అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎన్నుకునేటప్పుడు నివారించాల్సిన సాధారణ తప్పులు

చాలా వ్యాపారాలు మొదటి వారంలో తమ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ఎంపికకు చింతించవు. డెమోలో సాఫ్ట్‌వేర్ చక్కగా కనిపిస్తుంది, ఇన్‌వాయిస్‌లు సృష్టించబడతాయి మరియు ప్రతిదీ పని చేస్తున్నట్లు అనిపిస్తుంది. పశ్చాత్తాపం నెలరోజుల తర్వాత కనిపిస్తుంది - ఊహించని విధంగా ఇన్‌వాయిస్ పరిమితిని తాకినప్పుడు, అవసరమైన ఫీచర్ మిస్ అయినప్పుడు లేదా వేరొకదానికి మారినప్పుడు దాని కంటే కష్టంగా అనిపించినప్పుడు.

ఈ ఆలస్యమైన ఆవిష్కరణ ఖచ్చితంగా ఎంచుకోవడానికి చేస్తుంది అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ప్రమాదకరం. ఈ విచారం కలిగించే తప్పులు సాధారణంగా నిర్ణయం సమయంలో స్పష్టంగా కనిపించవు; సరిగ్గా సరిపోని సాధనం లోపల వ్యాపారం ఇప్పటికే నెలల తరబడి రికార్డులను రూపొందించిన తర్వాత, అవి వెనుక దృష్టిలో స్పష్టంగా కనిపిస్తాయి. డెమో లేదా ట్రయల్ పీరియడ్ సాధారణంగా క్లీన్, శాంపిల్ లాంటి డేటాను ఉపయోగించడాన్ని చూపుతుంది - లావాదేవీ పరిమాణం పెరిగిన తర్వాత, రెండవ సిబ్బందికి యాక్సెస్ అవసరం లేదా మూల్యాంకనం సమయంలో ఎప్పుడూ ప్రయత్నించని నిర్దిష్ట ఎడ్జ్ కేసు వచ్చిన తర్వాత నిజమైన విచారం వ్యక్తమవుతుంది.

ఎంపిక ప్రక్రియలో వ్యాపారాలు చేసే నిర్దిష్టమైన, పునరావృతమయ్యే పొరపాట్లను ఈ కథనం తెలియజేస్తుంది, కాబట్టి వాటిని ఆ తర్వాత కనుగొనడం కంటే ముందే పట్టుకోవచ్చు. వినిమయ్ అనేక వ్యాపారాలలో ఇది ఒక ఎంపికగా పరిగణించబడుతుంది మరియు ఈ రకమైన ఖచ్చితమైన పరిశీలనను తట్టుకోగలగడం - నిజమైన లావాదేవీలు, నిజమైన అంచు కేసులు, నిజమైన వృద్ధి దృశ్యాలు - డెమోలో మాత్రమే మంచిగా కనిపించే సాఫ్ట్‌వేర్ నుండి విశ్వసించదగిన సాఫ్ట్‌వేర్‌ను వేరు చేస్తుంది.

అత్యంత విచారం కలిగించే ఐదు తప్పులు

ప్రతి పొరపాటు తర్వాత ఎంత ఖర్చవుతుందో నిశితంగా పరిశీలించండి:

ఆటోమేటిక్ పేమెంట్ రిమైండర్‌లు పెండింగ్‌లో ఉన్న చెల్లింపులను ఛేజింగ్ చేయడంలో మాన్యువల్ భారాన్ని నిజంగా తగ్గించగలవు, అయితే అవి రొటీన్ కేసులకు ఉత్తమంగా పని చేస్తాయి మరియు ఖచ్చితమైన కస్టమర్ సంప్రదింపు వివరాలపై మరియు సమయానుకూలంగా ఎక్కువగా ఆధారపడి ఉంటాయి చెల్లింపు రికార్డింగ్సరిగ్గా పనిచేయడానికి. ఈ ఫీచర్ అందుబాటులో లేనప్పుడు లేదా నిర్దిష్ట కస్టమర్ పరిస్థితికి సరిగ్గా సరిపోకపోతే, ఖచ్చితమైన స్వీకరించదగిన జాబితాను ఉపయోగించి స్థిరమైన, సంక్షిప్త వారపు మాన్యువల్ రొటీన్ అదే ఫలితాన్ని సాధిస్తుంది.

ముందస్తు నిర్ణయం చెక్‌లిస్ట్

• టూల్స్ పోల్చడానికి ముందు టాప్ 3 రోజువారీ టాస్క్‌లు జాబితా చేయబడ్డాయి

• నమూనాలు మాత్రమే కాకుండా నిజమైన లావాదేవీ డేటాతో పరీక్షించబడింది

• అధిక వాల్యూమ్‌లో లేదా ఎక్కువ మంది వినియోగదారులతో ఏమి జరుగుతుందో తనిఖీ చేయబడింది

• తర్వాత మారడం అవసరమైతే ధృవీకరించబడిన డేటాను ఎగుమతి చేయవచ్చు

• అసలు రోజువారీ వినియోగదారు సాధనాన్ని పరీక్షించినట్లయితే, యజమాని మాత్రమే కాదు

ఏది అనుకూలమైనది కాకుండా నిర్ణయాన్ని నమ్మదగినదిగా చేస్తుంది

స్మూత్ డెమో మరియు ఆకట్టుకునే ఫీచర్ లిస్ట్ ఆధారంగా త్వరగా తీసుకున్న నిర్ణయం, క్షణంలో సౌకర్యవంతంగా అనిపిస్తుంది, కానీ తర్వాత పశ్చాత్తాపపడే ప్రమాదం ఎక్కువగా ఉంటుంది. విశ్వసనీయమైన నిర్ణయం ఘర్షణ నుండి వస్తుంది, అది లేకపోవడం వల్ల కాదు - వాస్తవానికి ఎడ్జ్ కేసులను పరీక్షించడం, వాస్తవానికి సాధనాన్ని ప్రతిరోజూ ఉపయోగించే వ్యక్తిని కలిగి ఉంటుంది మరియు వాస్తవానికి వారు చేరుకోలేరని భావించడం కంటే పరిమితుల వద్ద ఏమి జరుగుతుందో తనిఖీ చేయడం.

Vinimay యొక్క GST ఇన్వాయిస్, స్టాక్ ట్రాకింగ్ మరియు కస్టమర్ రికార్డ్ ఫీచర్‌లను ఒకే విధంగా పరీక్షించడానికి ఉద్దేశించబడింది — నిజమైన లావాదేవీలు మరియు నిజమైన వృద్ధి దృశ్యాలకు వ్యతిరేకంగా — ఫీచర్ పేజీ యొక్క బలంతో మాత్రమే ఆమోదించబడదు, ఎందుకంటే ఈ కథనం పరిశీలనలో ఉన్న ఏదైనా సాఫ్ట్‌వేర్‌కి వర్తింపజేయమని సిఫార్సు చేస్తున్న అదే ప్రమాణం.

తీర్మానం

సాఫ్ట్‌వేర్ పశ్చాత్తాపాన్ని కలిగించే తప్పులు ప్రారంభ నిర్ణయం సమయంలో చాలా అరుదుగా కనిపిస్తాయి-అవి తర్వాత, వాల్యూమ్ పెరిగిన తర్వాత, సిబ్బందిని మార్చడం లేదా ఎడ్జ్ కేస్ కనిపించడం వంటివి ఎప్పుడూ పరీక్షించబడవు. ఈ పశ్చాత్తాపాన్ని నివారించడం నిజమైన లావాదేవీలను ముందస్తుగా పరీక్షించడానికి వస్తుంది,

సిఫీచర్ జాబితా లేదా పాలిష్ చేసిన డెమోపై ఆధారపడకుండా, బిజినెస్ స్కేల్స్‌లో ఏమి జరుగుతుందో హెకింగ్ చేయడం మరియు డేటా శాశ్వతంగా లాక్ చేయబడలేదని నిర్ధారించడం.

తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు

1. సాఫ్ట్‌వేర్ విచారం సాధారణంగా నిర్ణయం తీసుకున్న నెలల తర్వాత ఎందుకు కనిపిస్తుంది, వెంటనే కాదు?
ప్రారంభ పరీక్ష సాధారణంగా కాంతి, నమూనా-వంటి డేటాను ఉపయోగిస్తుంది, అయితే లావాదేవీల పరిమాణం పెరిగిన తర్వాత నిజమైన పశ్చాత్తాపం చెందుతుంది, ఎక్కువ మంది వినియోగదారులు జోడించబడతారు లేదా ముందస్తుగా పరీక్షించబడని నిర్దిష్ట అంచు కేసులు తలెత్తుతాయి.

2. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను నిర్ధారించడానికి సుదీర్ఘ ఫీచర్ జాబితా నమ్మదగిన మార్గమా?
స్వతహాగా కాదు. మీ నిర్దిష్ట రోజువారీ పనులు చక్కగా నిర్వహించబడుతున్నాయో లేదో ఫీచర్ జాబితా బహిర్గతం చేయదు, కాబట్టి మొత్తం ఫీచర్‌లను లెక్కించడం కంటే మీ మొదటి 3 పునరావృత టాస్క్‌లకు వ్యతిరేకంగా తీర్పు ఇవ్వడం మరింత నమ్మదగినది.

3. సాఫ్ట్‌వేర్‌కు పాల్పడే ముందు నేను ఏ నిజమైన లావాదేవీలను పరీక్షించాలి?
మీ వాస్తవ పన్ను రేట్లు, పాక్షిక చెల్లింపు దృష్టాంతం మరియు స్టాక్ సర్దుబాటుతో నిజమైన ఇన్‌వాయిస్‌ను పరీక్షించండి లేదా మీకు సంబంధించినది అయితే రిటర్న్ చేయండి వ్యాపారం, ఇవి సమస్యలను బహిర్గతం చేయడం వలన నమూనా డేటా సాధారణంగా ఉండదు.

4. నేను సాఫ్ట్‌వేర్‌ని మార్చడానికి ప్లాన్ చేయకపోతే డేటా పోర్టబిలిటీ ఎందుకు ముఖ్యం?
ప్రణాళికలు మారుతాయి మరియు మారడం ఎప్పుడైనా అవసరమైతే, ఇప్పటికే ఉన్న రికార్డులను ఎగుమతి చేయలేకపోవడం అంటే పూర్తిగా ప్రారంభించడం, ఇది చాలా ఆలస్యం అయినప్పుడు మాత్రమే గుర్తించదగిన, నివారించదగిన ఖర్చు.

5. సాఫ్ట్‌వేర్ ప్రతిరోజూ పని చేస్తుందో లేదో నిర్ధారించడానికి ఉత్పత్తి డెమో సరిపోతుందా?
పూర్తిగా కాదు. డెమోలు బలాన్ని హైలైట్ చేయడానికి మరియు రోజువారీ వినియోగదారు ఎదుర్కొనే ఘర్షణ పాయింట్‌లను తరచుగా దాటవేయడానికి రూపొందించబడ్డాయి, కాబట్టి వాస్తవ రోజువారీ పనులతో కూడిన నిజమైన ట్రయల్ మరింత ఖచ్చితమైన చిత్రాన్ని ఇస్తుంది.

6. నిర్ణయించే ముందు కొత్త సాఫ్ట్‌వేర్‌ను పరీక్షించే వ్యక్తి వ్యాపార యజమాని మాత్రమే కావాలా?
నం. బిల్లింగ్ సిబ్బంది వంటి ప్రతిరోజు దీన్ని నిజంగా ఉపయోగించుకునే వారిని చేర్చుకోవడం, సంక్షిప్త వ్యక్తిగత పరీక్ష సమయంలో యజమాని గమనించని వినియోగ సమస్యలను తరచుగా వెల్లడిస్తుంది.