હું સપ્લાયર્સ સાથે પેન્ડિંગ પેમેન્ટ્સ કેવી રીતે ટ્રૅક કરી શકું?

સપ્લાયરને શું બાકી છે તેનો ટ્રૅક ગુમાવવો એ એક વધુ ટાળી શકાય તેવી, છતાં સામાન્ય, નાના વ્યવસાયોને આવતી સમસ્યાઓમાંની એક છે. તે એક જ સમયે ભાગ્યે જ બને છે - તે ધીમે ધીમે થાય છે, કારણ કે ખરીદીના રેકોર્ડ નોંધો, સંદેશાઓ અને મેમરીમાં એકઠા થઈ જાય છે, જ્યાં સુધી કોઈને સંપૂર્ણ ખાતરી ન હોય કે ખરેખર શું બાકી છે. ટ્રેકિંગ સપ્લાયર્સ ચૂકવણી યોગ્ય રીતે જટિલ નથી, પરંતુ તેને સતત પ્રક્રિયાની જરૂર છે. અહીં તે પ્રક્રિયા ખરેખર કેવી દેખાય છે, પગલું દ્વારા પગલું.

પગલું 1: દરેક ખરીદી જેમ થાય તેમ રેકોર્ડ કરો

ચોક્કસ સપ્લાયર ટ્રેકિંગનો પાયો દરેક ખરીદીની તે ક્ષણે રેકોર્ડિંગ કરે છે, તે મેમરીમાંથી દિવસો કે અઠવાડિયા પછી નહીં. દરેક ખરીદીના રેકોર્ડમાં સપ્લાયર, રકમ, તારીખ અને સંમત ચુકવણીની શરતો શામેલ હોવી જોઈએ. વિલંબિત અથવા બેચ એન્ટ્રી એ છે જ્યાં મોટાભાગની ટ્રેકિંગ ભૂલો ઉદ્દભવે છે.

પગલું 2: આંશિક અથવા સંપૂર્ણ ચુકવણીઓ તરત જ લોગ કરો

જેમ રેકોર્ડિંગ તરીકે મહત્વપૂર્ણ ખરીદી તેની સામે ચૂકવણીને રેકોર્ડ કરી રહી છે - જે ક્ષણે તે થાય છે, મહિનાના અંતે નહીં. જો ચુકવણી આંશિક હોય, તો ચૂકવેલ ચોક્કસ રકમનો લોગ કરો જેથી બાકીનું બેલેન્સ અનુમાન બનવાને બદલે સચોટ રહે.

પગલું 3: સપ્લાયર દીઠ રનિંગ બેલેન્સ રાખો

એક સંયુક્ત નંબર તરીકે ચૂકવણીપાત્રોને ટ્રૅક કરવાને બદલે, દરેક વ્યક્તિગત સપ્લાયર માટે ચાલુ સંતુલન જાળવો. આનાથી છૂટાછવાયા ખરીદી અને ચૂકવણીના રેકોર્ડમાંથી પુનઃગણતરી કરવાની જરૂર પડવાને બદલે તરત જ "મારે આ ચોક્કસ સપ્લાયરને કેટલું દેવું છે"નો તરત જવાબ આપવાનું શક્ય બનાવે છે.

પગલું 4: તમારા ચૂકવણીપાત્રોની નિયમિત સમીક્ષા કરો, માત્ર ત્યારે જ નહીં જ્યારે સપ્લાયર પૂછે

મુદતવીતી ચૂકવણી વિશે સપ્લાયર કૉલ કરે તેની રાહ જોવી એ સંકેત છે કે ટ્રેકિંગ પ્રક્રિયા પહેલાથી જ નિષ્ફળ થઈ ગઈ છે. વધુ સારી આદત એ છે કે નિશ્ચિત શેડ્યૂલ પર તમારી સંપૂર્ણ ચૂકવણીપાત્ર સૂચિની સમીક્ષા કરવી-ઉચ્ચ-વોલ્યુમ વ્યવસાયો માટે સાપ્તાહિક, ઓછા-વોલ્યુમવાળા માટે ઓછામાં ઓછા માસિક-તેથી મુદતવીતી રકમ તેઓ પીછો કરવા માટે સપ્લાયરની સમસ્યા બની જાય તે પહેલાં જ પકડાઈ જાય છે.

પગલું 5: મુદત પૂરી થાય તે પહેલાં શું આવી રહ્યું છે તેને ફ્લેગ કરો

શું પહેલેથી મુદતવીતી છે તેની સમીક્ષા કરવા ઉપરાંત, તે સંમત ચુકવણીની શરતોના આધારે, ટૂંક સમયમાં શું બાકી છે તે જોવામાં મદદ કરે છે. આનાથી સપ્લાયર પેમેન્ટ ટ્રેકિંગને રિએક્ટિવ ટાસ્કમાંથી આયોજિતમાં ફેરવે છે, જે તમને છેલ્લી ક્ષણે ધક્કા ખાવાને બદલે ફંડની વ્યવસ્થા કરવા માટે સમય આપે છે.

પગલું 6: સમયાંતરે સપ્લાયરના નિવેદનો સામે સમાધાન કરો

જો કોઈ સપ્લાયર સામયિક નિવેદનો મોકલે છે, તો તેમની તમારા પોતાના રેકોર્ડ્સ સાથે વારંવાર સરખામણી કરો. વિસંગતતાઓ—તેમને પ્રાપ્ત ન થયેલી ચુકવણી, અથવા તેઓએ અલગ રીતે રેકોર્ડ કરેલી ખરીદી—જ્યારે મહિનાઓ પછીના બદલે વહેલા પકડાય ત્યારે તેને ઉકેલવામાં વધુ સરળ હોય છે.

જો તમે આ પગલાંને છોડી દો તો શું થશે

આમાંના કોઈપણ પગલાંને અવગણવાથી સામાન્ય રીતે તાત્કાલિક સમસ્યા ઊભી થતી નથી - તે અનિશ્ચિતતાના ધીમા સંચયનું કારણ બને છે. ખરીદીઓ રેકોર્ડ વગરની, ચુકવણીઓ થાય છે મેળ ખાતા નથી યોગ્ય બિલ માટે, અને આખરે સપ્લાયર કૉલ કરે છે કે તે મુદતવીતી ચૂકવણી વિશે પૂછે છે કે જે વ્યવસાયને ખરેખર ખ્યાલ ન હતો કે તે બાકી છે. તે સમયે, તેને ઉકેલવાનો અર્થ એ છે કે અઠવાડિયા અથવા મહિનાના ખરીદીના ઇતિહાસનું મેન્યુઅલી પુનઃનિર્માણ કરવું - બરાબર તે કાર્ય જે આ પ્રક્રિયા ટાળવા માટે છે.

વ્યવહારમાં આ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે

આમાંના દરેક પગલાઓ અલગ મેન્યુઅલ ટ્રૅકિંગની જરૂરિયાતને બદલે, કનેક્ટેડ બિલિંગ સિસ્ટમના ચોક્કસ ભાગ પર સીધા નકશા કરે છે:

• રેકોર્ડ ખરીદો જેમ બને તેમ સપ્લાયર સાથે દરેક વ્યવહાર કેપ્ચર કરો

• ચુકવણી ટ્રેકિંગ દરેક ખરીદી સામે શું ચૂકવવામાં આવ્યું છે તે તરત જ લોગ કરો

• વેન્ડર મેનેજમેન્ટ દરેક સપ્લાયર રાખે છે વિગતો અને ઈતિહાસ અલગથી વ્યવસ્થિત

• પ્રાપ્તિપાત્ર અને ચૂકવવાપાત્ર દરેક સપ્લાયરને શું બાકી છે તેનું સ્પષ્ટ, વર્તમાન સંતુલન જાળવો

• ખાતાવહી વ્યવસ્થાપન સપ્લાયરના સંપૂર્ણ વ્યવહાર ઇતિહાસને એક સમીક્ષા કરી શકાય તેવા દૃશ્યમાં એકીકૃત કરે છે

માં વિનિમય, આ ક્ષેત્રો એકસાથે કામ કરે છે જેથી ખરીદી અને તેની ચૂકવણીનું રેકોર્ડિંગ કુદરતી રીતે ઉપરના પગલાઓમાં વર્ણવેલ ચાલી રહેલ ચૂકવણીપાત્ર સંતુલન બનાવે છે - વાસ્તવિક ખરીદીના રેકોર્ડની સાથે દરેક સપ્લાયરને શું બાકી છે તે ટ્રૅક કરવા માટે એક અલગ સ્પ્રેડશીટની જરૂર પડે છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. સપ્લાયરની ચૂકવણીને ટ્રેક કરવા માટેનું સૌથી મહત્વનું પગલું કયું છે?

ખરીદીઓ અને ચુકવણીઓ તરત જ રેકોર્ડ કરવી, પછીથી મેમરીમાંથી નહીં, એ પાયો છે જે બાકીનું બધું આધાર રાખે છે.

2. મારે સપ્લાયર્સનું શું દેવું છે તેની સમીક્ષા કેટલી વાર કરવી જોઈએ?

હાઇ-વોલ્યુમ વ્યવસાયો માટે સાપ્તાહિક, અથવા ઓછા-વોલ્યુમવાળાઓ માટે લઘુત્તમ માસિક, તેઓ સમસ્યા બને તે પહેલાં મુદતવીતી રકમો મેળવવા માટે.

3. શું મારે એક સંયુક્ત કુલ અથવા પ્રતિ સપ્લાયર તરીકે ચૂકવણીપાત્રોને ટ્રૅક કરવી જોઈએ?

સપ્લાયર દીઠ—દરેક વ્યક્તિગત સપ્લાયર માટે ચાલી રહેલ બેલેન્સ એક સંયુક્ત સંખ્યા કરતાં વધુ સ્પષ્ટ, વધુ કાર્યક્ષમ ચિત્ર આપે છે.

4. મોટા ભાગના સપ્લાયર પેમેન્ટ ટ્રેકિંગ ભૂલોનું કારણ શું છે?

ની બેચ પ્રવેશમાં વિલંબ અથવા ખરીદીઓ અને ચૂકવણીઓ, જેમ બને તેમ રેકોર્ડ કરવાને બદલે, સૌથી સામાન્ય કારણ છે.

5. શું આવનારી નિયત તારીખોને અગાઉથી ફ્લેગ કરવા માટે ઉપયોગી છે?

હા—આ પેમેન્ટ ટ્રૅકિંગને રિએક્ટિવમાંથી પ્રોએક્ટિવમાં ફેરવે છે, જ્યારે કંઈક મુદતવીતી થઈ જાય ત્યારે રંજાડવાને બદલે પ્લાન કરવા માટે તમને સમય આપે છે.

6. શું મારે મારા રેકોર્ડની તુલના સપ્લાયરના નિવેદનો સાથે કરવી જોઈએ?

હા—સપ્લાયરના નિવેદનો સાથે સામયિક સમાધાન વિસંગતતાઓને વહેલી તકે પકડવામાં મદદ કરે છે, તેનું નિરાકરણ મુશ્કેલ બને તે પહેલાં.

7. ચૂકવવાપાત્ર અહેવાલ ખરેખર શું દર્શાવે છે?

તે દર્શાવે છે કે દરેક સપ્લાયરને હાલમાં શું બાકી છે, તે રેકોર્ડ કરેલી ખરીદીઓ અને તેમની સામે પહેલેથી કરવામાં આવેલી ચૂકવણીઓના આધારે.

8. શું આંશિક ચૂકવણીને ચોક્કસ રીતે ટ્રેક કરી શકાય છે?

હા, જ્યાં સુધી દરેક આંશિક ચુકવણી યોગ્ય ખરીદી સામે વ્યક્તિગત રીતે લૉગ કરવામાં આવે ત્યાં સુધી, બાકીના બેલેન્સને સચોટ રાખીને.

9. જો સપ્લાયરની ચુકવણી તરત જ લોગ ન થાય તો શું થાય છે?

બાકી બેલેન્સ અચોક્કસ બની જાય છે, જે ચૂકી ગયેલી ચુકવણી અથવા ડુપ્લિકેટનું જોખમ વધારે છે.

10. શું વિક્રેતાના રેકોર્ડ અલગ રાખવાથી ટ્રેકિંગમાં મદદ મળે છે?

હા—દરેક સપ્લાયરની ખરીદીઓ અને ચૂકવણીઓને અલગ-અલગ ગોઠવવાથી તેમાંના કોઈપણને એક નજરમાં શું બાકી છે તેનો જવાબ આપવાનું વધુ સરળ બને છે.