আমি কিভাবে সরবরাহকারীদের সাথে পেন্ডিং পেমেন্ট ট্র্যাক করতে পারি?

একটি সরবরাহকারীর কাছে কী পাওনা রয়েছে তার ট্র্যাক হারানো আরও পরিহারযোগ্য, তবুও সাধারণ সমস্যাগুলির মধ্যে একটি যা ছোট ব্যবসার মধ্যে চলে। এটি খুব কমই একবারে ঘটে—এটি ধীরে ধীরে ঘটতে থাকে, কারণ ক্রয়ের রেকর্ডগুলি নোট, বার্তা এবং মেমরি জুড়ে জমা হয়, যতক্ষণ না কেউ পুরোপুরি নিশ্চিত না হয় যে আসলে এখনও কী অসামান্য। ট্র্যাকিং সরবরাহকারীদের পেমেন্ট সঠিকভাবে জটিল নয়, তবে এটি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ প্রক্রিয়ার প্রয়োজন। এখানে সেই প্রক্রিয়াটি আসলে কেমন দেখায়, ধাপে ধাপে।

ধাপ 1: প্রতিটি ক্রয় যেমন ঘটে তেমনি রেকর্ড করুন

সঠিক সরবরাহকারীর ট্র্যাকিং এর ভিত্তি হল প্রতিটি ক্রয়ের মুহূর্তটি রেকর্ড করা হয় যেটি ঘটে, দিন বা সপ্তাহ পরে স্মৃতি থেকে নয়। প্রতিটি ক্রয়ের রেকর্ডে সরবরাহকারী, পরিমাণ, তারিখ এবং সম্মত অর্থপ্রদানের শর্তাবলী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। বিলম্বিত বা ব্যাচ এন্ট্রি হল যেখানে বেশিরভাগ ট্র্যাকিং ত্রুটির উদ্ভব হয়।

ধাপ 2: অবিলম্বে আংশিক বা সম্পূর্ণ পেমেন্ট লগ করুন

ঠিক যেমন রেকর্ডিং হিসাবে গুরুত্বপূর্ণ ক্রয়টি তার বিপরীতে অর্থপ্রদান রেকর্ড করছে—যে মুহূর্তে এটি ঘটে, মাসের শেষে নয়। যদি একটি অর্থপ্রদান আংশিক হয়, তাহলে সঠিক অর্থ প্রদানের পরিমাণ লগ করুন যাতে অনুমান হওয়ার পরিবর্তে অবশিষ্ট ব্যালেন্স সঠিক থাকে।

ধাপ 3: সরবরাহকারী প্রতি একটি চলমান ব্যালেন্স রাখুন

একক সম্মিলিত সংখ্যা হিসাবে প্রদেয় ট্র্যাক করার পরিবর্তে, প্রতিটি পৃথক সরবরাহকারীর জন্য চলমান ভারসাম্য বজায় রাখুন। এটি বিক্ষিপ্ত ক্রয় এবং অর্থপ্রদানের রেকর্ডগুলি থেকে পুনঃগণনা করার প্রয়োজনের পরিবর্তে, "এই নির্দিষ্ট সরবরাহকারীকে এই মুহূর্তে আমার কতটা ঋণী" উত্তর দেওয়া সম্ভব করে তোলে৷

ধাপ 4: আপনার প্রদেয়গুলি নিয়মিতভাবে পর্যালোচনা করুন, শুধুমাত্র যখন একজন সরবরাহকারী জিজ্ঞাসা করে তখন নয়

অতিরিক্ত অর্থপ্রদানের জন্য সরবরাহকারীর কল করার জন্য অপেক্ষা করা একটি চিহ্ন যা ট্র্যাকিং প্রক্রিয়া ইতিমধ্যেই ব্যর্থ হয়েছে৷ একটি ভাল অভ্যাস হল একটি নির্দিষ্ট সময়সূচীতে আপনার সম্পূর্ণ প্রদেয় তালিকা পর্যালোচনা করা - উচ্চ-ভলিউম ব্যবসার জন্য সাপ্তাহিক, সর্বনিম্ন-নিম্ন-ভলিউমগুলির জন্য মাসিক-তাই ওভারডিউ অ্যামাউন্টগুলি একটি সরবরাহকারীর সমস্যা হওয়ার আগেই ধরা পড়ে।

ধাপ 5: ওভারডিউ হওয়ার আগে যা আসছে তা ফ্ল্যাগ করুন

ইতিমধ্যে কি ওভারডিউ আছে তা পর্যালোচনা করার বাইরে, সম্মত অর্থপ্রদানের শর্তাবলীর উপর ভিত্তি করে শীঘ্রই কি আসছে তা দেখতে সাহায্য করে। এটি সরবরাহকারীর পেমেন্ট ট্র্যাকিংকে একটি প্রতিক্রিয়াশীল কাজ থেকে পরিকল্পিত কাজে পরিণত করে, যা আপনাকে শেষ মুহুর্তে ঝাঁকুনি দেওয়ার পরিবর্তে তহবিল ব্যবস্থা করার জন্য সময় দেয়।

ধাপ 6: পর্যায়ক্রমে সরবরাহকারীর বিবৃতির বিরুদ্ধে পুনর্মিলন করুন

যদি একজন সরবরাহকারী পর্যায়ক্রমিক বিবৃতি পাঠান, তাহলে প্রতিবার আপনার নিজের রেকর্ডের সাথে তাদের তুলনা করুন। অসঙ্গতিগুলি—একটি অর্থপ্রদান যা তারা পায়নি, অথবা একটি ক্রয় যা তারা আলাদাভাবে রেকর্ড করেছে—মাস পরে না হয়ে তাড়াতাড়ি ধরা পড়লে সমাধান করা অনেক সহজ।

আপনি যদি এই ধাপগুলি এড়িয়ে যান তাহলে কি হবে

এই পদক্ষেপগুলির যেকোনো একটি এড়িয়ে যাওয়া সাধারণত তাত্ক্ষণিক সমস্যা সৃষ্টি করে না-এটি অনিশ্চয়তার একটি ধীর সঞ্চয় ঘটায়। কেনাকাটা রেকর্ড করা হয়নি, অর্থপ্রদান মেলে না সঠিক বিলের কাছে, এবং অবশেষে একজন সরবরাহকারী কল করে একটি ওভারডিউ পেমেন্ট সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করে যা ব্যবসা প্রকৃতপক্ষে বুঝতে পারেনি যে বকেয়া ছিল। সেই মুহুর্তে, এটি সমাধান করার অর্থ হ'ল ম্যানুয়ালি কয়েক সপ্তাহ বা মাসের ক্রয়ের ইতিহাস পুনর্গঠন করা - ঠিক এই প্রক্রিয়াটি যে কাজটি এড়ানোর জন্য।

কিভাবে এটি অনুশীলনে কাজ করে

পৃথক ম্যানুয়াল ট্র্যাকিংয়ের প্রয়োজন না করে এই প্রতিটি পদক্ষেপ সরাসরি সংযুক্ত বিলিং সিস্টেমের একটি নির্দিষ্ট অংশে ম্যাপ করে:

• ক্রয় রেকর্ড সরবরাহকারীর সাথে প্রতিটি লেনদেন যেমন ঘটবে ক্যাপচার করুন

• পেমেন্ট ট্র্যাকিং অবিলম্বে প্রতিটি ক্রয়ের বিপরীতে কি প্রদান করা হয়েছে তা লগ করে

• বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা প্রতিটি সরবরাহকারী রাখে বিস্তারিত এবং ইতিহাস আলাদাভাবে সংগঠিত

• প্রাপ্য এবং প্রদেয় প্রতিটি সরবরাহকারীর কাছে কী পাওনা রয়েছে তার একটি পরিষ্কার, বর্তমান ভারসাম্য বজায় রাখুন

• খাতা ব্যবস্থাপনা একটি সরবরাহকারীর সম্পূর্ণ লেনদেনের ইতিহাসকে একটি পর্যালোচনাযোগ্য দৃশ্যে একত্রিত করে

ইন বিনিময়, এই ক্ষেত্রগুলি একসাথে কাজ করে যাতে একটি ক্রয় রেকর্ড করা এবং এর অর্থপ্রদান স্বাভাবিকভাবেই উপরে বর্ণিত ধাপে বর্ণিত চলমান প্রদেয় ভারসাম্য তৈরি করে - প্রকৃত ক্রয়ের রেকর্ডের পাশাপাশি প্রতিটি সরবরাহকারীর কাছে কী পাওনা রয়েছে তা ট্র্যাক করার জন্য একটি পৃথক স্প্রেডশীট প্রয়োজন৷

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

1. সরবরাহকারীর পেমেন্ট ট্র্যাক করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ কি?

রেকর্ডিং ক্রয় এবং অর্থপ্রদান অবিলম্বে, পরে মেমরি থেকে না, ভিত্তি হল অন্য সবকিছু নির্ভর করে।

2. সরবরাহকারীদের কাছে আমার পাওনা কত ঘন ঘন পর্যালোচনা করা উচিত?

উচ্চ-ভলিউম ব্যবসার জন্য সাপ্তাহিক, অথবা কম-আয়তনের জন্য ন্যূনতম মাসিক, তারা সমস্যা হওয়ার আগে অতিরিক্ত পরিমাণে ধরতে।

3. আমি কি এক সম্মিলিত মোট বা প্রতি সরবরাহকারী হিসাবে প্রদেয় ট্র্যাক করব?

প্রতি সরবরাহকারী - প্রতিটি পৃথক সরবরাহকারীর জন্য একটি চলমান ভারসাম্য একটি সম্মিলিত সংখ্যার চেয়ে একটি পরিষ্কার, আরও কার্যকরী চিত্র দেয়।

4. সবচেয়ে সরবরাহকারী পেমেন্ট ট্র্যাকিং ত্রুটির কারণ কি?

বিলম্বিত বা ব্যাচ এন্ট্রি এর ক্রয় এবং পেমেন্ট, সেগুলি যেমন ঘটে তেমন রেকর্ড করার পরিবর্তে, সবচেয়ে সাধারণ কারণ।

5. আসন্ন নির্ধারিত তারিখগুলি আগাম ফ্ল্যাগ করা কি উপযোগী?

হ্যাঁ—এটি পেমেন্ট ট্র্যাকিংকে রিঅ্যাকটিভ থেকে প্রোঅ্যাকটিভে পরিণত করে, যখন কোনো কিছুর অতিরিক্ত বিলম্বিত হয়ে যায় তখন ঘাঁটাঘাঁটি করার পরিবর্তে আপনাকে পরিকল্পনা করার জন্য সময় দেয়।

6. সরবরাহকারীর বিবৃতির সাথে আমার রেকর্ডের তুলনা করা উচিত?

হ্যাঁ — সরবরাহকারীর বিবৃতিগুলির সাথে পর্যায়ক্রমিক পুনর্মিলন অসঙ্গতিগুলিকে তাড়াতাড়ি ধরতে সাহায্য করে, তার সমাধান করা কঠিন হওয়ার আগে।

7. একটি প্রদেয় রিপোর্ট আসলে কি দেখায়?

রেকর্ড করা কেনাকাটা এবং তাদের বিরুদ্ধে ইতিমধ্যেই করা অর্থপ্রদানের উপর ভিত্তি করে এটি প্রতিটি সরবরাহকারীর কাছে বর্তমানে কী পাওনা রয়েছে তা দেখায়।

8. আংশিক পেমেন্ট কি সঠিকভাবে ট্র্যাক করা যায়?

হ্যাঁ, যতক্ষণ না প্রতিটি আংশিক পেমেন্ট সঠিক ক্রয়ের বিপরীতে পৃথকভাবে লগ করা হয়, অবশিষ্ট ব্যালেন্স নির্ভুল রেখে।

9. একটি সরবরাহকারীর অর্থপ্রদান অবিলম্বে লগ করা না হলে কি হবে?

বকেয়া ব্যালেন্স ভুল হয়ে যায়, হয় মিসড পেমেন্ট বা ডুপ্লিকেট হওয়ার ঝুঁকি বাড়ায়।

10. বিক্রেতার রেকর্ড রাখা কি ট্র্যাকিংয়ে সাহায্য করে?

হ্যাঁ—প্রতিটি সরবরাহকারীর কেনাকাটা এবং অর্থপ্রদানগুলিকে আলাদাভাবে সংগঠিত করা এক নজরে তাদের যেকোনো একটির কাছে কী পাওনা রয়েছে তার উত্তর দেওয়া আরও সহজ করে তোলে।