मैं व्यावसायिक खातों में गुम प्रविष्टियों को कैसे रोक सकता हूँ?
एक गुम प्रविष्टि शायद ही कभी स्वयं की घोषणा करती है। एक बिक्री जो की गई थी लेकिन कभी बिल नहीं किया गया, एक भुगतान जो प्राप्त किया गया था लेकिन कभी दर्ज नहीं किया गया था, एक खरीदारी जिसे मौखिक रूप से नोट किया गया था लेकिन कभी भी कहीं भी दर्ज नहीं किया गया था - ये अंतराल पृष्ठभूमि में तब तक चुपचाप बैठे रहते हैं जब तक कि कुछ उन्हें देखने के लिए मजबूर नहीं करता है, आमतौर पर एक स्टॉक गणना जो जुड़ती नहीं है, या एक ग्राहक इस बात पर जोर देता है कि उन्होंने पहले से ही किसी चीज़ के लिए भुगतान किया है जो आपके रिकॉर्ड नहीं दिखाते हैं।
निराशाजनक बात यह है कि गुम प्रविष्टियाँ आमतौर पर लापरवाही के कारण नहीं होती हैं; वे सामान्य, व्यस्त दिन के व्यवधानों के कारण होते हैं: बीच में एक फ़ोन कॉल बिलिंग, एक ग्राहक भुगतान कर रहा है जल्दबाज़ी में, या "बाद में इसे नोट करने" के वादे के साथ मौखिक रूप से पुष्टि की गई खरीदारी जो वास्तव में कभी नहीं होती है। इसे रोकना सामान्य अर्थों में अधिक सावधान रहने के बारे में नहीं है; यह विशिष्ट आदतें बनाने और जाँचने के बारे में है जो कमियों को जुड़ने से पहले ही पकड़ लेती हैं।
यह लेख इस बात पर गौर करता है कि आम तौर पर प्रविष्टियाँ कैसे छूट जाती हैं और व्यावहारिक आदतें और क्रॉस-चेक यह कम करते हैं कि ऐसा कितनी बार होता है।
सबसे सामान्य तरीके जिनसे प्रविष्टियाँ छूट जाती हैं
बिलिंग के दौरान रुकावटें - एक लेन-देन शुरू हुआ लेकिन पूरा नहीं हुआ क्योंकि किसी और चीज़ पर पहले ध्यान देने की मांग की गई थी
मौखिक समझौते कभी लॉग नहीं किए गए - ऐसी खरीद या बिक्री जिसकी पुष्टि बातचीत द्वारा की गई हो लेकिन वह कभी किसी सिस्टम में दर्ज नहीं की गई हो
बैच प्रविष्टि में देरी - "यह सब बाद में दर्ज करें" का निर्णय लेने से यह संभावना बढ़ जाती है कि विशिष्ट विवरण, या लेन-देन ही भूल जाए
कई लोग लेन-देन संभाल रहे हैं - स्पष्ट समन्वय के बिना, प्रत्येक यह मान रहा है कि दूसरे ने पहले ही कुछ रिकॉर्ड कर लिया है
सीधा उत्तर: सबसे प्रभावी रोकथाम विधि प्रत्येक लेनदेन को उसी दिन दर्ज करना है जिस दिन यह होता है, आदर्श रूप से तुरंत, बाद में चीजों को बैच-एंटर करने के लिए मेमोरी पर निर्भर रहने के बजाय।
खेत लेन-देन के बीच अधिक लंबा अंतराल घटित हो रहा है और इसे रिकॉर्ड किया जा रहा है, तो इसके पूरी तरह से भूल जाने या गलत विवरण के साथ दर्ज होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी। एक ही दिन की आदत का मतलब हर एक लेन-देन के लिए तत्काल प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसका मतलब यह है कि कुछ भी बिना रिकॉर्ड किए अगले दिन तक नहीं जाता है।
जो पहले ही छूट गया है उसे पकड़ने के लिए एक क्रॉस-चेक विधि
अच्छी आदतों के साथ भी, कभी-कभी अंतराल हो जाता है, यही कारण है कि समय-समय पर क्रॉस-चेक मायने रखता है:
उसी अवधि के लिए प्राप्त वास्तविक नकदी और डिजिटल भुगतान के विरुद्ध दर्ज बिक्री की तुलना करें
दर्ज स्टॉक में कमी की तुलना करें उत्पादों के नमूने के लिए भौतिक गणना के विरुद्ध
दर्ज की गई खरीद की तुलना वास्तविक विक्रेता बिल या प्राप्त डिलीवरी चालान से करें
किसी भी विसंगति की तुरंत जांच करें बजाय यह मानने के कि यह अपने आप हल हो जाएगी
जहां गुम प्रविष्टियां सबसे अधिक नुकसान का कारण बनती हैं
सभी गुम प्रविष्टियों में समान जोखिम नहीं होता:
एक साप्ताहिक अंतराल-जाँच दिनचर्या
सभी भुगतान माध्यमों से प्राप्त वास्तविक धन की तुलना में एक सप्ताह की कुल रिकॉर्ड की गई बिक्री की तुलना करें
सिस्टम रिकॉर्ड के विरुद्ध कुछ तेज़ गति वाले उत्पादों के लिए स्टॉक की स्पॉट-चेक करें
कर्मचारियों से सीधे पूछें कि क्या कोई लेन-देन मौखिक या अनौपचारिक रूप से किया गया था और अभी तक दर्ज नहीं किया गया है
ड्राफ्ट या अपूर्ण अवस्था में छोड़े गए किसी भी चालान की समीक्षा करें और उसे पूरा करें या स्पष्ट करें
निष्कर्ष
प्रविष्टियाँ गायब हैं व्यवसाय खाते लगभग हमेशा रुकावटें लापरवाही के बजाय सामान्य, व्यस्त दिन से आती हैं, यही कारण है कि इसका समाधान अस्पष्ट सतर्कता नहीं बल्कि विशिष्ट आदतें, उसी दिन प्रविष्टि, और रिकॉर्ड और भौतिक वास्तविकता के बीच एक नियमित क्रॉस-चेक है। एक सप्ताह के भीतर अंतर को पकड़ना प्रबंधनीय है; महीनों बाद उसी अंतर को पकड़ना, कई अन्य के साथ जुड़ने के बाद, काफी कठिन होता है।
पूछे जाने वाले प्रश्न
1. क्या गुम प्रविष्टियाँ आमतौर पर लापरवाही के कारण होती हैं?
आम तौर पर नहीं, वे आम तौर पर ध्यान की कमी के बजाय सामान्य रुकावटों के कारण होते हैं, जैसे बिलिंग के दौरान कॉल या जल्दबाजी में मौखिक समझौता, यही कारण है कि विशिष्ट आदतें और जांच केवल "अधिक सावधान रहने" से अधिक मायने रखती हैं।
2. बाद में बैच प्रविष्टि की तुलना में उसी दिन प्रविष्टि इतनी अधिक प्रभावी क्यों है?
चूँकि लेन-देन जितने लंबे समय तक रिकॉर्ड नहीं किया जाता है, उतनी ही अधिक संभावना है कि विशिष्ट विवरण, या स्वयं लेन-देन, पूरी तरह से भुला दिया जाता है, इसलिए उसी दिन प्रविष्टि उस विंडो को काफी कम कर देती है जिसमें कुछ फिसल सकता है।
3. गुम प्रविष्टि का सबसे हानिकारक प्रकार क्या है?
एक बिना बिल वाली बिक्री सीधे तौर पर सबसे महंगी होती है, क्योंकि यह उस राजस्व का प्रतिनिधित्व करती है जिसका कभी चालान नहीं किया जाता है या बिल्कुल भी एकत्र नहीं किया जाता है, हालांकि एक बिना रिकॉर्ड किया गया भुगतान भी ग्राहक के साथ अजीब, गलत फॉलो-अप पैदा कर सकता है।
4. मैं उन प्रविष्टियों को कैसे पकड़ सकता हूँ जो पहले ही छूट चुकी हैं?
वास्तविक नकदी के विरुद्ध दर्ज कुल राशि की क्रॉस-चेकिंग,डिजिटल भुगतान, और भौतिक स्टॉक गणना समय-समय पर सतही अंतराल में मदद करती है, क्योंकि जो दर्ज किया गया है और जो भौतिक रूप से सत्य है, उसके बीच एक बेमेल आमतौर पर सीधे एक लापता प्रविष्टि की ओर इशारा करता है।
5. क्या लेन-देन को संभालने वाले कई कर्मचारी होने से प्रविष्टियाँ गायब होने का खतरा बढ़ जाता है?
हां, स्पष्ट समन्वय के बिना, प्रत्येक व्यक्ति मान सकता है कि किसी और ने एक विशिष्ट लेनदेन रिकॉर्ड किया है, इसलिए प्रत्येक व्यक्ति जो संभालता है उसे दर्ज करने के लिए एक स्पष्ट, व्यक्तिगत जिम्मेदारी स्थापित करने से यह विशेष जोखिम कम हो जाता है।
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Published by Team Vinimay
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