व्यवसाय डिजिटल रूप से खातों का प्रबंधन कैसे करते हैं?

व्यवसाय डिजिटल रूप से खातों का प्रबंधन कैसे करते हैं?

"डिजिटली खाते तब तक अमूर्त लग सकते हैं जब तक कि आप इसे सामान्य व्यावसायिक दिन में वास्तव में क्या होता है, में विभाजित न करें। यह पृष्ठभूमि में चलने वाली एक बड़ी स्वचालित प्रणाली नहीं है - यह रोजमर्रा की गतिविधियों की एक श्रृंखला है, प्रत्येक को एक बार, एक ही स्थान पर रिकॉर्ड किया जाता है। विनिमय व्यवसायों को प्रबंधित करने में मदद करता है जीएसटी चालान,बिक्री और खरीद रिकॉर्ड, भुगतान ट्रैकिंग, इन्वेंट्री और रिपोर्ट इसी दैनिक वर्कफ़्लो के हिस्से के रूप में।

. यह मार्गदर्शिका चरण दर चरण बताती है कि व्यवहार में वह वर्कफ़्लो कैसा दिखता है।

"खातों को डिजिटल रूप से प्रबंधित करना" का वास्तव में क्या मतलब है?

इसके मूल में, इसका मतलब है कि प्रत्येक लेनदेन - एक बिक्री, एक खरीद, एक भुगतान - एक रजिस्टर में लिखे जाने और बाद में समेटने के बजाय, जैसे ही होता है, एक सिस्टम में दर्ज किया जाता है। "डिजिटल" भाग एक एकल सुविधा नहीं है; यह तथ्य है कि प्रत्येक प्रविष्टि कहीं और दोबारा दर्ज किए बिना सीधे चालान, स्टॉक, भुगतान ट्रैकिंग और रिपोर्ट में फीड हो जाती है।

चरण 1: बिक्री होने पर उसे रिकॉर्ड करना

हर बिक्री एक से शुरू होती है चालान-बनाया गया काउंटर पर, किसी कार्यालय में, या मोबाइल डिवाइस पर, जीएसटी फ़ील्ड, आइटम विवरण और ग्राहक की जानकारी एक ही कार्रवाई के हिस्से के रूप में भरी जाती है। यह एकल प्रविष्टि आगे आने वाली हर चीज़ का स्रोत बन जाती है: ग्राहक का बकाया शेष, स्टॉक में कमी, और अंतिम बिक्री रिपोर्ट।

चरण 2: खरीदारी और व्यय को रिकॉर्ड करना

विक्रेताओं से खरीदारी और दिन-प्रतिदिन के खर्चों को उसी तरह लॉग किया जाता है - जैसे वे होते हैं, एक राशि, एक श्रेणी और एक विक्रेता या उद्देश्य संलग्न होता है। यह बाहर जाने वाले पैसे को बाद में रसीदों या मेमोरी से पुनर्निर्मित करने के बजाय वास्तविक समय में दृश्यमान रखता है।

चरण 3: दोनों तरीकों से भुगतान पर नज़र रखना

जैसे ही भुगतान ग्राहकों से आता है या विक्रेताओं के पास जाता है, उन्हें उस विशिष्ट चालान या बिल के विरुद्ध दर्ज किया जाता है जिससे वे संबंधित होते हैं। यही वह चीज़ है जो "बकाया शेष" को सार्थक बनाती है—यह कोई अनुमान नहीं है; यह जो बिल किया गया था और जो वास्तव में निपटाया गया है उसके बीच का अंतर है।

चरण 4: स्टॉक को सिंक में रखना

कब इन्वेंट्री व्यवसाय का हिस्सा है, प्रत्येक बिक्री से स्टॉक स्वचालित रूप से कम हो जाता है, और प्रत्येक खरीद इसमें बढ़ जाती है। यह चरण शेल्फ गणना की सामान्य मैन्युअल समस्या को रोकता है जो अब रिकॉर्ड में कही गई बातों से मेल नहीं खाती है - क्योंकि रिकॉर्ड उसी क्षण अपडेट हो जाता है जब लेनदेन होता है।

चरण 5: समय-समय पर रिपोर्ट की समीक्षा करना

डिजिटल वर्कफ़्लो में रिपोर्ट कोई अलग कार्य नहीं है - वे चरण एक से चार तक पहले से ही दर्ज की गई हर चीज़ का सारांश हैं। बकाया भुगतानों पर एक साप्ताहिक नज़र, या कुल बिक्री पर एक मासिक नज़र, डेटा-एकत्रित करने के अभ्यास के बजाय एक त्वरित जांच बन जाती है।

जीवन में एक दिन: मैनुअल बनाम डिजिटल

विनिमय में यह वर्कफ़्लो कैसा दिखता है

विनयमय अनुसरण करता है बिल्कुल यही पाँच-चरणीय पैटर्न। एक बिक्री को जीएसटी चालान के रूप में दर्ज किया जाता है जिसमें कर फ़ील्ड स्वचालित रूप से लागू होती हैं; खरीद और व्यय विक्रेताओं के विरुद्ध दर्ज किए जाते हैं; भुगतानों को विशिष्ट चालानों के आधार पर ट्रैक किया जाता है ताकि बकाया शेष सही रहे; बिक्री होने पर इन्वेंट्री अपडेट; और रिपोर्ट बिना किसी अलग समाधान चरण के सीधे इन सब से ली गई हैं।

वर्कफ़्लो किसी व्यवसाय स्वामी को लेखांकन के संदर्भ में सोचने के लिए नहीं कहता है - यह उन लेन-देन को प्रतिबिंबित करता है जिन्हें वे पहले से ही दैनिक रूप से संभालते हैं, किसी रजिस्टर, डायरी और मेमोरी में बिखरे होने के बजाय केवल एक बार रिकॉर्ड किया जाता है।

निष्कर्ष

खातों को डिजिटल रूप से प्रबंधित करना एक एकल विशेषता या एक जटिल प्रणाली नहीं है - यह वही पाँच रोजमर्रा की गतिविधियाँ हैं जो प्रत्येक व्यवसाय पहले से ही करता है (बिलिंग, लॉगिंग व्यय, ट्रैकिंग भुगतान, स्टॉक का प्रबंधन, संख्याओं की जाँच करना), अलग-अलग रिकॉर्ड में बिखरे होने के बजाय बस एक बार कनेक्टेड स्थान पर रिकॉर्ड किया जाता है. विनिमय इस सटीक वर्कफ़्लो के आसपास बनाया गया है, इसलिए इसे अपनाने का मतलब कुछ नया सीखने के बजाय एक सिस्टम में परिचित लेनदेन को रिकॉर्ड करना है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. खातों को डिजिटल रूप से प्रबंधित करने का क्या मतलब है?
इसका मतलब है कि बिक्री, खरीद, भुगतान और स्टॉक को अलग-अलग मैन्युअल रिकॉर्ड के बजाय एक कनेक्टेड सिस्टम में रिकॉर्ड करना।

2. क्या मुझे बिलिंग, स्टॉक और भुगतान के लिए अलग-अलग टूल की आवश्यकता है?
जरूरी नहीं - कनेक्टेड सिस्टम प्रविष्टियों के एक ही सेट से तीनों को संभालते हैं, जो मैन्युअल, अलग ट्रैकिंग पर मुख्य लाभ है।

3. डिजिटल रिकॉर्ड की कितनी बार समीक्षा की जानी चाहिए?
बकाया भुगतान के लिए साप्ताहिक, और कुल बिक्री और खरीद के योग के लिए मासिक, एक उचित प्रारंभिक लय है।

4. क्या डिजिटल खाता प्रबंधन केवल बड़े व्यवसायों के लिए उपयोगी है?
नहीं, यह किसी भी पैमाने पर लागू होता है - प्रति लेनदेन बचाया गया समय छोटी दैनिक बिलिंग मात्रा के लिए भी जुड़ जाता है।

5. क्या डिजिटल अकाउंटिंग से आपके अपने नंबरों को समझने की जरूरत खत्म हो जाती है?
नहीं - सिस्टम डेटा व्यवस्थित करता है, लेकिन निर्णयों के लिए इसकी व्याख्या करने की अभी भी आवश्यकता है व्यापार मालिक का निर्णय.

6. यदि डिजिटल सिस्टम में कोई प्रविष्टि गलत तरीके से की जाती है तो क्या होगा?
अधिकांश सिस्टम प्रविष्टि में सीधे सुधार की अनुमति देते हैं, जो तब उस पर निर्भर किसी भी रिपोर्ट या शेष को अद्यतन करता है।

7. क्या मैं वर्ष के मध्य में मैनुअल से डिजिटल पर स्विच कर सकता हूं?
हां, आम तौर पर नए सिस्टम में शुरुआती आंकड़ों के रूप में आपके वर्तमान स्टॉक, लंबित चालान और शेष राशि दर्ज करके।

8. विनिमय डिजिटल अकाउंटिंग वर्कफ़्लो में कैसे फिट बैठता है?
विनिमय प्रत्येक चरण - जीएसटी चालान, खरीद रिकॉर्ड, भुगतान ट्रैकिंग, इन्वेंट्री और रिपोर्ट - को एक जुड़ी हुई प्रक्रिया के रूप में कवर करता है।

9. क्या खातों को डिजिटल रूप से प्रबंधित करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता है?
न्यूनतम - अधिकांश सिस्टम रोजमर्रा के लेनदेन को प्रतिबिंबित करते हैं, इसलिए औपचारिक प्रशिक्षण के बजाय उपयोग से परिचितता आती है।

10. क्या डिजिटल खाता प्रबंधन कर दाखिल करने के समय मदद करता है?
हां, व्यवस्थित, जीएसटी-टैग किए गए रिकॉर्ड मैन्युअल पुस्तकों से डेटा के पुनर्निर्माण की तुलना में दाखिल करने की तैयारी को काफी तेजी से करते हैं