મોકલ્યા પછી હું ઇન્વોઇસ સ્ટેટસ કેવી રીતે ટ્રૅક કરી શકું?

ઇન્વૉઇસ મોકલવું અને પછી તેની સાથે શું થયું તેનો ટ્રૅક ગુમાવવો — શું ગ્રાહકે તે જોયું, શું તે ચૂકવવામાં આવ્યું છે, શું તે હજી બાકી છે — મેન્યુઅલ બિલિંગમાં સૌથી સામાન્ય નાના ગાબડાઓમાંનું એક છે. સોફ્ટવેર આ ગેપને બંધ કરે છે કે કેમ તે તેના પર આધાર રાખે છે કે તે ઇન્વૉઇસ દીઠ સ્ટેટસ ટ્રૅક કરે છે કે નહીં, માત્ર ઇન્વૉઇસને જ સ્ટોર કરે છે.

હા, મોટાભાગના બિલિંગ સોફ્ટવેર, સહિત વિનિમય, તમને મોકલ્યા પછી ઇન્વૉઇસની સ્થિતિને ટ્રૅક કરવાની મંજૂરી આપે છે — સામાન્ય રીતે બતાવે છે કે શું ઇન્વૉઇસ ચૂકવવામાં આવ્યું છે, આંશિક રીતે ચૂકવવામાં આવ્યું છે અથવા હજુ બાકી છે, ચુકવણીઓ તેની સામે રેકોર્ડ કરવામાં આવી હોવાથી અપડેટ કરવામાં આવી છે. આ સ્ટેટસ ટ્રેકિંગ એ સ્ટેટિક ડોક્યુમેન્ટને એવી વસ્તુમાં ફેરવે છે જેને તમે સમય જતાં મેનેજ કરી શકો છો.

ઇન્વોઇસ સ્ટેટસ ટ્રેકિંગ શું છે?

ઇન્વોઇસ સ્ટેટસ ટ્રેકિંગ ઇન્વૉઇસ બનાવવામાં આવે ત્યારથી અને ચુકવણી પ્રાપ્ત ન થાય ત્યાં સુધી ગ્રાહકને મોકલવામાં આવે ત્યારથી તેનું નિરીક્ષણ કરવાની પ્રક્રિયા છે. તે વ્યવસાયોને એ જાણવામાં મદદ કરે છે કે ઇન્વૉઇસ કયા છે ડ્રાફ્ટ, મોકલેલ, જોવાયેલ, બાકી, આંશિક રીતે ચૂકવેલ, ચૂકવેલ, મુદતવીતી અથવા રદ કરેલ, તેમના એકાઉન્ટિંગ અથવા બિલિંગ સૉફ્ટવેરમાં ઉપલબ્ધ સુવિધાઓના આધારે.

મેન્યુઅલી ઇન્વૉઇસ ચેક કરવાને બદલે, વ્યવસાયો ઇન્વોઇસ પ્રવૃત્તિનો કેન્દ્રીય રેકોર્ડ જાળવવા માટે એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરી શકે છે. આ તેને ઓળખવામાં સરળ બનાવે છે અવેતન ઇન્વૉઇસેસ, આગામી ચુકવણીની નિયત તારીખો, બાકી રકમ અને મુદતવીતી ગ્રાહક ચુકવણીઓ.

ઉદાહરણ તરીકે, ઇન્વૉઇસ બનાવ્યા પછી, તેની સ્થિતિ બદલાઈ શકે છે ડ્રાફ્ટ → મોકલેલ → બાકી ચુકવણી → ચૂકવેલ. જો ગ્રાહક નિયત તારીખ સુધીમાં ચુકવણી ન કરે, તો ઇન્વૉઇસ ઓવરડ્યુ તરીકે ચિહ્નિત થઈ શકે છે.

ઇન્વૉઇસ સ્ટેટસ ટ્રૅકિંગ વ્યવસાયોને મદદ કરી શકે છે:

• બાકી ગ્રાહક ચુકવણીઓ પર નજર રાખો

• ઓવરડ્યુ ઇન્વૉઇસેસને ઓળખો

• આંશિક અને સંપૂર્ણ ચુકવણીઓ ટ્રૅક કરો

• બાકી રકમ પર ગ્રાહકો સાથે ફોલો અપ કરો

• ગ્રાહક મુજબ ઇન્વોઇસ રેકોર્ડ જાળવો

• વેચાણ અને ચુકવણીના રેકોર્ડને વ્યવસ્થિત રાખો

• વ્યવસાયના રોકડ પ્રવાહ પર નિયંત્રણમાં સુધારો

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર વચ્ચે ચોક્કસ સ્થિતિઓ અને ટ્રેકિંગ સુવિધાઓ બદલાય છે, તેથી વ્યવસાયોએ તપાસ કરવી જોઈએ કે તેમની કઈ ઇન્વૉઇસ-ટ્રેકિંગ ક્ષમતાઓ છે પસંદ કરેલ સોફ્ટવેર પ્રદાન કરે છે.

"સ્ટેટસ ટ્રેકિંગ" ખરેખર શું બતાવે છે

• સંપૂર્ણ રકમ મળી છે કે કેમ

• શું આંશિક ચુકવણી કરવામાં આવી છે અને કેટલી બાકી છે

• ભરતિયું કેટલા સમયથી બાકી છે, જો ચૂકવેલ નથી

• તે ચોક્કસ ઇન્વૉઇસ સામે ક્યારે ચુકવણીઓ રેકોર્ડ કરવામાં આવી હતી તેનો ઇતિહાસ

શા માટે આ શરૂઆતમાં લાગે છે તેના કરતાં વધુ મહત્વનું છે

સ્ટેટસ ટ્રૅકિંગ વિના, "ગ્રાહકે ચૂકવણી કરી છે કે કેમ તે તપાસવું" નો અર્થ છે ઇન્વૉઇસ્સની વધતી જતી સૂચિ સામે મેન્યુઅલી ક્રોસ-રેફરન્સિંગ બેંક સ્ટેટમેન્ટ અથવા મેમરી - એક કાર્ય જે મુઠ્ઠીભર વ્યવહારો પછી ખરેખર મુશ્કેલ બની જાય છે. ઇન્વોઇસ દીઠ દૃશ્યમાન સ્થિતિ સાથે, આ તેના બદલે ત્વરિત લુકઅપ બની જાય છે.

આ શું સક્ષમ કરે છે તેનો વ્યવહારિક દૃષ્ટિકોણ

સ્ટેટસ અપડેટ્સ સચોટ છે કે કેમ તે શું નક્કી કરે છે?

સ્ટેટસ ટ્રૅકિંગ એ દરેક ઇન્વૉઇસ સામે વાસ્તવમાં નોંધાયેલી ચુકવણીઓ જેટલી જ વિશ્વસનીય છે — જો કોઈ ચુકવણી પ્રાપ્ત થઈ હોય પણ સિસ્ટમમાં ક્યારેય લૉગ ઇન ન થયું હોય, તો ઇન્વૉઇસ વાસ્તવમાં સેટલ થઈ ગયું હોવા છતાં બાકી તરીકે બતાવવાનું ચાલુ રાખશે. આ પ્રોમ્પ્ટ પેમેન્ટ રેકોર્ડિંગને ટ્રેકિંગ સુવિધા જેટલું જ મહત્વપૂર્ણ બનાવે છે.

જ્યાં વિનિમય આને ફિટ કરે છે

વિનિમય દરેક ઇન્વૉઇસના નિર્માણની ક્ષણથી ચુકવણીની સ્થિતિને ટ્રૅક કરે છે, તે દર્શાવે છે કે તે ચૂકવવામાં આવ્યું છે, આંશિક રીતે ચૂકવવામાં આવ્યું છે અથવા ચૂકવણી તરીકે બાકી નોંધાયેલ છે. આ મેન્યુઅલી અલગ રેકોર્ડને ક્રોસ-રેફરન્સ કરવાની જરૂર વગર સ્પષ્ટ, ઇન્વૉઇસ દીઠ દૃશ્ય આપે છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

પ્રશ્ન 1. એકવાર ગ્રાહક ચૂકવણી કરે પછી શું ઇન્વૉઇસ સ્ટેટસ ઑટોમૅટિક રીતે અપડેટ થાય છે?
આ પેમેન્ટ રેકોર્ડિંગ મેન્યુઅલ છે કે ઓટોમેટેડ પેમેન્ટ મેથડ સાથે જોડાયેલ છે તેના પર આધાર રાખે છે — મેન્યુઅલ રેકોર્ડિંગ માટે જરૂરી છે કે તમે એકવાર પ્રાપ્ત થયા પછી તેને લોગ કરો.

Q2. સામાન્ય રીતે "આંશિક રીતે ચૂકવેલ" સ્થિતિનો અર્થ શું થાય છે?
તે દર્શાવે છે કે ઇન્વોઇસની રકમમાંથી કેટલીક, પરંતુ તમામ નહીં, પ્રાપ્ત થઈ છે, બાકીની બેલેન્સ અલગથી ટ્રૅક કરવામાં આવી છે.

Q3. શું હું જોઈ શકું છું કે ઇન્વોઇસ કેટલા સમયથી બાકી છે?
હા, મોટાભાગની ટ્રેકિંગ સિસ્ટમ્સ ઇન્વોઇસ તારીખના આધારે કેટલા સમયથી ચુકવણી બાકી છે તેની ગણતરી દર્શાવે છે અથવા મંજૂરી આપે છે.

Q4. શું વિનિમય ઇન્વૉઇસ સ્ટેટસ ટ્રૅક કરે છે?
હા, વિનિમય ઇન્વૉઇસ દીઠ ચુકવણીની સ્થિતિ બતાવે છે, જેમ કે ચુકવણીઓ રેકોર્ડ થાય છે તેમ અપડેટ થાય છે.

પ્રશ્ન 5. જો હું ચુકવણી રેકોર્ડ કરવાનું ભૂલી જાઉં તો શું થશે?
ઇન્વૉઇસ તરીકે બતાવવાનું ચાલુ રહેશે ચુકવણી સુધી બાકી તેની સામે મેન્યુઅલી લોગ થયેલ છે.

પ્ર6. શું હું સ્ટેટસ દ્વારા ઇન્વૉઇસને ફિલ્ટર કરી શકું?
સામાન્ય રીતે હા, તમને દરેકને વ્યક્તિગત રીતે તપાસ્યા વિના તમામ બાકી ઇન્વૉઇસેસ ઝડપથી જોવાની મંજૂરી આપે છે.

Q7. શું સ્ટેટસ ટ્રેકિંગ નાની સંખ્યામાં ઇન્વૉઇસ માટે ઉપયોગી છે?
તે કોઈપણ વોલ્યુમ પર મદદરૂપ છે પરંતુ જ્યારે મેન્યુઅલ ક્રોસ-રેફરન્સિંગ અવ્યવહારુ બની જાય ત્યારે તે ખાસ કરીને મૂલ્યવાન બને છે.

પ્રશ્ન8. શું સ્ટેટસ ટ્રેકિંગ મોડી ચૂકવણી પર ફોલોઅપ કરવામાં મદદ કરે છે?
હા, કારણ કે તે સ્પષ્ટપણે દર્શાવે છે કે કયા ઇન્વૉઇસને દરેકની મેન્યુઅલ સમીક્ષાની જરૂર વગર ફોલો-અપની જરૂર છે.

પ્રશ્ન9. હું વિનિમય સાથે કેટલા મફત ઇન્વૉઇસ પર સ્ટેટસ ટ્રૅક કરી શકું?
5 સુધી GST ઇન્વૉઇસ મફત છે, દરેક સર્જનથી ટ્રેક કરી શકાય તેવી ચુકવણી સ્થિતિ સાથે.

પ્રશ્ન 10. શું ઇન્વોઇસની સ્થિતિ ચુકવણીની રસીદ જેવી જ છે?
ના, સ્ટેટસ ઇન્વોઇસની વર્તમાન સ્થિતિ દર્શાવે છે; રસીદ એ એક અલગ દસ્તાવેજ છે જે ખાતરી કરે છે કે ચોક્કસ ચુકવણી કરવામાં આવી હતી.