ડિલિવરી ચલનમાં શું શામેલ હોવું જોઈએ?

ડિલિવરી ચલણ કે જેમાં મુખ્ય વિગતો ખૂટે છે તે ટ્રાન્ઝિટ દરમિયાન વાસ્તવિક સમસ્યાઓનું કારણ બની શકે છે - માલ ક્યાંથી આવ્યો છે, તેઓ શા માટે આગળ વધી રહ્યા છે અથવા શિપમેન્ટની અંદર બરાબર શું હોવું જોઈએ તે સ્પષ્ટ સંકેત વિના પહોંચે છે. ચલણ વેચાણ દસ્તાવેજ ન હોવાથી, તે ટેક્સ ઇન્વૉઇસની સમાન ચકાસણી આપમેળે મેળવતી નથી, તેથી જ તેને તૈયાર કરવું સરળ છે. ટેકનિકલી સારી પરંતુ વ્યવહારીક રીતે અધૂરી.

ચલનમાં કયા ક્ષેત્રો હોવા જોઈએ તે ચોક્કસ રીતે જાણવાથી દરેક વખતે માલસામાનની હેરફેર કરતી વખતે અનુમાન દૂર થાય છે, પછી ભલે તે ગ્રાહકની મંજૂરી માટે હોય, શાખાઓ વચ્ચે હોય અથવા નોકરી માટે બહાર હોય. આ લેખ મુખ્ય ક્ષેત્રો, વિશિષ્ટ પરિસ્થિતિઓ માટે જરૂરી વધારાની વિગતો અને પછીથી મૂંઝવણ ઊભી કરતી સામાન્ય અવકાશ દર્શાવે છે.

કોર ફીલ્ડ દરેક ડિલિવરી ચલાનની જરૂર છે

સંપૂર્ણ ડિલિવરી ચલાનને માહિતીના બે સ્તરોની જરૂર છે: ટ્રાન્ઝેક્શનને ઓળખતી હેડર વિગતો અને ખરેખર શું ચાલી રહ્યું છે તેનું વર્ણન કરતી આઇટમ-સ્તરની વિગતો.

હેડર-લેવલ ફીલ્ડ્સ:

આઇટમ-લેવલ ફીલ્ડ્સ, દરેક પ્રોડક્ટ માટે સૂચિબદ્ધ છે જે ખસેડવામાં આવી રહી છે:

• વસ્તુનું નામ અથવા વર્ણન

• જથ્થો ખસેડવામાં આવી રહ્યો છે

• માપનનું એકમ (ટુકડા, કિગ્રા, બોક્સ)

• કોઈપણ સંબંધિત બેચ અથવા સંદર્ભ નંબર, જો આઇટમને ટ્રેકિંગની જરૂર હોય

બંને સ્તરો મહત્વપૂર્ણ છે - સંપૂર્ણ હેડર વિગતો સાથેનું ચલણ પણ અસ્પષ્ટ આઇટમ જથ્થા સાથેનું ચલણ એટલું જ અધૂરું છે જેટલું સ્પષ્ટ વસ્તુઓ સાથેનું છે પરંતુ હલનચલન માટે કોઈ સ્પષ્ટ કારણ નથી.

ચળવળના કારણને આધારે વધારાની વિગતો

મુખ્ય ક્ષેત્રો સ્થિર રહે છે, પરંતુ કેટલીક પરિસ્થિતિઓ વધારાની વિગતો માટે કહે છે:

• જોબ વર્ક અથવા પ્રોસેસિંગ - અપેક્ષિત વળતરની તારીખ અથવા પ્રક્રિયા વિગતો નોંધવી જોઈએ

• આંતર-શાખા ટ્રાન્સફર - બંને સ્થાનો સ્પષ્ટપણે પ્રેષક અને પ્રાપ્તકર્તા તરીકે ચિહ્નિત હોવા જોઈએ, કારણ કે બંને એક જ વ્યવસાયના છે

• માલ મંજૂરી માટે મોકલ્યો - ગ્રાહકે હજુ સુધી ખરીદી કરવા માટે પ્રતિબદ્ધ નથી તે દર્શાવતી નોંધ

• પરત કરી શકાય તેવા સાધનો અથવા નમૂનાઓ - કાયમી ધોરણે સ્થાનાંતરિત થતા માલસામાનથી તેને અલગ પાડતી નોંધ

સામાન્ય ભૂલો જે પાછળથી મૂંઝવણનું કારણ બને છે

• હલનચલનનું કારણ સંપૂર્ણપણે છોડી દેવામાં આવ્યું છે, તે અસ્પષ્ટ છે કે શું આ વેચાણ છે, ટ્રાન્સફર છે કે બીજું કંઈક

• આઇટમ સ્તરે કોઈ એકમ નિર્દિષ્ટ નથી, જેના કારણે "10" નો અર્થ ટુકડાઓ, બોક્સ અથવા કિલોગ્રામ છે કે કેમ તે અંગે અસ્પષ્ટતા ઊભી થાય છે.

• જોબ વર્ક અથવા નમૂનાની વસ્તુઓ માટે કોઈ અપેક્ષિત વળતરની નોંધ ઉમેરવામાં આવતી નથી, જેનાથી શું પાછું આવવું જોઈએ તે ટ્રૅક કરવું મુશ્કેલ બને છે

• પ્રેષક અથવા પ્રાપ્તકર્તાના સરનામાં અયોગ્ય અથવા ખૂટે છે, જે એક વાસ્તવિક સમસ્યા બની જાય છે જો ચલાનને ટ્રાન્ઝિટમાં ચકાસવાની જરૂર હોય

વિનિમય વપરાશકર્તાઓ માટે સ્પષ્ટ જવાબ

વિનિમય તેની પુષ્ટિ થયેલ સુવિધાઓના ભાગ રૂપે ડિલિવરી ચલન જનરેટ કરે છે, જે આઇટમ વિગતો, જથ્થા અને સંબંધિત પ્રેષક અને પ્રાપ્તકર્તાની માહિતીને ટેક્સ ઇન્વૉઇસમાંથી એક અલગ દસ્તાવેજ પ્રકાર તરીકે મેળવવા માટે રચાયેલ છે, જેથી માલસામાનની હિલચાલનું સંપૂર્ણ વેચાણ માટે ભૂલ કર્યા વિના સ્પષ્ટપણે દસ્તાવેજીકરણ કરી શકાય.

નિષ્કર્ષ

સંપૂર્ણ ડિલિવરી ચલણ જટિલ નથી, પરંતુ તેને ચોક્કસ, સુસંગત સેટની જરૂર છેવિગતો - મોકલનાર અને પ્રાપ્તકર્તાની માહિતી, વસ્તુની માત્રા અને એકમો, અને ચળવળ માટેનું સ્પષ્ટ કારણ - વાસ્તવમાં ટ્રાન્ઝિટ દરમિયાન તેનો હેતુ પૂરો કરવા માટે.

આમાંના એક ફીલ્ડમાં પણ ગુમ થવાથી માલસામાનની નિયમિત હિલચાલને ગૂંચવણભરી અથવા વિવાદિતમાં ફેરવી શકાય છે, તેથી જ ચલાનને ટેક્સ ઇન્વૉઇસ જેવી જ કાળજી સાથે વ્યવહાર કરવો, તે વેચાણનું પ્રતિનિધિત્વ કરતું ન હોવા છતાં, બિનજરૂરી ઘર્ષણને ટાળે છે.

FAQs

1. શું માલ ખસેડવાના દરેક દાખલા માટે ડિલિવરી ચલણ કાયદેસર રીતે જરૂરી છે?
સામાન્ય રીતે જ્યારે પણ માલસામાન ટેક્સ ઇન્વૉઇસ, જેમ કે મંજૂરી, જોબ વર્ક અથવા ઇન્ટર-બ્રાંચ ટ્રાન્સફર વગર ખસેડવામાં આવે ત્યારે સામાન્ય રીતે ડિલિવરી ચલનની અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે, તેથી આવી કોઈપણ હિલચાલ માટે ચલણ જારી કરવું સારી પ્રથા છે.

2. શું ડિલિવરી ચલનમાં માલની કિંમત દર્શાવવી જરૂરી છે?
હિલચાલના કારણના આધારે, સંદર્ભ માટે મૂલ્ય દર્શાવવામાં આવી શકે છે, પરંતુ ચલણ સામાન્ય રીતે વેચાણનું પ્રતિનિધિત્વ કરતું નથી, તેથી તેને ટેક્સ ઇન્વૉઇસની જેમ ચુકવણીની માંગ તરીકે ગણવામાં આવતું નથી.

3. જોબ વર્ક માટેના ચલણ અને ઇન્ટર-બ્રાંચ ટ્રાન્સફર માટેના ચલણ વચ્ચે શું તફાવત છે?
જોબ વર્કના ચલનમાં સામાન્ય રીતે અપેક્ષિત વળતર અથવા પ્રક્રિયાની નોંધનો સમાવેશ થાય છે, જ્યારે આંતર-શાખા ટ્રાન્સફર ચલણ ફક્ત દસ્તાવેજોની હિલચાલ bએક જ વ્યવસાયના બે સ્થાનો વચ્ચે, માલ પરત આવવાની કોઈ અપેક્ષા વિના.

4. શું વાહનની વિગતો હંમેશા ડિલિવરી ચલણમાં સામેલ કરવી જોઈએ?
વાહન અથવા પરિવહન વિગતો ઉપયોગી છે, ખાસ કરીને મોટા શિપમેન્ટ માટે અથવા જ્યારે માલસામાનની ટ્રાન્ઝિટમાં તપાસ કરવામાં આવી શકે છે, જો કે તે ખૂબ જ ટૂંકી, સ્થાનિક હિલચાલ માટે સખત જરૂરી નથી.

5. જો ડિલિવરી ચલાન સ્પષ્ટપણે હલનચલનનું કારણ જણાવતું નથી તો શું થશે?
સ્પષ્ટ કારણ દર્શાવ્યા વિના, તે મૂંઝવણ ઊભી કરી શકે છે કે શું ચળવળ વેચાણનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે કે બીજું કંઈક, જે શિપમેન્ટની પૂછપરછ અથવા સમીક્ષા કરવામાં આવે તો જટિલતાઓનું કારણ બની શકે છે.