আমি কিভাবে ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্টে অনুপস্থিত এন্ট্রি প্রতিরোধ করতে পারি?
একটি অনুপস্থিত এন্ট্রি খুব কমই নিজেকে ঘোষণা. একটি বিক্রয় যা করা হয়েছিল কিন্তু কখনও বিল করা হয়নি, একটি অর্থপ্রদান যা গৃহীত হয়েছিল কিন্তু কখনও রেকর্ড করা হয়নি, একটি কেনাকাটা যা মৌখিকভাবে উল্লেখ করা হয়েছিল কিন্তু কোথাও প্রবেশ করা হয়নি—এই ফাঁকগুলি পটভূমিতে শান্তভাবে বসে থাকে যতক্ষণ না কিছু তাদের দেখার জন্য বাধ্য করে, সাধারণত একটি স্টক গণনা যা যোগ হয় না, বা গ্রাহক জোর করে যে তারা ইতিমধ্যেই এমন কিছুর জন্য অর্থ প্রদান করেছে যা আপনার রেকর্ডগুলি দেখায় না।
হতাশাজনক অংশ হল যে অনুপস্থিত এন্ট্রিগুলি সাধারণত অসাবধানতার কারণে হয় না; তারা সাধারণ, ব্যস্ত-দিনের বাধার কারণে ঘটে: মাঝখানে একটি ফোন কল বিলিং, একজন গ্রাহক অর্থ প্রদান করছেন তাড়াহুড়ো করে, বা "পরে নোট করে রাখবে" এমন প্রতিশ্রুতি দিয়ে মৌখিকভাবে নিশ্চিত করা হয়েছে যেটি আসলে কখনই ঘটে না। এটি প্রতিরোধ করা সাধারণ অর্থে আরও সতর্ক হওয়ার বিষয়ে নয়; এটা নির্দিষ্ট অভ্যাস গড়ে তোলার বিষয়ে এবং চেক করার বিষয় যা তারা যৌগিক হওয়ার আগে ফাঁকগুলি ধরতে পারে।
এই নিবন্ধটি দেখায় যে কীভাবে এন্ট্রিগুলি সাধারণত মিস হয় এবং ব্যবহারিক অভ্যাস এবং ক্রস-চেকগুলি যা প্রায়শই এটি ঘটে তা হ্রাস করে৷
সবচেয়ে সাধারণ উপায় এন্ট্রি মিস পেতে
বিলিংয়ের সময় বাধা — একটি লেনদেন শুরু হয়েছে কিন্তু সম্পূর্ণ হয়নি কারণ অন্য কিছু প্রথমে মনোযোগ দাবি করেছে
মৌখিক চুক্তি লগ ইন - একটি ক্রয় বা বিক্রয় কথোপকথনের দ্বারা নিশ্চিত করা হয়েছে কিন্তু কখনই কোনো সিস্টেমে প্রবেশ করেনি
ব্যাচ এন্ট্রি বিলম্ব — "এটা সব পরে লিখতে হবে" সিদ্ধান্ত নেওয়া, যা নির্দিষ্ট বিবরণ বা লেনদেন নিজেই ভুলে যাওয়ার সম্ভাবনা বাড়িয়ে দেয়
একাধিক লোক লেনদেন পরিচালনা করছে — স্পষ্ট সমন্বয় ছাড়াই, প্রত্যেকে অনুমান করে যে অন্যটি ইতিমধ্যে কিছু রেকর্ড করেছে
সরাসরি উত্তর: একক সবচেয়ে কার্যকর প্রতিরোধের পদ্ধতি হল প্রতিটি লেনদেন যেদিন ঘটবে সেই দিনেই প্রবেশ করানো, আদর্শভাবে অবিলম্বে, পরে জিনিসগুলি ব্যাচ-এন্টার করার জন্য মেমরির উপর নির্ভর না করে।
দ আর একটি লেনদেনের মধ্যে ব্যবধান ঘটছে এবং এটি রেকর্ড করা হচ্ছে, এটি সম্পূর্ণভাবে ভুলে যাওয়ার বা ভুল বিবরণ দিয়ে প্রবেশ করার সম্ভাবনা তত বেশি। একই দিনের অভ্যাস মানে প্রতিটি একক লেনদেনের জন্য তাত্ক্ষণিক প্রবেশের প্রয়োজন নেই, তবে এর অর্থ এই নয় যে পরের দিন রেকর্ড করা ছাড়া কিছুই বহন করে না।
ইতিমধ্যে কি মিস হয়েছে তা ধরার জন্য একটি ক্রস-চেক পদ্ধতি
এমনকি ভাল অভ্যাসের সাথেও, মাঝে মাঝে ফাঁক ঘটে, যার কারণে একটি পর্যায়ক্রমিক ক্রস-চেক গুরুত্বপূর্ণ:
একই সময়ের জন্য প্রাপ্ত প্রকৃত নগদ এবং ডিজিটাল পেমেন্টের সাথে রেকর্ডকৃত বিক্রয় তুলনা করুন
রেকর্ডকৃত স্টক হ্রাস তুলনা করুন পণ্যের নমুনার জন্য শারীরিক গণনার বিপরীতে
প্রকৃত বিক্রেতা বিল বা প্রাপ্ত ডেলিভারি চালানের সাথে রেকর্ড করা ক্রয়ের তুলনা করুন
কোনো গরমিল তা নিজেই সমাধান করবে বলে ধরে না নিয়ে অবিলম্বে তদন্ত করুন
যেখানে অনুপস্থিত এন্ট্রিগুলি সবচেয়ে বেশি ক্ষতি করে
সমস্ত অনুপস্থিত এন্ট্রি সমান ঝুঁকি বহন করে না:
একটি সাপ্তাহিক গ্যাপ-চেক রুটিন
সমস্ত পেমেন্ট মোড জুড়ে প্রাপ্ত প্রকৃত অর্থের সাথে এক সপ্তাহের রেকর্ডকৃত বিক্রয় মোটের তুলনা করুন
সিস্টেম রেকর্ডের বিরুদ্ধে মুষ্টিমেয় দ্রুত-চলমান পণ্যগুলির জন্য স্পট-চেক স্টক
কর্মীদের সরাসরি জিজ্ঞাসা করুন যে কোনও লেনদেন মৌখিক বা অনানুষ্ঠানিকভাবে পরিচালনা করা হয়েছে এবং এখনও প্রবেশ করা হয়নি
খসড়া বা অসম্পূর্ণ অবস্থায় থাকা যেকোন চালান পর্যালোচনা করুন এবং এটি সম্পূর্ণ করুন বা স্পষ্ট করুন
উপসংহার
অনুপস্থিত এন্ট্রি ব্যবসা অ্যাকাউন্ট প্রায় সবসময় অসাবধানতার পরিবর্তে সাধারণ, ব্যস্ত-দিনের বাধা থেকে আসে, এই কারণেই সমাধানটি অস্পষ্ট সতর্কতা নয় তবে নির্দিষ্ট অভ্যাস, একই দিনের প্রবেশ, এবং রেকর্ড এবং শারীরিক বাস্তবতার মধ্যে নিয়মিত ক্রস-চেক। এক সপ্তাহের মধ্যে একটি ব্যবধান ধরা নিয়ন্ত্রণযোগ্য; কয়েক মাস পরে একই ব্যবধান ধরা, এটি আরও বেশ কয়েকটির সাথে মিলিত হওয়ার পরে, যথেষ্ট কঠিন।
FAQs
1. অনুপস্থিত এন্ট্রি কি সাধারণত অসাবধানতার কারণে হয়?
সাধারণত নয়, এগুলি সাধারণত মনোযোগের অভাবের পরিবর্তে বিলিং চলাকালীন কল বা দ্রুত মৌখিক চুক্তির মতো সাধারণ বাধাগুলির কারণে হয়, যে কারণে নির্দিষ্ট অভ্যাস এবং পরীক্ষাগুলি কেবল "আরও সতর্ক থাকা" এর চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
2. কেন একই দিনের এন্ট্রি পরে ব্যাচ এন্ট্রির চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর?
যেহেতু একটি লেনদেন যত বেশি সময় ধরে রেকর্ড করা হয় না, তত বেশি নির্দিষ্ট বিবরণ বা লেনদেনটি সম্পূর্ণরূপে ভুলে যাওয়ার সম্ভাবনা বেশি, তাই একই দিনের এন্ট্রি উল্লেখযোগ্যভাবে সেই উইন্ডোটিকে হ্রাস করে যেখানে কিছু স্লিপ হতে পারে।
3. অনুপস্থিত এন্ট্রি সবচেয়ে ক্ষতিকর ধরনের কি?
একটি বিলবিহীন বিক্রয় সবচেয়ে সরাসরি ব্যয়বহুল হতে থাকে, কারণ এটি এমন রাজস্বের প্রতিনিধিত্ব করে যা কখনই চালান বা সংগ্রহ করা হয় না, যদিও একটি অ-রেকর্ড না করা অর্থ গ্রাহকের সাথে বিশ্রী, ভুল ফলো-আপ তৈরি করতে পারে।
4. ইতিমধ্যে মিস করা এন্ট্রিগুলি আমি কীভাবে ধরতে পারি?
ক্রস-চেকিং প্রকৃত নগদের বিপরীতে রেকর্ডকৃত মোট,ডিজিটাল পেমেন্ট, এবং ভৌত স্টক গণনা পর্যায়ক্রমে পৃষ্ঠের ফাঁকে সাহায্য করে, কারণ যা রেকর্ড করা হয়েছে এবং যা প্রকৃতপক্ষে সত্য তার মধ্যে একটি অমিল সাধারণত একটি অনুপস্থিত এন্ট্রিকে সরাসরি নির্দেশ করে।
5. একাধিক কর্মী লেনদেন পরিচালনা করা কি অনুপস্থিত এন্ট্রির ঝুঁকি বাড়ায়?
হ্যাঁ, সুস্পষ্ট সমন্বয় ছাড়াই, প্রত্যেক ব্যক্তি অনুমান করতে পারে যে অন্য কেউ একটি নির্দিষ্ট লেনদেন রেকর্ড করেছে, তাই প্রতিটি ব্যক্তি যা পরিচালনা করে তা প্রবেশ করার জন্য একটি স্পষ্ট, স্বতন্ত্র দায়িত্ব প্রতিষ্ঠা করা এই বিশেষ ঝুঁকি হ্রাস করে।
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
