अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर निवडताना टाळण्यासारख्या सामान्य चुका

बऱ्याच व्यवसायांना पहिल्या आठवड्यात त्यांच्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर निवडीबद्दल खेद वाटत नाही. डेमोमध्ये सॉफ्टवेअर छान दिसते, पावत्या तयार होतात आणि सर्वकाही कार्य करते असे दिसते. खेद काही महिन्यांनंतर दिसून येतो — जेव्हा इनव्हॉइस मर्यादा अनपेक्षितपणे मारली जाते, जेव्हा एखादे आवश्यक वैशिष्ट्य गहाळ होते किंवा दुसऱ्या कशावर स्विच करणे आवश्यक आहे त्यापेक्षा कठीण वाटते तेव्हा.

या विलंबित शोधामुळेच निवड होते अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरधोकादायक ज्या चुका या पश्चातापास कारणीभूत ठरतात त्या सहसा निर्णयादरम्यान स्पष्ट नसतात; व्यवसायाने अगोदरच काही महिन्यांच्या नोंदी पूर्ण न बसणाऱ्या साधनामध्ये तयार केल्यावरच ते केवळ अस्पष्टपणे स्पष्ट होतात. डेमो किंवा चाचणी कालावधी सामान्यत: प्रकाश वापरासह स्वच्छ, नमुन्यासारखा डेटा वापरून व्यवसाय दर्शवितो — व्यवहाराचे प्रमाण वाढल्यानंतर, दुसऱ्या कर्मचाऱ्याला प्रवेशाची आवश्यकता असल्यास किंवा मूल्यांकनादरम्यान कधीही प्रयत्न न केलेला विशिष्ट एज केस समोर आल्यावर खरी खेद व्यक्त होतो.

हा लेख निवड प्रक्रियेदरम्यान व्यवसाय करत असलेल्या विशिष्ट, आवर्ती चुका मांडतो, जेणेकरून त्या नंतर शोधण्याऐवजी कमिट करण्यापूर्वी पकडल्या जाऊ शकतात. विनिमय अनेक व्यवसायांपैकी एक पर्याय आहे ज्याचे मूल्यमापन केले जाऊ शकते, आणि या अचूक प्रकारच्या छाननीचा सामना करण्यास सक्षम असणे — वास्तविक व्यवहार, वास्तविक धार प्रकरणे, वास्तविक वाढीची परिस्थिती — हे सॉफ्टवेअरला केवळ डेमोमध्ये चांगले दिसणाऱ्या सॉफ्टवेअरपासून विश्वास ठेवण्यासारखे वेगळे करते.

सर्वात जास्त पश्चात्ताप करणाऱ्या पाच चुका

प्रत्येक चुकीची नंतर काय किंमत मोजावी लागते यावर बारकाईने नजर टाका:

स्वयंचलित पेमेंट स्मरणपत्रे प्रलंबित पेमेंटचा पाठलाग करण्याचा मॅन्युअल ओझे खरोखर कमी करू शकतात, परंतु ते नियमित प्रकरणांसाठी सर्वोत्तम कार्य करतात आणि अचूक ग्राहक संपर्क तपशीलांवर आणि वेळेवर अवलंबून असतात. पेमेंट रेकॉर्डिंगयोग्यरित्या कार्य करण्यासाठी. जेथे हे वैशिष्ट्य उपलब्ध नाही किंवा एखाद्या विशिष्ट ग्राहक परिस्थितीसाठी तंदुरुस्त नाही, तेथे अचूक प्राप्य सूची वापरून एक सातत्यपूर्ण, संक्षिप्त साप्ताहिक मॅन्युअल दिनचर्या समान परिणाम साधते.

पूर्व-निर्णय चेकलिस्ट

• साधनांची तुलना करण्यापूर्वी शीर्ष 3 दैनंदिन कार्ये सूचीबद्ध करा

• केवळ नमुनेच नव्हे तर वास्तविक व्यवहार डेटासह चाचणी केली

• उच्च व्हॉल्यूमवर किंवा अधिक वापरकर्त्यांसह काय होते ते तपासले

• नंतर स्विच करणे आवश्यक असल्यास पुष्टी केलेला डेटा निर्यात केला जाऊ शकतो

• वास्तविक दैनंदिन वापरकर्त्याने केवळ मालकाचीच नव्हे तर साधनाची चाचणी केली

काय निर्णय फक्त सोयीस्कर ऐवजी विश्वासार्ह बनवते

गुळगुळीत डेमो आणि प्रभावी वैशिष्ट्यांच्या सूचीवर आधारित, त्वरीत घेतलेला निर्णय, क्षणात सोयीस्कर वाटतो परंतु नंतर पश्चाताप होण्याचा सर्वाधिक धोका असतो. विश्वासार्ह निर्णय घर्षणातून येतो, त्याच्या अनुपस्थितीतून नाही — प्रत्यक्षात काठ प्रकरणांची चाचणी करणे, प्रत्यक्षात दररोज साधन वापरणाऱ्या व्यक्तीचा समावेश करणे आणि ते पोहोचणार नाही असे गृहित धरण्यापेक्षा मर्यादेत काय होते ते प्रत्यक्षात तपासणे.

विनिमयचे जीएसटी इनव्हॉइसिंग, स्टॉक ट्रॅकिंग आणि ग्राहक रेकॉर्ड वैशिष्ट्ये अशाच प्रकारे तपासण्यासाठी आहेत — खऱ्या व्यवहारांविरुद्ध आणि खऱ्या वाढीच्या परिस्थितींच्या विरुद्ध - केवळ वैशिष्ट्ये पृष्ठाच्या बळावर स्वीकारण्याऐवजी, तेच मानक आहे कारण हा लेख विचाराधीन कोणत्याही सॉफ्टवेअरवर अर्ज करण्याची शिफारस करतो.

निष्कर्ष

सुरुवातीच्या निर्णयादरम्यान सॉफ्टवेअर पश्चात्ताप करणाऱ्या चुका क्वचितच दिसून येतात—त्या नंतर समोर येतात, एकदा व्हॉल्यूम वाढला की, कर्मचारी बदलला किंवा एज केस दिसला ज्याची कधीही चाचणी झाली नाही. ही खंत टाळणे म्हणजे वास्तविक व्यवहारांची अगोदर चाचणी करणे,

cबिझनेस स्केल म्हणून काय होते हे पाहणे, आणि डेटाची पुष्टी करणे हे वैशिष्ट्य सूची किंवा पॉलिश डेमोवर अवलंबून राहण्याऐवजी कायमचे लॉक केलेले नाही.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. सॉफ्टवेअर पश्चात्ताप सहसा निर्णयानंतर काही महिन्यांनंतर का दिसून येतो, लगेच नाही?
कारण प्रारंभिक चाचणी सामान्यत: हलका, नमुन्यासारखा डेटा वापरते, जेव्हा व्यवहाराचे प्रमाण वाढले की वास्तविक दु:ख होते, अधिक वापरकर्ते जोडले जातात किंवा विशिष्ट एज प्रकरणे उद्भवतात ज्यांची आधी चाचणी केली गेली नव्हती.

2. लेखांकन सॉफ्टवेअरचा न्याय करण्यासाठी लांबलचक वैशिष्ट्यांची यादी हा एक विश्वासार्ह मार्ग आहे का?
स्वतःहून नाही. तुमची विशिष्ट दैनंदिन कार्ये चांगल्या प्रकारे हाताळली जातात की नाही हे वैशिष्ट्य सूची उघड करत नाही, म्हणून तुमच्या शीर्ष 3 आवर्ती कार्यांबद्दल निर्णय घेणे एकूण वैशिष्ट्ये मोजण्यापेक्षा अधिक विश्वासार्ह आहे.

3. सॉफ्टवेअरला वचनबद्ध करण्यापूर्वी मी कोणत्या वास्तविक व्यवहारांची चाचणी घ्यावी?
तुमचे वास्तविक कर दर, आंशिक पेमेंट परिस्थिती आणि स्टॉक समायोजन किंवा तुमच्याशी संबंधित असल्यास रिटर्नसह वास्तविक बीजक चाचणी करा व्यवसाय, कारण या समस्या उघड करतात नमुना डेटा सामान्यत: करत नाही.

4. मी सॉफ्टवेअर स्विच करण्याची योजना करत नसल्यास डेटा पोर्टेबिलिटी का महत्त्वाची आहे?
योजना बदलतात, आणि कधीही स्विच करणे आवश्यक असल्यास, विद्यमान रेकॉर्ड निर्यात करण्यात अक्षम असणे म्हणजे पूर्णपणे प्रारंभ करणे, जे एक महत्त्वपूर्ण, टाळता येण्याजोगे खर्च आहे जेव्हा खूप उशीर झालेला असतो तेव्हाच शोधला जातो.

5. सॉफ्टवेअर रोज काम करेल की नाही हे ठरवण्यासाठी उत्पादनाचा डेमो पुरेसा आहे का?
पूर्णपणे नाही. डेमो सामर्थ्य ठळक करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहेत आणि दररोज वापरकर्त्याच्या भेटीतील घर्षण पॉइंट्स वगळण्यासाठी आहेत, त्यामुळे वास्तविक दैनंदिन कार्यांचा समावेश असलेली वास्तविक चाचणी अधिक अचूक चित्र देते.

6. निर्णय घेण्यापूर्वी नवीन सॉफ्टवेअरची चाचणी करणारी एकमेव व्यक्ती व्यवसाय मालक असावी का?
नाही. बिलिंग कर्मचाऱ्यांसारखे जे खरोखर दररोज त्याचा वापर करतील, त्यांचा समावेश केल्याने, वापरता येण्याजोग्या समस्या अनेकदा उघड होतात ज्याच्या मालकाच्या संक्षिप्त वैयक्तिक चाचणी दरम्यान लक्षात येत नाही.