సప్లయర్‌కు చెల్లించాల్సిన వాటి గురించి ట్రాక్‌ను కోల్పోవడం అనేది చిన్న వ్యాపారాలు ఎదుర్కొనే మరింత నివారించదగిన, ఇంకా సాధారణమైన సమస్యలలో ఒకటి. ఇది చాలా అరుదుగా ఒకేసారి జరుగుతుంది-కొనుగోలు రికార్డులు నోట్స్, మెసేజ్‌లు మరియు మెమరీ అంతటా పోగుపడటం వలన, వాస్తవానికి ఇంకా అత్యుత్తమమైనది ఏమిటో ఎవరికీ పూర్తిగా తెలియనంత వరకు ఇది క్రమంగా జరుగుతుంది. ట్రాకింగ్ సరఫరాదారులు' చెల్లింపులు సరిగ్గా సంక్లిష్టంగా లేదు, కానీ దీనికి స్థిరమైన ప్రక్రియ అవసరం. ఆ ప్రక్రియ వాస్తవానికి ఎలా ఉంటుందో ఇక్కడ ఉంది, దశలవారీగా.
దశ 1: ప్రతి కొనుగోలును అది జరిగినట్లుగా రికార్డ్ చేయండి
ఖచ్చితమైన సరఫరాదారు ట్రాకింగ్ యొక్క పునాది ఏమిటంటే, ప్రతి కొనుగోలు జరిగిన క్షణంలో రికార్డ్ చేయడం, మెమరీ నుండి రోజులు లేదా వారాల తర్వాత కాదు. ప్రతి కొనుగోలు రికార్డులో సరఫరాదారు, మొత్తం, తేదీ మరియు అంగీకరించిన చెల్లింపు నిబంధనలు ఉండాలి. ఆలస్యమైన లేదా బ్యాచ్ ఎంట్రీ అనేది చాలా ట్రాకింగ్ ఎర్రర్‌లు ఉత్పన్నమయ్యే చోట.
దశ 2: పాక్షిక లేదా పూర్తి చెల్లింపులను వెంటనే లాగిన్ చేయండి
జస్ట్ గా రికార్డింగ్ వంటి ముఖ్యమైనది కొనుగోలు దానికి వ్యతిరేకంగా చెల్లింపును రికార్డ్ చేస్తోంది-అది జరిగిన క్షణం, నెలాఖరులో కాదు. చెల్లింపు పాక్షికంగా ఉంటే, చెల్లించిన ఖచ్చితమైన మొత్తాన్ని లాగ్ చేయండి, తద్వారా మిగిలిన బ్యాలెన్స్ అంచనాగా మారకుండా ఖచ్చితంగా ఉంటుంది.
దశ 3: ప్రతి సరఫరాదారుకు రన్నింగ్ బ్యాలెన్స్ ఉంచండి
చెల్లింపులను ఒకే కంబైన్డ్ నంబర్‌గా ట్రాక్ చేయడం కంటే, ప్రతి ఒక్క సరఫరాదారు కోసం నడుస్తున్న బ్యాలెన్స్‌ను నిర్వహించండి. ఇది చెల్లాచెదురుగా ఉన్న కొనుగోలు మరియు చెల్లింపు రికార్డుల నుండి తిరిగి లెక్కించాల్సిన అవసరం లేకుండా, "ప్రస్తుతం నేను ఈ నిర్దిష్ట సరఫరాదారుకి ఎంత రుణపడి ఉన్నాను" అని సమాధానం ఇవ్వడం సాధ్యపడుతుంది.
దశ 4: మీ చెల్లింపులను సప్లయర్ అడిగినప్పుడు మాత్రమే కాకుండా క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించండి
గడువు ముగిసిన చెల్లింపు గురించి కాల్ చేయడానికి సరఫరాదారు కోసం వేచి ఉండటం ట్రాకింగ్ ప్రక్రియ ఇప్పటికే విఫలమైందని సంకేతం. మీ పూర్తి చెల్లింపుల జాబితాను నిర్ణీత షెడ్యూల్‌లో సమీక్షించడం మంచి అలవాటు-అధిక-వాల్యూమ్ బిజినెస్‌ల కోసం వారానికొకసారి, తక్కువ-వాల్యూమ్ ఉన్నవాటికి కనీసం నెలవారీ-కాబట్టి మీరిచ్చిన మొత్తాలు సరఫరాదారుల సమస్యగా మారకముందే క్యాచ్ చేయబడతాయి.
దశ 5: గడువు ముగిసేలోపు ఏమి జరగబోతోంది అని ఫ్లాగ్ చేయండి
ఇప్పటికే గడువు ముగిసినవాటిని సమీక్షించడంతో పాటు, అంగీకరించిన చెల్లింపు నిబంధనల ఆధారంగా త్వరలో రాబోయే వాటి గురించి ముందుగానే చూసేందుకు ఇది సహాయపడుతుంది. ఇది రియాక్టివ్ టాస్క్ నుండి సరఫరాదారు చెల్లింపు ట్రాకింగ్‌ను ప్రణాళికాబద్ధంగా మారుస్తుంది, చివరి క్షణంలో స్క్రాంబ్లింగ్ చేయకుండా నిధులను ఏర్పాటు చేయడానికి మీకు సమయం ఇస్తుంది.
దశ 6: క్రమానుగతంగా సరఫరాదారు స్టేట్‌మెంట్‌లకు వ్యతిరేకంగా పునరుద్దరించండి
సరఫరాదారు ఆవర్తన స్టేట్‌మెంట్‌లను పంపితే, వాటిని మీ స్వంత రికార్డులతో ప్రతిసారీ సరిపోల్చండి. వ్యత్యాసాలు-వారు పొందని చెల్లింపు లేదా వారు విభిన్నంగా రికార్డ్ చేసిన కొనుగోలు-నెలల తర్వాత కాకుండా ముందుగానే పట్టుకున్నప్పుడు పరిష్కరించడం చాలా సులభం.
మీరు ఈ దశలను దాటవేస్తే ఏమి జరుగుతుంది
ఈ దశల్లో దేనినైనా దాటవేయడం సాధారణంగా తక్షణ సమస్యకు కారణం కాదు - ఇది అనిశ్చితి నెమ్మదిగా చేరడానికి కారణమవుతుంది. కొనుగోళ్లు నమోదు చేయబడవు, చెల్లింపులు సరిపోలలేదు సరైన బిల్లుకు, మరియు చివరికి ఒక సరఫరాదారు కాల్‌లు మీరిన చెల్లింపు గురించి అడిగారు, అది వ్యాపారం బాకీ ఉందని వాస్తవంగా గుర్తించలేదు. ఆ సమయంలో, దాన్ని పరిష్కరించడం అంటే వారాలు లేదా నెలల కొనుగోలు చరిత్రను మాన్యువల్‌గా పునర్నిర్మించడం-ఖచ్చితంగా ఈ ప్రక్రియను నివారించడానికి ఉద్దేశించిన పని.
ఇది ఆచరణలో ఎలా పనిచేస్తుంది
ఈ దశల్లో ప్రతి ఒక్కటి ప్రత్యేక మాన్యువల్ ట్రాకింగ్ అవసరం కాకుండా కనెక్ట్ చేయబడిన బిల్లింగ్ సిస్టమ్‌లోని నిర్దిష్ట భాగంపై నేరుగా మ్యాప్ చేస్తుంది:
కొనుగోలు రికార్డులు సరఫరాదారుతో జరిగే ప్రతి లావాదేవీని క్యాప్చర్ చేయండి
చెల్లింపు ట్రాకింగ్ ప్రతి కొనుగోలుకు చెల్లించిన వాటిని వెంటనే లాగ్ చేస్తుంది
విక్రేత నిర్వహణ ప్రతి సరఫరాదారుని ఉంచుతుంది వివరాలు మరియు చరిత్ర విడిగా నిర్వహించబడింది
స్వీకరించదగినవి మరియు చెల్లించవలసినవి ప్రతి సరఫరాదారుకి చెల్లించవలసిన దాని యొక్క స్పష్టమైన, ప్రస్తుత బ్యాలెన్స్‌ను నిర్వహించండి
లెడ్జర్ నిర్వహణ ఒక సమీక్షించదగిన వీక్షణలో సరఫరాదారు యొక్క పూర్తి లావాదేవీ చరిత్రను ఏకీకృతం చేస్తుంది
లో వినిమయ్, ఈ ప్రాంతాలు కలిసి పని చేస్తాయి, తద్వారా కొనుగోలు మరియు దాని చెల్లింపు రికార్డింగ్ సహజంగా ఎగువ దశల్లో వివరించిన రన్నింగ్ పేయబుల్స్ బ్యాలెన్స్‌ను నిర్మిస్తుంది-అసలు కొనుగోలు రికార్డులతో పాటు ప్రతి సరఫరాదారుకి చెల్లించాల్సిన వాటిని ట్రాక్ చేయడానికి ప్రత్యేక స్ప్రెడ్‌షీట్ అవసరం కాకుండా.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
1. సరఫరాదారు చెల్లింపులను ట్రాక్ చేయడంలో అత్యంత ముఖ్యమైన దశ ఏమిటి?
కొనుగోళ్లు మరియు చెల్లింపులను వెంటనే రికార్డ్ చేయడం, తర్వాత మెమరీ నుండి కాకుండా, అన్నిటికీ ఆధారపడి ఉంటుంది.
2. నేను సరఫరాదారులకు చెల్లించాల్సిన వాటిని ఎంత తరచుగా సమీక్షించాలి?
అధిక-వాల్యూమ్ బిజినెస్‌ల కోసం వారానికొకసారి లేదా తక్కువ-వాల్యూమ్ ఉన్నవారికి కనీసం నెలవారీగా, సమస్యగా మారకముందే మీరిన మొత్తాలను క్యాచ్ చేయండి.
3. నేను చెల్లింపులను మొత్తం కలిపి ఒకటిగా లేదా ప్రతి సరఫరాదారుగా ట్రాక్ చేయాలా?
ప్రతి సరఫరాదారు-ప్రతి వ్యక్తి సరఫరాదారు కోసం నడుస్తున్న బ్యాలెన్స్ ఒక మిళిత సంఖ్య కంటే స్పష్టమైన, మరింత కార్యాచరణ చిత్రాన్ని అందిస్తుంది.
4. చాలా సరఫరాదారు చెల్లింపు ట్రాకింగ్ ఎర్రర్‌లకు కారణమేమిటి?
ఆలస్యం లేదా బ్యాచ్ ప్రవేశం కొనుగోళ్లు మరియు చెల్లింపులు, అవి జరిగినప్పుడు వాటిని రికార్డ్ చేయడం కంటే, అత్యంత సాధారణ కారణం.
5. రాబోయే గడువు తేదీలను ముందుగానే ఫ్లాగ్ చేయడం ఉపయోగకరంగా ఉందా?
అవును-ఇది చెల్లింపు ట్రాకింగ్‌ను రియాక్టివ్ నుండి ప్రోయాక్టివ్‌గా మారుస్తుంది, ఏదైనా గడువు ముగిసినప్పుడు స్క్రాంబ్లింగ్ చేయకుండా ప్లాన్ చేయడానికి మీకు సమయం ఇస్తుంది.
6. నేను నా రికార్డులను సరఫరాదారు ప్రకటనలతో పోల్చాలా?
అవును-సప్లయర్ స్టేట్‌మెంట్‌లతో క్రమానుగతంగా సయోధ్య చేయడం వ్యత్యాసాలను పరిష్కరించడం కష్టతరంగా మారకముందే వాటిని ముందుగానే గుర్తించడంలో సహాయపడుతుంది.
7. చెల్లింపుల నివేదిక వాస్తవానికి ఏమి చూపుతుంది?
రికార్డ్ చేయబడిన కొనుగోళ్లు మరియు వారికి వ్యతిరేకంగా ఇప్పటికే చేసిన చెల్లింపుల ఆధారంగా ప్రతి సరఫరాదారుకి ప్రస్తుతం చెల్లించాల్సిన వాటిని ఇది చూపుతుంది.
8. పాక్షిక చెల్లింపులను ఖచ్చితంగా ట్రాక్ చేయవచ్చా?
అవును, ప్రతి పాక్షిక చెల్లింపు సరైన కొనుగోలుకు వ్యతిరేకంగా వ్యక్తిగతంగా లాగిన్ అయినంత వరకు, మిగిలిన బ్యాలెన్స్‌ను ఖచ్చితంగా ఉంచుతుంది.
9. సరఫరాదారు చెల్లింపు తక్షణమే లాగిన్ కాకపోతే ఏమి జరుగుతుంది?
బకాయి ఉన్న బ్యాలెన్స్ తప్పుగా మారుతుంది, ఇది తప్పిన చెల్లింపు లేదా డూప్లికేట్ ప్రమాదాన్ని పెంచుతుంది.
10. విక్రేత రికార్డులను వేరుగా ఉంచడం ట్రాకింగ్‌లో సహాయపడుతుందా?
అవును-ప్రతి సరఫరాదారు కొనుగోళ్లు మరియు చెల్లింపులను విడివిడిగా నిర్వహించడం వలన వారిలో ఎవరికైనా బకాయిపడిన దానికి సమాధానం ఇవ్వడం చాలా సులభం అవుతుంది.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
