मी बिझनेस अकाउंट्समध्ये गहाळ नोंदी कशा रोखू शकतो?

द व्यवहारामधील अंतर जास्त आहे घडत आहे आणि ते रेकॉर्ड केले जात आहे, ते पूर्णपणे विसरले जाण्याची किंवा चुकीच्या तपशीलासह प्रविष्ट होण्याची शक्यता जास्त असते. एकाच दिवसाच्या सवयीचा अर्थ प्रत्येक व्यवहारासाठी झटपट एंट्री असणे आवश्यक नाही, परंतु याचा अर्थ असा नाही की दुसऱ्या दिवशी काहीही रेकॉर्ड केलेले नाही.

आधीच काय चुकले आहे ते पकडण्यासाठी एक क्रॉस-चेक पद्धत

चांगल्या सवयी असूनही, अधूनमधून अंतर पडतात, म्हणूनच नियतकालिक क्रॉस-चेक महत्त्वाचे आहे:

1. त्याच कालावधीसाठी प्राप्त झालेल्या वास्तविक रोख आणि डिजिटल पेमेंटशी रेकॉर्ड केलेल्या विक्रीची तुलना करा

2. रेकॉर्ड केलेल्या स्टॉक कपातीची तुलना करा उत्पादनांच्या नमुन्यासाठी भौतिक मोजणीच्या विरुद्ध

3. रेकॉर्ड केलेल्या खरेदीची वास्तविक विक्रेता बिले किंवा प्राप्त झालेल्या वितरण चलनाशी तुलना करा

4. कोणतीही विसंगती स्वतःच निराकरण होईल असे मानण्याऐवजी त्वरित तपासा

जिथे गहाळ नोंदी सर्वात जास्त नुकसान करतात

सर्व गहाळ नोंदींमध्ये समान धोका नसतो:

एक साप्ताहिक गॅप-चेक रूटीन

• एका आठवड्यातील रेकॉर्ड केलेल्या एकूण विक्रीची तुलना सर्व पेमेंट मोडमध्ये मिळालेल्या वास्तविक पैशाशी करा

• सिस्टीम रेकॉर्डच्या विरूद्ध मूठभर जलद-हलविणाऱ्या उत्पादनांसाठी स्पॉट-चेक स्टॉक

• कोणताही व्यवहार तोंडी किंवा अनौपचारिकपणे हाताळला गेला आहे आणि अद्याप प्रविष्ट केलेला नाही का ते थेट कर्मचाऱ्यांना विचारा

• मसुदा किंवा अपूर्ण स्थितीत राहिलेल्या कोणत्याही बीजकांचे पुनरावलोकन करा आणि ते पूर्ण करा किंवा स्पष्ट करा

निष्कर्ष

मध्ये गहाळ नोंदी व्यवसाय खाती जवळजवळ नेहमीच निष्काळजीपणाऐवजी सामान्य, व्यस्त-दिवसाच्या व्यत्ययांमधून येतात, म्हणूनच निराकरण अस्पष्ट दक्षता नसून विशिष्ट सवयी, त्याच-दिवसाची नोंद आणि रेकॉर्ड आणि भौतिक वास्तविकता यांच्यातील नियमित क्रॉस-चेक आहे. एका आठवड्यात अंतर पकडणे आटोपशीर आहे; तेच अंतर काही महिन्यांनंतर पकडणे, ते इतर अनेकांसह एकत्रित केल्यानंतर, बरेच कठीण आहे.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. गहाळ नोंदी सहसा निष्काळजीपणामुळे होतात का?
सामान्यतः असे नाही, ते सामान्यत: सामान्य व्यत्ययांमुळे होतात, जसे की बिलिंग दरम्यान कॉल किंवा घाईघाईने केलेला शाब्दिक करार, लक्ष न देण्याऐवजी, म्हणूनच विशिष्ट सवयी आणि तपासण्या "अधिक सावधगिरी बाळगणे" पेक्षा जास्त महत्त्वाच्या असतात.

2. नंतरच्या बॅच एंट्रीपेक्षा त्याच-दिवसाची एंट्री अधिक प्रभावी का आहे?
कारण व्यवहार जितका जास्त काळ रेकॉर्ड केला जात नाही, तितका विशिष्ट तपशील, किंवा व्यवहार स्वतःच पूर्णपणे विसरला जाण्याची शक्यता असते, म्हणून त्याच-दिवसाची नोंद लक्षणीयरीत्या खिडकीतून कमी करते ज्यामधून काहीतरी सरकते.

3. गहाळ एंट्रीचा सर्वात हानीकारक प्रकार कोणता आहे?
बिल न केलेली विक्री ही सर्वात थेट महाग असते, कारण ती कधीही इन्व्हॉइस केलेली किंवा गोळा केलेली नसलेली कमाई दर्शवते, जरी रेकॉर्ड न केलेले पेमेंट ग्राहकासोबत विचित्र, चुकीचे फॉलो-अप देखील तयार करू शकते.

4. मी आधीच चुकलेल्या नोंदी कशा पकडू शकतो?
क्रॉस-चेकिंगमध्ये वास्तविक रोख रकमेच्या विरूद्ध नोंदलेली बेरीज,डिजिटल पेमेंट, आणि भौतिक साठा मोजणी वेळोवेळी पृष्ठभागाच्या अंतरांना मदत करते, कारण जे रेकॉर्ड केले आहे आणि जे भौतिकदृष्ट्या सत्य आहे ते सहसा थेट गहाळ एंट्रीकडे निर्देशित करते.

5. व्यवहार हाताळणारे एकाधिक कर्मचारी असल्याने नोंदी गहाळ होण्याचा धोका वाढतो का?
होय, स्पष्ट समन्वयाशिवाय, प्रत्येक व्यक्ती इतर कोणीतरी विशिष्ट व्यवहार रेकॉर्ड केला आहे असे गृहीत धरू शकते, म्हणून प्रत्येक व्यक्तीने काय हाताळले आहे ते प्रविष्ट करण्यासाठी स्पष्ट, वैयक्तिक जबाबदारी स्थापित केल्याने हा विशिष्ट धोका कमी होतो.