ஒரு தக்க வாடிக்கையாளர். மாதாந்திர சேவை ஒப்பந்தம். வழக்கமான அட்டவணையில் அதே வாடிக்கையாளருக்கு அதே தொகை அல்லது அதற்கு அருகில் பில் செய்யப்படும் சந்தா பாணி ஏற்பாடு. இந்த வகையான ரிபீட் பில்லிங் கொண்ட எந்த வணிகமும் இறுதியில் இதே கேள்வியைக் கேட்கும்: ஒவ்வொரு சுழற்சியிலும் ஒரே மாதிரியான தொடர்ச்சியான இன்வாய்ஸ்களைத் தட்டச்சு செய்வதை விட இதைக் கையாள சிறந்த வழி இருக்கிறதா? சில உண்மையான வித்தியாசமான அணுகுமுறைகள் உள்ளன, ஒவ்வொன்றும் அதன் சொந்த வர்த்தக-ஆஃப்களைக் கொண்டுள்ளன, மேலும் எது பொருந்துகிறது என்பது உங்களிடம் எத்தனை தொடர்ச்சியான கிளையன்ட்கள் உள்ளன மற்றும் பில்லிங் விவரங்கள் சுழற்சியிலிருந்து சுழற்சிக்கு எவ்வளவு மாறுகின்றன என்பதைப் பொறுத்தது.
"தொடர்ச்சியான விலைப்பட்டியல்" சிக்கலாக என்ன கணக்கிடப்படுகிறது?
தொடர்ச்சியான பில்லிங் பொதுவாக சில வடிவங்களில் காட்டப்படும்:
ஒரு குறிப்பிட்ட கால அட்டவணையில் அதே வாடிக்கையாளருக்கு பில் செய்யப்படும் அதே தொகை
ஒவ்வொரு முறையும் சிறிய மாறுபாடுகளுடன் பெரும்பாலும் ஒரே மாதிரியான விலைப்பட்டியல் - வெவ்வேறு அளவுகள், அவ்வப்போது கூடுதல் வரி உருப்படிகள்
பல வேறுபட்ட வாடிக்கையாளர்கள், ஒவ்வொன்றும் தனித்தனியான தொடர்ச்சியான அட்டவணையில்
இவற்றில் எது உங்கள் சூழ்நிலையை விவரிக்கிறது என்பதைப் பொறுத்து சரியான அணுகுமுறை வேறுபடலாம்.
முறை 1: ஒவ்வொரு முறையும் விலைப்பட்டியலை மீண்டும் உருவாக்குதல்
ஒவ்வொரு சுழற்சியிலும் புதிதாக ஒரு புதிய விலைப்பட்டியல் உருவாக்குவது, வாடிக்கையாளரைத் தேர்ந்தெடுப்பது, தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகளை மீண்டும் உள்ளிடுவது மற்றும் பில்லை உருவாக்குவது ஆகியவை மிக அடிப்படையான அணுகுமுறை. இது வேலை செய்கிறது, ஆனால் இது மீண்டும் மீண்டும் நிகழ்கிறது, மேலும் சிறிய தவறுகள் தவழும் இடத்திலேயே திரும்பத் திரும்பத் திரும்பத் திரும்பச் சொல்லலாம் - தவறான அளவு, தவறவிட்ட வரி உருப்படி அல்லது சீரற்ற விலைப்பட்டியல் தேதி.
முறை 2: சேமித்த டெம்ப்ளேட் அல்லது கடந்த விலைப்பட்டியலை தொடக்கப் புள்ளியாகப் பயன்படுத்துதல்
மிகவும் திறமையான அணுகுமுறை முந்தைய விலைப்பட்டியலில் இருந்து அதே வாடிக்கையாளருக்குத் தொடங்குகிறது-அதை நகலெடுப்பது, தேதியை சரிசெய்தல் மற்றும் ஏதேனும் மாற்றப்பட்ட விவரங்கள், மற்றும் அதை புதிய விலைப்பட்டியலாக வழங்குதல். வாடிக்கையாளர், தயாரிப்புகள் மற்றும் விலை நிர்ணயம் ஆகியவை ஏற்கனவே பெரும்பாலும் சரியாக இருப்பதால், மீண்டும் மீண்டும் தரவு உள்ளீட்டைக் குறைக்கிறது, மேலும் அனுப்புவதற்கு முன் விரைவான மதிப்பாய்வு தேவை.
இதற்கு என்ன தேவை:
வாடிக்கையாளரின் முந்தைய விலைப்பட்டியலை விரைவாகக் கண்டறிய முடியும்
அவர்களின் சேமித்த விவரங்கள் (வாடிக்கையாளர் மேலாண்மை மூலம்) இருப்பதால், நீங்கள் ஒவ்வொரு முறையும் தொடர்புத் தகவலை மீண்டும் தட்டச்சு செய்ய மாட்டீர்கள்
ஒரு நிலையான தயாரிப்பு பட்டியல் (தயாரிப்பு மேலாண்மை மூலம்) எனவே வரி உருப்படிகளை மீண்டும் உருவாக்காமல் துல்லியமாக இருக்கும்
முறை 3: தானியங்கு தொடர்ச்சியான பில்லிங்
சந்தையில் உள்ள சில கணக்கியல் மற்றும் பில்லிங் கருவிகள் பிரத்யேக தொடர்ச்சியான விலைப்பட்டியல் அம்சத்தை வழங்குகின்றன - நீங்கள் ஒரு முறை அட்டவணையை அமைக்கிறீர்கள், மேலும் மென்பொருள் தானாகவே ஒவ்வொரு இடைவெளியிலும் கைமுறை நடவடிக்கை இல்லாமல் விலைப்பட்டியலை உருவாக்குகிறது (மற்றும் சில நேரங்களில் அனுப்புகிறது). இது மீண்டும் மீண்டும் நிகழும் செயல்முறையை முழுவதுமாக நீக்குகிறது, ஆனால் இது அதன் சொந்தப் பொறுப்புடன் வருகிறது: கிளையன்ட் உறவு மாறினால், விலை மாற்றம் அல்லது ஒப்பந்தம் முடிவடைந்தால், தானியங்கு அட்டவணை செயலில் புதுப்பிக்கப்பட வேண்டும் அல்லது இடைநிறுத்தப்பட வேண்டும் அல்லது காலாவதியான விதிமுறைகளின் அடிப்படையில் இன்வாய்ஸ்களைத் தொடர்ந்து உருவாக்கும்.
மூன்று முறைகளை ஒப்பிடுதல்
இந்த முறைகளில் ஏதேனும் என்ன தவறாக போகலாம்?
எந்த அணுகுமுறை பயன்படுத்தப்பட்டாலும், சில அபாயங்கள் பலகை முழுவதும் பொருந்தும்:
காலாவதியான விலை அல்லது அளவு பிடிபடாமல் முன்னோக்கி கொண்டு செல்லப்படுகிறது
தொடர்ச்சியான பில்லிங் செயல்முறை நிறுத்தப்படாமலேயே கிளையன்ட் உறவு முடிவடைகிறது
வார்ப்புருக்கள் அல்லது பிரதிகள் கவனமாகக் கையாளப்படாவிட்டால், சீரற்ற விலைப்பட்டியல் எண்
எந்த முறையைப் பயன்படுத்தினாலும், நினைவூட்டல் அமைப்பு இல்லை என்றால், சுழற்சி முழுவதுமாக இல்லை
வளர்ந்து வரும் வணிகங்களுக்கான ஒரு நடைமுறை நடுத்தர மைதானம்
பல சிறிய மற்றும் வளர்ந்து வரும் வணிகங்களுக்கு, முந்தைய விலைப்பட்டியல் அணுகுமுறை (முறை 2) ஒரு உண்மையான நடைமுறையான நடுநிலையை வழங்குகிறது-புதிதாகத் தொடங்குவதை விட மிகக் குறைவானது, ஆனால் ஒரு ஒப்பந்தம் மாறிய பிறகும் அமைதியாகத் தொடரும் தானியங்கி அமைப்பு ஆபத்து இல்லாமல். வாடிக்கையாளர் மற்றும் தயாரிப்பு விவரங்கள் ஏற்கனவே சேமிக்கப்பட்டு சீரானதாக இருக்கும் போது இது சிறப்பாகச் செயல்படும், ஏனெனில் தொடர்ச்சியான விலைப்பட்டியல் உள்ளடக்கத்தின் பெரும்பகுதி-அது யாருக்காக, எதற்காகக் கட்டணம் வசூலிக்கப்படுகிறது-ஒவ்வொரு முறையும் மீண்டும் கட்டமைக்கப்பட வேண்டியதில்லை.
இங்குதான் வினிமேயின் உறுதிப்படுத்தப்பட்ட அம்சங்கள் இந்த செயல்முறையை நேரடியாக ஆதரிக்கின்றன:
வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் மேலாண்மை ஒவ்வொரு தொடர்ச்சியான கிளையண்டின் விவரங்களையும் சேமித்து வைத்திருக்கும், எனவே அவர்களுக்கு மீண்டும் தட்டச்சு செய்ய வேண்டிய அவசியமில்லை
தயாரிப்பு மேலாண்மை மீண்டும் மீண்டும் இன்வாய்ஸ்கள் முழுவதும் விலை மற்றும் உருப்படி விவரங்களை சீராக வைத்திருக்கிறது
விற்பனை பதிவுகள் ஒரு வாடிக்கையாளரின் முந்தைய விலைப்பட்டியலை விரைவாகக் கண்டறிய உங்களை அனுமதிக்கவும், அடுத்ததுக்கான தொடக்கப் புள்ளியாக
லெட்ஜர் மேலாண்மை கடைசி சுழற்சியின் விலைப்பட்டியல் உண்மையில் நீங்கள் அடுத்ததை வெளியிடுவதற்கு முன்பு செலுத்தப்பட்டதா என்பதைக் காட்டுகிறது
தானியங்கு தொடர்ச்சியான விலைப்பட்டியல் உருவாக்கம் ஒரு பகுதியாக இல்லை வினிமயின் தற்போதைய உறுதிப்படுத்தப்பட்ட அம்சத் தொகுப்பு, எனவே அந்த குறிப்பிட்ட திறனை நம்பியிருக்கும் வணிகங்களுக்கு, வினிமே இன்று சந்திக்க வேண்டிய தேவையா அல்லது அதற்குப் பதிலாக நகல் அடிப்படையிலான அணுகுமுறையைப் பயன்படுத்தி திட்டமிட வேண்டுமா என்பதை நேரடியாகச் சரிபார்க்க வேண்டும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
1. ஆட்டோமேஷன் இல்லாமல் தொடர்ச்சியான இன்வாய்ஸ்களை நிர்வகிப்பதற்கான எளிதான வழி எது?
வாடிக்கையாளரின் முந்தைய விலைப்பட்டியலை நகலெடுத்து, தேதி மற்றும் மாற்றப்பட்ட விவரங்களைப் புதுப்பிப்பது பொதுவாக ஒவ்வொரு முறையும் புதிதாகத் தொடங்குவதை விட வேகமாகவும் பிழைகள் குறைவாகவும் இருக்கும்.
2. தானியங்கு தொடர்ச்சியான பில்லிங் அனைத்து கைமுறை வேலைகளையும் நீக்குமா?
இது மீண்டும் மீண்டும் நுழைவதை நீக்குகிறது, ஆனால் வாடிக்கையாளர் உறவுகள் அல்லது விலை நிர்ணயம் மாறும்போது அட்டவணைகளை தீவிரமாக கண்காணித்து புதுப்பிக்க வேண்டும்.
3. தானியங்கு தொடர்ச்சியான இன்வாய்ஸ்களில் மிகப்பெரிய ஆபத்து என்ன?
ஒப்பந்தம் முடிவடைந்த பிறகும் அல்லது மாற்றப்பட்ட பிறகும் காலாவதியான விதிமுறைகளின் அடிப்படையில் பில் செலுத்துவது, அட்டவணை தீவிரமாகப் பராமரிக்கப்படாவிட்டால்.
4. ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலையும் புதிதாக மீண்டும் உருவாக்குவது தவறான அணுகுமுறையா?
இது மிகவும் கைமுறை மற்றும் திரும்பத் திரும்பச் செயல்படும் விருப்பமாகும், சிறிய பிழைகள் அதிக வாய்ப்புள்ளது, ஆனால் இது மிகக் குறைவான தொடர்ச்சியான வாடிக்கையாளர்களைக் கொண்ட வணிகங்களுக்கு வேலை செய்கிறது.
5. தொடர்ச்சியான இன்வாய்ஸ்களுக்கு என்ன விவரங்கள் சீராக இருக்க வேண்டும்?
ஒவ்வொரு சுழற்சியிலும் பிழைகளைத் தவிர்க்க வாடிக்கையாளர் தொடர்பு விவரங்கள், நிலையான விலை மற்றும் தயாரிப்பு அல்லது சேவை விளக்கங்கள் சீராக இருக்க வேண்டும்.
6. சேமிக்கப்பட்ட வாடிக்கையாளர் பதிவுகள் தொடர்ச்சியான பில்லிங்கிற்கு உதவுமா?
ஆம்-வாடிக்கையாளரின் விவரங்களை ஒருமுறை சேமித்து வைத்திருப்பது, ஒவ்வொரு தொடர்ச்சியான விலைப்பட்டியலுக்கும் அவற்றை மீண்டும் தட்டச்சு செய்ய வேண்டிய தேவையை நீக்குகிறது.
7. அடுத்த தொடர்ச்சியான விலைப்பட்டியல் வழங்குவதற்கு முன் நான் கட்டண நிலையைச் சரிபார்க்க வேண்டுமா?
ஆம்—முந்தைய சுழற்சியின் விலைப்பட்டியல் பணம் செலுத்தப்பட்டதை உறுதிசெய்வது, பல சுழற்சிகளில் சிக்கல்களை உருவாக்கும் முன் அவற்றைப் பிடிக்க உதவுகிறது.
8. தொடர்ச்சியான பில்லிங் அட்டவணையை எத்தனை முறை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்?
செயலில் உள்ள தொடர்ச்சியான ஏற்பாடுகளை அவ்வப்போது மதிப்பாய்வு செய்வது-குறிப்பாக விலை அல்லது ஒப்பந்த விதிமுறைகள் மாறும்போது-பில்லிங் பிழைகளைத் தவிர்க்க உதவுகிறது.
9. முந்தைய விலைப்பட்டியலை நகலெடுப்பது பொதுவான நடைமுறையா?
ஆம்—தானியங்கும் தொடர்ச்சியான பில்லிங் இல்லாத பல வணிகங்கள் இதை நடைமுறை, குறைந்த ஆபத்துள்ள நடுநிலையாகப் பயன்படுத்துகின்றன.
10. தொடர்ச்சியான இன்வாய்ஸ்களை நிர்வகிப்பதற்கு சிறப்பு மென்பொருள் தேவையா?
அவசியமில்லை—நிலையான வாடிக்கையாளர் மற்றும் தயாரிப்புப் பதிவுகள், கடந்த இன்வாய்ஸ்களுக்கான அணுகல், பிரத்யேக ஆட்டோமேஷன் இல்லாவிட்டாலும் தேவைப்படும் பெரும்பாலானவற்றை உள்ளடக்கும்.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
