अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की तुलना में एक्सेल में लेनदेन ढूंढना कितना आसान है?

एक ग्राहक चार महीने पहले के चालान के बारे में पूछने के लिए कॉल करता है। एक्सेल में, इसका मतलब आमतौर पर सही फ़ाइल खोलना है - यदि आपको याद है कि कौन सी है - फिर स्क्रॉल करना, फ़िल्टर करना, या उन पंक्तियों में खोजने के लिए फाइंड का उपयोग करना, जिन्हें लगातार लेबल किया जा सकता है या नहीं।

समर्पित लेखांकन सॉफ़्टवेयर में, समान अनुरोध का अर्थ आमतौर पर खोज बार में ग्राहक का नाम या चालान नंबर टाइप करना और सीधा परिणाम प्राप्त करना होता है। यह अंतर, कागज पर भले ही छोटा लगता हो, ऐसे व्यवसाय के लिए तेजी से बढ़ता है जो नियमित रूप से इन अनुरोधों को दर्ज करता है। बिलिंग और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चालान, भुगतान, स्टॉक और ग्राहक रिकॉर्ड को एक सिस्टम में व्यवस्थित करने में मदद करता है, और खोज गति अधिक कम आंका गया, व्यावहारिक अंतरों में से एक है। विनिमय बिक्री रिकॉर्ड, खरीद रिकॉर्ड और ग्राहक और विक्रेता विवरण को कनेक्ट रखता है, जो सीधे तौर पर इस बात से संबंधित है कि कोई विशिष्ट लेनदेन वास्तव में कितनी जल्दी पाया जा सकता है। यह मार्गदर्शिका तुलना करती है कि प्रत्येक विधि में लेन-देन खोजने में वास्तव में क्या शामिल है।

एक्सेल में लेनदेन ढूँढना वास्तव में क्या शामिल है

एक विशिष्ट एक्सेल-आधारित प्रणाली में, एक विशिष्ट लेनदेन का पता लगाने के लिए आमतौर पर इसकी आवश्यकता होती है:

• यह याद रखना कि कौन सी फाइल या शीट है लेन-देन हो सकता है

• मोटे तौर पर यह जानना कि किस माह या तिथि सीमा को देखना है

• फाइंड या फ़िल्टर का उपयोग करना, जो केवल तभी अच्छा काम करता है जब प्रविष्टियों को लगातार लेबल किया जाता है

• यदि किसी नाम या संदर्भ की सटीक वर्तनी खोजे गए से मेल नहीं खाती है तो मैन्युअल रूप से स्क्रॉल करना

यदि एक ही ग्राहक का नाम कभी भी प्रविष्टियों में अलग-अलग टाइप किया गया हो, तो एक साधारण खोज से लेनदेन पूरी तरह से छूट सकता है।

पिछले लेन-देन का पता लगाना जितना लगता है उससे कहीं अधिक महत्वपूर्ण क्यों है?

पुराने चालान या भुगतान का पता लगाना कोई दुर्लभ कार्य नहीं है - ऐसा तब होता है जब कोई ग्राहक किसी शुल्क पर विवाद करता है, कोई अकाउंटेंट एक विशिष्ट रिकॉर्ड मांगता है, या कोई व्यवसाय स्वामी यह पुष्टि करना चाहता है कि भुगतान प्राप्त हुआ या नहीं। यह कितनी जल्दी और विश्वसनीय ढंग से किया जा सकता है, यह ग्राहक अनुभव और आंतरिक दक्षता दोनों को प्रभावित करता है।

अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में लेनदेन ढूंढना कैसा दिखता है

समर्पित बिलिंग सॉफ़्टवेयर में, लेन-देन खोजने में आम तौर पर शामिल होते हैं:

• सीधे ग्राहक के नाम, चालान संख्या या दिनांक के आधार पर खोजना

• आंशिक जानकारी के साथ भी मिलान किए गए परिणाम प्राप्त करना, क्योंकि ग्राहक रिकॉर्ड एक बार संग्रहीत किए जाते हैं और पुन: उपयोग किए जाते हैं

• संबंधित जानकारी के साथ लेन-देन देखना - जैसे कि क्या इसका भुगतान किया गया था - फ़ाइलों को स्विच किए बिना

जहां समय का अंतर वास्तव में दिखाई देता है

अन्तर दो तरीकों के बीच यह हमेशा एक ही खोज पर स्पष्ट नहीं होता है - यह तब स्पष्ट होता है जब यह बार-बार होता है। एक व्यवसाय जो एक महीने में मुट्ठी भर ग्राहकों के प्रश्नों को संभालता है, उसे ज्यादा अंतर नजर नहीं आएगा। एक व्यवसाय जो सप्ताह में ऐसे कई अनुरोध करता है, या समीक्षा के लिए ग्राहक का पूरा इतिहास संकलित करने का प्रयास करता है, उसे तुरंत अंतर महसूस होता है।

एक्सेल में विशेष रूप से समय के साथ खोज को कठिन बना देता है

जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है एक्सेल की खोज कठिनाई बढ़ती जाती है:

• समय के साथ अधिक शीट बनाई जाती हैं, जिससे लेन-देन इतिहास विभाजित हो जाता है फ़ाइलों के पार

• मैन्युअल प्रविष्टि जितने लंबे समय तक जारी रहेगी, नामकरण संबंधी विसंगतियां बढ़ती जाएंगी

• पुराना डेटा कभी-कभी अलग-अलग फ़ाइलों में संग्रहीत हो जाता है, जांच के लिए एक और जगह जोड़ दी जाती है

• सब कुछ एक साथ खोजने के लिए कोई एकल, एकीकृत स्थान नहीं है

एक व्यावहारिक तुलना

कैसे विनिमय लेनदेन का पता लगाना आसान बनाता है

चूँकि विनिमय रिकॉर्ड्स को फाइलों में विभाजित करने के बजाय कनेक्टेड रखता है, इसलिए एक विशिष्ट लेनदेन ढूंढना आम तौर पर अधिक प्रत्यक्ष होता है:

• ग्राहक और विक्रेता प्रबंधन प्रत्येक संपर्क को एक बार संग्रहीत करता है, इसलिए खोज रहे हैं नाम से अलग लुकअप की आवश्यकता के बजाय उनका पूरा लेन-देन इतिहास खींचता है

• बिक्री रिकॉर्ड और खरीद रिकॉर्ड एक साथ बनाए रखा जाता है, इसलिए एक लेन-देन को कई डिस्कनेक्ट की गई शीटों में खोजने की आवश्यकता नहीं होती है

• बही प्रबंधन प्रत्येक ग्राहक या विक्रेता के चल रहे इतिहास को एक ही स्थान पर दिखाता है, जिससे विशिष्ट पिछली प्रविष्टि का पता लगाना आसान हो जाता है

• बिलिंग और भुगतान ट्रैकिंग लिंक होने का मतलब यह पुष्टि करना है कि चालान का भुगतान किया गया था या नहीं, इसके लिए एक अलग फ़ाइल की जाँच करने की आवश्यकता नहीं है

व्यावहारिक प्रभाव यह है कि जिस कार्य में एक्सेल में स्क्रॉलिंग और क्रॉस-चेकिंग में कई मिनट लग सकते हैं, वह त्वरित, प्रत्यक्ष लुकअप बन जाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. क्या एक्सेल की तुलना में अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में लेनदेन ढूंढना तेज़ है? आम तौर पर हाँ, क्योंकि सॉफ़्टवेयर मैन्युअल स्क्रॉलिंग या फ़िल्टरिंग के बजाय ग्राहक, चालान संख्या या दिनांक द्वारा सीधे खोज की अनुमति देता है।

2. समय के साथ एक्सेल में खोज करना कठिन क्यों हो जाता है? क्योंकि जैसे-जैसे कोई व्यवसाय अधिक लेन-देन जोड़ता है, अधिक शीट, फ़ाइलें और नामकरण संबंधी विसंगतियाँ जमा हो जाती हैं।

3. क्या एक्सेल का फाइंड या फ़िल्टर फ़ंक्शन इसके लिए अच्छा काम कर सकता है? यह छोटे, लगातार लेबल किए गए डेटासेट के लिए काम कर सकता है, लेकिन यह अविश्वसनीय हो जाता है विसंगतियाँ और डेटा मात्रा में वृद्धि.

4. Excel में खोज विफल होने का सबसे सामान्य कारण क्या है? असंगत नामकरण - एक ही ग्राहक या उत्पाद को पंक्तियों में अलग-अलग दर्ज किया गया - छूटे हुए खोज परिणामों का एक सामान्य कारण है।

5. क्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर लेनदेन के साथ-साथ संबंधित जानकारी भी दिखाता है? आम तौर पर हाँ - उदाहरण के लिए, चालान का भुगतान किया गया है या नहीं यह अक्सर चालान के साथ ही दिखाई देता है।

6. क्या खोज गति वास्तव में छोटे व्यवसाय के लिए एक महत्वपूर्ण कारक है? नियमित ग्राहक प्रश्नों या समीक्षाओं को संभालने वाले व्यवसायों के लिए, हां - बचाया गया समय हफ्तों और महीनों में उल्लेखनीय रूप से बढ़ता है।

7. क्या मैं एक्सेल में कई वर्षों का डेटा आसानी से खोज सकता हूँ? यह इस बात पर निर्भर करता है कि समय के साथ कितनी अलग-अलग फ़ाइलें बनाई गईं; पुराना डेटा अक्सर होता है यदि ऐसा हो गया है तो खोजना कठिन है अलग से संग्रहीत.

8. क्या रिकॉर्ड को एक सिस्टम में रखने से खोजने की क्षमता में सुधार होता है? हां - बिक्री, खरीदारी और भुगतान एक ही स्थान पर जुड़े होने से कई डिस्कनेक्ट की गई फ़ाइलों को खोजने की आवश्यकता से बचा जा सकता है।

9. अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में ग्राहक इतिहास खोज कैसे काम करती है? किसी ग्राहक का नाम खोजने से आम तौर पर उनका पूरा लेन-देन इतिहास सामने आ जाता है, क्योंकि उनके विवरण और रिकॉर्ड एक साथ संग्रहीत होते हैं।

10. क्या आसान खोज के लिए सॉफ़्टवेयर पर स्विच करना उचित है? उन व्यवसायों के लिए जिन्हें नियमित रूप से पिछले लेनदेन को देखने की आवश्यकता होती है, अकेले आसान खोज से समय की सार्थक बचत हो सकती है।