પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ શું છે? અર્થ, ફોર્મેટ અને ઉદાહરણ
કેટલીકવાર ગ્રાહક ઓર્ડર આપતા પહેલા કિંમત, ટેક્સ અને કુલ જાણવા માંગે છે. કેટલીકવાર તમારે માલ મોકલતા પહેલા એડવાન્સની જરૂર હોય છે. શું માં બંને કિસ્સાઓમાં તમારે એવા દસ્તાવેજની જરૂર છે જે ઇન્વોઇસ જેવો દેખાતો હોય પરંતુ હજુ સુધી અંતિમ બિલ નથી. તે દસ્તાવેજ પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ છે.
આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે કે શું એ પ્રોફોર્મા ભરતિયું છે, તે ટેક્સ ઇન્વૉઇસથી કેવી રીતે અલગ છે, તેનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો અને તેમાં શું હોવું જોઈએ. તમે એક સરળ ઉદાહરણ જોશો અને પછી દરેક સ્ક્રીન માટે નંબરવાળા સ્ક્રીનશોટ સાથે, વિનિમયમાં પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ બનાવવાના પગલા-દર-પગલા વૉકથ્રુને અનુસરો. સામાન્ય ભૂલો અને દસ FAQs અંતે છે.
યોગ્ય સમયે યોગ્ય દસ્તાવેજનો ઉપયોગ કરવાથી તમારો GST રેકોર્ડ સ્વચ્છ રહે છે. વિનિમય એ નાના વ્યવસાયો માટે બનાવવામાં આવેલ મફત GST બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર છે. તેની પાસે ડેશબોર્ડ પર જ પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ બટન છે અને વ્યવહારોમાં પ્રોફોર્મા ટેબ છે, તેથી ગ્રાહકને ટાંકવા માટે માત્ર થોડી ક્લિક્સ લાગે છે.
પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ શું છે?
એ પ્રોફોર્મા ભરતિયું એક પ્રારંભિક ઇન્વૉઇસ છે જે વિક્રેતા માલ અથવા સેવાઓ પૂરી પાડવામાં આવે તે પહેલાં ખરીદનારને મોકલે છે. તે વસ્તુઓ, જથ્થો, કિંમત, કર અને કુલની યાદી આપે છે, જેથી ખરીદનારને ખબર હોય કે અંતિમ બિલ શું હશે. તે ટેક્સ ઇન્વોઇસ નથી અને તે અંતિમ બિલ નથી. તે સ્પષ્ટપણે "પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ: ટેક્સ ઇન્વૉઇસ નહીં" તરીકે ચિહ્નિત થયેલ હોવું જોઈએ.
તમે પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસનો ઉપયોગ ક્યારે કરો છો?
ગ્રાહક ઓર્ડર કન્ફર્મ કરે તે પહેલાં તેની કિંમત અને કર અંદાજ આપવા.
સપ્લાય પહેલા એડવાન્સ પેમેન્ટ માટે પૂછવું.
કસ્ટમ્સ અને નિકાસ શિપમેન્ટ માટે, જ્યાં અંતિમ ઇન્વૉઇસ પહેલાં દસ્તાવેજની જરૂર હોય છે.
જ્યારે ખરીદદારને ઓર્ડર સામે આંતરિક મંજૂરી અથવા બેંક લોનની જરૂર હોય છે.
મોટા અથવા કસ્ટમ ઓર્ડર માટે જ્યાં વિગતો હજુ પણ બદલાઈ શકે છે.
વિનિમયમાં પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવું
પગલું 1: ડેશબોર્ડ પર પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ પર ક્લિક કરો.
તમે લોગ ઇન કર્યા પછી, તમે ડેશબોર્ડ પર ઉતરો છો. ઉપર જમણી બાજુના ક્વિક ઍક્શન બૉક્સમાં, પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ (ઇમેજ 1) પર ક્લિક કરો.
ઝડપી ક્રિયાઓમાં પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ બટન સાથે વિનિમય ડેશબોર્ડ
ડેશબોર્ડ પર પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ બટન
પગલું 2: અથવા તેને વ્યવહારોમાંથી ખોલો.
તમે ડાબા મેનૂમાં વ્યવહારો (ઇમેજ 2) પર પણ ક્લિક કરી શકો છો. તમારા પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ જોવા માટે પ્રોફોર્મા ટેબ (ઇમેજ 3) ખોલો. નવું બનાવવા માટે, ઉપર જમણી બાજુએ પ્રોફોર્મા બનાવો બટન (ઇમેજ 4) પર ક્લિક કરો.
પ્રોફોર્મા ટેબ અને ક્રિએટ પ્રોફોર્મા બટન સાથે વિનિમય ટ્રાન્ઝેક્શન પેજ
પગલું 3: પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ બનાવો ફોર્મ: કંપની, તારીખો અને ગ્રાહક
પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ બનાવો વિન્ડો ખુલે છે. કંપની તપાસો (છબી 5). ટ્રાન્ઝેક્શન તારીખ (ઇમેજ 6) સેટ કરો અને, જો તમે ઇચ્છો તો, નિયત તારીખ (ઇમેજ 7), જે વૈકલ્પિક છે. ગ્રાહક વિગતો હેઠળ, ગ્રાહકનું નામ લખો (છબી 8). તમે સંદર્ભ નંબર (છબી 9) ઉમેરી શકો છો, જેમ કે ખરીદી ઓર્ડર નંબર, જે વૈકલ્પિક છે.
શિપિંગ સરનામું આવશ્યક છે. ડિફૉલ્ટ રૂપે, બિલિંગ સરનામું સમાન (ઇમેજ 10) પર ટિક કરવામાં આવે છે, જે શિપિંગ માટે ગ્રાહકના બિલિંગ સરનામાનો ઉપયોગ કરે છે.
વિનિમય કંપની, તારીખો, ગ્રાહકનું નામ અને શિપિંગ સરનામા સાથે પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ ફોર્મ બનાવો
પગલું 4: વસ્તુઓ ઉમેરો
આઇટમ્સ પર નીચે સ્ક્રોલ કરો. તમારા ઉત્પાદનને શોધવા માટે ઉત્પાદન પસંદગી (ઇમેજ 11) નો ઉપયોગ કરો. પ્રમાણ (ઇમેજ 12) દાખલ કરો, યુનિટ (ઇમેજ 13) તપાસો અને કિંમત/એકમ (ઇમેજ 14) દાખલ કરો. પંક્તિમાં HSN કોડ ફીલ્ડ પણ છે (ઇમેજ 15). વધુ લીટીઓ ઉમેરવા માટે, સામાન માટે ઉત્પાદન ઉમેરો (ઇમેજ 16) અથવા સેવાઓ માટે સેવા ઉમેરો (ઇમેજ 17) પર ક્લિક કરો.
ઉત્પાદન શોધ, જથ્થો, એકમ, કિંમત, HSN કોડ, ઉત્પાદન ઉમેરો અને સેવા ઉમેરો સાથે વિનિમય પ્રોફોર્મા ઇનવોઇસ આઇટમ પંક્તિ
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસમાં આઇટમ પંક્તિ
પગલું 5: નોંધો અને કુલ તપાસો, પછી તેને બનાવો
વધારાની વિગતો સુધી સ્ક્રોલ કરો. નોટ્સ બોક્સ (ઇમેજ 18) પહેલાથી જ નિયમો અને શરતો ધરાવે છે જે કહે છે કે પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ ઇશ્યૂ થયાની તારીખથી 7 દિવસ માટે માન્ય છે. તમે તમારી શરતોને અનુરૂપ ટેક્સ્ટમાં ફેરફાર કરી શકો છો. સબટોટલ અને ઇન્વોઇસ ટોટલ (ઇમેજ 19) તપાસો, પછી પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ બનાવો (ઇમેજ 20) પર ક્લિક કરો.
ટાળવા માટેની સામાન્ય ભૂલો
દસ્તાવેજને "પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ" અને "ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ નહીં" તરીકે ચિહ્નિત ન કરવું.
તમારા પુસ્તકોમાં વેચાણ તરીકે પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ રેકોર્ડ કરવું.
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ પર GST એકત્રિત કરવું જાણે કે તે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ હોય.
જ્યારે સપ્લાય કરવામાં આવે ત્યારે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ જારી કરવાનું ભૂલી જવું.
ઉલ્લેખિત કિંમત કેટલા સમય માટે માન્ય છે તેનો ઉલ્લેખ નથી.
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસેસનો ઉપયોગ કરવા માટેની ટિપ્સ
નોંધોમાં અવતરણની માન્યતા અવધિનો ઉલ્લેખ કરો.
સંદર્ભ નંબર તરીકે તમારા ગ્રાહકનો ખરીદ ઓર્ડર નંબર ઉમેરો.
જ્યારે સપ્લાય કરવામાં આવે ત્યારે જ તેને ટેક્સ ઇન્વૉઇસમાં કન્વર્ટ કરો.
સંદર્ભ તરીકે પ્રોફોર્મા નંબર સાથે રસીદ તરીકે કોઈપણ એડવાન્સ રેકોર્ડ કરો.
તમારા CA સાથે એડવાન્સ પેમેન્ટની GST ટ્રીટમેન્ટ તપાસો.
નિષ્કર્ષ
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ તમને GST જવાબદારી બનાવ્યા વિના, વેચાણ પહેલાં ગ્રાહકને કિંમત, ટેક્સ અને કુલ બતાવવા દે છે. તેને સ્પષ્ટ રીતે ચિહ્નિત કરો, તેને તમારા વેચાણના રેકોર્ડમાંથી બહાર રાખો, કોઈપણ એડવાન્સ રસીદ તરીકે રેકોર્ડ કરો અને જ્યારે સપ્લાય કરવામાં આવે ત્યારે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ જારી કરો.
વિનિમયને અજમાવી જુઓ મફત અને એક ડેશબોર્ડથી પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ અને GST ઇન્વૉઇસ બનાવો.
FAQs
પ્રશ્ન 1. સરળ શબ્દોમાં પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ શું છે?
તે વેચાણ પહેલાં મોકલવામાં આવેલું પ્રારંભિક ઇન્વૉઇસ છે, જે કિંમત, કર અને કુલ દર્શાવે છે, તેથી ખરીદનાર જાણે છે કે અંતિમ બિલ શું હશે.
Q2. શું પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ એ ટેક્સ ઇન્વૉઇસ છે?
ના. તે માત્ર એક અંદાજ અથવા અવતરણ છે અને GST જવાબદારી બનાવતું નથી.
Q3. શું ખરીદદાર પ્રોફોર્મા ઇન્વ પર ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટનો દાવો કરી શકે છેoice?
ના. ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટનો દાવો ફક્ત માન્ય ટેક્સ ઇન્વૉઇસ પર જ કરી શકાય છે.
Q4. શું હું વેચાણ તરીકે મારા પુસ્તકોમાં પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ રેકોર્ડ કરું?
ના. જ્યારે તમે ટેક્સ ઇન્વોઇસ જારી કરો ત્યારે વેચાણ રેકોર્ડ કરો.
પ્રશ્ન 5. પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ અને અવતરણ વચ્ચે શું તફાવત છે?
અવતરણ કિંમત ઓફર કરે છે. ઇન્વોઇસ ફોર્મેટમાં વિગતો અને કર સાથે પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ ઇન્વૉઇસની જેમ મૂકવામાં આવે છે, તેથી તેનો ઉપયોગ એડવાન્સ, કસ્ટમ્સ અથવા મંજૂરીઓ માટે થઈ શકે છે.
પ્ર6. શું હું પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ સામે ચુકવણી માટે કહી શકું?
હા, ઘણા વ્યવસાયો તેની સામે એડવાન્સ માટે પૂછો, પરંતુ દસ્તાવેજ પોતે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ નથી.
પ્રશ્ન7. શું નિકાસ માટે પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસની જરૂર છે?
તેનો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે કસ્ટમ્સ અને ખરીદનારની બેંક અથવા આયાત ઔપચારિકતાઓ માટે થાય છે, જોકે જરૂરિયાતો દેશ અને શિપમેન્ટ પર આધારિત છે.
પ્રશ્ન8. શું પ્રોફોર્મા ઇન્વોઇસ બદલી શકાય છે?
હા. તે અંતિમ ન હોવાથી, તમે સપ્લાય પહેલા તેને સુધારી શકો છો અને નવું મોકલી શકો છો.
Related Topics
Published by prachi kahar
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
