डिलीवरी चालान में क्या शामिल होना चाहिए?

एक डिलीवरी चालान जिसमें मुख्य विवरण गायब है, पारगमन के दौरान वास्तविक समस्याएं पैदा कर सकता है - माल बिना किसी स्पष्ट संकेत के आ रहा है कि वे कहां से आए हैं, वे क्यों जा रहे हैं, या शिपमेंट के अंदर वास्तव में क्या होना चाहिए। चूंकि चालान एक बिक्री दस्तावेज़ नहीं है, इसलिए इसे स्वचालित रूप से कर चालान के समान जांच नहीं मिलती है, यही कारण है कि इसे तैयार करना आसान है तकनीकी रूप से ठीक लेकिन व्यवहारिक रूप से अधूरा।

यह जानने से कि चालान में कौन से फ़ील्ड शामिल होने चाहिए, हर बार सामान ले जाने पर अनुमान लगाना दूर हो जाता है, चाहे वह ग्राहक के पास अनुमोदन के लिए हो, शाखाओं के बीच हो, या नौकरी के काम के लिए हो। यह आलेख मुख्य क्षेत्रों, विशिष्ट परिस्थितियों में आवश्यक अतिरिक्त विवरण और बाद में भ्रम पैदा करने वाली सामान्य कमियों को बताता है।

प्रत्येक डिलीवरी चालान के लिए आवश्यक मुख्य फ़ील्ड

एक संपूर्ण डिलीवरी चालान के लिए जानकारी की दो परतों की आवश्यकता होती है: लेनदेन की पहचान करने वाला हेडर विवरण, और आइटम-स्तरीय विवरण जो बताता है कि वास्तव में क्या चल रहा है।

हेडर-स्तरीय फ़ील्ड:

स्थानांतरित किए जा रहे प्रत्येक उत्पाद के लिए सूचीबद्ध आइटम-स्तरीय फ़ील्ड:

• आइटम का नाम या विवरण

• मात्रा स्थानांतरित की जा रही है

• माप की इकाई (टुकड़े, किग्रा, बक्से)

• यदि आइटम को ट्रैकिंग की आवश्यकता है तो कोई भी प्रासंगिक बैच या संदर्भ संख्या

दोनों परतें मायने रखती हैं - संपूर्ण हेडर विवरण वाला चालान, लेकिन अस्पष्ट आइटम मात्रा उतना ही अधूरा है, जितना स्पष्ट आइटम वाला चालान, लेकिन आंदोलन का कोई कारण नहीं बताया गया है।

आंदोलन के कारण के आधार पर अतिरिक्त विवरण

मुख्य क्षेत्र स्थिर रहते हैं, लेकिन कुछ स्थितियों में अतिरिक्त विवरण की आवश्यकता होती है:

• नौकरी का काम या प्रसंस्करण - अपेक्षित वापसी तिथि या प्रसंस्करण विवरण नोट किया जाना चाहिए

• अंतर-शाखा स्थानांतरण — दोनों स्थानों को प्रेषक और प्राप्तकर्ता के रूप में स्पष्ट रूप से चिह्नित किया जाना चाहिए, क्योंकि दोनों एक ही व्यवसाय से संबंधित हैं

• माल अनुमोदन के लिए भेजा गया - एक नोट जो दर्शाता है कि ग्राहक ने अभी तक खरीदारी के लिए प्रतिबद्धता नहीं जताई है

• वापसी योग्य उपकरण या नमूने - एक नोट जो इसे स्थायी रूप से हस्तांतरित किए जा रहे सामान से अलग करता है

सामान्य चूक जो बाद में भ्रम पैदा करती हैं

• आंदोलन का कारण पूरी तरह से छोड़ दिया गया है, जिससे यह स्पष्ट नहीं है कि यह बिक्री है, स्थानांतरण है, या कुछ और है

• आइटम स्तर पर कोई इकाई निर्दिष्ट नहीं की गई है, जिससे इस बारे में अस्पष्टता पैदा हो रही है कि "10" का अर्थ टुकड़े, बक्से या किलोग्राम है या नहीं

• जॉब वर्क या सैंपल आइटम के लिए कोई अपेक्षित रिटर्न नोट नहीं जोड़ा जाता है, जिससे यह ट्रैक करना मुश्किल हो जाता है कि क्या वापस आना चाहिए

• प्रेषक या प्राप्तकर्ता के पते अस्पष्ट या गायब हैं, जो पारगमन में चालान को सत्यापित करने की आवश्यकता होने पर एक वास्तविक समस्या बन जाती है

विनिमय उपयोगकर्ताओं के लिए एक स्पष्ट उत्तर

विनिमय इसकी पुष्टि की गई सुविधाओं के हिस्से के रूप में डिलीवरी चालान तैयार करता है, जो आइटम विवरण, मात्रा और संबंधित प्रेषक और प्राप्तकर्ता की जानकारी को कर चालान से एक अलग दस्तावेज़ प्रकार के रूप में कैप्चर करने के लिए संरचित होता है, ताकि माल की आवाजाही को पूर्ण बिक्री के लिए गलत किए बिना स्पष्ट रूप से दस्तावेज किया जा सके।

निष्कर्ष

एक पूर्ण डिलीवरी चालान जटिल नहीं है, लेकिन इसके लिए एक विशिष्ट, सुसंगत सेट की आवश्यकता होती हैविवरण-प्रेषक और प्राप्तकर्ता की जानकारी, आइटम की मात्रा और इकाइयां, और आंदोलन का एक स्पष्ट कारण - वास्तव में पारगमन के दौरान अपने उद्देश्य को पूरा करने के लिए।

इनमें से एक भी फ़ील्ड छूटने से नियमित माल की आवाजाही भ्रमित करने वाली या विवादित हो सकती है, यही कारण है कि बिक्री का प्रतिनिधित्व न करने के बावजूद चालान को कर चालान के समान सावधानी से व्यवहार करने से अनावश्यक घर्षण से बचा जा सकता है।

पूछे जाने वाले प्रश्न

1. क्या माल ले जाने के प्रत्येक उदाहरण के लिए डिलीवरी चालान कानूनी रूप से आवश्यक है?
आम तौर पर जब भी कोई सामान बिना टैक्स इनवॉइस के चलता है, जैसे अनुमोदन, नौकरी कार्य, या अंतर-शाखा स्थानांतरण के लिए, तो डिलीवरी चालान की उम्मीद की जाती है, इसलिए ऐसे किसी भी आंदोलन के लिए इसे जारी करना अच्छा अभ्यास है।

2. क्या डिलीवरी चालान में सामान का मूल्य दिखाना आवश्यक है?
आंदोलन के कारण के आधार पर, संदर्भ के लिए एक मूल्य दिखाया जा सकता है, लेकिन चालान आम तौर पर बिक्री का प्रतिनिधित्व नहीं करता है, इसलिए इसे कर चालान की तरह भुगतान की मांग के रूप में नहीं माना जाता है।

3. जॉब वर्क के लिए चालान बनाम अंतर-शाखा स्थानांतरण के लिए चालान के बीच क्या अंतर है?
जॉब वर्क चालान में आम तौर पर अपेक्षित रिटर्न या प्रसंस्करण पर एक नोट शामिल होता है, जबकि अंतर-शाखा स्थानांतरण चालान में बस दस्तावेज़ आंदोलन बीएक ही व्यवसाय के दो स्थानों के बीच, माल वापस आने की किसी भी उम्मीद के बिना।

4. क्या डिलीवरी चालान में वाहन का विवरण हमेशा शामिल किया जाना चाहिए?
वाहन या परिवहन विवरण उपयोगी होते हैं, विशेष रूप से बड़े शिपमेंट के लिए या जब पारगमन में माल की जांच की जा सकती है, हालांकि वे बहुत छोटी, स्थानीय गतिविधियों के लिए सख्ती से आवश्यक नहीं हो सकते हैं।

5. यदि डिलीवरी चालान में परिवहन का कारण स्पष्ट रूप से नहीं बताया गया तो क्या होगा?
स्पष्ट कारण बताए बिना, यह भ्रम पैदा कर सकता है कि क्या आंदोलन बिक्री का प्रतिनिधित्व करता है या कुछ और, जिससे शिपमेंट पर सवाल उठाए जाने या समीक्षा किए जाने पर जटिलताएं पैदा हो सकती हैं।