व्यवसाय आवर्ती पावत्या कसे व्यवस्थापित करू शकतात?

एक रिटेनर क्लायंट. मासिक सेवा करार. सदस्यता-शैलीची व्यवस्था जिथे समान रक्कम, किंवा त्याच्या जवळपास, नियमित वेळापत्रकानुसार त्याच ग्राहकाला बिल दिले जाते. या प्रकारच्या पुनरावृत्ती बिलिंगसह कोणताही व्यवसाय शेवटी तोच प्रश्न विचारतो: प्रत्येक चक्रातून समान आवर्ती पावत्या टाइप करण्यापेक्षा हे हाताळण्याचा चांगला मार्ग आहे का? काही वास्तविक भिन्न पध्दती आहेत, प्रत्येकाचे स्वतःचे ट्रेड-ऑफ आहेत, आणि कोणता एक जुळतो ते तुमच्याकडे किती आवर्ती क्लायंट आहेत आणि बिलिंग तपशील चक्रानुसार किती बदलतात यावर अवलंबून असते.

"रिकरिंग इनव्हॉइस" समस्या म्हणून काय मोजले जाते?

आवर्ती बिलिंग साधारणपणे काही फॉर्ममध्ये दिसून येते:

• निश्चित शेड्यूलवर त्याच ग्राहकाला बिल दिलेली अचूक रक्कम

• प्रत्येक वेळी लहान फरकांसह बहुतेक समान बीजक—वेगवेगळ्या प्रमाण, अधूनमधून अतिरिक्त लाइन आयटम

• एकाधिक भिन्न क्लायंट, प्रत्येक त्यांच्या स्वत: च्या स्वतंत्र आवर्ती वेळापत्रकानुसार

यापैकी कोणता तुमच्या परिस्थितीचे वर्णन करतो यावर अवलंबून योग्य दृष्टीकोन भिन्न असू शकतो.

पद्धत 1: प्रत्येक वेळी बीजक पुन्हा तयार करणे

सर्वात मूलभूत दृष्टीकोन म्हणजे प्रत्येक चक्रातून एक नवीन बीजक तयार करणे, ग्राहक निवडणे, उत्पादने किंवा सेवा पुन्हा प्रविष्ट करणे आणि बिल तयार करणे. हे कार्य करते, परंतु ते पुनरावृत्ती होते, आणि पुनरावृत्ती म्हणजे अगदी लहान चुका होतात - चुकीचे प्रमाण, चुकलेली लाइन आयटम किंवा विसंगत बीजक तारीख.

पद्धत 2: प्रारंभ बिंदू म्हणून जतन केलेले टेम्पलेट किंवा मागील बीजक वापरणे

अधिक कार्यक्षम दृष्टीकोन म्हणजे मागील इनव्हॉइसपासून त्याच ग्राहकाकडे - त्याची कॉपी करणे, तारीख समायोजित करत आहे आणि कोणतेही बदललेले तपशील, आणि ते नवीन बीजक म्हणून जारी करणे. हे पुनरावृत्ती डेटा एंट्री कमी करते कारण ग्राहक, उत्पादने आणि किंमत आधीच मोठ्या प्रमाणात योग्य आहेत आणि पाठवण्यापूर्वी फक्त त्वरित पुनरावलोकन आवश्यक आहे.

यासाठी काय आवश्यक आहे:

• ग्राहकाचे मागील बीजक द्रुतपणे शोधण्यात सक्षम असणे

• त्यांचे जतन केलेले तपशील असणे (ग्राहक व्यवस्थापनाद्वारे) जेणेकरून तुम्ही प्रत्येक वेळी संपर्क माहिती पुन्हा टाइप करत नाही

• एक सुसंगत उत्पादन सूची (उत्पादन व्यवस्थापनाद्वारे) त्यामुळे लाइन आयटम त्यांची पुनर्बांधणी न करता अचूक राहतात

पद्धत 3: स्वयंचलित आवर्ती बिलिंग

मार्केटमधील काही अकाउंटिंग आणि बिलिंग टूल्स एक समर्पित आवर्ती इनव्हॉइस वैशिष्ट्य देतात—तुम्ही एकदा वेळापत्रक सेट करा आणि सॉफ्टवेअर मॅन्युअल ॲक्शनशिवाय प्रत्येक अंतराने स्वयंचलितपणे इन्व्हॉइस तयार करते (आणि कधीकधी पाठवते). हे प्रक्रियेचा सर्वात पुनरावृत्ती होणारा भाग पूर्णपणे काढून टाकते, परंतु ते स्वतःच्या जबाबदारीसह येते: जर क्लायंट संबंध बदलले, किंमत बदलली किंवा करार संपला, तर स्वयंचलित शेड्यूल सक्रियपणे अद्यतनित करणे किंवा विराम देणे आवश्यक आहे किंवा ते कालबाह्य अटींवर आधारित चलन तयार करणे सुरू ठेवेल.

तीन पद्धतींची तुलना

यापैकी कोणत्याही पद्धतीमध्ये काय चूक होऊ शकते?

कोणताही दृष्टीकोन वापरला जात असला तरीही, संपूर्ण बोर्डवर काही जोखीम लागू होतात:

• कालबाह्य किंमत किंवा प्रमाण पकडल्याशिवाय पुढे केले जाते

• आवर्ती बिलिंग प्रक्रिया थांबविल्याशिवाय समाप्त होणारे क्लायंट संबंध

• जर टेम्पलेट्स किंवा कॉपी काळजीपूर्वक हाताळल्या गेल्या नाहीत तर विसंगत बीजक क्रमांकन

• स्मरणपत्र प्रणाली नसल्यास, कोणतीही पद्धत वापरली जात असल्यास सायकल पूर्णपणे गहाळ होते

वाढत्या व्यवसायांसाठी एक व्यावहारिक मध्यम मैदान

अनेक लहान आणि वाढत्या व्यवसायांसाठी, कॉपी-फ्रॉम-मागील-इनव्हॉइस दृष्टीकोन (पद्धत 2) वास्तविक व्यावहारिक मध्यम ग्राउंड ऑफर करते—सुरुवातीपासून सुरू होण्यापेक्षा खूप कमी पुनरावृत्ती होते, परंतु करार बदलल्यानंतर स्वयंचलित प्रणाली शांतपणे चालू ठेवण्याचा धोका न घेता. हे विशेषतः चांगले कार्य करते जेव्हा ग्राहक आणि उत्पादन तपशील आधीच जतन केले जातात आणि सुसंगत असतात, कारण आवर्ती इनव्हॉइसमधील मोठ्या प्रमाणात सामग्री—ते कोणासाठी आहे, कशासाठी बिल केले जात आहे—प्रत्येक वेळी पुन्हा तयार करण्याची आवश्यकता नाही.

येथेच विनिमयची पुष्टी केलेली वैशिष्ट्ये थेट प्रक्रियेस समर्थन देतात:

• ग्राहक आणि विक्रेता व्यवस्थापन प्रत्येक आवर्ती क्लायंटचे तपशील जतन करून ठेवते, त्यामुळे त्यांना पुन्हा टाइप करण्याची आवश्यकता नाही

• उत्पादन व्यवस्थापन रिपीट इनव्हॉइसमध्ये किंमत आणि आयटम तपशील सुसंगत ठेवते

• विक्री नोंदी तुम्हाला ग्राहकाचे मागील इनव्हॉइस त्वरीत शोधू द्या, पुढील एक प्रारंभ बिंदू म्हणून

• लेजर व्यवस्थापन तुम्ही पुढचे जारी करण्यापूर्वी शेवटच्या सायकलचे बीजक प्रत्यक्षात भरले होते की नाही हे दाखवते

स्वयंचलित आवर्ती बीजक निर्मितीचा भाग नाही विनिमयच्या वर्तमान पुष्टी केलेले वैशिष्ट्य संच, त्यामुळे त्या विशिष्ट क्षमतेवर विसंबून असलेल्या व्यवसायांसाठी, ही गरज विनिमने आज पूर्ण केली आहे की नाही याची थेट तपासणी करणे योग्य आहे की त्याऐवजी कॉपी-आधारित दृष्टिकोन वापरून योजना आखणे योग्य आहे.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. ऑटोमेशनशिवाय आवर्ती पावत्या व्यवस्थापित करण्याचा सर्वात सोपा मार्ग कोणता आहे?

ग्राहकाच्या मागील इनव्हॉइसची कॉपी करणे आणि तारीख आणि कोणतेही बदललेले तपशील अपडेट करणे हे प्रत्येक वेळी सुरवातीपासून सुरू होण्यापेक्षा सामान्यतः जलद आणि कमी त्रुटी-प्रवण असते.

2. स्वयंचलित आवर्ती बिलिंग सर्व मॅन्युअल कार्य काढून टाकते का?

हे बहुतेक पुनरावृत्ती एंट्री काढून टाकते परंतु तरीही जेव्हा क्लायंट संबंध किंवा किंमत बदलते तेव्हा सक्रियपणे निरीक्षण करणे आणि शेड्यूल अद्यतनित करणे आवश्यक आहे.

3. स्वयंचलित आवर्ती बीजकांमध्ये सर्वात मोठा धोका कोणता आहे?

करार संपल्यानंतर किंवा बदलल्यानंतर कालबाह्य अटींवर आधारित बिल देणे सुरू ठेवणे, जर वेळापत्रक सक्रियपणे राखले गेले नाही.

4. प्रत्येक इनव्हॉइसची सुरवातीपासून पुनर्बांधणी करणे हा वाईट दृष्टीकोन आहे का?

हा सर्वात मॅन्युअल आणि पुनरावृत्तीचा पर्याय आहे, ज्यामध्ये लहान त्रुटींची उच्च शक्यता असते, परंतु ते खूप कमी आवर्ती क्लायंट असलेल्या व्यवसायांसाठी कार्य करते.

5. आवर्ती इनव्हॉइससाठी कोणते तपशील सुसंगत असले पाहिजेत?

प्रत्येक चक्रात त्रुटी टाळण्यासाठी ग्राहक संपर्क तपशील, मानक किंमत आणि उत्पादन किंवा सेवेचे वर्णन सुसंगत असले पाहिजे.

6. जतन केलेले ग्राहक रेकॉर्ड आवर्ती बिलिंगमध्ये मदत करू शकतात?

होय—ग्राहकांचे तपशील एकदा सेव्ह केल्याने प्रत्येक आवर्ती बीजकांसाठी ते पुन्हा टाईप करण्याची गरज दूर होते.

7. पुढील आवर्ती बीजक जारी करण्यापूर्वी मी पेमेंट स्थिती तपासली पाहिजे का?

होय—मागील सायकलचे इनव्हॉइस भरले गेल्याची पुष्टी केल्याने अनेक चक्रांमध्ये एकत्र येण्यापूर्वी समस्या पकडण्यात मदत होते.

8. आवर्ती बिलिंग वेळापत्रकाचे किती वेळा पुनरावलोकन केले पाहिजे?

वेळोवेळी सक्रिय आवर्ती व्यवस्थांचे पुनरावलोकन करणे-विशेषत: जेव्हा किंमत किंवा कराराच्या अटी बदलतात तेव्हा-बिलींग त्रुटी टाळण्यास मदत होते.

9. मागील बीजक कॉपी करणे ही एक सामान्य प्रथा आहे का?

होय—स्वयंचलित आवर्ती बिलिंग नसलेले बरेच व्यवसाय हे व्यावहारिक, कमी-जोखीम मध्यम ग्राउंड म्हणून वापरतात.

10. आवर्ती पावत्या व्यवस्थापित करण्यासाठी विशेष सॉफ्टवेअर आवश्यक आहे का?

आवश्यक नाही — सुसंगत ग्राहक आणि उत्पादन रेकॉर्ड, तसेच मागील पावत्यांवरील प्रवेश, समर्पित ऑटोमेशनशिवाय देखील आवश्यक असलेल्या बहुतेक गोष्टी कव्हर करतात.