન્વૉઇસ ખરેખર તમે આગલું ઇશ્યૂ કરો તે પહેલાં ચૂકવવામાં આવ્યું હતું

સ્વયંસંચાલિત રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ જનરેશનનો ભાગ નથી વિનિમયની વર્તમાન કન્ફર્મ ફીચર સેટ છે, તેથી તે ચોક્કસ ક્ષમતા પર આધાર રાખતા વ્યવસાયો માટે, તે સીધું જ તપાસવું યોગ્ય છે કે શું વિનિમય આજે જ જરૂરિયાત પૂરી કરે છે અથવા તેના બદલે કોપી-આધારિત અભિગમનો ઉપયોગ કરીને આસપાસની યોજના બનાવવા માટે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. ઑટોમેશન વિના રિકરિંગ ઇન્વૉઇસેસનું સંચાલન કરવાની સૌથી સહેલી રીત કઈ છે?

ગ્રાહકના પાછલા ઇન્વૉઇસની કૉપિ કરવી અને તારીખ અને કોઈપણ બદલાયેલી વિગતોને અપડેટ કરવી એ દરેક વખતે શરૂઆતથી શરૂ કરતાં સામાન્ય રીતે ઝડપી અને ઓછી ભૂલ-સંભવિત છે.

2. શું સ્વયંસંચાલિત રિકરિંગ બિલિંગ તમામ મેન્યુઅલ કાર્યને દૂર કરે છે?

તે મોટાભાગની પુનરાવર્તિત એન્ટ્રીને દૂર કરે છે પરંતુ જ્યારે ક્લાયંટ સંબંધો અથવા કિંમતો બદલાય છે ત્યારે સક્રિયપણે દેખરેખ અને શેડ્યૂલને અપડેટ કરવાની જરૂર છે.

3. સ્વયંસંચાલિત રિકરિંગ ઇન્વૉઇસમાં સૌથી મોટું જોખમ શું છે?

જો શેડ્યૂલ સક્રિય રીતે જાળવવામાં ન આવે તો કોન્ટ્રાક્ટ સમાપ્ત થયા પછી અથવા બદલાયા પછી જૂની શરતોના આધારે બિલ આપવાનું ચાલુ રાખવું.

4. શું દરેક ઇન્વોઇસને શરૂઆતથી ફરીથી બનાવવું એ ખરાબ અભિગમ છે?

તે સૌથી વધુ મેન્યુઅલ અને પુનરાવર્તિત વિકલ્પ છે, જેમાં નાની ભૂલોની વધુ સંભાવના છે, પરંતુ તે બહુ ઓછા રિકરિંગ ક્લાયન્ટ ધરાવતા વ્યવસાયો માટે કામ કરે છે.

5. રિકરિંગ ઇનવોઇસ માટે કઈ વિગતો સુસંગત હોવી જોઈએ?

દરેક ચક્રમાં ભૂલો ટાળવા માટે ગ્રાહકની સંપર્ક વિગતો, માનક કિંમતો અને ઉત્પાદન અથવા સેવાના વર્ણનો સુસંગત રહેવું જોઈએ.

6. શું સાચવેલા ગ્રાહક રેકોર્ડ રિકરિંગ બિલિંગમાં મદદ કરી શકે છે?

હા—એકવાર ગ્રાહકની વિગતો સાચવી રાખવાથી દરેક રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ માટે તેને ફરીથી ટાઇપ કરવાની જરૂરિયાત દૂર થાય છે.

7. શું મારે આગામી રિકરિંગ ઇન્વોઇસ જારી કરતા પહેલા ચુકવણીની સ્થિતિ તપાસવી જોઈએ?

હા—પાછલા સાઇકલના ઇન્વૉઇસની ચુકવણી કરવામાં આવી હતી તેની પુષ્ટિ કરવાથી સમસ્યાઓ બહુવિધ ચક્રમાં જોડાય તે પહેલાં તેને પકડવામાં મદદ મળે છે.

8. રિકરિંગ બિલિંગ શેડ્યૂલની કેટલી વાર સમીક્ષા કરવી જોઈએ?

સમયાંતરે સક્રિય પુનરાવર્તિત વ્યવસ્થાઓની સમીક્ષા કરવી-ખાસ કરીને જ્યારે કિંમત અથવા કરારની શરતો બદલાય છે-બિલિંગ ભૂલોને ટાળવામાં મદદ કરે છે.

9. શું પાછલા ઇન્વોઇસની નકલ કરવી એ સામાન્ય પ્રથા છે?

હા—ઓટોમેટેડ રિકરિંગ બિલિંગ વગરના ઘણા વ્યવસાયો આનો ઉપયોગ વ્યવહારુ, ઓછા જોખમના મધ્યમ ગ્રાઉન્ડ તરીકે કરે છે.

10. શું રિકરિંગ ઇન્વૉઇસનું સંચાલન કરવા માટે વિશેષ સૉફ્ટવેરની જરૂર છે?

જરૂરી નથી-સતત ગ્રાહક અને ઉત્પાદન રેકોર્ડ, ઉપરાંત ભૂતકાળના ઇન્વૉઇસેસની ઍક્સેસ, સમર્પિત ઓટોમેશન વિના પણ મોટાભાગની જરૂરિયાતોને આવરી લે છે.