मैं आपूर्तिकर्ताओं के पास लंबित भुगतानों को कैसे ट्रैक कर सकता हूँ?

किसी आपूर्तिकर्ता पर बकाया राशि का पता न लगना छोटे व्यवसायों के लिए सबसे अधिक टालने योग्य, फिर भी आम समस्याओं में से एक है। यह शायद ही कभी एक साथ होता है - यह धीरे-धीरे होता है, क्योंकि खरीदारी के रिकॉर्ड नोट्स, संदेशों और मेमोरी में ढेर हो जाते हैं, जब तक कि कोई भी पूरी तरह से निश्चित नहीं हो जाता कि वास्तव में अभी भी क्या बकाया है। आपूर्तिकर्ताओं पर नज़र रखना' भुगतान ठीक से जटिल नहीं है, लेकिन इसके लिए एक सतत प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। चरण दर चरण यह प्रक्रिया वास्तव में कैसी दिखती है।

चरण 1: प्रत्येक खरीदारी को उसी प्रकार रिकॉर्ड करें जैसे वह होती है

सटीक आपूर्तिकर्ता ट्रैकिंग का आधार प्रत्येक खरीदारी को उसी क्षण रिकॉर्ड करना है, न कि दिनों या हफ्तों बाद मेमोरी से। प्रत्येक खरीद रिकॉर्ड में आपूर्तिकर्ता, राशि, तारीख और सहमत भुगतान शर्तें शामिल होनी चाहिए। विलंबित या बैच प्रविष्टि वह जगह है जहां अधिकांश ट्रैकिंग त्रुटियां उत्पन्न होती हैं।

चरण 2: आंशिक या पूर्ण भुगतान तुरंत लॉग करें

जिस प्रकार रिकॉर्डिंग के रूप में महत्वपूर्ण खरीदारी इसके विरुद्ध भुगतान को रिकॉर्ड कर रही है - जिस क्षण यह होता है, महीने के अंत में नहीं। यदि भुगतान आंशिक है, तो भुगतान की गई सटीक राशि को लॉग करें ताकि शेष राशि अनुमान बनने के बजाय सटीक बनी रहे।

चरण 3: प्रति आपूर्तिकर्ता एक चालू संतुलन रखें

देय खातों को एक संयुक्त संख्या के रूप में ट्रैक करने के बजाय, प्रत्येक व्यक्तिगत आपूर्तिकर्ता के लिए एक चालू संतुलन बनाए रखें। इससे बिखरे हुए खरीद और भुगतान रिकॉर्ड से पुनर्गणना करने की आवश्यकता के बजाय तुरंत "इस विशिष्ट आपूर्तिकर्ता पर मुझे कितना बकाया है" का उत्तर देना संभव हो जाता है।

चरण 4: अपने भुगतान की नियमित रूप से समीक्षा करें, न कि केवल तब जब कोई आपूर्तिकर्ता आपसे पूछे

किसी आपूर्तिकर्ता द्वारा अतिदेय भुगतान के बारे में कॉल करने की प्रतीक्षा करना इस बात का संकेत है कि ट्रैकिंग प्रक्रिया पहले ही विफल हो चुकी है। एक बेहतर आदत एक निश्चित समय पर अपनी पूरी देय सूची की समीक्षा करना है - उच्च मात्रा वाले व्यवसायों के लिए साप्ताहिक, कम मात्रा वाले व्यवसायों के लिए न्यूनतम मासिक - ताकि आपूर्तिकर्ता के लिए समस्या बनने से पहले ही अतिदेय राशि को पकड़ लिया जाए।

चरण 5: जो देय है उसे समय सीमा समाप्त होने से पहले चिह्नित करें

जो पहले से ही अतिदेय है उसकी समीक्षा करने के अलावा, सहमत भुगतान शर्तों के आधार पर यह देखने में मदद मिलती है कि जल्द ही क्या आने वाला है। यह आपूर्तिकर्ता भुगतान ट्रैकिंग को एक प्रतिक्रियाशील कार्य से नियोजित कार्य में बदल देता है, जिससे आपको अंतिम क्षण में हाथ-पैर मारने के बजाय धन की व्यवस्था करने का समय मिलता है।

चरण 6: समय-समय पर आपूर्तिकर्ता के बयानों का समाधान करें

यदि कोई आपूर्तिकर्ता समय-समय पर विवरण भेजता है, तो समय-समय पर उनकी तुलना अपने रिकॉर्ड से करें। विसंगतियाँ - एक भुगतान जो उन्हें प्राप्त नहीं हुआ है, या एक खरीदारी जो उन्होंने अलग तरीके से दर्ज की है - महीनों बाद के बजाय जल्दी पकड़े जाने पर हल करना बहुत आसान है।

यदि आप इन चरणों को छोड़ देते हैं तो क्या होगा?

इनमें से किसी भी चरण को छोड़ने से आम तौर पर तत्काल कोई समस्या नहीं होती है - यह अनिश्चितता के धीमे संचय का कारण बनता है। खरीदारी, भुगतान दर्ज नहीं किया जाता मेल नहीं खाते सही बिल के लिए, और अंततः एक आपूर्तिकर्ता कॉल करके अतिदेय भुगतान के बारे में पूछता है जिसके बारे में व्यवसाय को वास्तव में एहसास नहीं था कि यह बकाया है। उस बिंदु पर, इसे हल करने का अर्थ है खरीद इतिहास के हफ्तों या महीनों को मैन्युअल रूप से पुनर्निर्माण करना - बिल्कुल वही कार्य जिससे इस प्रक्रिया से बचना है।

यह व्यवहार में कैसे काम करता है

इनमें से प्रत्येक चरण अलग-अलग मैन्युअल ट्रैकिंग की आवश्यकता के बजाय सीधे कनेक्टेड बिलिंग सिस्टम के एक विशिष्ट भाग पर मैप करता है:

• रिकॉर्ड खरीदें आपूर्तिकर्ता के साथ होने वाले प्रत्येक लेन-देन को कैप्चर करें

• भुगतान ट्रैकिंग प्रत्येक खरीदारी के लिए तुरंत भुगतान किए गए भुगतान को लॉग करता है

• विक्रेता प्रबंधन प्रत्येक आपूर्तिकर्ता का रखता है विवरण और इतिहास अलग से व्यवस्थित किया गया

• प्राप्य और देय प्रत्येक आपूर्तिकर्ता पर बकाया राशि का स्पष्ट, वर्तमान संतुलन बनाए रखें

• बही प्रबंधन आपूर्तिकर्ता के संपूर्ण लेनदेन इतिहास को एक समीक्षा योग्य दृश्य में समेकित करता है

में विनिमय, ये क्षेत्र एक साथ काम करते हैं ताकि खरीदारी और उसके भुगतान को रिकॉर्ड करने से स्वाभाविक रूप से ऊपर दिए गए चरणों में वर्णित चल रहे देय शेष का निर्माण होता है - वास्तविक खरीद रिकॉर्ड के साथ-साथ प्रत्येक आपूर्तिकर्ता पर कितना बकाया है, इसे ट्रैक करने के लिए एक अलग स्प्रेडशीट की आवश्यकता होती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. आपूर्तिकर्ता भुगतान पर नज़र रखने में सबसे महत्वपूर्ण कदम क्या है?

खरीदारी और भुगतान को बाद में याद रखने के बजाय तुरंत रिकॉर्ड करना ही वह आधार है जिस पर बाकी सब कुछ निर्भर करता है।

2. मुझे कितनी बार यह समीक्षा करनी चाहिए कि मेरे ऊपर आपूर्तिकर्ताओं का क्या बकाया है?

अधिक मात्रा वाले व्यवसायों के लिए साप्ताहिक, या कम मात्रा वाले व्यवसायों के लिए कम से कम मासिक, समस्या बनने से पहले अतिदेय राशि को पकड़ने के लिए।

3. क्या मुझे देय राशि को एक संयुक्त कुल या प्रति आपूर्तिकर्ता के रूप में ट्रैक करना चाहिए?

प्रति आपूर्तिकर्ता-प्रत्येक व्यक्तिगत आपूर्तिकर्ता के लिए एक चालू संतुलन एक संयुक्त संख्या की तुलना में एक स्पष्ट, अधिक कार्रवाई योग्य तस्वीर देता है।

4. अधिकांश आपूर्तिकर्ता भुगतान ट्रैकिंग त्रुटियों का क्या कारण है?

की देरी से या बैच प्रविष्टि खरीदारी और भुगतान, जैसा घटित होता है उसे उसी रूप में दर्ज करने के बजाय, सबसे आम कारण है।

5. क्या आगामी देय तिथियों को पहले से चिह्नित करना उपयोगी है?

हाँ—यह भुगतान ट्रैकिंग को प्रतिक्रियाशील से सक्रिय में बदल देता है, जिससे आपको किसी चीज़ के अतिदेय होने पर परेशान होने के बजाय योजना बनाने का समय मिलता है।

6. क्या मुझे अपने रिकॉर्ड की तुलना आपूर्तिकर्ता के बयानों से करनी चाहिए?

हां—आपूर्तिकर्ता के बयानों के साथ समय-समय पर मिलान से विसंगतियों को जल्दी पकड़ने में मदद मिलती है, इससे पहले कि उन्हें हल करना कठिन हो जाए।

7. देय रिपोर्ट वास्तव में क्या दर्शाती है?

यह दर्शाता है कि रिकॉर्ड की गई खरीद और उनके विरुद्ध पहले से किए गए भुगतान के आधार पर प्रत्येक आपूर्तिकर्ता पर वर्तमान में कितना बकाया है।

8. क्या आंशिक भुगतानों को सटीक रूप से ट्रैक किया जा सकता है?

हां, जब तक प्रत्येक आंशिक भुगतान सही खरीद के विरुद्ध व्यक्तिगत रूप से लॉग किया जाता है, शेष शेष को सटीक रखते हुए।

9. यदि आपूर्तिकर्ता भुगतान तुरंत लॉग नहीं किया जाता है तो क्या होगा?

बकाया राशि गलत हो जाती है, जिससे या तो छूटे हुए भुगतान या डुप्लिकेट भुगतान का जोखिम बढ़ जाता है।

10. क्या विक्रेता के रिकॉर्ड अलग रखने से ट्रैकिंग में मदद मिलती है?

हाँ—प्रत्येक आपूर्तिकर्ता की खरीदारी और भुगतान को अलग-अलग व्यवस्थित करने से एक नज़र में यह उत्तर देना आसान हो जाता है कि उनमें से किसी एक का क्या बकाया है।