मैं मैन्युअल बहीखाता कार्य को कैसे कम कर सकता हूँ?

बहीखाता पद्धति शायद ही कभी किसी एक कार्य के कारण भारी लगती है - यह छोटे, दोहराए जाने वाले कार्यों का संचय है जो जुड़ता है: प्रत्येक चालान पर समान ग्राहक विवरण दर्ज करना, मैन्युअल रूप से जांच करना कि भुगतान आया या नहीं, एक स्प्रेडशीट को अपडेट करना जो वास्तव में खुद को अपडेट करना चाहिए। इसमें से कोई भी जटिल काम नहीं है, यही कारण है कि इसे कम करके आंकना इतना आसान है कि इसमें हर हफ्ते चुपचाप कितना समय लगता है।

इसे कम करने का सबसे प्रभावी तरीका उन्हीं मैन्युअल चरणों के माध्यम से तेजी से काम करना नहीं है - यह उन चरणों को हटाना है जिन्हें करने के लिए किसी व्यक्ति की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है। लेन-देन रिकॉर्ड करना एक बार और इसे बिलिंग, भुगतान ट्रैकिंग और रिपोर्ट में सटीक रूप से प्रवाहित करने से वास्तव में बहीखाता पद्धति में घंटों की कटौती होती है, न कि केवल उसी मैन्युअल प्रक्रिया को थोड़े अधिक अनुशासन के साथ करने से।

यह मार्गदर्शिका बताती है कि मैन्युअल बहीखाता का समय वास्तव में कहाँ जाता है, इसे सटीक रूप से कम करने के व्यावहारिक तरीके, और दोहराए गए भागों को स्वचालित करने के बाद भी मानवीय निरीक्षण की क्या आवश्यकता है।

मैन्युअल बहीखाता पद्धति का समय वास्तव में कहाँ जाता है?

सीधा उत्तर: अधिकांश मैन्युअल बहीखाता समय जटिल वित्तीय निर्णयों के बजाय दोहराए जाने वाले डेटा प्रविष्टि - स्क्रैच से चालान बनाने, मैन्युअल रूप से जांच और भुगतान स्थिति को अपडेट करने और हाथ से रिपोर्ट का पुनर्निर्माण करने में चला जाता है, यही कारण है कि सही कनेक्टेड सिस्टम के साथ यह समय इतना कम हो जाता है।

• प्रत्येक चालान पर वही ग्राहक या उत्पाद विवरण दोबारा दर्ज करना

• यह पुष्टि करने के लिए कि कौन से चालान का भुगतान किया गया है, बैंक विवरण या नोटबुक की मैन्युअल रूप से जाँच करना

• जीएसटी टैक्स की मैन्युअल रूप से पुनर्गणना करना या किसी फॉर्मूले की दोबारा जांच करना

• हर बार जरूरत पड़ने पर बिक्री या व्यय रिपोर्ट को नए सिरे से तैयार करना

क्यों मैन्युअल प्रविष्टि वास्तविक समय की बर्बादी है, बहीखाता पद्धति नहीं

"बहीखाता" को "मैन्युअल प्रविष्टि" से अलग करना उचित है, क्योंकि अक्सर उन्हें एक साथ दोषी ठहराया जाता है जब उनमें से केवल एक ही वास्तव में समस्या होती है। बहीखाता - लेन-देन को वर्गीकृत करने का निर्णय लेना, रिपोर्ट का अर्थ समझना, यह जानना कि कब किसी चीज़ के लिए पेशेवर के निर्णय की आवश्यकता है - मूल्यवान कार्य है जो वास्तव में किसी व्यक्ति के ध्यान से लाभान्वित होता है। दूसरी ओर, मैन्युअल प्रविष्टि, एक ही जानकारी को सिस्टम में हाथ से टाइप करने, उसे किसी अन्य दस्तावेज़ के विरुद्ध जांचने और अगले लेनदेन के लिए इसे फिर से करने का दोहराव वाला कार्य है - ऐसा कार्य जिसमें कोई वास्तविक निर्णय नहीं होता है, केवल समय और एक छोटी सी त्रुटि के बिना किसी का ध्यान जाने का मौका होता है। व्यवसाय जो बहीखाता पद्धति के समय को कम करते हैं वे सबसे अधिक सफलतापूर्वक कम बहीखाता पद्धति नहीं कर रहे हैं; वे इसके चारों ओर मौजूद मैन्युअल प्रविष्टि को हटा रहे हैं, ताकि लंबे डेटा-एंट्री सत्र के अंत में जल्दबाजी करने के बजाय बहीखाता के वास्तविक सोच वाले हिस्से पर ध्यान दिया जाए जिसके वह हकदार है।

मैन्युअल बहीखाता कार्य को कम करने के व्यावहारिक तरीके

• ऐसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें जो जीएसटी गणना स्वचालित रूप से लागू करता हो - प्रत्येक चालान पर कर की मैन्युअल रूप से गणना या दोबारा जांच करने की आवश्यकता को हटाना

• चालान और भुगतान ट्रैकिंग कनेक्ट रखें - इसलिए भुगतान को चिह्नित करने से ग्राहक की शेष राशि अलग से मैन्युअल जांच के बजाय स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है

• ग्राहक और विक्रेता का विवरण एक बार संग्रहीत करें, हर नए चालान पर नहीं - सहेजे गए रिकॉर्ड को दोबारा टाइप करने के बजाय उनका पुन: उपयोग करना

• रिकॉर्ड किए गए लेनदेन से सीधे रिपोर्ट तैयार करें - हर बार जरूरत पड़ने पर सारांश को मैन्युअल रूप से दोबारा बनाने के बजाय

• समीक्षा के लिए एक निश्चित साप्ताहिक समय निर्धारित करें, प्रविष्टि नहीं - सटीकता की जांच करने में समय व्यतीत करें, न कि उस डेटा को टाइप करने में जो स्वचालित रूप से प्रवाहित हो सकता है

• लेन-देन कैसे दर्ज किए जाते हैं इसका मानकीकरण करें - टीम भर में एक सुसंगत प्रक्रिया उन त्रुटियों को कम करती है जो हर किसी द्वारा थोड़ा अलग तरीके से करने से आती हैं

निरीक्षण के बिना स्वचालित करने के लिए क्या नहीं

• वर्गीकरण निर्णय कॉल - एक असामान्य या अस्पष्ट लेनदेन अभी भी एक व्यक्ति को यह निर्णय लेने से लाभान्वित करता है कि इसे कैसे रिकॉर्ड किया जाना चाहिए

• कर दाखिल करने से पहले अंतिम समीक्षा - स्वचालित रिकॉर्ड को अभी भी प्रस्तुत करने से पहले एक मानवीय जांच की आवश्यकता होती है, खासकर किसी भी असामान्य चीज़ के लिए

• सुधारात्मक निर्णय - क्रेडिट नोट, डेबिट नोट जारी करना, या विवादित भुगतान को संभालने के लिए अभी भी एक व्यक्ति के निर्णय की आवश्यकता होती है, न कि पूरी तरह से स्वचालित प्रक्रिया

• बड़े या एकमुश्त लेनदेन - ये मैन्युअल रूप से दोबारा जांच के लायक हैं, भले ही बाकी सिस्टम कितना भी स्वचालित क्यों न हो

कैसे विनिमय मैनुअल काम में कटौती करता है

• इसपर लागू होता है जीएसटी कर गणना स्वचालित रूप से प्रत्येक चालान पर, मैन्युअल कर प्रविष्टि को हटाना और दोबारा जांच करना

• भुगतान ट्रैकिंग को इनवॉइसिंग से कनेक्ट रखता है, इसलिए रिकॉर्ड किया गया भुगतान स्वचालित रूप से प्राप्य अपडेट हो जाता है

• ग्राहक और विक्रेता प्रबंधन के माध्यम से ग्राहक और विक्रेता विवरण संग्रहीत करता है, इसलिए उन्हें प्रत्येक चालान पर दोबारा टाइप करने की आवश्यकता नहीं होती है

• अलग-अलग मैन्युअल अपडेट को कम करते हुए, इन्वेंट्री और उत्पाद प्रबंधन के माध्यम से बिक्री रिकॉर्ड, खरीद रिकॉर्ड और स्टॉक को जोड़ता है

• हर बार मैन्युअल रूप से पुनर्निर्मित होने के बजाय, रिकॉर्ड किए गए लेनदेन से सीधे रिपोर्ट और लेजर प्रविष्टियाँ उत्पन्न करता है

निष्कर्ष

• अधिकांश बहीखाता समय दोहराई जाने वाली मैन्युअल प्रविष्टि पर खर्च होता है, न कि बहीखाता के वास्तविक निर्णय-आधारित भागों पर

• मैन्युअल कार्य को कम करने का अर्थ है चालान, भुगतान और रिकॉर्ड को जोड़ना - न कि केवल उन्हीं चरणों को तेजी से करना

• कुछ कार्य - वर्गीकरण निर्णय कॉल, अंतिम समीक्षा, सुधार - अभी भी स्वचालन के साथ भी मानवीय निरीक्षण की आवश्यकता है

• विनिमय जीएसटी चालान, भुगतान और रिकॉर्ड के आसपास दोहराई जाने वाली मैन्युअल प्रविष्टि को हटा देता है, इसलिए डेटा प्रविष्टि के बजाय समीक्षा पर समय व्यतीत होता है

पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं मैन्युअल बहीखाता कार्य को कैसे कम कर सकता हूँ?

कनेक्टेड सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके जो स्वचालित रूप से जीएसटी गणना लागू करता है, भुगतान को चालान से जोड़ता है, और प्रत्येक चरण को मैन्युअल रूप से दोबारा दर्ज करने और जांचने के बजाय सीधे रिकॉर्ड किए गए लेनदेन से रिपोर्ट उत्पन्न करता है।

अधिकांश मैन्युअल बहीखाता पद्धति का समय वास्तव में कहाँ जाता है?

ज्यादातर जटिल निर्णयों के बजाय दोहराए जाने वाले डेटा प्रविष्टि में - चालान को फिर से बनाना, भुगतान की स्थिति की मैन्युअल रूप से जांच करना और रिपोर्ट का पुनर्निर्माण करना।

क्या बहीखाता पद्धति को पूर्णतः स्वचालित किया जा सकता है?

नहीं, वर्गीकरण निर्णय कॉल, सुधार और दाखिल करने से पहले अंतिम समीक्षा जैसे कुछ कार्य अभी भी मानवीय निरीक्षण से लाभान्वित होते हैं, यहां तक ​​​​कि स्वचालन के साथ भी।

क्या मैन्युअल प्रविष्टि कम करने से त्रुटियों का खतरा बढ़ जाता है?

आम तौर पर नहीं - मैन्युअल प्रविष्टि वास्तव में वह जगह है जहां सबसे अधिक दोहराव वाली त्रुटियां होती हैं, इसलिए इसे हटाने और समय-समय पर समीक्षा जोड़ने से सटीकता में सुधार होता है।

बहीखाता पद्धति को स्वचालित करने और कम बहीखाता पद्धति करने के बीच क्या अंतर है?

स्वचालित करने से बार-बार होने वाली मैन्युअल प्रविष्टि हट जाती है; यह बहीखाता के निर्णय-आधारित हिस्सों को कम नहीं करता है, जो अभी भी किसी व्यक्ति के ध्यान से लाभान्वित होते हैं।

मैन्युअल बहीखाता कार्यों को कम करके कितना समय बचाया जा सकता है?

यह अलग-अलग होता है व्यापार, लेकिन जहां भी बार-बार दोबारा प्रवेश (ग्राहक विवरण, कर गणना, रिपोर्ट निर्माण) समाप्त हो जाता है, वहां समय आम तौर पर मुक्त हो जाता है।

क्या बहुत छोटे व्यवसाय के लिए बहीखाता को स्वचालित करना उचित है?

हां, कम मात्रा में भी, स्वचालित जीएसटी गणना और कनेक्टेड भुगतान ट्रैकिंग छोटी, बार-बार होने वाली मैन्युअल त्रुटियों की संभावना को कम करती है।

क्या मुझे स्वचालित करने के बाद भी अपनी पुस्तकों की मैन्युअल रूप से समीक्षा करनी चाहिए?

हां, एक आवधिक समीक्षा - साप्ताहिक या मासिक - किसी भी असामान्य चीज़ को पकड़ने के लिए अभी भी महत्वपूर्ण है जिसे अकेले स्वचालन सटीक रूप से चिह्नित नहीं कर सकता है।

क्या कनेक्टेड सॉफ़्टवेयर एक मुनीम की आवश्यकता को पूरा करता है?

पूरी तरह से नहीं - यह दोहराव वाली मैन्युअल प्रविष्टि को हटा देता है, लेकिन एक मुनीम या सीए अभी भी निर्णय और समीक्षा प्रदान करता है कि सॉफ़्टवेयर प्रतिस्थापित नहीं करता है।

स्वचालित करने लायक पहला बहीखाता कार्य कौन सा है?

चालान और भुगतान ट्रैकिंग आमतौर पर सबसे अधिक प्रभाव डालने वाले शुरुआती बिंदु हैं, क्योंकि वे अधिकांश व्यवसायों के लिए सबसे अधिक बार और दोहराए जाने वाले मैन्युअल कार्य हैं।