ఇన్‌వాయిస్‌ని పంపడం మరియు దానికి ఏమి జరిగిందనే దాని గురించి ట్రాక్ చేయడం — కస్టమర్ దాన్ని చూశారా, అది చెల్లించబడిందా, ఇంకా పెండింగ్‌లో ఉందా — మాన్యువల్ బిల్లింగ్‌లో చాలా సాధారణమైన చిన్న ఖాళీలలో ఒకటి. సాఫ్ట్‌వేర్ ఈ గ్యాప్‌ను మూసివేస్తుందా అనేది ఇన్‌వాయిస్‌లను మాత్రమే నిల్వ చేయడమే కాకుండా ఒక్కో ఇన్వాయిస్ స్థితిని ట్రాక్ చేస్తుందా అనే దానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
అవును, సహా చాలా బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ వినిమయ్, పంపిన తర్వాత ఇన్వాయిస్ స్టేటస్‌ని ట్రాక్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది — సాధారణంగా ఇన్వాయిస్ చెల్లించబడిందా, పాక్షికంగా చెల్లించబడిందా లేదా ఇంకా మిగిలి ఉంది, చెల్లింపులు దానికి వ్యతిరేకంగా నమోదు చేయబడినందున నవీకరించబడిందా అని చూపుతుంది. ఈ స్టేటస్ ట్రాకింగ్ అనేది స్టాటిక్ డాక్యుమెంట్‌ని మీరు కాలక్రమేణా నిర్వహించగలిగేదిగా మారుస్తుంది.
ఇన్వాయిస్ స్టేటస్ ట్రాకింగ్ అంటే ఏమిటి?
ఇన్వాయిస్ స్థితి ట్రాకింగ్ ఇన్‌వాయిస్‌ని సృష్టించినప్పటి నుండి మరియు చెల్లింపు స్వీకరించే వరకు కస్టమర్‌కు పంపబడే వరకు పర్యవేక్షించే ప్రక్రియ. ఏ ఇన్‌వాయిస్‌లు ఉన్నాయో తెలుసుకోవడానికి ఇది వ్యాపారాలకు సహాయపడుతుంది డ్రాఫ్ట్, పంపబడింది, వీక్షించబడింది, పెండింగ్‌లో ఉంది, పాక్షికంగా చెల్లించబడింది, చెల్లించబడింది, మీరినది లేదా రద్దు చేయబడింది, వారి అకౌంటింగ్ లేదా బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో అందుబాటులో ఉన్న ఫీచర్‌లను బట్టి.
ఇన్‌వాయిస్‌లను మాన్యువల్‌గా తనిఖీ చేయడానికి బదులుగా, వ్యాపారాలు ఇన్వాయిస్ యాక్టివిటీ యొక్క సెంట్రల్ రికార్డ్‌ను నిర్వహించడానికి అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. ఇది గుర్తించడం సులభం చేస్తుంది చెల్లించని ఇన్‌వాయిస్‌లు, రాబోయే చెల్లింపు గడువు తేదీలు, బకాయి మొత్తాలు మరియు మీరిన కస్టమర్ చెల్లింపులు.
ఉదాహరణకు, ఇన్‌వాయిస్‌ని సృష్టించిన తర్వాత, దాని స్థితి నుండి మారవచ్చు డ్రాఫ్ట్ → పంపబడింది → పెండింగ్ చెల్లింపు → చెల్లించబడింది. గడువు తేదీలోగా కస్టమర్ చెల్లింపు చేయకపోతే, ఇన్వాయిస్ గడువు ముగిసినట్లు గుర్తించబడవచ్చు.
ఇన్వాయిస్ స్థితి ట్రాకింగ్ వ్యాపారాలకు సహాయపడుతుంది:
అత్యుత్తమ కస్టమర్ చెల్లింపులను పర్యవేక్షించండి
మీరిన ఇన్‌వాయిస్‌లను గుర్తించండి
పాక్షిక మరియు పూర్తి చెల్లింపులను ట్రాక్ చేయండి
పెండింగ్ మొత్తాలపై కస్టమర్‌లను అనుసరించండి
కస్టమర్ వారీగా ఇన్వాయిస్ రికార్డులను నిర్వహించండి
అమ్మకాలు మరియు చెల్లింపు రికార్డులను నిర్వహించండి
వ్యాపార నగదు ప్రవాహంపై నియంత్రణను మెరుగుపరచండి
అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ మధ్య ఖచ్చితమైన స్థితిగతులు మరియు ట్రాకింగ్ ఫీచర్‌లు మారుతూ ఉంటాయి, కాబట్టి వ్యాపారాలు ఏ ఇన్వాయిస్-ట్రాకింగ్ సామర్థ్యాలను తనిఖీ చేయాలి ఎంచుకున్న సాఫ్ట్‌వేర్ అందిస్తుంది.
"స్టేటస్ ట్రాకింగ్" వాస్తవానికి ఏమి చూపిస్తుంది
పూర్తి మొత్తం అందింది కదా
పాక్షిక చెల్లింపు జరిగిందా, ఇంకా ఎంత మిగిలి ఉంది
ఇన్వాయిస్ ఎంతకాలం బకాయి ఉంది, ఒకవేళ చెల్లించనట్లయితే
నిర్దిష్ట ఇన్‌వాయిస్‌కు వ్యతిరేకంగా చెల్లింపులు ఎప్పుడు రికార్డ్ చేయబడ్డాయి అనే చరిత్ర
ఇది మొదట్లో అనిపించిన దానికంటే ఎందుకు ఎక్కువ ముఖ్యమైనది
స్టేటస్ ట్రాకింగ్ లేకుండా, "కస్టమర్ చెల్లించాడో లేదో తనిఖీ చేయడం" అంటే పెరుగుతున్న ఇన్‌వాయిస్‌ల జాబితాకు వ్యతిరేకంగా బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌లు లేదా మెమరీని మాన్యువల్‌గా క్రాస్-రిఫరెన్స్ చేయడం - ఇది కొన్ని లావాదేవీల తర్వాత నిజంగా కష్టతరంగా మారుతుంది. ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌కు కనిపించే స్థితితో, ఇది బదులుగా తక్షణ శోధన అవుతుంది.
ఇది ప్రారంభించే వాటి యొక్క ప్రాక్టికల్ వీక్షణ
స్టేటస్ అప్‌డేట్‌లు ఖచ్చితమైనవా కాదా అని ఏది నిర్ణయిస్తుంది?
స్టేటస్ ట్రాకింగ్ అనేది ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌కు వ్యతిరేకంగా నమోదు చేయబడిన చెల్లింపుల వలె మాత్రమే నమ్మదగినది - చెల్లింపు స్వీకరించబడినప్పటికీ, సిస్టమ్‌లో ఎప్పుడూ లాగిన్ కానట్లయితే, ఇన్వాయిస్ వాస్తవంగా స్థిరపడినప్పటికీ అత్యుత్తమంగా చూపడం కొనసాగుతుంది. ఇది ట్రాకింగ్ ఫీచర్‌తో పాటు ప్రాంప్ట్ పేమెంట్ రికార్డింగ్‌ను కూడా ముఖ్యమైనదిగా చేస్తుంది.
వినిమయ్ ఎక్కడ సరిపోతుంది
Vinimay ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌ను సృష్టించిన క్షణం నుండి చెల్లింపు స్థితిని ట్రాక్ చేస్తుంది, అది చెల్లించబడిందా, పాక్షికంగా చెల్లించబడిందా లేదా అని చూపిస్తుంది చెల్లింపులుగా మిగిలి ఉన్నాయి నమోదు చేస్తారు. ఇది మాన్యువల్‌గా ప్రత్యేక రికార్డులను క్రాస్-రిఫరెన్స్ చేయాల్సిన అవసరం లేకుండా స్పష్టమైన, ఒక్కో ఇన్వాయిస్ వీక్షణను అందిస్తుంది.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
Q1. కస్టమర్ చెల్లించిన తర్వాత ఇన్వాయిస్ స్థితి ఆటోమేటిక్‌గా అప్‌డేట్ అవుతుందా?
ఇది చెల్లింపు రికార్డింగ్ మాన్యువల్‌గా ఉందా లేదా స్వయంచాలక చెల్లింపు పద్ధతికి కనెక్ట్ చేయబడిందా అనే దానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది - మాన్యువల్ రికార్డింగ్‌కు మీరు స్వీకరించిన తర్వాత దాన్ని లాగిన్ చేయడం అవసరం.
Q2. సాధారణంగా "పాక్షికంగా చెల్లింపు" స్థితి అంటే ఏమిటి?
మిగిలిన బ్యాలెన్స్ విడిగా ట్రాక్ చేయబడి, ఇన్వాయిస్ అమౌంట్‌లో కొంత మొత్తం అందుకోలేదని ఇది చూపిస్తుంది.
Q3. ఇన్వాయిస్ ఎంత కాలం వరకు పెండింగ్‌లో ఉందో నేను చూడగలనా?
అవును, చాలా ట్రాకింగ్ సిస్టమ్‌లు ఇన్వాయిస్ తేదీ ఆధారంగా ఎంతకాలం చెల్లింపు పెండింగ్‌లో ఉందో లెక్కించడాన్ని చూపుతాయి లేదా అనుమతిస్తాయి.
Q4. Vinimay ఇన్వాయిస్ స్థితిని ట్రాక్ చేస్తుందా?
అవును, Vinimay ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌కు చెల్లింపు స్థితిని చూపుతుంది, చెల్లింపులు రికార్డ్ చేయబడినందున నవీకరించబడింది.
Q5. నేను చెల్లింపును రికార్డ్ చేయడం మర్చిపోతే ఏమి జరుగుతుంది?
ఇన్వాయిస్ ఇలా చూపడం కొనసాగుతుంది చెల్లింపు వరకు బకాయి ఉంది దానికి వ్యతిరేకంగా మాన్యువల్‌గా లాగిన్ చేయబడింది.
Q6. నేను స్టేటస్ ఆధారంగా ఇన్‌వాయిస్‌లను ఫిల్టర్ చేయవచ్చా?
సాధారణంగా అవును, ఒక్కొక్కటి ఒక్కొక్కటిగా తనిఖీ చేయకుండా అన్ని అత్యుత్తమ ఇన్‌వాయిస్‌లను త్వరగా వీక్షించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
Q7. తక్కువ సంఖ్యలో ఇన్‌వాయిస్‌లకు స్థితి ట్రాకింగ్ ఉపయోగకరంగా ఉందా?
ఇది ఏదైనా వాల్యూమ్‌లో సహాయకరంగా ఉంటుంది, అయితే మాన్యువల్ క్రాస్-రిఫరెన్స్ అసాధ్యమైన తర్వాత ప్రత్యేకంగా విలువైనదిగా మారుతుంది.
Q8. ఆలస్యమైన చెల్లింపులను అనుసరించడంలో స్టేటస్ ట్రాకింగ్ సహాయం చేస్తుందా?
అవును, ఏ ఇన్‌వాయిస్‌లను మాన్యువల్‌గా సమీక్షించాల్సిన అవసరం లేకుండా ఏ ఇన్‌వాయిస్‌లను అనుసరించాలో ఇది స్పష్టంగా చూపిస్తుంది.
Q9. Vinimayతో నేను ఎన్ని ఉచిత ఇన్‌వాయిస్‌లను ట్రాక్ చేయగలను?
5 వరకు GST ఇన్‌వాయిస్‌లు ఉచితం, ప్రతి ఒక్కటి సృష్టి నుండి ట్రాక్ చేయదగిన చెల్లింపు స్థితిని కలిగి ఉంటాయి.
Q10. ఇన్వాయిస్ స్థితి చెల్లింపు రసీదుతో సమానంగా ఉందా?
లేదు, స్థితి ఇన్వాయిస్ ప్రస్తుత స్థితిని చూపుతుంది; రసీదు అనేది నిర్దిష్ట చెల్లింపును నిర్ధారించే ప్రత్యేక పత్రం.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
