వ్యాపార ఖాతాలలో మిస్సింగ్ ఎంట్రీలను నేను ఎలా నిరోధించగలను?
తప్పిపోయిన ఎంట్రీ చాలా అరుదుగా స్వయంగా ప్రకటించబడుతుంది. చేసిన విక్రయం కానీ ఎప్పుడూ బిల్ చేయబడలేదు, అందుకోని చెల్లింపు, కానీ ఎప్పుడూ నమోదు చేయబడలేదు, మౌఖికంగా గుర్తించబడిన కానీ ఎక్కడా నమోదు చేయని కొనుగోలు-ఈ ఖాళీలు వాటిని వీక్షణలోకి బలవంతం చేసే వరకు నేపథ్యంలో నిశ్శబ్దంగా ఉంటాయి, సాధారణంగా స్టాక్ కౌంట్ జోడించబడదు, లేదా మీ రికార్డ్‌లు చూపని వాటికి ఇప్పటికే చెల్లించినందుకు కస్టమర్ అని నొక్కి చెబుతారు.
నిరుత్సాహపరిచే అంశం ఏమిటంటే, తప్పిపోయిన ఎంట్రీలు సాధారణంగా అజాగ్రత్త వల్ల సంభవించవు; అవి సాధారణ, బిజీ-రోజు అంతరాయాల కారణంగా జరుగుతాయి: మధ్యలో ఒక ఫోన్ కాల్ బిల్లింగ్, ఒక కస్టమర్ చెల్లించడం హడావిడిగా, లేదా కొనుగోలు "తర్వాత గమనించండి" అని వాగ్దానం చేయడంతో మౌఖికంగా ధృవీకరించబడింది, అది వాస్తవంగా జరగదు. దీన్ని నివారించడం అనేది సాధారణ అర్థంలో మరింత జాగ్రత్తగా ఉండటం కాదు; ఇది నిర్దిష్ట అలవాట్లను రూపొందించడం మరియు అవి సమ్మేళనం చేయడానికి ముందు అంతరాలను పట్టుకునే తనిఖీలు.
ఈ కథనం ఎంట్రీలు సాధారణంగా ఎలా మిస్ అవుతాయి మరియు ఇది ఎంత తరచుగా జరుగుతుందో తగ్గించే ఆచరణాత్మక అలవాట్లు మరియు క్రాస్-చెక్‌లను చూస్తుంది.
అత్యంత సాధారణ మార్గాలు ఎంట్రీలు మిస్ అవుతాయి
బిల్లింగ్ సమయంలో అంతరాయాలు — ఒక లావాదేవీ ప్రారంభమైంది కానీ పూర్తి కాలేదు ఎందుకంటే మరేదైనా ముందుగా దృష్టిని కోరింది
మౌఖిక ఒప్పందాలు ఎప్పుడూ లాగిన్ కాలేదు - కొనుగోలు లేదా అమ్మకం సంభాషణ ద్వారా ధృవీకరించబడింది కానీ ఏ సిస్టమ్‌లోకి ప్రవేశించలేదు
బ్యాచ్ ఎంట్రీ ఆలస్యం - "అన్నింటినీ తర్వాత నమోదు చేయండి" అని నిర్ణయించుకోవడం, నిర్దిష్ట వివరాలు లేదా లావాదేవీ మరచిపోయే అవకాశాన్ని పెంచుతుంది
లావాదేవీలను నిర్వహించే బహుళ వ్యక్తులు - స్పష్టమైన సమన్వయం లేకుండా, ప్రతి ఒక్కటి ఇప్పటికే ఏదో రికార్డ్ చేసినట్లు ఊహిస్తుంది
సూటి సమాధానం: ఒకే అత్యంత ప్రభావవంతమైన నివారణ పద్ధతి ప్రతి లావాదేవీని అదే రోజున నమోదు చేయడం, ఆదర్శవంతంగా వెంటనే, తర్వాత బ్యాచ్-ఎంటర్ చేయడానికి మెమరీపై ఆధారపడకుండా.
ది లావాదేవీ మధ్య ఎక్కువ గ్యాప్ జరుగుతున్నది మరియు అది రికార్డ్ చేయబడితే, అది పూర్తిగా మరచిపోయే లేదా తప్పు వివరాలతో నమోదు చేయబడే అవకాశం ఎక్కువ. ఒకే రోజు అలవాటు అంటే ప్రతి ఒక్క లావాదేవీకి ఇన్‌స్టంట్ ఎంట్రీ అని అర్ధం కాదు, కానీ దీని అర్థం ఏదీ రికార్డ్ చేయని మరుసటి రోజు వరకు కొనసాగదు.
ఇప్పటికే తప్పిపోయిన వాటిని పట్టుకోవడానికి క్రాస్-చెక్ మెథడ్
మంచి అలవాట్లతో కూడా, అప్పుడప్పుడు ఖాళీలు జరుగుతాయి, అందుకే ఆవర్తన క్రాస్-చెక్ ముఖ్యమైనది:
అదే కాలానికి అందుకున్న వాస్తవ నగదు మరియు డిజిటల్ చెల్లింపులతో నమోదు చేయబడిన అమ్మకాలను సరిపోల్చండి
నమోదు చేయబడిన స్టాక్ తగ్గింపును సరిపోల్చండి ఉత్పత్తుల నమూనా కోసం భౌతిక గణనకు వ్యతిరేకంగా
రికార్డ్ చేయబడిన కొనుగోళ్లను వాస్తవ విక్రేత బిల్లులు లేదా అందుకున్న డెలివరీ చలాన్‌లతో సరిపోల్చండి
ఏదైనా అసమతుల్యత దానంతట అదే పరిష్కరించబడుతుందని భావించడం కంటే వెంటనే పరిశోధించండి
ఎక్కడ మిస్సింగ్ ఎంట్రీలు ఎక్కువ నష్టాన్ని కలిగిస్తాయి
తప్పిపోయిన అన్ని ఎంట్రీలు సమాన ప్రమాదాన్ని కలిగి ఉండవు:
వారపు గ్యాప్-చెక్ రొటీన్
అన్ని చెల్లింపు మోడ్‌లలో అందుకున్న అసలు డబ్బుతో ఒక వారం రికార్డ్ చేసిన అమ్మకాల మొత్తాన్ని సరిపోల్చండి
సిస్టమ్ రికార్డ్‌లకు వ్యతిరేకంగా వేగంగా కదిలే కొన్ని ఉత్పత్తుల కోసం స్పాట్-చెక్ స్టాక్
ఏదైనా లావాదేవీ మౌఖికంగా లేదా అనధికారికంగా నిర్వహించబడి ఉంటే మరియు ఇంకా నమోదు చేయకపోతే నేరుగా సిబ్బందిని అడగండి
డ్రాఫ్ట్ లేదా అసంపూర్ణ స్థితిలో మిగిలి ఉన్న ఏదైనా ఇన్‌వాయిస్‌ను సమీక్షించండి మరియు దానిని పూర్తి చేయండి లేదా స్పష్టం చేయండి
తీర్మానం
లో ఎంట్రీలు లేవు వ్యాపార ఖాతాలు దాదాపు ఎల్లప్పుడూ అజాగ్రత్త కంటే సాధారణమైన, బిజీ-డే అంతరాయాల నుండి వస్తుంది, అందుకే అస్పష్టమైన అప్రమత్తత కాదు, నిర్దిష్ట అలవాట్లు, అదే రోజు ప్రవేశం మరియు రికార్డులు మరియు భౌతిక వాస్తవికత మధ్య సాధారణ క్రాస్-చెక్. ఒక వారం లోపల ఖాళీని పట్టుకోవడం నిర్వహించదగినది; నెలల తర్వాత అదే గ్యాప్‌ను పట్టుకోవడం, అనేక ఇతర వాటితో కలిపిన తర్వాత, చాలా కష్టం.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
1. తప్పిపోయిన ఎంట్రీలు సాధారణంగా అజాగ్రత్త వల్ల సంభవిస్తాయా?
సాధారణంగా కాదు, అవి సాధారణంగా బిల్లింగ్ సమయంలో కాల్ లేదా హడావిడిగా మౌఖిక ఒప్పందం వంటి సాధారణ అంతరాయాల వల్ల సంభవిస్తాయి, శ్రద్ధ లేకపోవడం కంటే, నిర్దిష్ట అలవాట్లు మరియు తనిఖీలు కేవలం "మరింత జాగ్రత్తగా ఉండటం" కంటే ముఖ్యమైనవి.
2. తర్వాత బ్యాచ్ ఎంట్రీ కంటే ఒకే రోజు ప్రవేశం ఎందుకు చాలా ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది?
లావాదేవీ ఎక్కువ కాలం నమోదు చేయబడనందున, నిర్దిష్ట వివరాలు లేదా లావాదేవీ పూర్తిగా మరచిపోతుంది, కాబట్టి అదే-రోజు నమోదు ఏదైనా దాని ద్వారా జారిపోయే విండోను గణనీయంగా తగ్గిస్తుంది.
3. తప్పిపోయిన ఎంట్రీలో అత్యంత హానికరమైన రకం ఏది?
బిల్ చేయని విక్రయం చాలా నేరుగా ఖర్చుతో కూడుకున్నది, ఎందుకంటే ఇది ఎప్పుడూ ఇన్వాయిస్ చేయని లేదా సేకరించని ఆదాయాన్ని సూచిస్తుంది, అయితే నమోదు చేయని చెల్లింపు కస్టమర్‌తో ఇబ్బందికరమైన, తప్పు ఫాలో-అప్‌లను కూడా సృష్టించగలదు.
4. ఇప్పటికే మిస్ అయిన ఎంట్రీలను నేను ఎలా క్యాచ్ చేయగలను?
వాస్తవ నగదుకు వ్యతిరేకంగా నమోదు చేయబడిన మొత్తాలను క్రాస్-చెకింగ్,డిజిటల్ చెల్లింపులు, మరియు భౌతిక స్టాక్ గణనలు క్రమానుగతంగా ఉపరితల అంతరాలకు సహాయపడతాయి, ఎందుకంటే రికార్డ్ చేయబడిన వాటికి మరియు భౌతికంగా ఏది నిజమో మధ్య అసమతుల్యత సాధారణంగా తప్పిపోయిన ఎంట్రీని నేరుగా సూచిస్తుంది.
5. బహుళ సిబ్బంది నిర్వహణ లావాదేవీలను కలిగి ఉండటం వల్ల ఎంట్రీలు మిస్ అయ్యే ప్రమాదాన్ని పెంచుతుందా?
అవును, స్పష్టమైన సమన్వయం లేకుండా, ప్రతి వ్యక్తి ఎవరైనా నిర్దిష్ట లావాదేవీని రికార్డ్ చేసినట్లు ఊహించవచ్చు, కాబట్టి ప్రతి వ్యక్తి నిర్వహించే వాటిని నమోదు చేయడానికి స్పష్టమైన, వ్యక్తిగత బాధ్యతను ఏర్పాటు చేయడం ఈ నిర్దిష్ట ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తుంది.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
