શું કર્મચારીઓ મારી એકાઉન્ટિંગ માહિતીને ઍક્સેસ કરી શકે છે?

સંપૂર્ણ નાણાકીય ચિત્ર જોયા વિના સ્ટાફ ગ્રાહકોને બિલ આપે છે, અને તે ખરેખર શક્ય છે કે કેમ તે સોફ્ટવેરની ઍક્સેસ સિસ્ટમ કેટલી દાણાદાર છે તેના પર નિર્ભર છે. હા, કર્મચારીઓ મોટાભાગના આધુનિક બિલિંગ સૉફ્ટવેરમાં એકાઉન્ટિંગ માહિતીને ઍક્સેસ કરી શકે છે, પરંતુ વિવેચનાત્મક રીતે, આ ઍક્સેસ બધુ-અથવા-કંઈને બદલે નિયંત્રણક્ષમ હોવી જોઈએ - સારી રીતે ડિઝાઇન કરેલી સિસ્ટમ તમને ચોક્કસ રીતે નક્કી કરવા દે છે કે દરેક કર્મચારીઓ જુએ છે અને કરે છે, સંપૂર્ણ ઍક્સેસ અથવા બિલકુલ ઍક્સેસ નહીં વચ્ચે પસંદગીની ફરજ પાડવાને બદલે.

શું "એક્સેસ" ખરેખર આવરી લે છે

કર્મચારીઓની ઍક્સેસ એ એક જ સ્વીચ નથી - તે સામાન્ય રીતે ઘણી અલગ ક્ષમતાઓને વિસ્તરે છે: ઇન્વૉઇસ બનાવવા, ગ્રાહકના રેકોર્ડ્સ જોવા, ચુકવણીની સ્થિતિ જોવી, એકંદર વેચાણ અહેવાલો જોવા અને હાલના રેકોર્ડમાં ફેરફાર કરવા. કાઉન્ટર સ્ટાફ મેમ્બરને ફક્ત પ્રથમ બેની જરૂર પડી શકે છે; વરિષ્ઠ કર્મચારીઓને વ્યાજબી રીતે વધુ જરૂર પડી શકે છે.

શા માટે અનિયંત્રિત ઍક્સેસ વાસ્તવિક સમસ્યાઓ બનાવે છે

ઍક્સેસ મર્યાદિત કરવાની ક્ષમતા વિના, વ્યવસાયો અસ્વસ્થતાવાળી પસંદગીનો સામનો કરો: કાં તો દરેક સ્ટાફ સભ્યને આવકના આંકડા, બાકી ગ્રાહક બેલેન્સ અને વ્યવસાયિક કામગીરીમાં સંપૂર્ણ દૃશ્યતા આપો અથવા સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ ફક્ત માલિક માટે મર્યાદિત કરો, જે ટીમ રાખવાના હેતુને બિલકુલ નિષ્ફળ કરે છે.

વાજબી ઍક્સેસ સ્તરો કેવા દેખાય છે

ટ્રસ્ટ પ્રશ્ન આ ખરેખર જવાબ આપે છે

નિયંત્રિત ઍક્સેસ એ સ્ટાફની અપ્રમાણિકતા ધારણ કરવા વિશે નથી - તે દરેક વ્યક્તિને તેમની ભૂમિકાની જરૂર છે તે બરાબર આપવા વિશે છે, વધુ કંઈ નથી. ડિલિવરી સ્ટાફ મેમ્બર લૉગિંગ કલેક્શનને માસિક નફાના આંકડામાં દૃશ્યતાની જરૂર હોતી નથી, અને તેમને એક્સેસ ન આપવી એ અવિશ્વાસ નથી; તે યોગ્ય અવકાશ છે.

આ સપોર્ટેડ છે એમ માનતા પહેલા શું તપાસવું

વ્યક્તિગત સ્ટાફ લોગિન અસ્તિત્વમાં છે કે કેમ તેની પુષ્ટિ કરો (વિરુદ્ધ એક શેર કરેલ પાસવર્ડ), એક્સેસ લેવલ ખરેખર વ્યક્તિ દીઠ કસ્ટમાઇઝ કરી શકાય છે કે કેમ અને શું આ દાણાદાર નિયંત્રણ તમારા ચોક્કસ પ્લાન પર ઉપલબ્ધ છે કે કેમ, કારણ કે તે ક્યારેક ઉચ્ચ સ્તરો માટે આરક્ષિત છે.

જ્યાં વિનિમય આને ફિટ કરે છે

વિનિમયનું માળખું બિલિંગ, સ્ટોક અને ચુકવણી ડેટાને એક બિઝનેસ એકાઉન્ટ હેઠળ જોડાયેલ રાખે છે, જેમાં ચોક્કસ સ્ટાફ એક્સેસ અને પરવાનગી સ્તરો તમારી યોજનાના આધારે ઉપલબ્ધ હોય છે- જે તમારી ટીમની ચોક્કસ જરૂરિયાતો માટે સીધી પુષ્ટિ કરવા યોગ્ય છે. મફત ઇન્વૉઇસ ટૂલ તમને કોઈપણ સ્ટાફ સભ્ય ઉપયોગ કરશે તે મુખ્ય બિલિંગ અનુભવનું પરીક્ષણ કરવા દે છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

પ્રશ્ન 1. શું દરેક કર્મચારીઓને સમાન સ્તરની ઍક્સેસ હોવી જોઈએ?
ના, ઍક્સેસ સામાન્ય રીતે દરેક ભૂમિકા માટે ખરેખર જરૂરી હોય તે સાથે મેળ ખાતો હોવો જોઈએ - કાઉન્ટર સ્ટાફને ભાગ્યે જ વરિષ્ઠ મેનેજરની સમાન દૃશ્યતાની જરૂર હોય છે.

Q2. બધા સ્ટાફને સંપૂર્ણ ઍક્સેસ આપવાનું જોખમ શું છે?
તે બિનજરૂરી રીતે આવક અને ગ્રાહક સંતુલન જેવા સંવેદનશીલ આંકડાઓને ઉજાગર કરે છે અને ભૂમિકાઓ વચ્ચેના કોઈપણ અર્થપૂર્ણ તફાવતને દૂર કરે છે.

Q3. શું કર્મચારીઓની ઍક્સેસ ક્યારેય ખૂબ પ્રતિબંધિત હોઈ શકે છે?
હા, જો સ્ટાફ તેમની વાસ્તવિક નોકરી (જેમ કે ઇન્વૉઇસ બનાવવી) ન કરી શકે કારણ કે ઍક્સેસ ખૂબ મર્યાદિત છે, તો તે બિનજરૂરી ઘર્ષણ બનાવે છે.

Q4. શું એક્સેસને નિયંત્રિત કરવા માટે જટિલ સેટઅપની જરૂર છે?
સામાન્ય રીતે નહીં—મોટાભાગની સિસ્ટમો કે જે આને સમર્થન આપે છે તે સ્ટાફ સભ્ય દીઠ ભૂમિકા અથવા પરવાનગી સ્તર પસંદ કરવાની બાબત બનાવે છે.

પ્રશ્ન 5. જોવા અને સંપાદન ઍક્સેસ વચ્ચે શું તફાવત છે?
જોવાથી કોઈ વ્યક્તિ તેને બદલ્યા વિના માહિતી જોઈ શકે છે; સંપાદન ફેરફારને મંજૂરી આપે છે, જે વિશ્વાસ અને જોખમનું અર્થપૂર્ણ ઉચ્ચ સ્તર છે.

પ્ર6. શું ડિલિવરી સ્ટાફે એકંદર બિઝનેસ રિપોર્ટ્સ જોવો જોઈએ?
સામાન્ય રીતે જરૂરી નથી-તેમની ભૂમિકા માટે સામાન્ય રીતે ચોક્કસ ગ્રાહક અથવા ઓર્ડર વિગતો જોવાની જરૂર પડે છે, કંપની-વ્યાપી પ્રદર્શન ડેટાની નહીં.

Q7. શું એક્સેસ લેવલ સેટ થયા પછી બદલી શકાય છે?
હા, યોગ્ય રીતે બિલ્ટ સિસ્ટમમાં, સ્ટાફ મેમ્બરનું એડજસ્ટિંગ તેમની ભૂમિકામાં ફેરફાર તરીકે પ્રવેશ સીધો હોવો જોઈએ.

પ્રશ્ન8. શું વિનિમય રોલ-આધારિત કર્મચારીઓને ઍક્સેસ આપે છે?
આ યોજના પ્રમાણે બદલાય છે - તમારી ચોક્કસ વ્યવસાય જરૂરિયાતો માટે સીધા વર્તમાન સ્ટાફ ઍક્સેસ વિકલ્પોની પુષ્ટિ કરો.

પ્રશ્ન9. જ્યારે કર્મચારી બહાર જાય છે ત્યારે ઍક્સેસ માટે શું થાય છે?
તે તરત જ રદ કરી શકાય તેવું હોવું જોઈએ, આદર્શ રીતે અન્ય સ્ટાફને અસર કરતા શેર કરેલ પાસવર્ડ બદલવાની જરૂર વગર.

પ્રશ્ન 10. સ્ટાફ બિલિંગ અનુભવને ચકાસવા માટે હું કેટલા મફત ઇન્વૉઇસનો ઉપયોગ કરી શકું?
વિનિમયનું મફત ઇન્વૉઇસ ટૂલ 5 GST ઇન્વૉઇસ સુધી મફતમાં મંજૂરી આપે છે.