એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરની તુલનામાં એક્સેલમાં વ્યવહારો શોધવાનું કેટલું સરળ છે?

એક ગ્રાહક ચાર મહિના પહેલાના ઇન્વૉઇસ વિશે પૂછતો કૉલ કરે છે. એક્સેલમાં, સામાન્ય રીતે આનો અર્થ થાય છે યોગ્ય ફાઇલ ખોલવી — જો તમને યાદ હોય તો કઇ એક — પછી સ્ક્રોલ કરો, ફિલ્ટર કરો અથવા શોધનો ઉપયોગ કરો જેથી તે પંક્તિઓમાં શોધવામાં આવે કે જેને સતત લેબલ લગાવવામાં આવી હોય અથવા ન પણ હોય.

સમર્પિત એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં, સમાન વિનંતીનો સામાન્ય રીતે અર્થ થાય છે ગ્રાહકનું નામ અથવા ઇન્વૉઇસ નંબર સર્ચ બારમાં ટાઇપ કરવો અને સીધું પરિણામ મેળવવું. તે અંતર, જે કાગળ પર લાગે તેટલું નાનું છે, તે વ્યવસાય માટે ઝડપથી ઉમેરે છે જે આ વિનંતીઓને નિયમિતપણે ફીલ્ડ કરે છે. બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર ઇન્વૉઇસેસ, ચુકવણીઓ, સ્ટોક અને ગ્રાહકના રેકોર્ડને એક સિસ્ટમમાં ગોઠવવામાં મદદ કરે છે, અને શોધની ઝડપ વધુ અન્ડરરેટેડ, વ્યવહારિક તફાવતો પૈકી એક છે. વિનિમય વેચાણના રેકોર્ડ્સ, ખરીદીના રેકોર્ડ્સ અને ગ્રાહક અને વિક્રેતાની વિગતો સાથે જોડાયેલી રાખે છે, જે ચોક્કસ વ્યવહાર ખરેખર કેટલી ઝડપથી શોધી શકાય છે તેનાથી સીધી રીતે સંબંધિત છે. આ માર્ગદર્શિકા દરેક પદ્ધતિમાં વ્યવહાર શોધવામાં ખરેખર શું સામેલ છે તેની તુલના કરે છે.

એક્સેલમાં ટ્રાન્ઝેક્શન શોધવામાં ખરેખર શું સામેલ છે

સામાન્ય એક્સેલ-આધારિત સિસ્ટમમાં, ચોક્કસ ટ્રાન્ઝેક્શન શોધવા માટે સામાન્ય રીતે જરૂરી છે:

• કઈ ફાઇલ અથવા શીટ યાદ રાખો વ્યવહારમાં હોઈ શકે છે

• અંદાજે કયો મહિનો અથવા તારીખ શ્રેણી જોવાની છે તે જાણવું

• શોધો અથવા ફિલ્ટરનો ઉપયોગ કરવો, જે ફક્ત ત્યારે જ સારી રીતે કાર્ય કરે છે જો એન્ટ્રીઓને સતત લેબલ કરવામાં આવે

• મેન્યુઅલી સ્ક્રોલ કરવું જો નામ અથવા સંદર્ભની ચોક્કસ જોડણી શોધેલી વસ્તુ સાથે મેળ ખાતી નથી

જો એ જ ગ્રાહકનું નામ ક્યારેય એન્ટ્રીઓમાં અલગ રીતે ટાઇપ કરવામાં આવ્યું હોય, તો એક સરળ શોધ વ્યવહાર સંપૂર્ણપણે ચૂકી શકે છે.

શા માટે ભૂતકાળના વ્યવહારને શોધવું તે લાગે છે તેના કરતાં વધુ મહત્વનું છે

જૂનું ઇન્વૉઇસ અથવા ચુકવણી શોધવી એ કોઈ દુર્લભ કાર્ય નથી — જ્યારે પણ ગ્રાહક ચાર્જ પર વિવાદ કરે છે, એકાઉન્ટન્ટ ચોક્કસ રેકોર્ડ માટે પૂછે છે અથવા વ્યવસાય માલિક ચુકવણી પ્રાપ્ત થઈ છે કે કેમ તેની પુષ્ટિ કરવા માંગે છે ત્યારે તે થાય છે. આ કેટલી ઝડપથી અને વિશ્વસનીય રીતે કરી શકાય છે તે ગ્રાહકના અનુભવ અને આંતરિક કાર્યક્ષમતા બંનેને અસર કરે છે.

એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં ટ્રાન્ઝેક્શન શોધવું કેવું દેખાય છે

સમર્પિત બિલિંગ સૉફ્ટવેરમાં, વ્યવહાર શોધવામાં સામાન્ય રીતે સમાવેશ થાય છે:

• ગ્રાહકના નામ, ઇન્વોઇસ નંબર અથવા તારીખ દ્વારા સીધું જ શોધવું

• આંશિક માહિતી સાથે પણ મેળ ખાતા પરિણામો મેળવવું, કારણ કે ગ્રાહક રેકોર્ડ એકવાર સંગ્રહિત થાય છે અને ફરીથી ઉપયોગમાં લેવાય છે

• ફાઇલો સ્વિચ કર્યા વિના - સંબંધિત માહિતીની સાથે વ્યવહાર જોવો - જેમ કે તે ચૂકવવામાં આવ્યું હતું કે કેમ

જ્યાં સમયનો તફાવત ખરેખર દેખાય છે

આ ગેપ બે પદ્ધતિઓ વચ્ચે એક શોધ પર હંમેશા સ્પષ્ટ હોતું નથી — જ્યારે તે વારંવાર થાય છે ત્યારે તે સ્પષ્ટ છે. મહિનામાં મુઠ્ઠીભર ગ્રાહકોની ક્વેરીઝને હેન્ડલ કરતો વ્યવસાય કદાચ બહુ ફરક જોતો નથી. અઠવાડિયે આવી અનેક વિનંતિઓને ફિલ્ડિંગ કરતો વ્યવસાય, અથવા સમીક્ષા માટે ગ્રાહકનો સંપૂર્ણ ઇતિહાસ કમ્પાઇલ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે, તરત જ તફાવત અનુભવે છે.

ખાસ કરીને એક્સેલમાં સમય જતાં શોધને શું મુશ્કેલ બનાવે છે

એક્સેલની શોધની મુશ્કેલી જેમ જેમ ધંધો વધે છે તેમ તેમ વધતી જાય છે:

• સમય જતાં વધુ શીટ્સ બનાવવામાં આવે છે, વ્યવહાર ઇતિહાસને વિભાજિત કરે છે ફાઈલોમાં

• મેન્યુઅલ એન્ટ્રી જેટલો લાંબો સમય ચાલુ રહે છે તેટલા લાંબા સમય સુધી નામકરણની અસંગતતાઓ એકઠા થાય છે

• જુનો ડેટા કેટલીકવાર અલગ ફાઇલોમાં આર્કાઇવ થાય છે, તપાસવા માટે બીજી જગ્યા ઉમેરીને

• એક સાથે બધું શોધવા માટે કોઈ એકલ, એકીકૃત સ્થાન નથી

પ્રાયોગિક સરખામણી

કેવી રીતે વિનિમય વ્યવહારોને શોધવાનું સરળ બનાવે છે

કારણ કે વિનિમય ફાઈલોમાં વિભાજિત કરવાને બદલે રેકોર્ડ્સને કનેક્ટેડ રાખે છે, ચોક્કસ વ્યવહાર શોધવો સામાન્ય રીતે વધુ સીધો હોય છે:

• ગ્રાહક અને વિક્રેતા સંચાલન દરેક સંપર્કને એકવાર સંગ્રહિત કરે છે, તેથી શોધ અલગ લુકઅપની જરૂર કરતાં નામ દ્વારા તેમનો સંપૂર્ણ વ્યવહાર ઇતિહાસ ખેંચે છે

• વેચાણ રેકોર્ડ અને ખરીદી રેકોર્ડ એકસાથે જાળવવામાં આવે છે, તેથી બહુવિધ ડિસ્કનેક્ટેડ શીટ્સમાં વ્યવહારને શોધવાની જરૂર નથી

• ખાતાવહી વ્યવસ્થાપન દરેક ગ્રાહક અથવા વિક્રેતાનો ચાલી રહેલ ઇતિહાસ એક જગ્યાએ બતાવે છે, જે ચોક્કસ ભૂતકાળની એન્ટ્રી શોધવાનું સરળ બનાવે છે

• બિલિંગ અને ચુકવણી ટ્રેકિંગ લિંક થવાનો અર્થ એ છે કે ઇન્વોઇસ ચૂકવવામાં આવ્યું હતું કે કેમ તેની પુષ્ટિ કરવા માટે અલગ ફાઇલ તપાસવાની જરૂર નથી

વ્યવહારુ અસર એ છે કે જે કાર્ય એક્સેલમાં સ્ક્રોલ અને ક્રોસ-ચેકિંગમાં થોડી મિનિટો લે છે તે તેના બદલે ઝડપી, સીધું લુકઅપ બની જાય છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. શું એક્સેલ કરતાં એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરમાં ટ્રાન્ઝેક્શન શોધવાનું વધુ ઝડપી છે? સામાન્ય રીતે હા, કારણ કે સોફ્ટવેર મેન્યુઅલ સ્ક્રોલિંગ અથવા ફિલ્ટરિંગને બદલે ગ્રાહક, ઇન્વૉઇસ નંબર અથવા તારીખ દ્વારા સીધી શોધ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

2. શા માટે એક્સેલ સમય જતાં શોધવું મુશ્કેલ બને છે? કારણ કે વધુ શીટ્સ, ફાઇલો અને નામકરણની અસંગતતાઓ એકઠા થાય છે કારણ કે વ્યવસાય વધુ વ્યવહારો ઉમેરે છે.

3. શું એક્સેલનું ફાઇન્ડ અથવા ફિલ્ટર ફંક્શન આ માટે સારી રીતે કામ કરી શકે છે? તે નાના, સતત લેબલવાળા ડેટાસેટ્સ માટે કામ કરી શકે છે, પરંતુ તે અવિશ્વસનીય બની જાય છે અસંગતતા અને ડેટા વોલ્યુમ વધે છે.

4. એક્સેલમાં શોધ નિષ્ફળ થવાનું સૌથી સામાન્ય કારણ શું છે? અસંગત નામકરણ — એક જ ગ્રાહક અથવા ઉત્પાદન પંક્તિઓમાં અલગ રીતે દાખલ થયેલ — ખોવાઈ ગયેલા શોધ પરિણામોનું સામાન્ય કારણ છે.

5. શું એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર વ્યવહારની સાથે સંબંધિત માહિતી દર્શાવે છે? સામાન્ય રીતે હા — ઉદાહરણ તરીકે, ઇન્વૉઇસ ચૂકવવામાં આવ્યું છે કે કેમ તે ઘણીવાર ઇન્વૉઇસની સાથે જ દેખાય છે.

6. શું શોધ ઝડપ ખરેખર નાના વ્યવસાય માટે નોંધપાત્ર પરિબળ છે? નિયમિત ગ્રાહક પ્રશ્નો અથવા સમીક્ષાઓ સંભાળતા વ્યવસાયો માટે, હા — બચાવેલ સમય અઠવાડિયા અને મહિનાઓમાં નોંધપાત્ર રીતે ઉમેરે છે.

7. શું હું એક્સેલમાં બહુવિધ વર્ષોનો ડેટા સરળતાથી શોધી શકું? આ સમય જતાં કેટલી અલગ ફાઇલો બનાવવામાં આવી હતી તેના પર આધાર રાખે છે; જૂની માહિતી વારંવાર છે જો તે કરવામાં આવ્યું હોય તો શોધવું વધુ મુશ્કેલ છે અલગથી આર્કાઇવ કરેલ.

8. શું એક સિસ્ટમમાં રેકોર્ડ રાખવાથી શોધક્ષમતામાં સુધારો થાય છે? હા — વેચાણ, ખરીદી અને ચુકવણીઓ એક જ જગ્યાએ કનેક્ટેડ હોવાને કારણે ડિસ્કનેક્ટ થયેલી બહુવિધ ફાઇલોને શોધવાની જરૂરિયાત ટાળે છે.

9. એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરમાં ગ્રાહક ઇતિહાસ શોધ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે? ગ્રાહકના નામની શોધ સામાન્ય રીતે તેમનો સંપૂર્ણ વ્યવહાર ઇતિહાસ ખેંચે છે, કારણ કે તેમની વિગતો અને રેકોર્ડ એકસાથે સંગ્રહિત થાય છે.

10. શું સરળ શોધ માટે સૉફ્ટવેર પર સ્વિચ કરવું તે યોગ્ય છે? વ્યવસાયો માટે કે જેને નિયમિતપણે ભૂતકાળના વ્યવહારો જોવાની જરૂર હોય છે, એકલા સરળ શોધ અર્થપૂર્ણ રીતે સમય બચાવી શકે છે.