ஒரு விலைப்பட்டியல் அனுப்புவது மற்றும் அதற்கு என்ன நடந்தது என்பதைத் தொலைப்பது - வாடிக்கையாளர் அதைப் பார்த்தாரா, பணம் செலுத்தப்பட்டதா, இன்னும் நிலுவையில் உள்ளதா - கையேடு பில்லிங்கில் மிகவும் பொதுவான சிறிய இடைவெளிகளில் ஒன்றாகும். மென்பொருள் இந்த இடைவெளியை மூடுகிறதா என்பது விலைப்பட்டியலின் நிலையைக் கண்காணிக்கிறதா என்பதைப் பொறுத்தது, விலைப்பட்டியல்களை மட்டும் சேமித்து வைக்கவில்லை.
ஆம், பெரும்பாலான பில்லிங் மென்பொருள் உட்பட வினிமய், அனுப்பிய பிறகு விலைப்பட்டியல் நிலையைக் கண்காணிக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது — பொதுவாக ஒரு விலைப்பட்டியல் செலுத்தப்பட்டதா, பகுதியளவு செலுத்தப்பட்டதா அல்லது இன்னும் நிலுவையில் உள்ளதா, அதற்கு எதிராகப் பணம் பதிவு செய்யப்படுவதால் புதுப்பிக்கப்பட்டதா என்பதைக் காட்டுகிறது. இந்த நிலை கண்காணிப்புதான் நிலையான ஆவணத்தை காலப்போக்கில் நீங்கள் நிர்வகிக்கக்கூடிய ஒன்றாக மாற்றுகிறது.
விலைப்பட்டியல் நிலை கண்காணிப்பு என்றால் என்ன?
விலைப்பட்டியல் நிலை கண்காணிப்பு ஒரு விலைப்பட்டியலை உருவாக்கி வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பியதில் இருந்து பணம் பெறும் வரை கண்காணிக்கும் செயல்முறையாகும். எந்த இன்வாய்ஸ்கள் என்பதை வணிகங்களுக்குத் தெரிந்துகொள்ள இது உதவுகிறது வரைவு, அனுப்பப்பட்டது, பார்க்கப்பட்டது, நிலுவையில் உள்ளது, ஓரளவு செலுத்தப்பட்டது, செலுத்தப்பட்டது, தாமதமானது அல்லது ரத்து செய்யப்பட்டது, அவர்களின் கணக்கியல் அல்லது பில்லிங் மென்பொருளில் கிடைக்கும் அம்சங்களைப் பொறுத்து.
இன்வாய்ஸ்களை கைமுறையாகச் சரிபார்ப்பதற்குப் பதிலாக, வணிகங்கள் விலைப்பட்டியல் செயல்பாட்டின் மையப் பதிவை பராமரிக்க கணக்கியல் மென்பொருளைப் பயன்படுத்தலாம். இது அடையாளம் காண்பதை எளிதாக்குகிறது செலுத்தப்படாத விலைப்பட்டியல்கள், வரவிருக்கும் பணம் செலுத்த வேண்டிய தேதிகள், நிலுவையில் உள்ள தொகைகள் மற்றும் தாமதமான வாடிக்கையாளர் கொடுப்பனவுகள்.
எடுத்துக்காட்டாக, விலைப்பட்டியலை உருவாக்கிய பிறகு, அதன் நிலை மாறலாம் வரைவு → அனுப்பப்பட்டது → நிலுவையில் உள்ள பணம் → செலுத்தப்பட்டது. வாடிக்கையாளர் உரிய தேதிக்குள் பணம் செலுத்தவில்லை என்றால், விலைப்பட்டியல் காலாவதியாகக் குறிக்கப்படலாம்.
விலைப்பட்டியல் நிலை கண்காணிப்பு வணிகங்களுக்கு உதவும்:
நிலுவையில் உள்ள வாடிக்கையாளர் கொடுப்பனவுகளைக் கண்காணிக்கவும்
காலாவதியான இன்வாய்ஸ்களை அடையாளம் காணவும்
பகுதி மற்றும் முழு கொடுப்பனவுகளைக் கண்காணிக்கவும்
நிலுவையில் உள்ள தொகைகளைப் பற்றி வாடிக்கையாளர்களைப் பின்தொடரவும்
வாடிக்கையாளர் வாரியான விலைப்பட்டியல் பதிவுகளை பராமரிக்கவும்
விற்பனை மற்றும் கட்டண பதிவுகளை ஒழுங்கமைத்து வைக்கவும்
வணிக பணப்புழக்கத்தின் மீதான கட்டுப்பாட்டை மேம்படுத்தவும்
கணக்கியல் மென்பொருளுக்கு இடையே சரியான நிலைகள் மற்றும் கண்காணிப்பு அம்சங்கள் மாறுபடும், எனவே வணிகங்கள் எந்த விலைப்பட்டியல்-கண்காணிப்பு திறன்களை சரிபார்க்க வேண்டும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட மென்பொருள் வழங்குகிறது.
"நிலை கண்காணிப்பு" உண்மையில் என்ன காட்டுகிறது
முழுத் தொகையும் கிடைத்ததா
பகுதியளவு பணம் செலுத்தப்பட்டதா, இன்னும் எவ்வளவு உள்ளது
இன்வாய்ஸ் எவ்வளவு காலம் நிலுவையில் உள்ளது, செலுத்தப்படாவிட்டால்
குறிப்பிட்ட விலைப்பட்டியலுக்கு எதிராக எப்போது பணம் செலுத்தப்பட்டது என்பது பற்றிய வரலாறு
ஏன் இது ஆரம்பத்தில் தோன்றியதை விட முக்கியமானது
நிலை கண்காணிப்பு இல்லாமல், "வாடிக்கையாளர் பணம் செலுத்தியிருக்கிறாரா என்பதைச் சரிபார்ப்பது" என்பது, வளர்ந்து வரும் இன்வாய்ஸ்களின் பட்டியலுக்கு எதிராக, வங்கி அறிக்கைகள் அல்லது நினைவகத்தை கைமுறையாக குறுக்கு-குறிப்பு செய்வதாகும் - இது ஒரு சில பரிவர்த்தனைகளை கடந்த உண்மையாகவே கடினமாகிவிடும். ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலுக்கும் நிலை தெரியும், இது பதிலாக ஒரு உடனடி தேடலாக மாறும்.
இது எதை செயல்படுத்துகிறது என்பதற்கான நடைமுறை பார்வை
நிலை புதுப்பிப்புகள் துல்லியமானவையா என்பதை எது தீர்மானிக்கிறது?
ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலுக்கும் எதிராக உண்மையில் பதிவுசெய்யப்பட்ட கட்டணங்களைப் போலவே நிலை கண்காணிப்பு நம்பகமானதாக இருக்கும் - பணம் பெறப்பட்டாலும், கணினியில் உள்நுழையவில்லை என்றால், அது உண்மையில் செட்டில் செய்யப்பட்டாலும், விலைப்பட்டியல் தொடர்ந்து நிலுவையில் இருக்கும். இது கண்காணிப்பு அம்சத்தைப் போலவே உடனடி கட்டணப் பதிவையும் முக்கியமானதாக ஆக்குகிறது.
வினிமய் இது எங்கே பொருந்துகிறது
Vinimay ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலுக்கும் எதிரான கட்டண நிலையைக் கண்காணிக்கும், அது உருவாக்கப்பட்ட தருணத்திலிருந்து, அது செலுத்தப்பட்டதா, ஓரளவு செலுத்தப்பட்டதா, அல்லது கொடுப்பனவுகளாக நிலுவையில் உள்ளன பதிவு செய்யப்படுகின்றன. தனித்தனி பதிவுகளை கைமுறையாகக் குறிப்பிடத் தேவையில்லாமல் இது ஒரு தெளிவான, ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியல் பார்வையையும் வழங்குகிறது.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
Q1. வாடிக்கையாளர் பணம் செலுத்தியவுடன் இன்வாய்ஸ் நிலை தானாகவே புதுப்பிக்கப்படுமா?
இது பேமெண்ட் ரெக்கார்டிங் கைமுறையாக உள்ளதா அல்லது தானியங்கு கட்டண முறையுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதைப் பொறுத்தது - கைமுறையாகப் பதிவுசெய்தல் பெறப்பட்டவுடன் அதை பதிவு செய்ய வேண்டும்.
Q2. "பகுதி ஊதியம்" நிலை பொதுவாக என்ன அர்த்தம்?
மீதமுள்ள நிலுவைத் தொகை தனித்தனியாகக் கண்காணிக்கப்பட்டு, இன்வாய்ஸ் தொகையில் சில, ஆனால் அனைத்தும் பெறப்பட்டதை இது காட்டுகிறது.
Q3. ஒரு விலைப்பட்டியல் எவ்வளவு காலம் நிலுவையில் உள்ளது என்பதைப் பார்க்க முடியுமா?
ஆம், இன்வாய்ஸ் தேதியின் அடிப்படையில் பணம் எவ்வளவு காலம் நிலுவையில் உள்ளது என்பதை பெரும்பாலான கண்காணிப்பு அமைப்புகள் காட்டுகின்றன அல்லது அனுமதிக்கின்றன.
Q4. வினிமே இன்வாய்ஸ் நிலையைக் கண்காணிக்கிறதா?
ஆம், வினிமய் ஒரு விலைப்பட்டியல் ஒன்றின் கட்டண நிலையைக் காட்டுகிறது, பணம் பதிவு செய்யப்படும்போது புதுப்பிக்கப்படும்.
Q5. நான் ஒரு கட்டணத்தை பதிவு செய்ய மறந்துவிட்டால் என்ன நடக்கும்?
இன்வாய்ஸ் தொடர்ந்து காண்பிக்கப்படும் பணம் செலுத்தும் வரை நிலுவையில் உள்ளது அதற்கு எதிராக கைமுறையாக பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது.
Q6. நிலையின்படி நான் இன்வாய்ஸ்களை வடிகட்டலாமா?
பொதுவாக ஆம், ஒவ்வொன்றையும் தனித்தனியாகச் சரிபார்க்காமல், நிலுவையில் உள்ள அனைத்து இன்வாய்ஸ்களையும் விரைவாகப் பார்க்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.
Q7. குறைந்த எண்ணிக்கையிலான இன்வாய்ஸ்களுக்கு நிலை கண்காணிப்பு பயனுள்ளதாக உள்ளதா?
எந்தவொரு தொகுதியிலும் இது உதவியாக இருக்கும், ஆனால் கைமுறையாக குறுக்கு-குறிப்பு நடைமுறைக்கு மாறியவுடன் குறிப்பாக மதிப்புமிக்கதாக மாறும்.
Q8. தாமதமாகப் பணம் செலுத்துவதைப் பின்தொடர்வதற்கு நிலை கண்காணிப்பு உதவுமா?
ஆம், எந்த இன்வாய்ஸ்கள் ஒவ்வொன்றையும் கைமுறையாக மதிப்பாய்வு செய்யாமல் பின்தொடர்தல் தேவை என்பதை இது தெளிவாகக் காட்டுகிறது.
Q9. Vinimay மூலம் எத்தனை இலவச இன்வாய்ஸ்களின் நிலையை நான் கண்காணிக்க முடியும்?
5 ஜிஎஸ்டி இன்வாய்ஸ்கள் வரை இலவசம், ஒவ்வொன்றும் உருவாக்கியதில் இருந்து கண்காணிக்கக்கூடிய கட்டண நிலையைக் கொண்டிருக்கும்.
Q10. இன்வாய்ஸ் நிலையும் கட்டண ரசீதும் ஒன்றா?
இல்லை, இன்வாய்ஸின் தற்போதைய நிலையை நிலை காட்டுகிறது; ஒரு ரசீது என்பது ஒரு குறிப்பிட்ட கட்டணம் செலுத்தப்பட்டதை உறுதிப்படுத்தும் ஒரு தனி ஆவணமாகும்.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
