व्यवसाय आवर्ती चालानों का प्रबंधन कैसे कर सकते हैं?

एक अनुचर ग्राहक. एक मासिक सेवा अनुबंध. एक सदस्यता-शैली की व्यवस्था जहां समान राशि, या उसके करीब, एक ही ग्राहक को नियमित समय पर बिल भेजा जाता है। इस प्रकार की बार-बार बिलिंग वाला कोई भी व्यवसाय अंततः एक ही प्रश्न पूछता है: क्या इसे संभालने का हर एक चक्र में समान आवर्ती चालान टाइप करने से बेहतर कोई तरीका है? वास्तव में कुछ अलग-अलग दृष्टिकोण हैं, प्रत्येक के अपने स्वयं के ट्रेड-ऑफ हैं, और कौन सा फिट बैठता है यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपके पास कितने आवर्ती ग्राहक हैं और बिलिंग विवरण चक्र से चक्र में कितना बदलता है।

"आवर्ती चालान" समस्या के रूप में क्या गिना जाता है?

आवर्ती बिलिंग आम तौर पर कुछ रूपों में दिखाई देती है:

• एक निश्चित समय पर एक ही ग्राहक को बिल्कुल समान राशि का बिल भेजा गया

• प्रत्येक बार छोटे-छोटे बदलावों के साथ अधिकतर समान चालान - अलग-अलग मात्राएँ, कभी-कभी अतिरिक्त पंक्ति वस्तुएँ

• एकाधिक अलग-अलग ग्राहक, प्रत्येक का अपना अलग आवर्ती शेड्यूल होता है

इनमें से कौन सा आपकी स्थिति का वर्णन करता है, इसके आधार पर सही दृष्टिकोण भिन्न हो सकता है।

विधि 1: हर बार चालान का पुनर्निर्माण करना

सबसे बुनियादी दृष्टिकोण बस हर चक्र में एक नया चालान बनाना, ग्राहक का चयन करना, उत्पादों या सेवाओं को फिर से दर्ज करना और बिल तैयार करना है। यह काम करता है, लेकिन यह दोहराव वाला है, और दोहराव ही वह जगह है जहां छोटी-छोटी गलतियां हो जाती हैं - गलत मात्रा, छूटी हुई पंक्ति वस्तु, या असंगत चालान तिथि।

विधि 2: किसी सहेजे गए टेम्पलेट या पिछले इनवॉइस को प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग करना

एक अधिक कुशल दृष्टिकोण पिछले चालान से उसी ग्राहक तक शुरू करना है—उसे कॉपी करना, तारीख का समायोजन और कोई भी परिवर्तित विवरण, और इसे एक नए चालान के रूप में जारी करना। इससे दोहराव वाली डेटा प्रविष्टि में कमी आती है क्योंकि ग्राहक, उत्पाद और मूल्य पहले से ही काफी हद तक सही हैं, और भेजने से पहले केवल एक त्वरित समीक्षा की आवश्यकता होती है।

इसके लिए क्या आवश्यक है:

• ग्राहक के पिछले चालान का तुरंत पता लगाने में सक्षम होना

• उनके सहेजे गए विवरण (ग्राहक प्रबंधन के माध्यम से) होने से आप हर बार संपर्क जानकारी दोबारा टाइप नहीं कर रहे हैं

• एक सुसंगत उत्पाद सूची (उत्पाद प्रबंधन के माध्यम से) ताकि लाइन आइटम पुनर्निर्माण के बिना सटीक रहें

विधि 3: स्वचालित आवर्ती बिलिंग

बाज़ार में कुछ लेखांकन और बिलिंग उपकरण एक समर्पित आवर्ती चालान सुविधा प्रदान करते हैं - आप एक बार शेड्यूल सेट करते हैं, और सॉफ़्टवेयर मैन्युअल कार्रवाई के बिना प्रत्येक अंतराल पर स्वचालित रूप से चालान उत्पन्न करता है (और कभी-कभी भेजता है)। यह प्रक्रिया के सबसे दोहराव वाले हिस्से को पूरी तरह से हटा देता है, लेकिन यह अपनी जिम्मेदारी के साथ आता है: यदि ग्राहक संबंध बदलता है, मूल्य निर्धारण में बदलाव होता है, या अनुबंध समाप्त होता है, तो स्वचालित शेड्यूल को सक्रिय रूप से अपडेट करने या रोकने की आवश्यकता होती है, या यह पुरानी शर्तों के आधार पर चालान बनाना जारी रखेगा।

तीन तरीकों की तुलना

इनमें से किसी भी तरीके से क्या गलत हो सकता है?

भले ही किसी भी दृष्टिकोण का उपयोग किया जाए, कुछ जोखिम पूरे बोर्ड पर लागू होते हैं:

• कोई पुरानी कीमत या मात्रा बिना पकड़े आगे बढ़ा दी गई

• आवर्ती बिलिंग प्रक्रिया को रोके बिना ग्राहक संबंध समाप्त हो रहा है

• यदि टेम्प्लेट या प्रतियों को सावधानी से नहीं संभाला जाता है तो असंगत चालान क्रमांकन

• यदि कोई अनुस्मारक प्रणाली नहीं है, तो चक्र पूरी तरह से छूट जाएगा, चाहे जो भी विधि का उपयोग किया जाए

बढ़ते व्यवसायों के लिए एक व्यावहारिक मध्य मार्ग

कई छोटे और बढ़ते व्यवसायों के लिए, पिछले चालान से कॉपी दृष्टिकोण (विधि 2) वास्तव में व्यावहारिक मध्य मार्ग प्रदान करता है - खरोंच से शुरू करने की तुलना में बहुत कम दोहराव, लेकिन अनुबंध में बदलाव के बाद स्वचालित प्रणाली के चुपचाप जारी रहने के जोखिम के बिना। यह विशेष रूप से अच्छी तरह से काम करता है जब ग्राहक और उत्पाद विवरण पहले से ही सहेजे गए हैं और सुसंगत हैं, क्योंकि आवर्ती चालान की अधिकांश सामग्री - यह किसके लिए है, क्या बिल किया जा रहा है - को हर बार फिर से बनाने की आवश्यकता नहीं है।

यहीं पर विनिमय की पुष्टि की गई विशेषताएं सीधे प्रक्रिया का समर्थन करती हैं:

• ग्राहक और विक्रेता प्रबंधन प्रत्येक आवर्ती ग्राहक के विवरण को सहेज कर रखता है, ताकि उन्हें दोबारा टाइप करने की आवश्यकता न पड़े

• उत्पाद प्रबंधन बार-बार आने वाले चालानों में मूल्य निर्धारण और आइटम विवरण को एक समान रखता है

• बिक्री रिकार्ड आपको अगले बिल के शुरुआती बिंदु के रूप में ग्राहक के पिछले चालान का तुरंत पता लगाने की सुविधा देता है

• बही प्रबंधन दिखाता है कि आपके द्वारा अगला चालान जारी करने से पहले पिछले चक्र का चालान वास्तव में भुगतान किया गया था या नहीं

स्वचालित आवर्ती चालान सृजन का हिस्सा नहीं है विनिमय का वर्तमान पुष्टि की गई सुविधा सेट, इसलिए उस विशिष्ट क्षमता पर भरोसा करने वाले व्यवसायों के लिए, यह सीधे जांचने लायक है कि क्या विनिमे आज एक आवश्यकता को पूरा कर रहा है या इसके बजाय कॉपी-आधारित दृष्टिकोण का उपयोग करके योजना बना रहा है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. स्वचालन के बिना आवर्ती चालानों को प्रबंधित करने का सबसे आसान तरीका क्या है?

किसी ग्राहक के पिछले चालान की प्रतिलिपि बनाना और तारीख और किसी भी बदले गए विवरण को अपडेट करना आम तौर पर हर बार शुरू से शुरू करने की तुलना में तेज़ और कम त्रुटि-प्रवण होता है।

2. क्या स्वचालित आवर्ती बिलिंग से सभी मैन्युअल कार्य हटा दिए जाते हैं?

यह अधिकांश दोहराव वाली प्रविष्टि को हटा देता है लेकिन फिर भी ग्राहक संबंधों या मूल्य निर्धारण में परिवर्तन होने पर सक्रिय रूप से निगरानी और शेड्यूल को अपडेट करने की आवश्यकता होती है।

3. स्वचालित आवर्ती चालान के साथ सबसे बड़ा जोखिम क्या है?

यदि शेड्यूल सक्रिय रूप से बनाए नहीं रखा गया है, तो अनुबंध समाप्त होने या बदलने के बाद पुरानी शर्तों के आधार पर बिल जारी रखना।

4. क्या प्रत्येक इनवॉइस को नए सिरे से बनाना एक ख़राब तरीका है?

यह सबसे मैन्युअल और दोहराव वाला विकल्प है, जिसमें छोटी त्रुटियों की अधिक संभावना है, लेकिन यह बहुत कम आवर्ती ग्राहकों वाले व्यवसायों के लिए काम करता है।

5. आवर्ती चालान के लिए कौन से विवरण सुसंगत रहने चाहिए?

प्रत्येक चक्र में त्रुटियों से बचने के लिए ग्राहक संपर्क विवरण, मानक मूल्य निर्धारण और उत्पाद या सेवा विवरण सुसंगत रहना चाहिए।

6. क्या सहेजे गए ग्राहक रिकॉर्ड आवर्ती बिलिंग में मदद कर सकते हैं?

हाँ—ग्राहक विवरण एक बार सहेज लेने से प्रत्येक आवर्ती चालान के लिए उन्हें दोबारा टाइप करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

7. क्या मुझे अगला आवर्ती चालान जारी करने से पहले भुगतान स्थिति की जांच करनी चाहिए?

हां—पिछले चक्र के चालान का भुगतान किए जाने की पुष्टि करने से कई चक्रों में शामिल होने से पहले मुद्दों को पकड़ने में मदद मिलती है।

8. आवर्ती बिलिंग शेड्यूल की कितनी बार समीक्षा की जानी चाहिए?

समय-समय पर सक्रिय आवर्ती व्यवस्थाओं की समीक्षा करना - विशेष रूप से जब मूल्य निर्धारण या अनुबंध की शर्तें बदलती हैं - बिलिंग त्रुटियों से बचने में मदद करती है।

9. क्या पिछले चालान की प्रतिलिपि बनाना एक आम बात है?

हाँ—स्वचालित आवर्ती बिलिंग के बिना कई व्यवसाय इसे व्यावहारिक, कम जोखिम वाले मध्य मार्ग के रूप में उपयोग करते हैं।

10. क्या आवर्ती चालानों को प्रबंधित करने के लिए विशेष सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है?

जरूरी नहीं - लगातार ग्राहक और उत्पाद रिकॉर्ड, साथ ही पिछले चालान तक पहुंच, समर्पित स्वचालन के बिना भी अधिकांश आवश्यक चीजों को कवर करती है।