लेखांकन सॉफ्टवेयर चुनते समय टालने योग्य सामान्य गलतियाँ

अधिकांश व्यवसायों को पहले सप्ताह में अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर चयन पर पछतावा नहीं होता है। डेमो में सॉफ़्टवेयर ठीक दिखता है, चालान बनाए जाते हैं और सब कुछ काम करने लगता है। पछतावा महीनों बाद दिखाई देता है - जब चालान सीमा अप्रत्याशित रूप से समाप्त हो जाती है, जब एक आवश्यक सुविधा गायब हो जाती है, या जब किसी अन्य चीज़ पर स्विच करना चाहिए से अधिक कठिन लगता है।

यह विलंबित खोज ही वास्तव में चुनाव कराती है लेखांकन सॉफ्टवेयरजोखिम भरा. जिन गलतियों के कारण यह पछतावा होता है वे आमतौर पर निर्णय के दौरान स्पष्ट नहीं होती हैं; वे केवल बाद में स्पष्ट हो जाते हैं, जब व्यवसाय पहले से ही एक उपकरण के अंदर महीनों के रिकॉर्ड बना चुका होता है जो बिल्कुल फिट नहीं होता है। एक डेमो या परीक्षण अवधि आम तौर पर हल्के उपयोग के साथ स्वच्छ, नमूना-जैसे डेटा का उपयोग करते हुए एक व्यवसाय को दिखाती है - लेन-देन की मात्रा बढ़ने पर वास्तविक अफसोस सतह पर आता है, एक दूसरे स्टाफ सदस्य को पहुंच की आवश्यकता होती है, या एक विशिष्ट किनारे का मामला सामने आता है जिसे मूल्यांकन के दौरान कभी भी प्रयास नहीं किया गया था।

यह आलेख चयन प्रक्रिया के दौरान व्यवसायों द्वारा की जाने वाली विशिष्ट, आवर्ती गलतियों को बताता है, ताकि बाद में पता चलने के बजाय उन्हें करने से पहले ही पकड़ा जा सके। विनिमय यह उन कई व्यवसायों में से एक विकल्प है जिसका मूल्यांकन किया जा सकता है, और इस सटीक प्रकार की जांच का सामना करने में सक्षम होना - वास्तविक लेनदेन, वास्तविक किनारे के मामले, वास्तविक विकास परिदृश्य - वह है जो भरोसेमंद सॉफ़्टवेयर को उस सॉफ़्टवेयर से अलग करता है जो केवल डेमो में अच्छा दिखता है।

पाँच गलतियाँ जिनके कारण सबसे अधिक पछताना पड़ता है

प्रत्येक गलती की बाद में क्या कीमत होती है, इस पर करीब से नज़र डालें:

स्वचालित भुगतान अनुस्मारक वास्तव में लंबित भुगतानों का पीछा करने के मैन्युअल बोझ को कम कर सकते हैं, लेकिन वे नियमित मामलों के लिए सबसे अच्छा काम करते हैं और सटीक ग्राहक संपर्क विवरण और समय पर निर्भर करते हैं। भुगतान रिकॉर्डिंगसही ढंग से कार्य करने के लिए. जहां यह सुविधा उपलब्ध नहीं है, या किसी विशिष्ट ग्राहक स्थिति के लिए उपयुक्त नहीं है, सटीक प्राप्य सूची का उपयोग करके एक सुसंगत, संक्षिप्त साप्ताहिक मैनुअल दिनचर्या लगभग समान परिणाम प्राप्त करती है।

एक पूर्व-निर्णय चेकलिस्ट

• टूल की तुलना करने से पहले शीर्ष 3 दैनिक कार्यों को सूचीबद्ध किया गया

• केवल नमूनों से नहीं बल्कि वास्तविक लेनदेन डेटा के साथ परीक्षण किया गया

• जाँच की गई कि अधिक वॉल्यूम पर या अधिक उपयोगकर्ताओं के साथ क्या होता है

• यदि बाद में स्विच करना आवश्यक हो तो पुष्टि किया गया डेटा निर्यात किया जा सकता है

• केवल स्वामी ही नहीं, बल्कि वास्तविक दैनिक उपयोगकर्ता से उपकरण का परीक्षण कराया गया

क्या चीज़ किसी निर्णय को सुविधाजनक के बजाय भरोसेमंद बनाती है?

सहज डेमो और प्रभावशाली फीचर सूची के आधार पर शीघ्रता से लिया गया निर्णय, फिलहाल सुविधाजनक लगता है लेकिन बाद में पछताने का सबसे अधिक जोखिम होता है। एक भरोसेमंद निर्णय घर्षण से आता है, न कि इसकी अनुपस्थिति से - वास्तव में किनारे के मामलों का परीक्षण करना, वास्तव में उस व्यक्ति को शामिल करना जो उपकरण का दैनिक उपयोग करेगा, और वास्तव में यह मानने के बजाय कि सीमा पर क्या होता है, इसकी जाँच करना।

विनिमय की जीएसटी चालान, स्टॉक ट्रैकिंग, और ग्राहक रिकॉर्ड सुविधाओं का परीक्षण इसी तरह से किया जाना चाहिए - वास्तविक लेनदेन और वास्तविक विकास परिदृश्यों के खिलाफ - अकेले फीचर पेज के बल पर स्वीकार किए जाने के बजाय, क्योंकि यह वही मानक है जिसे यह आलेख विचाराधीन किसी भी सॉफ़्टवेयर पर लागू करने की अनुशंसा करता है।

निष्कर्ष

सॉफ़्टवेयर को पछतावा होने वाली गलतियाँ प्रारंभिक निर्णय के दौरान शायद ही कभी दिखाई देती हैं - वे बाद में सामने आती हैं, जब वॉल्यूम बढ़ता है, स्टाफ बदलता है, या एक किनारे का मामला सामने आता है जिसका कभी परीक्षण नहीं किया गया था। इस पछतावे से बचने के लिए पहले से ही वास्तविक लेन-देन का परीक्षण करना आवश्यक है,

सीव्यवसाय के पैमाने के अनुसार क्या होता है, इसकी जांच करना, और यह पुष्टि करना कि डेटा स्थायी रूप से लॉक नहीं किया गया है, बजाय फीचर सूची या परिष्कृत डेमो पर भरोसा करने के।

पूछे जाने वाले प्रश्न

1. सॉफ़्टवेयर पछतावा आमतौर पर निर्णय के महीनों बाद क्यों दिखाई देता है, तुरंत नहीं?
क्योंकि प्रारंभिक परीक्षण आम तौर पर हल्के, नमूना-जैसे डेटा का उपयोग करता है, जबकि वास्तविक अफसोस तब सामने आता है जब लेन-देन की मात्रा बढ़ती है, अधिक उपयोगकर्ता जुड़ते हैं, या विशिष्ट किनारे के मामले सामने आते हैं जिनका पहले से परीक्षण नहीं किया गया था।

2. क्या एक लंबी फीचर सूची लेखांकन सॉफ्टवेयर का मूल्यांकन करने का एक विश्वसनीय तरीका है?
अपने आप से नहीं. फ़ीचर सूची से यह पता नहीं चलता कि आपके विशिष्ट दैनिक कार्यों को अच्छी तरह से प्रबंधित किया गया है या नहीं, इसलिए आपके शीर्ष 3 आवर्ती कार्यों के विरुद्ध निर्णय करना कुल सुविधाओं की गणना करने की तुलना में अधिक विश्वसनीय है।

3. सॉफ़्टवेयर के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले मुझे कौन से वास्तविक लेनदेन का परीक्षण करना चाहिए?
अपनी वास्तविक कर दरों, आंशिक भुगतान परिदृश्य और यदि आपके लिए प्रासंगिक हो तो स्टॉक समायोजन या रिटर्न के साथ वास्तविक चालान का परीक्षण करें व्यापार, चूंकि ये उन मुद्दों को उजागर करते हैं जो नमूना डेटा आम तौर पर नहीं दिखाता है।

4. यदि मैं सॉफ़्टवेयर स्विच करने की योजना नहीं बनाता तो डेटा पोर्टेबिलिटी क्यों मायने रखती है?
योजनाएँ बदलती हैं, और यदि कभी स्विच करना आवश्यक हो जाता है, तो मौजूदा रिकॉर्ड निर्यात करने में असमर्थ होने का मतलब है पूरी तरह से शुरू करना, जो एक महत्वपूर्ण, टालने योग्य लागत है जिसका पता तब चलता है जब बहुत देर हो चुकी होती है।

5. क्या उत्पाद का डेमो यह तय करने के लिए पर्याप्त है कि सॉफ्टवेयर दैनिक रूप से काम करेगा या नहीं?
पूरी तरह से नहीं. डेमो को ताकत को उजागर करने और अक्सर दैनिक उपयोगकर्ता द्वारा सामना किए जाने वाले घर्षण बिंदुओं को छोड़ने के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए वास्तविक दैनिक कार्यों से जुड़ा एक वास्तविक परीक्षण अधिक सटीक तस्वीर देता है।

6. क्या निर्णय लेने से पहले व्यवसाय स्वामी ही नए सॉफ़्टवेयर का परीक्षण करने वाला एकमात्र व्यक्ति होना चाहिए?
नहीं, जो कोई भी वास्तव में इसका दैनिक उपयोग करेगा, जैसे कि बिलिंग स्टाफ, उसे शामिल करने से अक्सर प्रयोज्य मुद्दों का पता चलता है जिसे मालिक एक संक्षिप्त व्यक्तिगत परीक्षण के दौरान नोटिस नहीं कर सकता है।