હું બિઝનેસ એકાઉન્ટ્સમાં ગુમ થયેલ એન્ટ્રીઓને કેવી રીતે અટકાવી શકું?
ગુમ થયેલ એન્ટ્રી ભાગ્યે જ પોતાને જાહેર કરે છે. વેચાણ કે જે કરવામાં આવ્યું હતું પરંતુ ક્યારેય બિલ આપવામાં આવ્યું ન હતું, એક ચુકવણી જે પ્રાપ્ત થઈ હતી પરંતુ ક્યારેય રેકોર્ડ કરવામાં આવી ન હતી, એક ખરીદી કે જે મૌખિક રીતે નોંધવામાં આવી હતી પરંતુ ક્યારેય ક્યાંય દાખલ કરવામાં આવી ન હતી—આ ગાબડાઓ પૃષ્ઠભૂમિમાં શાંતિથી બેસે છે જ્યાં સુધી કોઈ વસ્તુ તેમને જોવા માટે દબાણ ન કરે, સામાન્ય રીતે સ્ટોક કાઉન્ટ કે જે ઉમેરાતું નથી, અથવા ગ્રાહક આગ્રહ કરે છે કે તેઓ તમારા રેકોર્ડ્સ બતાવતા નથી તે માટે તેઓએ પહેલેથી જ ચૂકવણી કરી છે.
નિરાશાજનક ભાગ એ છે કે ગુમ થયેલ એન્ટ્રીઓ સામાન્ય રીતે બેદરકારીને કારણે થતી નથી; તે સામાન્ય, વ્યસ્ત-દિવસના વિક્ષેપોને કારણે થાય છે: મધ્યમાં એક ફોન કૉલ બિલિંગ, ગ્રાહક ચૂકવે છે ઉતાવળમાં, અથવા ખરીદીની "પછીથી નોંધ લેવા"ના વચન સાથે મૌખિક રીતે પુષ્ટિ કરવામાં આવે છે જે વાસ્તવમાં ક્યારેય થતું નથી. આને અટકાવવું એ સામાન્ય અર્થમાં વધુ સાવચેત રહેવા વિશે નથી; તે ચોક્કસ આદતો અને તપાસો બનાવવા વિશે છે જે તેઓ સંયોજન કરતા પહેલા અંતરને પકડે છે.
આ લેખ સામાન્ય રીતે એન્ટ્રીઓ કેવી રીતે ચૂકી જાય છે અને વ્યવહારિક ટેવો અને ક્રોસ-ચેક કે જે આ કેટલી વાર થાય છે તે ઘટાડે છે તે જુએ છે.
સૌથી સામાન્ય રીતો એન્ટ્રીઓ ચૂકી જાય છે
બિલિંગ દરમિયાન વિક્ષેપો - વ્યવહાર શરૂ થયો પરંતુ પૂર્ણ થયો નથી કારણ કે બીજું કંઈક પ્રથમ ધ્યાન માંગે છે
મૌખિક કરારો ક્યારેય લૉગ થયા નથી - વાર્તાલાપ દ્વારા પુષ્ટિ થયેલ ખરીદી અથવા વેચાણ પરંતુ ક્યારેય કોઈપણ સિસ્ટમમાં પ્રવેશ કર્યો નથી
બેચ પ્રવેશ વિલંબ - "તે બધું પછીથી દાખલ કરો" નક્કી કરવું, જે ચોક્કસ વિગતો અથવા વ્યવહાર પોતે જ ભૂલી જવાની તક વધારે છે
બહુવિધ લોકો વ્યવહારો સંભાળે છે - સ્પષ્ટ સંકલન વિના, દરેક ધારે છે કે બીજાએ પહેલેથી કંઈક રેકોર્ડ કર્યું છે
સીધો જવાબ: એક સૌથી અસરકારક નિવારણ પદ્ધતિ એ છે કે દરેક ટ્રાન્ઝેક્શન જે દિવસે થાય તે જ દિવસે દાખલ કરવું, આદર્શ રીતે તરત જ, પછીથી વસ્તુઓને બેચમાં દાખલ કરવા માટે મેમરી પર આધાર રાખવાને બદલે.
આ ટ્રાન્ઝેક્શન વચ્ચેનું અંતર વધારે છે થઈ રહ્યું છે અને તે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, તે સંપૂર્ણ રીતે ભૂલી જવાની અથવા ખોટી વિગતો સાથે દાખલ થવાની સંભાવના વધારે છે. એ જ-દિવસની આદતનો અર્થ એ નથી કે દરેક ટ્રાન્ઝેક્શન માટે ત્વરિત એન્ટ્રી થાય છે, પરંતુ તેનો અર્થ એ નથી કે આગલા દિવસ સુધી કંઈપણ નોંધાયેલું નથી.
પહેલેથી જ શું ચૂકી ગયું છે તેને પકડવાની ક્રોસ-ચેક પદ્ધતિ
સારી આદતો સાથે પણ, પ્રસંગોપાત અંતરાલ થાય છે, જેના કારણે સામયિક ક્રોસ-ચેક મહત્વપૂર્ણ છે:
સમાન સમયગાળા માટે પ્રાપ્ત થયેલ વાસ્તવિક રોકડ અને ડિજિટલ ચૂકવણી સામે રેકોર્ડ કરેલ વેચાણની તુલના કરો
રેકોર્ડ કરેલ સ્ટોક ઘટાડાની સરખામણી કરો ઉત્પાદનોના નમૂના માટે ભૌતિક ગણતરી સામે
વાસ્તવિક વિક્રેતા બિલો અથવા પ્રાપ્ત થયેલા ડિલિવરી ચલણો સાથે રેકોર્ડ કરેલી ખરીદીની તુલના કરો
કોઈપણ ગેરસમજણ પોતે જ ઉકેલાઈ જશે એમ ધારવાને બદલે તરત જ તેની તપાસ કરો
જ્યાં ખૂટતી એન્ટ્રીઓ સૌથી વધુ નુકસાન કરે છે
બધી ગુમ થયેલ એન્ટ્રીઓ સમાન જોખમ ધરાવતી નથી:
એક સાપ્તાહિક ગેપ-ચેક રૂટિન
એક સપ્તાહના રેકોર્ડ કરેલ વેચાણની કુલ રકમની સરખામણી તમામ ચૂકવણી મોડ્સમાં પ્રાપ્ત થયેલ વાસ્તવિક નાણાં સામે કરો
સિસ્ટમ રેકોર્ડ્સ સામે મુઠ્ઠીભર ઝડપી-મૂવિંગ ઉત્પાદનો માટે સ્પોટ-ચેક સ્ટોક
સ્ટાફને સીધું પૂછો કે શું કોઈ વ્યવહાર મૌખિક અથવા અનૌપચારિક રીતે હેન્ડલ કરવામાં આવ્યો હતો અને હજુ દાખલ થયો નથી
ડ્રાફ્ટ અથવા અપૂર્ણ સ્થિતિમાં બાકી રહેલા કોઈપણ ઇન્વૉઇસની સમીક્ષા કરો અને તેને પૂર્ણ કરો અથવા સ્પષ્ટ કરો
નિષ્કર્ષ
માં એન્ટ્રીઓ ખૂટે છે બિઝનેસ એકાઉન્ટ્સ લગભગ હંમેશા બેદરકારીને બદલે સામાન્ય, વ્યસ્ત-દિવસના વિક્ષેપોમાંથી આવે છે, તેથી જ સુધારો અસ્પષ્ટ તકેદારી નથી પરંતુ ચોક્કસ ટેવો, તે જ દિવસની એન્ટ્રી અને રેકોર્ડ્સ અને ભૌતિક વાસ્તવિકતા વચ્ચે નિયમિત ક્રોસ-ચેક છે. એક અઠવાડિયાની અંદર ગેપ પકડવો મેનેજેબલ છે; મહિનાઓ પછી સમાન અંતરને પકડવું, તે અન્ય કેટલાક લોકો સાથે સંયોજન પછી, નોંધપાત્ર રીતે મુશ્કેલ છે.
FAQs
1. શું ગુમ થયેલ એન્ટ્રીઓ સામાન્ય રીતે બેદરકારીને કારણે થાય છે?
સામાન્ય રીતે નહીં, તે સામાન્ય રીતે સામાન્ય વિક્ષેપોને કારણે થાય છે, જેમ કે બિલિંગ દરમિયાન કૉલ અથવા ઉતાવળમાં મૌખિક કરાર, ધ્યાનની અછતને બદલે, તેથી જ ચોક્કસ આદતો અને તપાસ ફક્ત "વધુ સાવચેત રહેવા" કરતાં વધુ મહત્વ ધરાવે છે.
2. શા માટે તે જ દિવસની એન્ટ્રી પાછળથી બેચ એન્ટ્રી કરતાં વધુ અસરકારક છે?
કારણ કે ટ્રાન્ઝેક્શન જેટલો લાંબો સમય સુધી રેકોર્ડ ન થાય તેટલી ચોક્કસ વિગતો, અથવા વ્યવહાર પોતે જ સંપૂર્ણપણે ભૂલી જવાની શક્યતા વધારે છે, તેથી તે જ દિવસની એન્ટ્રી એ વિન્ડોને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે જેમાં કંઈક સરકી શકે છે.
3. ગુમ થયેલ એન્ટ્રીનો સૌથી નુકસાનકારક પ્રકાર કયો છે?
બિલ વિનાનું વેચાણ સૌથી સીધું મોંઘું હોય છે, કારણ કે તે એવી આવકનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે કે જે ક્યારેય ઇન્વૉઇસ કરવામાં આવતી નથી અથવા એકત્ર કરવામાં આવતી નથી, જો કે બિન-રેકોર્ડ કરેલી ચુકવણી ગ્રાહક સાથે અણઘડ, ખોટા ફોલો-અપ્સ પણ બનાવી શકે છે.
4. પહેલેથી જ ચૂકી ગયેલી એન્ટ્રીઓ હું કેવી રીતે પકડી શકું?
વાસ્તવિક રોકડ સામે ક્રોસ-ચેકિંગ રેકોર્ડ કરેલ કુલ,ડિજિટલ ચૂકવણી, અને ભૌતિક સ્ટોક ગણતરીઓ સમયાંતરે સપાટીના અંતરમાં મદદ કરે છે, કારણ કે શું રેકોર્ડ કરવામાં આવ્યું છે અને જે ભૌતિક રીતે સાચું છે તે વચ્ચેનો મેળ ખાતો નથી તે સામાન્ય રીતે ગુમ થયેલ એન્ટ્રી તરફ નિર્દેશ કરે છે.
5. શું ટ્રાન્ઝેક્શન સંભાળતા બહુવિધ સ્ટાફ રાખવાથી એન્ટ્રી ગુમ થવાનું જોખમ વધે છે?
હા, સ્પષ્ટ સંકલન વિના, દરેક વ્યક્તિ ધારે છે કે કોઈ અન્ય વ્યક્તિએ ચોક્કસ વ્યવહાર રેકોર્ડ કર્યો છે, તેથી દરેક વ્યક્તિ જે સંભાળે છે તે દાખલ કરવા માટે સ્પષ્ટ, વ્યક્તિગત જવાબદારી સ્થાપિત કરવાથી આ ચોક્કસ જોખમ ઘટે છે.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
