வணிகக் கணக்குகளில் விடுபட்ட பதிவுகளை எவ்வாறு தடுப்பது?
விடுபட்ட நுழைவு அரிதாகவே தன்னை அறிவிக்கிறது. இதுவரை பில் செய்யப்படாத விற்பனை, பெறப்பட்ட ஆனால் பதிவு செய்யப்படாத பணம், வாய்மொழியாகக் குறிப்பிடப்பட்டாலும், எங்கும் நுழையாத வாங்குதலும்—இந்த இடைவெளிகள் பின்னணியில் அமைதியாக அமர்ந்திருக்கும், அவற்றைப் பார்க்கும்படி கட்டாயப்படுத்தும் வரை, வழக்கமாகச் சேராத பங்கு எண்ணிக்கை, அல்லது உங்கள் பதிவுகள் காட்டாதவற்றுக்கு ஏற்கனவே பணம் செலுத்தியதாக வாடிக்கையாளர் வலியுறுத்தும்.
ஏமாற்றமளிக்கும் பகுதி என்னவென்றால், விடுபட்ட உள்ளீடுகள் பொதுவாக கவனக்குறைவால் ஏற்படுவதில்லை; சாதாரண, பிஸியான நாள் குறுக்கீடுகள் காரணமாக அவை நிகழ்கின்றன: நடுவில் ஒரு தொலைபேசி அழைப்பு பில்லிங், ஒரு வாடிக்கையாளர் செலுத்தும் அவசரத்தில், அல்லது வாங்குதல் "பின்னர் குறிப்பு" என்ற வாக்குறுதியுடன் வாய்மொழியாக உறுதிப்படுத்தப்பட்டது, அது உண்மையில் நடக்காது. இதைத் தடுப்பது என்பது பொது அர்த்தத்தில் மிகவும் கவனமாக இருப்பது அல்ல; இது குறிப்பிட்ட பழக்கவழக்கங்களை உருவாக்குவது மற்றும் அவை கூட்டும் முன் இடைவெளிகளைப் பிடிக்கும் சோதனைகள்.
இந்த கட்டுரையில் உள்ளீடுகள் பொதுவாக எவ்வாறு தவறவிடப்படுகின்றன என்பதையும், இது எவ்வளவு அடிக்கடி நிகழும் என்பதைக் குறைக்கும் நடைமுறை பழக்கவழக்கங்கள் மற்றும் குறுக்குச் சரிபார்ப்புகளைப் பார்க்கிறது.
மிகவும் பொதுவான வழிகள் உள்ளீடுகள் தவறவிடப்படுகின்றன
பில்லிங் போது குறுக்கீடுகள் — ஒரு பரிவர்த்தனை தொடங்கப்பட்டது ஆனால் முடிக்கப்படவில்லை, ஏனெனில் வேறு ஏதோ முதலில் கவனம் தேவை
வாய்மொழி ஒப்பந்தங்கள் ஒருபோதும் பதிவு செய்யப்படவில்லை - உரையாடல் மூலம் உறுதிப்படுத்தப்பட்ட கொள்முதல் அல்லது விற்பனை, ஆனால் எந்த அமைப்பிலும் நுழையவில்லை
தொகுதி நுழைவு தாமதங்கள் — குறிப்பிட்ட விவரங்கள் அல்லது பரிவர்த்தனையே மறந்து போகும் வாய்ப்பை அதிகரிக்கும் "அனைத்தையும் பின்னர் உள்ளிடவும்" முடிவு செய்தல்
பரிவர்த்தனைகளைக் கையாளும் பல நபர்கள் - தெளிவான ஒருங்கிணைப்பு இல்லாமல், ஒவ்வொன்றும் ஏற்கனவே எதையாவது பதிவு செய்ததாகக் கருதுகிறது
நேரடி பதில்: ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையும் நடக்கும் அதே நாளில், உடனடியாக, நினைவகத்தை நம்பியிருப்பதற்குப் பதிலாக, பின்னர் விஷயங்களை உள்ளிடுவதற்கு மிகவும் பயனுள்ள தடுப்பு முறை.
தி ஒரு பரிவர்த்தனைக்கு இடையிலான இடைவெளி நீண்டது நிகழ்ந்து, அது பதிவு செய்யப்படுவதால், அது முழுவதுமாக மறக்கப்படும் அல்லது தவறான விவரத்துடன் உள்ளிடப்படுவதற்கான வாய்ப்பு அதிகம். ஒரே நாள் பழக்கம் என்பது ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனைக்கும் உடனடி நுழைவைக் குறிக்க வேண்டிய அவசியமில்லை, ஆனால் அது பதிவு செய்யப்படாமல் அடுத்த நாளுக்கு எதுவும் செல்லாது என்று அர்த்தம்.
ஏற்கனவே தவறவிட்டதைப் பிடிக்க ஒரு குறுக்கு சோதனை முறை
நல்ல பழக்கவழக்கங்கள் இருந்தாலும், அவ்வப்போது இடைவெளிகள் ஏற்படுகின்றன, அதனால்தான் அவ்வப்போது குறுக்கு சரிபார்ப்பு முக்கியமானது:
அதே காலகட்டத்தில் பெறப்பட்ட உண்மையான ரொக்கம் மற்றும் டிஜிட்டல் கொடுப்பனவுகளுடன் பதிவுசெய்யப்பட்ட விற்பனையை ஒப்பிடுக
பதிவு செய்யப்பட்ட பங்கு குறைப்பை ஒப்பிடுக தயாரிப்புகளின் மாதிரிக்கான உடல் எண்ணிக்கைக்கு எதிராக
உண்மையான விற்பனையாளர் பில்கள் அல்லது பெறப்பட்ட டெலிவரி சலான்களுடன் பதிவுசெய்யப்பட்ட கொள்முதல்களை ஒப்பிடுக
எந்தப் பொருத்தமின்மையும் தன்னைத்தானே தீர்த்துக்கொள்ளும் என்று கருதுவதை விட உடனடியாக ஆராயுங்கள்
விடுபட்ட பதிவுகள் அதிக சேதத்தை ஏற்படுத்தும்
அனைத்து விடுபட்ட உள்ளீடுகளும் சமமான ஆபத்தைக் கொண்டிருக்கவில்லை:
ஒரு வார இடைவெளி-சரிபார்ப்பு வழக்கம்
அனைத்து கட்டண முறைகளிலும் பெறப்பட்ட உண்மையான பணத்துடன் ஒரு வாரத்தில் பதிவுசெய்யப்பட்ட மொத்த விற்பனையை ஒப்பிடுக
கணினி பதிவுகளுக்கு எதிராக வேகமாக நகரும் சில தயாரிப்புகளுக்கான ஸ்பாட்-செக் ஸ்டாக்
எந்தவொரு பரிவர்த்தனையும் வாய்மொழியாக அல்லது முறைசாரா முறையில் கையாளப்பட்டதா மற்றும் இன்னும் நுழையவில்லையா என்பதை ஊழியர்களிடம் நேரடியாகக் கேளுங்கள்
வரைவு அல்லது முழுமையற்ற நிலையில் எஞ்சியிருக்கும் எந்த விலைப்பட்டியலையும் மதிப்பாய்வு செய்து, அதை முழுமையாக்கவும் அல்லது தெளிவுபடுத்தவும்
முடிவுரை
உள்ளீடுகள் இல்லை வணிக கணக்குகள் எப்பொழுதும் கவனக்குறைவைக் காட்டிலும் சாதாரண, பிஸியான நாள் குறுக்கீடுகள் இருந்து வருகின்றன, அதனால்தான் பிழைத்திருத்தம் தெளிவற்ற விழிப்புணர்வு அல்ல, ஆனால் குறிப்பிட்ட பழக்கவழக்கங்கள், ஒரே நாளில் நுழைவு மற்றும் பதிவுகள் மற்றும் உடல் யதார்த்தத்திற்கு இடையே வழக்கமான குறுக்கு சோதனை. ஒரு வாரத்திற்குள் இடைவெளியைப் பிடிப்பது சமாளிக்கக்கூடியது; பல மாதங்களுக்குப் பிறகு அதே இடைவெளியைப் பிடிப்பது, பலவற்றுடன் இணைந்த பிறகு, கணிசமாக கடினமாக உள்ளது.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
1. விடுபட்ட பதிவுகள் பொதுவாக கவனக்குறைவால் ஏற்படுமா?
பொதுவாக இல்லை, அவை பொதுவாக சாதாரண குறுக்கீடுகளால் ஏற்படுகின்றன, பில்லிங் செய்யும் போது அழைப்பு அல்லது அவசரமான வாய்மொழி ஒப்பந்தம், கவனமின்மைக்கு பதிலாக, குறிப்பிட்ட பழக்கவழக்கங்கள் மற்றும் காசோலைகள் "அதிக கவனத்துடன்" இருப்பதை விட முக்கியமானது.
2. ஒரே நாள் நுழைவு ஏன் பிற்காலத் தொகுதி நுழைவை விட மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கிறது?
ஒரு பரிவர்த்தனை நீண்ட நேரம் பதிவு செய்யப்படாமல் இருப்பதால், குறிப்பிட்ட விவரங்கள் அல்லது பரிவர்த்தனையே முற்றிலும் மறந்துவிடும், எனவே ஒரே நாளில் நுழைவது, ஏதாவது நழுவக்கூடிய சாளரத்தை கணிசமாகக் குறைக்கிறது.
3. விடுபட்ட நுழைவின் மிகவும் தீங்கு விளைவிக்கும் வகை எது?
பில் செய்யப்படாத விற்பனையானது, விலைப்பட்டியல் செய்யப்படாத அல்லது சேகரிக்கப்படாத வருவாயைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்துவதால், மிகவும் நேரடியான விலையுடையதாக இருக்கும்.
4. ஏற்கனவே தவறவிட்ட உள்ளீடுகளை நான் எப்படிப் பிடிக்க முடியும்?
உண்மையான பணத்திற்கு எதிராக பதிவு செய்யப்பட்ட மொத்தங்களை குறுக்கு சரிபார்த்தல்,டிஜிட்டல் பணம், மற்றும் இயற்பியல் பங்கு எண்ணிக்கைகள் அவ்வப்போது மேற்பரப்பு இடைவெளிகளுக்கு உதவுகின்றன, ஏனெனில் பதிவுசெய்யப்பட்டவற்றிற்கும் இயற்பியல் உண்மைக்கும் இடையே உள்ள பொருந்தாத தன்மை பொதுவாக விடுபட்ட நுழைவை நேரடியாகச் சுட்டிக்காட்டுகிறது.
5. பல ஊழியர்கள் கையாளும் பரிவர்த்தனைகளைக் கொண்டிருப்பது, விடுபட்ட உள்ளீடுகளின் அபாயத்தை அதிகரிக்கிறதா?
ஆம், தெளிவான ஒருங்கிணைப்பு இல்லாமல், ஒவ்வொரு நபரும் ஒரு குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனையை வேறு யாரேனும் பதிவுசெய்ததாகக் கருதலாம், எனவே ஒவ்வொரு நபரும் கையாள்வதை உள்ளிடுவதற்கான தெளிவான, தனிப்பட்ட பொறுப்பை நிறுவுவது இந்த குறிப்பிட்ட ஆபத்தை குறைக்கிறது.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
