ஒரு சப்ளையருக்குக் கொடுக்க வேண்டியதை இழப்பது, சிறு வணிகங்கள் எதிர்கொள்ளும் மிகவும் தவிர்க்கக்கூடிய, ஆனால் பொதுவான பிரச்சனைகளில் ஒன்றாகும். இது அரிதாகவே ஒரே நேரத்தில் நிகழும் - இது படிப்படியாக நடக்கும், குறிப்புகள், செய்திகள் மற்றும் நினைவகம் முழுவதும் வாங்கும் பதிவுகள் குவிந்து கிடக்கின்றன, உண்மையில் இன்னும் என்ன நிலுவையில் உள்ளது என்று யாருக்கும் முழுமையாகத் தெரியவில்லை. சப்ளையர்களைக் கண்காணித்தல்' கொடுப்பனவுகள் சரியாக சிக்கலானது அல்ல, ஆனால் அதற்கு ஒரு நிலையான செயல்முறை தேவைப்படுகிறது. இந்த செயல்முறை உண்மையில் எப்படி இருக்கிறது, படிப்படியாக.
படி 1: ஒவ்வொரு வாங்குதலையும் அது நடக்கும் போது பதிவு செய்யவும்
துல்லியமான சப்ளையர் டிராக்கிங்கின் அடித்தளம் ஒவ்வொரு வாங்குதலையும் அது நிகழும் தருணத்தில் பதிவு செய்வதாகும், ஆனால் நாட்கள் அல்லது வாரங்களுக்குப் பிறகு நினைவகத்திலிருந்து பதிவு செய்வது. ஒவ்வொரு கொள்முதல் பதிவிலும் சப்ளையர், தொகை, தேதி மற்றும் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட கட்டண விதிமுறைகள் ஆகியவை இருக்க வேண்டும். தாமதமான அல்லது தொகுதி நுழைவு என்பது பெரும்பாலான கண்காணிப்புப் பிழைகள் உருவாகும் இடமாகும்.
படி 2: பகுதி அல்லது முழு கொடுப்பனவுகளை உடனடியாக பதிவு செய்யவும்
அப்படியே பதிவு செய்வது போல முக்கியமானது வாங்குதல் அதற்கு எதிரான கட்டணத்தை பதிவு செய்கிறது-அது நடக்கும் தருணத்தில், மாத இறுதியில் அல்ல. ஒரு கட்டணம் பகுதியளவு இருந்தால், செலுத்தப்பட்ட சரியான தொகையை பதிவு செய்யவும், இதனால் மீதமுள்ள இருப்பு யூகமாக மாறாமல் துல்லியமாக இருக்கும்.
படி 3: ஒரு சப்ளையருக்கு ஒரு ரன்னிங் பேலன்ஸ் வைத்திருங்கள்
செலுத்த வேண்டியவைகளை ஒரு ஒருங்கிணைந்த எண்ணாகக் கண்காணிப்பதற்குப் பதிலாக, ஒவ்வொரு தனிப்பட்ட சப்ளையருக்கும் இயங்கும் இருப்பை பராமரிக்கவும். சிதறிய கொள்முதல் மற்றும் கட்டணப் பதிவுகளிலிருந்து மீண்டும் கணக்கிடுவதற்குப் பதிலாக, "இந்தக் குறிப்பிட்ட சப்ளையருக்கு இப்போது நான் எவ்வளவு கடன்பட்டிருக்கிறேன்" என்று உடனடியாகப் பதிலளிப்பதை இது சாத்தியமாக்குகிறது.
படி 4: ஒரு சப்ளையர் கேட்கும் போது மட்டும் அல்லாமல், உங்கள் செலுத்த வேண்டியதை தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்யவும்
தாமதமான கட்டணத்தைப் பற்றி சப்ளையர் அழைப்பதற்காகக் காத்திருப்பது, கண்காணிப்பு செயல்முறை ஏற்கனவே தோல்வியடைந்ததற்கான அறிகுறியாகும். ஒரு சிறந்த பழக்கம் ஒரு நிலையான அட்டவணையில் உங்கள் முழு செலுத்த வேண்டியவை பட்டியலை மதிப்பாய்வு செய்வதாகும் - அதிக அளவு வணிகங்களுக்கு வாரந்தோறும், குறைந்த அளவிலான வணிகங்களுக்கு குறைந்தபட்சம் மாதாந்திரம் - எனவே தாமதமான தொகைகள் சப்ளையர்களின் பிரச்சனையாக மாறுவதற்கு முன்பு பிடிக்கப்படும்.
படி 5: காலாவதியாகும் முன் என்ன வரப்போகிறது என்பதைக் கொடியிடவும்
ஏற்கனவே நிலுவையில் உள்ளவற்றை மதிப்பாய்வு செய்வதற்கு அப்பால், ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட கட்டண விதிமுறைகளின் அடிப்படையில், விரைவில் வரவிருப்பதைக் காண இது உதவுகிறது. இது சப்ளையர் பேமெண்ட் டிராக்கிங்கை ரியாக்டிவ் டாஸ்க்கில் இருந்து திட்டமிடப்பட்ட ஒன்றாக மாற்றுகிறது, கடைசி நேரத்தில் துருப்பிடிப்பதை விட நிதியை ஏற்பாடு செய்ய உங்களுக்கு நேரம் கிடைக்கும்.
படி 6: சப்ளையர் அறிக்கைகளுக்கு எதிராக அவ்வப்போது சமரசம் செய்யவும்
ஒரு சப்ளையர் அவ்வப்போது அறிக்கைகளை அனுப்பினால், அவற்றை உங்கள் சொந்த பதிவுகளுடன் அடிக்கடி ஒப்பிட்டுப் பாருங்கள். முரண்பாடுகள்—அவர்கள் பெறாத பணம், அல்லது அவர்கள் வித்தியாசமாகப் பதிவுசெய்த வாங்குதல்—மாதங்களுக்குப் பிறகு பிடிக்காமல், சீக்கிரமாகப் பிடிக்கப்பட்டால் தீர்க்க மிகவும் எளிதானது.
இந்த படிகளைத் தவிர்த்தால் என்ன நடக்கும்
இந்த படிகளில் ஏதேனும் ஒன்றைத் தவிர்ப்பது பொதுவாக உடனடி சிக்கலை ஏற்படுத்தாது - இது நிச்சயமற்ற தன்மையின் மெதுவான திரட்சியை ஏற்படுத்துகிறது. கொள்முதல் பதிவு செய்யப்படாமல், பணம் செலுத்துகிறது பொருந்தவில்லை சரியான பில்லுக்கு, இறுதியில் ஒரு சப்ளையர், நிலுவையில் உள்ளதை வணிகம் உண்மையாக உணராத காலதாமதமான கட்டணத்தைப் பற்றிக் கேட்கிறார். அந்த நேரத்தில், அதைத் தீர்ப்பது என்பது வாரங்கள் அல்லது மாதங்கள் வாங்கிய வரலாற்றை கைமுறையாக மறுகட்டமைப்பதாகும் - சரியாக இந்த செயல்முறை தவிர்க்கப்பட வேண்டிய வேலை.
இது நடைமுறையில் எவ்வாறு செயல்படுகிறது
இந்த படிகள் ஒவ்வொன்றும் இணைக்கப்பட்ட பில்லிங் சிஸ்டத்தின் ஒரு குறிப்பிட்ட பகுதிக்கு நேரடியாக வரைபடங்கள், தனி கைமுறை கண்காணிப்பு தேவைப்படுவதை விட:
கொள்முதல் பதிவுகள் சப்ளையருடன் நடக்கும் ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையையும் கைப்பற்றவும்
கட்டணம் கண்காணிப்பு ஒவ்வொரு வாங்குதலுக்கும் என்ன செலுத்தப்பட்டது என்பதை உடனடியாக பதிவு செய்கிறது
விற்பனையாளர் மேலாண்மை ஒவ்வொரு சப்ளையரையும் வைத்திருக்கிறது விவரங்கள் மற்றும் வரலாறு தனித்தனியாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்டது
பெறத்தக்கவை மற்றும் செலுத்த வேண்டியவை ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் செலுத்த வேண்டியவற்றின் தெளிவான, தற்போதைய சமநிலையை பராமரிக்கவும்
லெட்ஜர் மேலாண்மை ஒரு சப்ளையரின் முழு பரிவர்த்தனை வரலாற்றையும் ஒரு மதிப்பாய்வு செய்யக்கூடிய பார்வையாக ஒருங்கிணைக்கிறது
இல் வினிமய், இந்தப் பகுதிகள் ஒன்றாகச் செயல்படுவதால், வாங்குதலையும் அதன் கட்டணத்தையும் பதிவுசெய்தல், மேலே உள்ள படிகளில் விவரிக்கப்பட்டுள்ள இயங்கும் செலுத்த வேண்டிய இருப்பை இயல்பாக உருவாக்குகிறது—ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் உண்மையான கொள்முதல் பதிவேடுகளுடன் என்ன கொடுக்க வேண்டும் என்பதைக் கண்காணிக்க தனி விரிதாள் தேவைப்படுவதைக் காட்டிலும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
1. சப்ளையர் பேமெண்ட்களைக் கண்காணிப்பதில் மிக முக்கியமான படி என்ன?
வாங்குதல்கள் மற்றும் கொடுப்பனவுகளை உடனடியாக பதிவுசெய்வது, பின்னர் நினைவகத்திலிருந்து அல்ல, எல்லாவற்றையும் சார்ந்துள்ளது.
2. சப்ளையர்களுக்கு நான் செலுத்த வேண்டியதை எவ்வளவு அடிக்கடி மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்?
அதிக அளவிலான வணிகங்களுக்கு வாராந்திரம் அல்லது குறைந்த அளவிலான வணிகங்களுக்கு குறைந்தபட்சம் மாதந்தோறும், அவை ஒரு பிரச்சனையாக மாறுவதற்கு முன், தாமதமான தொகைகளைப் பிடிக்க.
3. நான் செலுத்த வேண்டிய தொகையை ஒரு கூட்டு மொத்தமாக அல்லது ஒரு சப்ளையர் என கண்காணிக்க வேண்டுமா?
ஒரு சப்ளையர்-ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கான இயங்கும் இருப்பு, ஒரு ஒருங்கிணைந்த எண்ணை விட தெளிவான, அதிக செயல் படக்கூடிய படத்தை அளிக்கிறது.
4. பெரும்பாலான சப்ளையர் பேமெண்ட் டிராக்கிங் பிழைகளுக்கு என்ன காரணம்?
தாமதம் அல்லது தொகுதி நுழைவு கொள்முதல் மற்றும் பணம் செலுத்துதல், அவை நிகழும்போது அவற்றைப் பதிவு செய்வதற்குப் பதிலாக, மிகவும் பொதுவான காரணமாகும்.
5. வரவிருக்கும் நிலுவைத் தேதிகளை முன்கூட்டியே கொடியிடுவது பயனுள்ளதா?
ஆம்—இது கட்டணக் கண்காணிப்பை வினைத்திறனிலிருந்து செயல்திறனுடையதாக மாற்றுகிறது, ஏதேனும் காலதாமதமாகும்போது துருப்பிடிப்பதை விட திட்டமிட உங்களுக்கு நேரத்தை வழங்குகிறது.
6. எனது பதிவுகளை சப்ளையர் அறிக்கைகளுடன் ஒப்பிட வேண்டுமா?
ஆம்-சப்ளையர் அறிக்கைகளுடன் அவ்வப்போது சமரசம் செய்துகொள்வது முரண்பாடுகளைத் தீர்ப்பது கடினமாகும் முன்பே அவற்றைக் கண்டறிய உதவுகிறது.
7. பணம் செலுத்தும் அறிக்கை உண்மையில் எதைக் காட்டுகிறது?
பதிவுசெய்யப்பட்ட கொள்முதல் மற்றும் அவர்களுக்கு எதிராக ஏற்கனவே செலுத்தப்பட்ட பணம் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில், ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் தற்போது செலுத்த வேண்டிய தொகையை இது காட்டுகிறது.
8. பகுதி கொடுப்பனவுகளை துல்லியமாக கண்காணிக்க முடியுமா?
ஆம், ஒவ்வொரு பகுதியளவும் சரியான வாங்குதலுக்கு எதிராக தனித்தனியாக பதிவு செய்யப்பட்டிருக்கும் வரை, மீதமுள்ள இருப்பைத் துல்லியமாக வைத்திருக்கும்.
9. சப்ளையர் பேமெண்ட் உடனடியாக பதிவு செய்யப்படாவிட்டால் என்ன நடக்கும்?
நிலுவையில் உள்ள இருப்பு துல்லியமற்றதாகி, தவறவிட்ட பணம் அல்லது நகல் ஒன்றின் அபாயத்தை அதிகரிக்கும்.
10. விற்பனையாளர் பதிவுகளை தனித்தனியாக வைத்திருப்பது கண்காணிப்புக்கு உதவுமா?
ஆம்-ஒவ்வொரு சப்ளையருடைய கொள்முதல் மற்றும் கொடுப்பனவுகளையும் தனித்தனியாக ஒழுங்கமைப்பது, அவர்களில் எவருக்கும் செலுத்த வேண்டியவைகளுக்கு ஒரே பார்வையில் பதிலளிப்பதை எளிதாக்குகிறது.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
