कौन सा सॉफ़्टवेयर मेरे संपूर्ण व्यावसायिक रिकॉर्ड प्रबंधित कर सकता है?
"संपूर्ण व्यवसाय रिकॉर्ड" का अर्थ लगभग हर व्यवसाय स्वामी के लिए अलग होता है जो इसे खोजता है। एक खुदरा विक्रेता के लिए, इसका मतलब एक ही स्थान पर बिक्री, स्टॉक और ग्राहक बकाया हो सकता है। किसी सेवा व्यवसाय के लिए, इसका मतलब चालान, व्यय और भुगतान इतिहास हो सकता है। कोई एकल सार्वभौमिक चेकलिस्ट नहीं है - लेकिन किसी भी सॉफ़्टवेयर को चुनने से पहले अनपैक करने लायक एक सुसंगत अंतर्निहित विचार है।
इसके मूल में, पूर्ण रिकॉर्ड का मतलब है कि आपके व्यवसाय का हर हिस्सा - आपने क्या बेचा, आप पर क्या बकाया है, आप पर क्या बकाया है, और स्टॉक में क्या है - एक रजिस्टर, एक नोटबुक और एक फोन में बिखरे हुए होने के बजाय एक कनेक्टेड सिस्टम में रहता है। "पूर्ण" शब्द वास्तव में रिकॉर्ड प्रकारों के बीच संबंध के बारे में है, न कि टूल द्वारा विज्ञापित सुविधाओं की विशाल संख्या के बारे में।
विनिमय व्यवसायों को प्रबंधित करने में मदद करता है जीएसटी चालान, बिक्री और खरीद रिकॉर्ड, भुगतान ट्रैकिंग, इन्वेंट्री, और ग्राहक और विक्रेता विवरण एक ही स्थान पर। यह मार्गदर्शिका बताती है कि "संपूर्ण रिकॉर्ड" में वास्तव में क्या शामिल होना चाहिए, रिकॉर्ड प्रकारों के बीच अंतराल क्यों समस्याएँ पैदा करता है, भले ही प्रत्येक व्यक्तिगत रूप से ठीक दिखता हो, और हर चीज़ के लिए किसी एक सिस्टम पर भरोसा करने से पहले क्या जाँच करनी चाहिए।
अधिकांश व्यवसायों को रिकॉर्ड प्रकारों को कवर करने की आवश्यकता है
किसी को भी आंकने से पहले होम/मंचसॉफ़्टवेयर "पूर्ण,"यह जानने में मदद करता है कि एक सामान्य छोटा व्यवसाय वास्तव में दिन-प्रतिदिन क्या रिकॉर्ड उत्पन्न करता है। बिक्री रिकॉर्ड जारी किए गए प्रत्येक चालान को कैप्चर करता है, जिसमें जीएसटी विवरण और ग्राहक जानकारी संलग्न होती है। खरीद रिकॉर्ड ट्रैक करते हैं कि विक्रेताओं से क्या खरीदा गया है, किस कीमत पर और कब। भुगतान रिकॉर्ड दिखाते हैं कि क्या एकत्र किया गया है और क्या अभी भी बकाया है, दोनों तरफ - पैसा आ रहा है और पैसा जा रहा है। इन्वेंटरी रिकॉर्ड दर्शाते हैं कि वर्तमान में स्टॉक में क्या है, बिक्री और खरीद के रूप में अपडेट किया जाता है। और ग्राहक और विक्रेता रिकॉर्ड स्टोर संपर्क और लेनदेन इतिहास, इसलिए विवरण की आवश्यकता नहीं है हर बार पुनः निर्मित किया जाए।
एक प्रणाली जो इनमें से केवल दो या तीन को ही कवर करती है, अभी भी उपयोगी है, लेकिन यह "संपूर्ण" रिकॉर्ड का प्रबंधन नहीं कर रही है, जैसा कि अधिकांश व्यवसाय मालिकों का मतलब होता है जब वे इस प्रश्न को खोजते हैं।
क्यों बिखरे हुए रिकॉर्ड व्यक्तिगत रूप से सही होने पर भी समस्याएँ पैदा करते हैं?
यहां वह हिस्सा है जिसे कम आंकना आसान है: प्रत्येक रिकॉर्ड प्रकार अपने आप में पूरी तरह से सटीक हो सकता है और अगर यह दूसरों से जुड़ा नहीं है तो भी वास्तविक समस्याएं पैदा कर सकता है। बिक्री रजिस्टर सही हो सकता है, स्टॉक गणना सही हो सकती है, और दोनों महीने के अंत तक एक-दूसरे का खंडन कर सकते हैं - इसलिए नहीं कि दोनों में से कोई भी गलत था, बल्कि इसलिए कि किसी ने भी वास्तविक समय में दूसरे को अपडेट नहीं किया।
व्यक्तिगत रूप से सटीक लेकिन अलग-अलग रिकॉर्ड की तुलना में जुड़े रिकॉर्ड के लिए यह वास्तविक तर्क है:
स्टॉक को अपडेट किए बिना दर्ज की गई बिक्री का मतलब है कि सटीक रहने के लिए इन्वेंट्री को मैन्युअल रूप से दोबारा गिना जाना चाहिए
मूल चालान से लिंक किए बिना दर्ज किए गए भुगतान का मतलब है कि "बकाया शेष" की गणना हाथ से की जानी है
प्रत्येक चालान पर ग्राहक का नया विवरण दर्ज करने का मतलब है कि समय के साथ छोटी-छोटी विसंगतियां (गलत वर्तनी वाला नाम, गलत नंबर) सामने आ जाती हैं।
खरीद और बिक्री के आंकड़े अलग-अलग रखे जाने का मतलब है कि लाभ अनुमान के लिए दो स्रोतों को मैन्युअल रूप से संयोजित करने की आवश्यकता होती है
इनमें से कोई भी व्यक्तिगत रूप से नाटकीय विफलता नहीं है - ये छोटे-छोटे झगड़े हैं जो हर महीने सुलह के घंटों में बदल जाते हैं।
हर चीज के साथ सॉफ्टवेयर पर भरोसा करने से पहले क्या जांचें?
चूंकि "पूर्ण प्रबंधन करता है व्यवसाय रिकॉर्ड" यह एक व्यापक दावा है, इसे अंकित मूल्य पर स्वीकार करने के बजाय विशेष रूप से सत्यापित करना उचित है। पुष्टि करें कि बिक्री वास्तव में दूसरे मैन्युअल अपडेट की आवश्यकता के बजाय स्टॉक को स्वचालित रूप से कम कर देती है। जाँच करें कि किसी भुगतान को अलग, असंबद्ध प्रविष्टि के रूप में विद्यमान करने के बजाय सीधे उसके द्वारा निपटाए गए चालान से जोड़ा जा सकता है। देखें कि क्या ग्राहक और विक्रेता का विवरण प्रत्येक लेनदेन पर दोबारा टाइप करने के बजाय एक बार संग्रहीत किया जाता है और पुन: उपयोग किया जाता है। और विशेष रूप से पूछें कि सिस्टम इस जुड़े हुए डेटा से कौन सी रिपोर्ट उत्पन्न कर सकता है - एक रिपोर्ट सबसे स्पष्ट प्रमाण है कि रिकॉर्ड वास्तव में एक-दूसरे से बात कर रहे हैं, न कि केवल एक साथ संग्रहीत हैं।
जो आमतौर पर एक "संपूर्ण" सिस्टम से भी बाहर रहता है
यह ईमानदार होने लायक है कि एक वास्तविक रूप से पूर्ण बिलिंग-और-रिकॉर्ड प्रणाली भी आम तौर पर उन सभी चीज़ों को प्रतिस्थापित नहीं करती है जिनकी किसी व्यवसाय को अंततः आवश्यकता हो सकती है। बैलेंस शीट, पेरोल प्रोसेसिंग और टैक्स रिटर्न फाइलिंग जैसे औपचारिक वित्तीय विवरण आमतौर पर इस श्रेणी से बाहर होते हैं, जिन्हें या तो एक समर्पित लेखा प्रणाली या आपके सॉफ़्टवेयर द्वारा प्रदान किए गए रिकॉर्ड से काम करने वाले सीए द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इस संदर्भ में "पूर्ण" का अर्थ है पूर्ण लेनदेन और रिकॉर्ड प्रबंधन - शुरू से अंत तक पूर्ण वित्तीय और अनुपालन प्रबंधन नहीं।
इसे एक साथ लाना: विनिमे क्या कवर करता है
विनिमे उपरोक्त प्रत्येक रिकॉर्ड प्रकार को एक साथ जुड़े हुए अलग-अलग मॉड्यूल के बजाय एक कनेक्टेड सिस्टम के रूप में कवर करता है। जीएसटी चालान सीधे बिक्री रिकॉर्ड में फीड होता है, खरीद अद्यतन विक्रेता इतिहास, भुगतान विशिष्ट चालान से लिंक होता है ताकि बकाया शेष सटीक रहे, प्रत्येक लेनदेन के साथ इन्वेंट्री स्वचालित रूप से समायोजित हो जाती है, और ग्राहक और विक्रेता विवरण बिलिंग में पुन: उपयोग के लिए एक बार सहेजे जाते हैं।
इसका मतलब यह है कि ऊपर वर्णित रोजमर्रा की उलझनें - बेमेल स्टॉक, मैन्युअल रूप से गणना की गई बकाया राशि, बार-बार डेटा प्रविष्टि - को रिकॉर्ड स्तर पर संबोधित किया जाता है, व्यवसाय के मालिक को हर महीने अलग से समाधान करने के लिए नहीं छोड़ा जाता है।
इस कनेक्शन को सीधे देखने के लिए, विनिमय का मुफ्त चालान टूल आपको 5 जीएसटी चालान मुफ्त में उत्पन्न करने की सुविधा देता है, जिसमें ग्राहक विवरण सहेजे जाते हैं और कर फ़ील्ड स्वचालित रूप से लागू होते हैं।
निष्कर्ष
"पूरा कारोबार
एस रिकॉर्ड्स" एक लंबी फीचर सूची के बारे में नहीं है - यह इस बारे में है कि क्या आपकी बिक्री, खरीद, भुगतान, इन्वेंट्री और ग्राहक विवरण एक-दूसरे से जुड़े हुए हैं, इसलिए एक प्रविष्टि वह सब कुछ अपडेट करती है जो उसे करना चाहिए। इस दावे के साथ किसी भी सॉफ्टवेयर पर भरोसा करने से पहले, "पूर्ण" शब्द के बजाय ऊपर सूचीबद्ध विशिष्ट कनेक्शन की जांच करें। विनिमय बिल्कुल इसी कनेक्शन के आसपास बनाया गया है, जो जीएसटी चालान, रिकॉर्ड, भुगतान और अन्य चीजों को ध्यान में रखता है। इन्वेंट्री एक साथ काम कर रही है-ईमानदार रहते हुए कि औपचारिक वित्तीय विवरण और अनुपालन फाइलिंग को आम तौर पर अभी भी अलग, पेशेवर हैंडलिंग की आवश्यकता होती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
1. लेखांकन सॉफ्टवेयर में "संपूर्ण व्यावसायिक रिकॉर्ड" का क्या अर्थ है?
इसका मतलब है कि बिक्री, खरीद, भुगतान, इन्वेंट्री और ग्राहक/विक्रेता विवरण अलग-अलग ट्रैक किए जाने के बजाय एक सिस्टम में जुड़े हुए हैं।
2. क्या एक सॉफ्टवेयर वास्तव में एक छोटे व्यवसाय के लिए सब कुछ प्रबंधित कर सकता है?
अधिकांश सॉफ़्टवेयर लेन-देन और रिकॉर्ड पक्ष को पूरी तरह से प्रबंधित करते हैं; वित्तीय विवरण, पेरोल और टैक्स फाइलिंग आमतौर पर इस दायरे से बाहर रहते हैं।
3. प्रत्येक रिकॉर्ड सटीक होने पर भी अलग-अलग रिकॉर्ड समस्याएँ क्यों पैदा करते हैं?
क्योंकि वे एक-दूसरे को स्वचालित रूप से अपडेट नहीं करते हैं, इसलिए मैन्युअल समाधान की आवश्यकता होती है जो समय के साथ देरी और त्रुटियों का कारण बनता है।
4. "संपूर्ण" रिकॉर्ड सॉफ़्टवेयर का मूल्यांकन करते समय मुझे सबसे पहले क्या जांचना चाहिए?
क्या बिक्री स्वचालित रूप से स्टॉक को अपडेट करती है और क्या भुगतान सीधे विशिष्ट चालान से लिंक होता है।
5. क्या विनिमय मेरे सभी व्यावसायिक रिकॉर्ड को कवर करता है?
विनिमय एक कनेक्टेड सिस्टम के रूप में जीएसटी चालान, बिक्री और खरीद रिकॉर्ड, भुगतान ट्रैकिंग, इन्वेंट्री और ग्राहक/विक्रेता प्रबंधन को कवर करता है।
6. यदि मेरे रिकॉर्ड सॉफ्टवेयर में पूर्ण हैं तो क्या मुझे अभी भी सीए की आवश्यकता है?
अक्सर हाँ, विशेषकर के लिए वित्तीय विवरण तैयारी, कर दाखिल करना और औपचारिक अनुपालन समीक्षा।
7. इसका परीक्षण करने के लिए मैं विनिमय पर कितने निःशुल्क चालान आज़मा सकता हूँ?
विनिमय का निःशुल्क चालान टूल 5 जीएसटी चालानों को मुफ्त और पीडीएफ के रूप में डाउनलोड करने की अनुमति देता है।
8. क्या सेवा व्यवसाय के लिए इन्वेंट्री प्रबंधन आवश्यक है?
आमतौर पर नहीं - भौतिक उत्पाद बेचने वाले व्यवसायों के लिए इन्वेंट्री सबसे अधिक मायने रखती है; सेवा व्यवसाय इसके बजाय बिलिंग और भुगतान ट्रैकिंग को प्राथमिकता दे सकते हैं।
9. बिलिंग, स्टॉक और भुगतान के लिए अलग-अलग टूल का उपयोग करने का जोखिम क्या है?
समय के साथ डेटा अलग-अलग हो जाता है, जिसके लिए मैन्युअल क्रॉस-चेकिंग की आवश्यकता होती है जिससे गलतियों की संभावना बढ़ जाती है।
10. क्या ऐतिहासिक अभिलेखों को एक नई "पूर्ण" प्रणाली में लाया जा सकता है?
आमतौर पर हाँ, प्रारंभिक शेष राशि, वर्तमान स्टॉक और लंबित चालान को प्रारंभिक बिंदु के रूप में दर्ज करके
Published by Team Vinimay
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