कोणते सॉफ्टवेअर माझे संपूर्ण व्यवसाय रेकॉर्ड व्यवस्थापित करू शकते?

कोणते सॉफ्टवेअर माझे संपूर्ण व्यवसाय रेकॉर्ड व्यवस्थापित करू शकते?

"संपूर्ण व्यवसाय नोंदी" म्हणजे ते शोधणाऱ्या जवळजवळ प्रत्येक व्यवसाय मालकासाठी काहीतरी वेगळे. किरकोळ विक्रेत्यासाठी, याचा अर्थ विक्री, स्टॉक आणि ग्राहकाची देयके एकाच ठिकाणी असू शकतात. सेवा व्यवसायासाठी, याचा अर्थ इनव्हॉइस, खर्च आणि पेमेंट इतिहास असू शकतो. कोणतीही एकच सार्वत्रिक चेकलिस्ट नाही—परंतु कोणतेही सॉफ्टवेअर निवडण्यापूर्वी अनपॅक करणे योग्य असलेली एक सुसंगत अंतर्निहित कल्पना आहे.

त्याच्या मुळात, संपूर्ण रेकॉर्डचा अर्थ असा आहे की तुमच्या व्यवसायाचा प्रत्येक भाग — तुम्ही काय विकले आहे, तुमचे काय देणे आहे, तुमच्याकडे काय देणे आहे आणि काय स्टॉकमध्ये आहे — हे रजिस्टर, नोटबुक आणि फोनवर विखुरलेल्या ऐवजी एका कनेक्टेड सिस्टममध्ये राहतात. "पूर्ण" हा शब्द खरोखर रेकॉर्ड प्रकारांमधील संबंधांबद्दल आहे, साधनाने जाहिरात केलेल्या वैशिष्ट्यांची संख्या नाही.

विनिमय व्यवसाय व्यवस्थापित करण्यात मदत करतो जीएसटी बीजक, विक्री आणि खरेदी रेकॉर्ड, पेमेंट ट्रॅकिंग, इन्व्हेंटरी आणि ग्राहक आणि विक्रेता तपशील एकाच ठिकाणी एकत्र. या मार्गदर्शकामध्ये "पूर्ण रेकॉर्ड्स" मध्ये नेमके कोणते कव्हर करावे, रेकॉर्ड प्रकारांमधील अंतरांमुळे समस्या का निर्माण होतात, प्रत्येकजण वैयक्तिकरित्या ठीक दिसत असतानाही, आणि प्रत्येक गोष्टीवर कोणत्याही एकाच प्रणालीवर विश्वास ठेवण्यापूर्वी काय तपासावे हे या मार्गदर्शकाचे वर्णन करते.

रेकॉर्ड प्रकार बहुतेक व्यवसायांना कव्हर करणे आवश्यक आहे

कोणताही न्याय करण्यापूर्वी घर / प्लॅटफॉर्म"पूर्ण" म्हणून सॉफ्टवेअर" एक सामान्य लहान व्यवसाय प्रत्यक्षात दिवसेंदिवस काय रेकॉर्ड तयार करतो हे जाणून घेण्यास मदत करते. विक्री नोंदी जारी केलेल्या प्रत्येक चलन, जीएसटी तपशील आणि ग्राहक माहिती संलग्न करतात. खरेदी रेकॉर्ड विक्रेत्यांकडून काय खरेदी केले, कोणत्या किंमतीवर आणि केव्हा केले याचा मागोवा घेतात. पेमेंट रेकॉर्ड काय जमा केले गेले आणि अद्याप काय बाकी आहे ते दर्शविते, सध्या पैसे आणि पैसे दोन्ही बाजूंनी काय बाहेर पडत आहेत. स्टॉक, विक्री आणि खरेदी झाल्यावर अद्यतनित केले जाते आणि ग्राहक आणि विक्रेता रेकॉर्ड स्टोअर संपर्क आणि व्यवहार इतिहास, त्यामुळे तपशील प्रत्येक वेळी पुन्हा तयार करणे आवश्यक नाही.

यापैकी फक्त दोन किंवा तीन कव्हर करणारी प्रणाली अद्याप उपयुक्त आहे, परंतु बहुतेक व्यवसाय मालक जेव्हा हा प्रश्न शोधतात तेव्हा ते "पूर्ण" रेकॉर्ड व्यवस्थापित करत नाही.

वैयक्तिकरित्या बरोबर असतानाही विखुरलेल्या रेकॉर्डमुळे समस्या का निर्माण होतात

कमी लेखणे सोपे आहे असा भाग येथे आहे: प्रत्येक रेकॉर्ड प्रकार स्वतःहून अचूक असू शकतो आणि तरीही तो इतरांशी कनेक्ट केलेला नसल्यास वास्तविक समस्या निर्माण करू शकतो. विक्री नोंदवही बरोबर असू शकते, स्टॉकची संख्या योग्य असू शकते आणि महिन्याच्या अखेरीस दोघे एकमेकांशी विरोधाभास करू शकतात—एकतर चुकीचे होते म्हणून नाही, परंतु रिअल टाइममध्ये दोघांनीही अपडेट केले नाही म्हणून.

वैयक्तिकरित्या अचूक परंतु स्वतंत्र रेकॉर्डसाठी कनेक्ट केलेल्या रेकॉर्डसाठी हा वास्तविक युक्तिवाद आहे:

• स्टॉक अपडेट न करता रेकॉर्ड केलेली विक्री म्हणजे अचूक राहण्यासाठी इन्व्हेंटरी मॅन्युअली मोजावी लागेल

• मूळ इनव्हॉइसशी लिंक न करता रेकॉर्ड केलेले पेमेंट म्हणजे "थकबाकी" हाताने मोजावी लागते

• प्रत्येक इनव्हॉइसवर ग्राहकाचे तपशील ताजे प्रविष्ट केले म्हणजे लहान विसंगती (चुकीचे नाव, चुकीचा क्रमांक) कालांतराने रेंगाळतात.

• खरेदी आणि विक्रीचे आकडे वेगळे ठेवले म्हणजे नफ्याच्या अंदाजासाठी दोन स्रोत मॅन्युअली एकत्र करणे आवश्यक आहे

यापैकी काहीही वैयक्तिकरित्या नाट्यमय अपयश नाही - ते लहान घर्षण आहेत जे दर महिन्याला सलोख्याच्या तासांमध्ये जोडतात.

सर्व गोष्टींसह सॉफ्टवेअरवर विश्वास ठेवण्यापूर्वी काय तपासावे

पासून "व्यवस्थापन पूर्ण व्यवसाय रेकॉर्ड" हा एक व्यापक दावा आहे, तो दर्शनी मूल्यावर स्वीकारण्याऐवजी विशेषतः सत्यापित करणे योग्य आहे. दुसऱ्या मॅन्युअल अपडेटची आवश्यकता न ठेवता, विक्रीमुळे आपोआप स्टॉक कमी होतो याची पुष्टी करा. पेमेंट वेगळ्या, अनकनेक्ट एंट्री म्हणून अस्तित्वात न राहता ते सेटल केलेल्या इन्व्हॉइसशी थेट लिंक केले जाऊ शकते हे तपासा. प्रत्येक व्यवहारावर पुन्हा टाईप करण्याऐवजी ग्राहक आणि विक्रेता तपशील एकदा संग्रहित केला जातो आणि पुन्हा वापरला जातो का ते पहा. आणि विशेषत: या कनेक्ट केलेल्या डेटामधून सिस्टम कोणते अहवाल तयार करू शकते ते विचारा — अहवाल हा सर्वात स्पष्ट पुरावा आहे की रेकॉर्ड्स एकमेकांशी बोलत आहेत, फक्त शेजारीच संग्रहित नाहीत.

काय सहसा बाहेर राहते अगदी एक "पूर्ण" प्रणाली

अगदी प्रामाणिकपणे पूर्ण बिलिंग-आणि-रेकॉर्ड्स सिस्टम देखील व्यवसायाला शेवटी आवश्यक असलेल्या सर्व गोष्टी बदलत नाही. ताळेबंद, वेतन प्रक्रिया आणि कर परतावा भरणे यासारखी औपचारिक वित्तीय विवरणे सहसा या श्रेणीबाहेर बसतात, एकतर समर्पित लेखा प्रणालीद्वारे हाताळली जातात किंवा तुमचे सॉफ्टवेअर प्रदान केलेल्या रेकॉर्डमधून काम करणारे CA. या संदर्भात "पूर्ण" म्हणजे संपूर्ण व्यवहार आणि रेकॉर्ड व्यवस्थापन - पूर्ण आर्थिक आणि अनुपालन व्यवस्थापन शेवटपर्यंत नाही.

ब्रिंगिंग इट टुगेदर: विनिमय काय कव्हर करतो

विनिमय वरील प्रत्येक रेकॉर्ड प्रकारांना एकत्र बोल्ट केलेले वेगळे मॉड्यूल न ठेवता एक कनेक्टेड सिस्टम म्हणून कव्हर करते. GST इनव्हॉइसिंग थेट विक्रीच्या नोंदींमध्ये फीड करते, खरेदी अद्यतनित विक्रेता इतिहास, विशिष्ट पावत्यांशी पेमेंट लिंक त्यामुळे थकबाकीची शिल्लक अचूक राहते, प्रत्येक व्यवहारासह इन्व्हेंटरी स्वयंचलितपणे समायोजित होते आणि ग्राहक आणि विक्रेता तपशील बिलिंगमध्ये पुन्हा वापरण्यासाठी एकदा सेव्ह केले जातात.

याचा अर्थ वर वर्णन केलेले दैनंदिन घर्षण - न जुळणारा स्टॉक, मॅन्युअली गणना केलेली थकबाकी, वारंवार डेटा एंट्री - रेकॉर्ड स्तरावर संबोधित केले जाते, व्यवसाय मालकास प्रत्येक महिन्यात स्वतंत्रपणे समेट करण्यासाठी सोडले जात नाही.

हे कनेक्शन थेट पाहण्यासाठी, विनिमयचे मोफत इन्व्हॉइस टूल तुम्हाला 5 पर्यंत जीएसटी इन्व्हॉइस मोफत व्युत्पन्न करू देते, ग्राहकांचे तपशील सेव्ह केले जातात आणि कर फील्ड आपोआप लागू होतात.

निष्कर्ष

"पूर्ण व्यवसाय

s रेकॉर्ड" हे एका लांबलचक वैशिष्ट्यांच्या सूचीबद्दल नाही — तुमची विक्री, खरेदी, पेमेंट, इन्व्हेंटरी आणि ग्राहक तपशील एकमेकांशी जोडलेले आहेत की नाही याबद्दल आहे, त्यामुळे एक एंट्री सर्व काही अपडेट करते. या दाव्यासह कोणत्याही सॉफ्टवेअरवर विश्वास ठेवण्यापूर्वी, "पूर्ण" या शब्दाऐवजी वर सूचीबद्ध केलेली विशिष्ट कनेक्शन तपासा. विनिमय नेमके याच भोवती बांधले गेले आहे, जीएसटी पेमेंटची नोंद ठेवून, पेमेंटची नोंद ठेवत. इन्व्हेंटरी एकत्र काम करते- औपचारिक आर्थिक स्टेटमेन्ट आणि अनुपालन फाइलिंगला अजूनही स्वतंत्र, व्यावसायिक हाताळणीची आवश्यकता आहे हे प्रामाणिक असताना.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. लेखा सॉफ्टवेअरमध्ये "पूर्ण व्यवसाय रेकॉर्ड" म्हणजे काय?
याचा अर्थ विक्री, खरेदी, पेमेंट, इन्व्हेंटरी आणि ग्राहक/विक्रेता तपशील स्वतंत्रपणे ट्रॅक करण्याऐवजी एकाच प्रणालीमध्ये जोडलेले आहेत.

2. लहान व्यवसायासाठी एखादे सॉफ्टवेअर खरोखर सर्वकाही व्यवस्थापित करू शकते?
बहुतेक सॉफ्टवेअर व्यवहार आणि रेकॉर्ड बाजू पूर्णपणे व्यवस्थापित करते; आर्थिक विवरणे, वेतनपट आणि कर भरणे सहसा या व्याप्तीच्या बाहेर राहतात.

3. प्रत्येक अचूक असला तरीही स्वतंत्र रेकॉर्डमुळे समस्या का निर्माण होतात?
कारण ते एकमेकांना आपोआप अपडेट करत नाहीत, मॅन्युअल सामंजस्य आवश्यक आहे जे वेळोवेळी विलंब आणि त्रुटींचा परिचय देते.

4. "पूर्ण" रेकॉर्ड सॉफ्टवेअरचे मूल्यांकन करताना मी प्रथम काय तपासले पाहिजे?
विक्री आपोआप स्टॉक अपडेट करते की नाही आणि पेमेंट्स थेट विशिष्ट इनव्हॉइसशी जोडतात का.

5. विनिमय माझ्या सर्व व्यवसायाच्या नोंदी कव्हर करतो का?
विनिमय जीएसटी इनव्हॉइसिंग, विक्री आणि खरेदी रेकॉर्ड, पेमेंट ट्रॅकिंग, इन्व्हेंटरी आणि ग्राहक/विक्रेता व्यवस्थापन एक जोडलेली प्रणाली म्हणून कव्हर करते.

6. सॉफ्टवेअरमध्ये माझे रेकॉर्ड पूर्ण असल्यास मला अजूनही CA आवश्यक आहे का?
अनेकदा होय, विशेषतः साठी आर्थिक विवरण तयारी, कर भरणे आणि औपचारिक अनुपालन पुनरावलोकन.

7. हे तपासण्यासाठी मी विनिमवर किती विनामूल्य इनव्हॉइस वापरून पाहू शकतो?
विनिमयचे मोफत चलन टूल 5 पर्यंत GST इनव्हॉइस विनामूल्य आणि PDF म्हणून डाउनलोड करण्यास अनुमती देते.

8. सेवा व्यवसायासाठी इन्व्हेंटरी व्यवस्थापन आवश्यक आहे का?
सामान्यतः नाही — भौतिक उत्पादने विकणाऱ्या व्यवसायांसाठी इन्व्हेंटरी महत्त्वाची असते; त्याऐवजी सेवा व्यवसाय बिलिंग आणि पेमेंट ट्रॅकिंगला प्राधान्य देऊ शकतात.

9. बिलिंग, स्टॉक आणि पेमेंटसाठी स्वतंत्र साधने वापरण्याचा धोका काय आहे?
डेटा कालांतराने वेगळा होत जातो, मॅन्युअल क्रॉस-चेकिंग आवश्यक असते ज्यामुळे चुका होण्याची शक्यता वाढते.

10. ऐतिहासिक नोंदी नवीन "पूर्ण" प्रणालीमध्ये आणल्या जाऊ शकतात?
सहसा होय, प्रारंभिक शिल्लक, चालू स्टॉक आणि प्रलंबित पावत्या प्रारंभिक बिंदू म्हणून प्रविष्ट करून