जब मैं एक्सेल में निःशुल्क चालान बना सकता हूँ तो मुझे बिलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग क्यों करना चाहिए?
बिलिंग सॉफ्टवेयर एक्सेल वास्तव में कानूनी रूप से वैध जीएसटी चालान तैयार करने में सक्षम है - प्रारूप ही समस्या नहीं है। प्रश्न यह नहीं है कि एक्सेल कर सकना चालान बनाओ; यह तब होता है जब बिलिंग मात्रा एक महीने में कुछ चालानों से अधिक हो जाती है या नहीं, यह सटीक और विश्वसनीय रहता है या नहीं।
एक व्यवसाय के लिए जो अभी शुरू हुआ है, जिसमें कुछ मासिक चालान होते हैं और एक व्यक्ति सबकुछ प्रबंधित करता है, एक्सेल अक्सर एक पूरी तरह से उचित विकल्प होता है। वास्तविक लागत इनवॉइस प्रारूप में नहीं है - यह इसके आस-पास जो होता है उसमें है: यह ट्रैक करना कि किसने भुगतान किया है, स्टॉक को सिंक में रखना, बार-बार इनवॉइस नंबर से बचना, और हर हफ्ते एक घंटा खर्च न करना, जो वास्तव में हुआ उसके साथ एक स्प्रेडशीट का मिलान करना।
विनिमय व्यवसायों की सहायता करता है इस विशिष्ट घर्षण बिंदु से आगे बढ़ें - भुगतान ट्रैकिंग, स्टॉक और रिकॉर्ड को स्वचालित रूप से कनेक्ट रखते हुए सटीक जीएसटी चालान तैयार करें। यह मार्गदर्शिका इस बात की ईमानदार, प्रत्यक्ष तुलना देती है कि एक्सेल क्या अच्छी तरह से संभालता है, यह कहाँ ख़राब होता है, और बिलिंग सॉफ़्टवेयर पर स्विच करना वास्तव में इसके लायक है।
क्या एक्सेल जीएसटी चालान को सही ढंग से संभाल सकता है?
सीधा उत्तर: हाँ, एक्सेल कानूनी रूप से वैध उत्पादन कर सकता है, जीएसटी अनुरूप चालान-जब तक प्रत्येक अनिवार्य फ़ील्ड सही ढंग से भरा जाता है और कर की गणना सूत्रों का उपयोग करके सटीक रूप से की जाती है।
जीएसटीआईएन, इनवॉइस नंबर, एचएसएन/एसएसी कोड और टैक्स ब्रेकअप सभी को एक्सेल टेम्पलेट में बनाया जा सकता है
सूत्र मैन्युअल गणित त्रुटियों को कम करते हुए स्वचालित रूप से सीजीएसटी/एसजीएसटी/आईजीएसटी की गणना कर सकते हैं
कम चालान मात्रा के लिए, यह अक्सर बिना किसी चालू लागत के पर्याप्त सटीक होता है
प्रारूप अपने आप में कोई सीमा नहीं है - जो कुछ भी होता है उसमें सीमा दिखाई देती है बाद चालान बनाया गया है.
जहां एक्सेल इनवॉइसिंग ख़राब होने लगती है
एक्सेल-आधारित सिस्टम में दरारें शायद ही पहले इनवॉइस पर दिखाई देती हैं - जैसे-जैसे बिलिंग मात्रा बढ़ती है, वे धीरे-धीरे बढ़ती हैं। किसी व्यस्त दिन में गलती से कोई फॉर्मूला ओवरराइट हो जाता है और कई हफ्तों तक कर गणना पर किसी का ध्यान नहीं जाता है। एक मैंएनवॉयस नंबर डुप्लिकेट हो जाता है क्योंकि दो लोग एक ही फ़ाइल को संपादित कर रहे हैं, या एक संस्करण एक लैपटॉप पर स्थानीय रूप से सहेजा जाता है और इसे "मास्टर" शीट में कभी नहीं बनाता है, हर कोई मानता है कि यह अद्यतित है। भुगतान की स्थिति को एक अलग कॉलम में या, अधिक बार, मेमोरी में ट्रैक किया जाना चाहिए - जो तब तक ठीक काम करता है जब तक कि ग्राहक विवाद नहीं करता कि वे पहले ही भुगतान कर चुके हैं और जांच करने के लिए कोई स्पष्ट, जुड़ा हुआ रिकॉर्ड नहीं है। इनमें से कोई भी एक्सेल में कोई दोष नहीं है; यह बस तब होता है जब एक स्प्रेडशीट को एक कनेक्टेड सिस्टम का काम करने के लिए कहा जाता है क्योंकि लेन-देन की मात्रा उस मात्रा से अधिक हो जाती है जिसे एक व्यक्ति विश्वसनीय रूप से हाथ से ट्रैक कर सकता है।
बिलिंग सॉफ़्टवेयर वह क्या जोड़ता है जो Excel नहीं जोड़ सकता
इनवॉइसिंग के लिए एक्सेल अभी भी कब ठीक है?
आप प्रति माह केवल कुछ ही चालान जारी कर रहे हैं
संस्करण विरोध के जोखिम के बिना, एक व्यक्ति सभी बिलिंग को संभालता है
आपको बिलिंग के साथ-साथ स्टॉक या इन्वेंट्री को ट्रैक करने की आवश्यकता नहीं है
भुगतान ट्रैकिंग यथोचित रूप से याद रखने या मैन्युअल रूप से जांचने के लिए काफी सरल है
आप किसी टूल पर काम करने से पहले एक नए व्यावसायिक विचार का परीक्षण कर रहे हैं
यदि इनमें से अधिकांश लागू होते हैं, तो तुरंत बिलिंग सॉफ़्टवेयर पर स्विच करना आवश्यक नहीं है - वॉल्यूम, टीम आकार, या स्टॉक जटिलता एक स्प्रेडशीट की विश्वसनीय क्षमता से अधिक हो जाने पर यह इसके लायक हो जाता है।
जहां विनिमय एक्सेल से उठाता है
टूटे हुए फॉर्मूले के जोखिम को दूर करते हुए स्वचालित रूप से लागू कर के साथ जीएसटी-अनुपालक चालान उत्पन्न करता है
मैन्युअल ट्रैकिंग के बिना एक सुसंगत, गैर-दोहराए जाने वाले चालान संख्या अनुक्रम रखता है
कनेक्टेड भुगतान ट्रैकिंग और प्राप्य/देय के माध्यम से भुगतान स्थिति स्वचालित रूप से अपडेट होती है
इन्वेंट्री के माध्यम से बिलिंग को स्टॉक से जोड़ता है उत्पाद प्रबंधन,इसलिए बिक्री अद्यतन सूची बिना किसी अलग मैन्युअल गणना के
प्रत्येक उपयोगकर्ता को अलग-अलग स्प्रेडशीट संस्करणों के बजाय एक ही सटीक, कनेक्टेड रिकॉर्ड देता है
हाथ से पुनर्निर्माण किए बिना, वास्तविक लेनदेन से सीधे रिपोर्ट और बही प्रविष्टियाँ तैयार करता है
निष्कर्ष
बिलिंग को प्रबंधित करने वाले एक व्यक्ति के साथ एक्सेल बहुत कम इनवॉइस वॉल्यूम के लिए वास्तव में ठीक है
वास्तविक जोखिम इनवॉइस प्रारूप नहीं है - जैसे-जैसे वॉल्यूम बढ़ता है, यह इसके चारों ओर टूट जाता है: भुगतान ट्रैकिंग, इनवॉइस नंबरिंग और स्टॉक सटीकता
बिलिंग सॉफ्टवेयर यह उस समय इसके लायक हो जाता है जब भुगतान या स्टॉक को मैन्युअल रूप से ट्रैक करना अविश्वसनीय लगने लगता है
चालान, भुगतान और रिकॉर्ड को जुड़े और सटीक रखते हुए, विनिमय ठीक वहीं से शुरू करता है जहां एक्सेल पर दबाव पड़ता है
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (ब्लॉग के अंदर)
मुझे इनवॉइसिंग के लिए Excel के बजाय बिलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग क्यों करना चाहिए?
बिलिंग सॉफ्टवेयर समय के साथ स्प्रेडशीट में होने वाली मैन्युअल त्रुटियों को कम करते हुए, चालान क्रमांकन, कर गणना और भुगतान ट्रैकिंग को सटीक और स्वचालित रूप से कनेक्ट रखता है।
क्या एक्सेल इनवॉइसिंग जीएसटी के लिए कानूनी रूप से वैध है?
हां, जब तक सभी अनिवार्य जीएसटी फ़ील्ड सही ढंग से भरे जाते हैं और कर की गणना सटीक रूप से की जाती है, एक एक्सेल इनवॉइस कानूनी रूप से वैध है।
किसी व्यवसाय को एक्सेल से बिलिंग सॉफ़्टवेयर पर कब स्विच करना चाहिए?
एक बार जब चालान की मात्रा बढ़ जाती है, एक से अधिक व्यक्ति बिलिंग संभालते हैं, या बिक्री के साथ-साथ स्टॉक को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है, तो एक्सेल आमतौर पर मैन्युअल रूप से बनाए रखने के लिए अविश्वसनीय हो जाता है।
क्या बिलिंग सॉफ़्टवेयर की लागत एक्सेल के उपयोग से अधिक है?
मुफ़्त बिलिंग सॉफ़्टवेयर योजनाएँ मौजूद हैं और उनकी लागत एक्सेल (कुछ भी नहीं) के समान हो सकती है, जबकि भुगतान योजनाएँ स्वचालित सटीकता और अतिरिक्त सुविधाओं के बदले में लागत जोड़ती हैं।
क्या एक्सेल ट्रैक कर सकता है कि किन ग्राहकों ने भुगतान किया है और किन ने नहीं?
ऐसा हो सकता है, लेकिन केवल तभी जब इसे मैन्युअल रूप से सही ढंग से बनाए रखा जाए - इसमें कोई स्वचालित अपडेट नहीं है, इसलिए ग्राहकों की संख्या बढ़ने पर पुराने या गलत बैलेंस का जोखिम बढ़ जाता है।
क्या बिलिंग सॉफ्टवेयर जीएसटी गणना के लिए एक्सेल से अधिक सटीक है?
आम तौर पर हाँ, चूंकि बिलिंग सॉफ़्टवेयर कर नियमों को स्वचालित रूप से और लगातार लागू करता है, जबकि एक्सेल फ़ार्मुलों को गलती से तोड़ा या अधिलेखित किया जा सकता है।
क्या कई लोग एक ही एक्सेल इनवॉइस शीट का विश्वसनीय रूप से उपयोग कर सकते हैं?
यह एक्सेल की सबसे बड़ी सीमाओं में से एक है - एक ही फ़ाइल को संपादित करने वाले एकाधिक उपयोगकर्ता अक्सर संस्करण विरोध और डुप्लिकेट इनवॉइस नंबर बनाते हैं।
क्या बिलिंग सॉफ़्टवेयर इनवॉइसिंग को स्वचालित रूप से इन्वेंट्री से जोड़ता है?
हां, विश्वसनीय बिलिंग सॉफ्टवेयर चालान बनाते ही स्टॉक स्तर को स्वचालित रूप से अपडेट कर देता है, जो एक्सेल एक अलग मैन्युअल प्रक्रिया के बिना नहीं कर सकता है।
क्या मेरे व्यवसाय के बढ़ने के साथ एक्सेल का उपयोग जारी रखना जोखिम भरा है?
जैसे-जैसे वॉल्यूम, टीम का आकार, या स्टॉक जटिलता बढ़ती है, यह जोखिम भरा हो जाता है, क्योंकि मैन्युअल ट्रैकिंग से समय के साथ किसी अनजान त्रुटि उत्पन्न होने की अधिक संभावना होती है।
क्या मैं अपना रिकॉर्ड खोए बिना एक्सेल से बिलिंग सॉफ़्टवेयर पर स्विच कर सकता हूँ?
अधिकांश बिलिंग सॉफ़्टवेयर मौजूदा ग्राहक और चालान डेटा को आयात करने की अनुमति देते हैं, हालांकि स्विच करने से पहले प्रदाता के साथ विशेष रूप से इसकी पुष्टि करना उचित है।
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Published by Team Vinimay
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