கைமுறையாக புத்தக பராமரிப்பு பணியை நான் எவ்வாறு குறைப்பது?

எந்த ஒரு பணியின் காரணமாகவும் கணக்கு வைத்தல் அரிதாகவே கனமாக உணர்கிறது - இது சிறிய, மீண்டும் மீண்டும் செய்யும் செயல்களின் குவிப்பு: ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலிலும் ஒரே வாடிக்கையாளர் விவரங்களை உள்ளிடுதல், பணம் வந்ததா என்பதை கைமுறையாகச் சரிபார்த்தல், உண்மையில் தன்னைப் புதுப்பிக்க வேண்டிய விரிதாளைப் புதுப்பித்தல். இது ஒன்றும் சிக்கலான வேலை இல்லை, அதனால்தான் ஒவ்வொரு வாரமும் அமைதியாக எவ்வளவு நேரம் செலவிடுகிறது என்பதை குறைத்து மதிப்பிடுவது மிகவும் எளிதானது.

இதைக் குறைப்பதற்கான மிகச் சிறந்த வழி, அதே கையேடு படிகள் மூலம் வேகமாகச் செயல்படாது - ஒரு நபர் செய்யத் தேவையில்லாத படிகளை அகற்றுவது. ஒரு பரிவர்த்தனையை பதிவு செய்தல் ஒருமுறை, அது துல்லியமாக இன்வாய்சிங், பேமெண்ட் டிராக்கிங், மற்றும் ரிப்போர்ட்கள் ஆகியவற்றில் சரியாகப் பாய்வதுதான், அதே கையேடு செயல்முறையை சற்று அதிக ஒழுக்கத்துடன் செய்வதை விட, மணிநேர கணக்குப் பராமரிப்பை குறைக்கிறது.

கையேடு புத்தக பராமரிப்பு நேரம் உண்மையில் எங்கு செல்கிறது, அதைத் துல்லியமாகக் குறைப்பதற்கான நடைமுறை வழிகள் மற்றும் மீண்டும் மீண்டும் வரும் பகுதிகளை தானியங்குபடுத்திய பிறகும் மனித மேற்பார்வையின் தேவை என்ன என்பதை இந்த வழிகாட்டி உடைக்கிறது.

கைமுறையாக கணக்கு வைக்கும் நேரம் உண்மையில் எங்கு செல்கிறது?

நேரடி பதில்: பெரும்பாலான கையேடு கணக்குப்பதிவு நேரம் மீண்டும் மீண்டும் தரவு உள்ளீட்டிற்கு செல்கிறது - புதிதாக இன்வாய்ஸ்களை உருவாக்குதல், கைமுறையாகச் சரிபார்த்தல் மற்றும் கட்டண நிலையைப் புதுப்பித்தல் மற்றும் கையால் அறிக்கைகளை மீண்டும் உருவாக்குதல் - சிக்கலான நிதி முடிவுகளுக்குப் பதிலாக, சரியான இணைக்கப்பட்ட அமைப்பில் இந்த நேரம் மிகவும் குறைக்கப்படுகிறது.

• ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலிலும் அதே வாடிக்கையாளர் அல்லது தயாரிப்பு விவரங்களை மீண்டும் உள்ளிடுதல்

• எந்த இன்வாய்ஸ்கள் செலுத்தப்படுகின்றன என்பதை உறுதிப்படுத்த வங்கி அறிக்கைகள் அல்லது குறிப்பேடுகளை கைமுறையாக சரிபார்த்தல்

• GST வரியை கைமுறையாக மீண்டும் கணக்கிடுதல் அல்லது சூத்திரத்தை இருமுறை சரிபார்த்தல்

• ஒவ்வொரு முறை தேவைப்படும்போதும் புதிதாக விற்பனை அல்லது செலவு அறிக்கைகளை மீண்டும் உருவாக்குதல்

கைமுறை நுழைவு ஏன் நிகழ் நேர வடிகால், புத்தக பராமரிப்பு அல்ல

"கையேடு நுழைவு" என்பதிலிருந்து "புத்தகப் பராமரிப்பை" பிரிப்பது மதிப்புக்குரியது, ஏனென்றால் அவற்றில் ஒன்று மட்டுமே உண்மையில் பிரச்சனையாக இருக்கும்போது அவர்கள் அடிக்கடி குற்றம் சாட்டப்படுகிறார்கள். கணக்கு வைத்தல் - ஒரு பரிவர்த்தனையை எவ்வாறு வகைப்படுத்துவது என்பதைத் தீர்மானித்தல், அறிக்கையின் அர்த்தம் என்ன என்பதைப் புரிந்துகொள்வது, ஏதாவது ஒரு நிபுணரின் தீர்ப்பு தேவைப்படும்போது தெரிந்துகொள்வது - ஒரு நபரின் கவனத்திலிருந்து உண்மையிலேயே பயனடையும் மதிப்புமிக்க வேலை. மறுபுறம், கைமுறையாக உள்ளீடு என்பது, அதே தகவலை ஒரு கணினியில் கைமுறையாக தட்டச்சு செய்து, அதை மற்றொரு ஆவணத்தில் சரிபார்த்து, அடுத்த பரிவர்த்தனைக்கு மீண்டும் மீண்டும் செய்யும் செயலாகும் - இது உண்மையான தீர்ப்பை சேர்க்காத வேலை, நேரம் மற்றும் ஒரு சிறிய பிழை கவனிக்கப்படாமல் நழுவுவதற்கான வாய்ப்பு. தி வணிகங்கள் கணக்கு வைக்கும் நேரத்தை மிக வெற்றிகரமாக குறைப்பது குறைவான கணக்குப் பராமரிப்பை செய்வதில்லை; அவர்கள் அதைச் சுற்றியுள்ள கையேடு உள்ளீட்டை அகற்றுகிறார்கள், எனவே கணக்குப் பராமரிப்பின் உண்மையான சிந்தனைப் பகுதியானது நீண்ட தரவு-நுழைவு அமர்வின் முடிவில் அவசரப்படுவதற்குப் பதிலாக அதற்குத் தகுதியான கவனத்தைப் பெறுகிறது.

கையேடு புத்தக பராமரிப்பு வேலைகளை குறைப்பதற்கான நடைமுறை வழிகள்

• ஜிஎஸ்டி கணக்கீடுகளை தானாகப் பயன்படுத்தும் மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும் - ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியல் மீதும் கைமுறையாக வரியைக் கணக்கிடுவது அல்லது இருமுறை சரிபார்க்க வேண்டிய தேவையை நீக்குகிறது

• இன்வாய்ஸ் மற்றும் பேமெண்ட் டிராக்கிங்கை இணைக்கவும் — எனவே ஒரு கட்டணத்தைக் குறிப்பது வாடிக்கையாளரின் இருப்புத் தானாகப் புதுப்பிக்கப்படும், அதற்குப் பதிலாக ஒரு தனி கையேடு சரிபார்ப்பு

• வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் விவரங்களை ஒரு முறை சேமிக்கவும், ஒவ்வொரு புதிய விலைப்பட்டியலிலும் இல்லை — சேமித்த பதிவுகளை மீண்டும் தட்டச்சு செய்வதற்குப் பதிலாக அவற்றை மீண்டும் பயன்படுத்துதல்

• பதிவு செய்யப்பட்ட பரிவர்த்தனைகளிலிருந்து நேரடியாக அறிக்கைகளை உருவாக்கவும் - ஒவ்வொரு முறை தேவைப்படும்போதும் சுருக்கத்தை கைமுறையாக மீண்டும் உருவாக்குவதை விட

• மதிப்பாய்வுக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட வாராந்திர நேரத்தை அமைக்கவும், நுழைவு அல்ல - துல்லியத்தைச் சரிபார்ப்பதில் நேரத்தைச் செலவிடுங்கள், தானாகப் பாயக்கூடிய தரவைத் தட்டச்சு செய்யாதீர்கள்

• பரிவர்த்தனைகள் எவ்வாறு பதிவு செய்யப்படுகின்றன என்பதைத் தரப்படுத்தவும் — குழு முழுவதும் ஒரு சீரான செயல்முறை, சற்று வித்தியாசமாக ஒவ்வொருவரும் அதைச் செய்வதிலிருந்து வரும் பிழைகளைக் குறைக்கிறது

மேற்பார்வை இல்லாமல் என்ன தானியங்கு செய்யக்கூடாது

• வகைப்படுத்தல் தீர்ப்பு அழைப்புகள் — ஒரு வழக்கத்திற்கு மாறான அல்லது தெளிவற்ற பரிவர்த்தனை, அதை எப்படிப் பதிவு செய்ய வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிப்பதில் இருந்து பயனடைகிறது

• வரி தாக்கல் செய்வதற்கு முன் இறுதி ஆய்வு — தானியங்கு பதிவுகள் இன்னும் சமர்ப்பிப்பதற்கு முன் மனித சோதனை தேவை, குறிப்பாக அசாதாரணமான எதற்கும்

• திருத்த முடிவுகள் - கிரெடிட் நோட், டெபிட் நோட்டை வழங்குதல் அல்லது சர்ச்சைக்குரிய கட்டணத்தை கையாளுதல் இன்னும் ஒரு நபரின் தீர்ப்பு தேவை, முழு தானியங்கி செயல்முறை அல்ல

• பெரிய அல்லது ஒரு முறை பரிவர்த்தனைகள் — இவை மற்ற கணினிகள் எவ்வளவு தானியக்கமாக இருந்தாலும் கைமுறையாக இருமுறை சரிபார்ப்பது மதிப்பு

வினிமய் எவ்வாறு கைமுறை வேலையைக் குறைக்கிறார்

• பொருந்தும் ஜிஎஸ்டி வரி கணக்கீடு தானாகவே ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலிலும், கைமுறை வரி உள்ளீட்டை நீக்கி இருமுறை சரிபார்த்தல்

• கட்டணக் கண்காணிப்பை இன்வாய்ஸிங்குடன் இணைக்கிறது, எனவே பதிவுசெய்யப்பட்ட கட்டணம் தானாகவே பெறத்தக்கவைகளைப் புதுப்பிக்கும்

• வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் விவரங்களை வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் மேலாண்மை மூலம் சேமிக்கிறது, எனவே அவர்கள் ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலிலும் மீண்டும் தட்டச்சு செய்ய வேண்டியதில்லை

• சரக்கு மற்றும் தயாரிப்பு மேலாண்மை மூலம் விற்பனை பதிவுகள், கொள்முதல் பதிவுகள் மற்றும் பங்குகளை இணைக்கிறது, தனி கையேடு புதுப்பிப்புகளை குறைக்கிறது

• ஒவ்வொரு முறையும் கைமுறையாக மீண்டும் உருவாக்கப்படுவதற்குப் பதிலாக, பதிவுசெய்யப்பட்ட பரிவர்த்தனைகளிலிருந்து நேரடியாக அறிக்கைகள் மற்றும் லெட்ஜர் உள்ளீடுகளை உருவாக்குகிறது

முடிவுரை

• பெரும்பாலான புத்தக பராமரிப்பு நேரம் மீண்டும் மீண்டும் கையேடு உள்ளீட்டில் செலவிடப்படுகிறது, புத்தக பராமரிப்பின் உண்மையான தீர்ப்பு அடிப்படையிலான பகுதிகளில் அல்ல

• கைமுறை வேலையைக் குறைப்பது என்பது விலைப்பட்டியல், பணம் செலுத்துதல் மற்றும் பதிவுகளை இணைப்பதாகும் - அதே படிகளை வேகமாகச் செய்வது மட்டுமல்ல

• சில பணிகள் - வகைப்படுத்தல் தீர்ப்பு அழைப்புகள், இறுதி மதிப்பாய்வு, திருத்தங்கள் - இன்னும் தன்னியக்கத்துடன் கூட மனித மேற்பார்வை தேவை

• வினிமய் ஜிஎஸ்டி விலைப்பட்டியல், பணம் செலுத்துதல் மற்றும் பதிவுகளைச் சுற்றி மீண்டும் மீண்டும் வரும் கைமுறை உள்ளீடுகளை நீக்குகிறது, எனவே தரவு உள்ளீட்டிற்குப் பதிலாக மதிப்பாய்வு செய்ய நேரம் செலவிடப்படுகிறது.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

கைமுறையாக புத்தக பராமரிப்பு பணியை நான் எவ்வாறு குறைப்பது?

ஜிஎஸ்டி கணக்கீடுகளை தானாகப் பயன்படுத்தக்கூடிய இணைக்கப்பட்ட மென்பொருளைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், ஒவ்வொரு படிநிலையையும் கைமுறையாக மீண்டும் உள்ளிட்டு சரிபார்ப்பதை விட, பணம் செலுத்துதல்களை இன்வாய்ஸுடன் இணைக்கிறது மற்றும் பதிவுசெய்யப்பட்ட பரிவர்த்தனைகளிலிருந்து நேரடியாக அறிக்கைகளை உருவாக்குகிறது.

பெரும்பாலான கையேடு புத்தக பராமரிப்பு நேரம் உண்மையில் எங்கு செல்கிறது?

பெரும்பாலும் மீண்டும் மீண்டும் தரவு உள்ளீடு - விலைப்பட்டியல்களை மீண்டும் உருவாக்குதல், பணம் செலுத்தும் நிலையை கைமுறையாக சரிபார்த்தல் மற்றும் அறிக்கைகளை மீண்டும் உருவாக்குதல் - சிக்கலான முடிவுகளுக்கு பதிலாக.

புத்தக பராமரிப்பை முழுமையாக தானியக்கமாக்க முடியுமா?

இல்லை, வகைப்படுத்தல் தீர்ப்பு அழைப்புகள், திருத்தங்கள் மற்றும் தாக்கல் செய்வதற்கு முன் இறுதி மதிப்பாய்வு போன்ற சில பணிகள், ஆட்டோமேஷனில் இருந்தாலும் கூட, மனிதர்களின் மேற்பார்வையிலிருந்து பயனடைகின்றன.

கைமுறை நுழைவைக் குறைப்பது பிழைகளின் அபாயத்தை அதிகரிக்குமா?

பொதுவாக இல்லை - கையேடு உள்ளீடு உண்மையில் மீண்டும் மீண்டும் பிழைகள் ஏற்படும், எனவே அதை அகற்றி, அவ்வப்போது மதிப்பாய்வைச் சேர்ப்பது துல்லியத்தை மேம்படுத்தும்.

புத்தக பராமரிப்பை தானியக்கமாக்குவதற்கும் குறைவான கணக்கு வைப்பதற்கும் என்ன வித்தியாசம்?

தானியங்குமுறை மீண்டும் மீண்டும் வரும் கையேடு உள்ளீட்டை நீக்குகிறது; இது ஒரு நபரின் கவனத்திலிருந்து இன்னும் பயனடையும் புத்தக பராமரிப்பின் தீர்ப்பு அடிப்படையிலான பகுதிகளைக் குறைக்காது.

கையேடு கணக்குப் பணிகளைக் குறைப்பதன் மூலம் எவ்வளவு நேரம் சேமிக்க முடியும்?

இது மாறுபடும் வணிகம், ஆனால் மீண்டும் மீண்டும் நுழைவு (வாடிக்கையாளர் விவரங்கள், வரி கணக்கீடுகள், அறிக்கை உருவாக்கம்) நீக்கப்படும் இடங்களில் பொதுவாக நேரம் விடுவிக்கப்படும்.

மிகச் சிறிய வணிகத்திற்கான புத்தக பராமரிப்பை தானியக்கமாக்குவது மதிப்புள்ளதா?

ஆம், குறைந்த அளவிலும் கூட, தானியங்கி ஜிஎஸ்டி கணக்கீடு மற்றும் இணைக்கப்பட்ட கட்டண கண்காணிப்பு சிறிய, மீண்டும் மீண்டும் கைமுறை பிழைகள் ஏற்படுவதற்கான வாய்ப்பைக் குறைக்கிறது.

தானியங்குபடுத்திய பிறகும் எனது புத்தகங்களை கைமுறையாக மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டுமா?

ஆம், ஒரு குறிப்பிட்ட கால மதிப்பாய்வு - வாராந்திர அல்லது மாதாந்திரம் - ஆட்டோமேஷன் மட்டும் துல்லியமாகக் கொடியிடாத அசாதாரணமான எதையும் பிடிக்க இன்னும் முக்கியமானது.

இணைக்கப்பட்ட மென்பொருள் புத்தகக் காப்பாளரின் தேவையை மாற்றுமா?

முழுவதுமாக இல்லை — இது மீண்டும் மீண்டும் வரும் கையேடு உள்ளீட்டை நீக்குகிறது, ஆனால் ஒரு புத்தகக் காப்பாளர் அல்லது CA இன்னும் மென்பொருளை மாற்றாது என்று தீர்ப்பு மற்றும் மதிப்பாய்வை வழங்குகிறது.

தானியங்கு செய்ய வேண்டிய முதல் புத்தக பராமரிப்பு பணி எது?

விலைப்பட்டியல் மற்றும் கட்டணக் கண்காணிப்பு ஆகியவை பொதுவாக அதிக தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் தொடக்கப் புள்ளியாகும், ஏனெனில் அவை பெரும்பாலான வணிகங்களுக்கு அடிக்கடி மற்றும் திரும்பத் திரும்ப செய்யும் கையேடு பணிகளாகும்.