प्रोफार्मा चालान क्या है? अर्थ, स्वरूप और उदाहरण
कभी-कभी ग्राहक ऑर्डर देने से पहले कीमत, कर और कुल जानना चाहता है। कभी-कभी आपको सामान भेजने से पहले अग्रिम राशि की आवश्यकता होती है। क्या में दोनों ही मामलों में आपको एक ऐसे दस्तावेज़ की आवश्यकता होगी जो चालान जैसा दिखता हो लेकिन अभी अंतिम बिल न हो। वह दस्तावेज़ एक प्रोफार्मा चालान है.
यह मार्गदर्शिका बताती है कि ए प्रोफार्मा चालान यह है कि यह टैक्स इनवॉइस से किस प्रकार भिन्न है, इसका उपयोग कब करना है और इसमें क्या होना चाहिए। आप एक सरल उदाहरण देखेंगे और फिर प्रत्येक स्क्रीन के लिए एक क्रमांकित स्क्रीनशॉट के साथ, विनिमय में एक प्रोफार्मा इनवॉइस बनाने के चरण-दर-चरण पूर्वाभ्यास का पालन करेंगे। सामान्य गलतियाँ और दस अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न अंत में हैं।
सही समय पर सही दस्तावेज़ का उपयोग करने से आपका जीएसटी रिकॉर्ड साफ़ रहता है। विनिमय छोटे व्यवसायों के लिए बनाया गया निःशुल्क जीएसटी बिलिंग और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर है। इसमें डैशबोर्ड पर एक प्रोफार्मा इनवॉइस बटन और लेनदेन में एक प्रोफार्मा टैब है, इसलिए ग्राहक को उद्धृत करने में केवल कुछ ही क्लिक लगते हैं।
प्रोफार्मा चालान क्या है?
ए प्रोफार्मा चालान एक प्रारंभिक चालान है जिसे विक्रेता सामान या सेवाओं की आपूर्ति से पहले खरीदार को भेजता है। इसमें वस्तुओं, मात्रा, कीमत, कर और कुल को सूचीबद्ध किया गया है, इसलिए खरीदार को पता है कि अंतिम बिल क्या होगा। यह कर चालान नहीं है और यह अंतिम बिल नहीं है। इस पर स्पष्ट रूप से "प्रोफार्मा इनवॉइस: नॉट ए टैक्स इनवॉइस" अंकित होना चाहिए।
आप प्रोफार्मा चालान का उपयोग कब करते हैं?
ऑर्डर की पुष्टि करने से पहले ग्राहक को कीमत और कर का अनुमान देना।
आपूर्ति से पहले अग्रिम भुगतान माँगना।
सीमा शुल्क और निर्यात शिपमेंट के लिए, जहां अंतिम चालान से पहले एक दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है।
जब खरीदार को ऑर्डर के विरुद्ध आंतरिक अनुमोदन या बैंक ऋण की आवश्यकता होती है।
बड़े या कस्टम ऑर्डर के लिए जहां विवरण अभी भी बदल सकते हैं।
विनिमय में प्रोफार्मा इनवॉइस कैसे बनाएं
चरण 1: डैशबोर्ड पर प्रोफार्मा इनवॉइस पर क्लिक करें।
लॉग इन करने के बाद, आप डैशबोर्ड पर पहुंच जाते हैं। ऊपर दाईं ओर त्वरित कार्रवाई बॉक्स में, प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस (छवि 1) पर क्लिक करें।
त्वरित कार्रवाई में प्रोफार्मा इनवॉइस बटन के साथ विनिमय डैशबोर्ड
डैशबोर्ड पर प्रोफार्मा इनवॉइस बटन
चरण 2: या इसे लेनदेन से खोलें।
आप बाएं मेनू में लेनदेन (छवि 2) पर भी क्लिक कर सकते हैं। अपने प्रोफार्मा चालान देखने के लिए प्रोफार्मा टैब (छवि 3) खोलें। नया बनाने के लिए, ऊपर दाईं ओर क्रिएट प्रोफार्मा बटन (छवि 4) पर क्लिक करें।
प्रोफार्मा टैब और क्रिएट प्रोफार्मा बटन के साथ विनिमय लेनदेन पृष्ठ
चरण 3: एक प्रोफार्मा चालान बनाएं फॉर्म: कंपनी, तिथियां और ग्राहक
क्रिएट प्रोफार्मा इनवॉइस विंडो खुलती है। कंपनी की जाँच करें (छवि 5)। लेन-देन की तारीख (छवि 6) और, यदि आप चाहें, तो एक देय तिथि (छवि 7) निर्धारित करें, जो वैकल्पिक है। ग्राहक विवरण के अंतर्गत, ग्राहक का नाम टाइप करें (छवि 8)। आप एक संदर्भ संख्या (छवि 9) जोड़ सकते हैं, जैसे कि खरीद आदेश संख्या, जो वैकल्पिक है।
शिपिंग पता आवश्यक है. डिफ़ॉल्ट रूप से, बिलिंग पते के समान (छवि 10) पर टिक लगाया जाता है, जो शिपिंग के लिए ग्राहक के बिलिंग पते का उपयोग करता है।
विनिमय कंपनी, दिनांक, ग्राहक नाम और शिपिंग पते के साथ प्रोफार्मा इनवॉइस फॉर्म बनाएं
चरण 4: आइटम जोड़ें
आइटम तक नीचे स्क्रॉल करें. अपने उत्पाद को खोजने के लिए उत्पाद चयन (छवि 11) का उपयोग करें। मात्रा दर्ज करें (छवि 12), इकाई की जांच करें (छवि 13) और मूल्य/इकाई (छवि 14) दर्ज करें। पंक्ति में एक एचएसएन कोड फ़ील्ड भी है (छवि 15)। अधिक पंक्तियाँ जोड़ने के लिए, वस्तुओं के लिए उत्पाद जोड़ें (छवि 16) या सेवाओं के लिए सेवा जोड़ें (छवि 17) पर क्लिक करें।
उत्पाद खोज, मात्रा, इकाई, मूल्य, एचएसएन कोड, उत्पाद जोड़ें और सेवा जोड़ें के साथ विनिमय प्रोफार्मा इनवॉइस आइटम पंक्ति
प्रोफार्मा इनवॉइस में आइटम पंक्ति
चरण 5: नोट्स और कुल की जांच करें, फिर इसे बनाएं
अतिरिक्त विवरण तक स्क्रॉल करें. नोट्स बॉक्स (छवि 18) में पहले से ही नियम और शर्तें हैं जो कहती हैं कि प्रोफार्मा चालान जारी होने की तारीख से 7 दिनों के लिए वैध है। आप अपनी शर्तों के अनुरूप पाठ को संपादित कर सकते हैं। सबटोटल और इनवॉयस टोटल (छवि 19) की जांच करें, फिर प्रोफार्मा इनवॉइस बनाएं (छवि 20) पर क्लिक करें।
बचने के लिए सामान्य गलतियाँ
दस्तावेज़ को "प्रोफार्मा चालान" और "कर चालान नहीं" के रूप में चिह्नित नहीं करना।
अपनी पुस्तकों में बिक्री के रूप में एक प्रोफार्मा चालान रिकॉर्ड करना।
एक प्रोफार्मा चालान पर जीएसटी एकत्र करना जैसे कि यह एक कर चालान था।
आपूर्ति होने पर कर चालान जारी करना भूल जाना।
यह उल्लेख नहीं किया गया है कि उद्धृत मूल्य कब तक वैध है।
प्रोफार्मा चालान का उपयोग करने के लिए युक्तियाँ
नोट्स में कोटेशन की वैधता अवधि का उल्लेख करें।
अपने ग्राहक की खरीद आदेश संख्या को संदर्भ संख्या के रूप में जोड़ें।
सप्लाई होने पर ही इसे टैक्स इनवॉइस में बदलें।
किसी भी अग्रिम को रसीद के रूप में, संदर्भ के रूप में प्रोफार्मा संख्या के साथ रिकॉर्ड करें।
अपने सीए से अग्रिम भुगतान के जीएसटी उपचार की जांच करें।
निष्कर्ष
एक प्रोफार्मा इनवॉइस आपको जीएसटी देनदारी बनाए बिना ग्राहक को बिक्री से पहले कीमत, कर और कुल दिखाने की सुविधा देता है। इसे स्पष्ट रूप से चिह्नित करें, इसे अपने बिक्री रिकॉर्ड से बाहर रखें, किसी भी अग्रिम को रसीद के रूप में दर्ज करें और आपूर्ति होने पर कर चालान जारी करें।
विनिमय का प्रयास करें निःशुल्क और एक डैशबोर्ड से प्रोफार्मा चालान और जीएसटी चालान बनाएं।
पूछे जाने वाले प्रश्न
Q1. सरल शब्दों में प्रोफार्मा चालान क्या है?
यह बिक्री से पहले भेजा गया एक प्रारंभिक चालान है, जिसमें कीमत, कर और कुल दर्शाया जाता है, इसलिए खरीदार को पता होता है कि अंतिम बिल क्या होगा।
Q2. क्या प्रोफार्मा चालान एक कर चालान है?
नहीं, यह केवल एक अनुमान या उद्धरण है और जीएसटी देनदारी नहीं बनाता है।
Q3. क्या खरीदार एक प्रोफार्मा इनवॉइस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट का दावा कर सकता है?ओह?
नहीं, इनपुट टैक्स क्रेडिट का दावा केवल वैध टैक्स चालान पर ही किया जा सकता है।
Q4. क्या मैं अपनी पुस्तकों में बिक्री के रूप में एक प्रोफार्मा चालान दर्ज कर सकता हूँ?
नहीं, जब आप कर चालान जारी करते हैं तो बिक्री रिकॉर्ड करें।
Q5. प्रोफार्मा इनवॉइस और कोटेशन के बीच क्या अंतर है?
एक कोटेशन एक कीमत प्रदान करता है। एक प्रोफार्मा चालान चालान प्रारूप में विवरण और कर के साथ एक चालान की तरह रखा जाता है, इसलिए इसका उपयोग अग्रिम, सीमा शुल्क या अनुमोदन के लिए किया जा सकता है।
Q6. क्या मैं प्रोफार्मा चालान के बदले भुगतान मांग सकता हूं?
हाँ कितने व्यवसाय इसके एवज में अग्रिम राशि मांगें, लेकिन दस्तावेज़ स्वयं कर चालान नहीं है।
Q7. क्या निर्यात के लिए प्रोफार्मा चालान की आवश्यकता है?
इसका उपयोग आमतौर पर सीमा शुल्क और खरीदार के बैंक या आयात औपचारिकताओं के लिए किया जाता है, हालांकि आवश्यकताएं देश और शिपमेंट पर निर्भर करती हैं।
Q8. क्या प्रोफार्मा चालान बदला जा सकता है?
हाँ। चूँकि यह अंतिम नहीं है, आप आपूर्ति से पहले इसे संशोधित कर सकते हैं और एक नया भेज सकते हैं।
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Published by prachi kahar
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