अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरच्या तुलनेत एक्सेलमध्ये व्यवहार शोधणे किती सोपे आहे?

एक ग्राहक चार महिन्यांपूर्वीच्या इनव्हॉइसबद्दल कॉल करत आहे. Excel मध्ये, याचा अर्थ सामान्यतः योग्य फाईल उघडणे असा होतो — जर तुम्हाला कोणती आठवत असेल तर — नंतर स्क्रोल करणे, फिल्टर करणे किंवा Find वापरणे ज्यावर सातत्याने लेबल लावले जाऊ शकते किंवा नसू शकते.

समर्पित अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये, समान विनंतीचा अर्थ सामान्यतः ग्राहकाचे नाव किंवा इनव्हॉइस नंबर शोध बारमध्ये टाइप करणे आणि थेट परिणाम मिळवणे असा होतो. हे अंतर, जे कागदावर दिसते तितके लहान, या विनंत्या नियमितपणे फील्ड करणाऱ्या व्यवसायासाठी त्वरीत भर पडते. बिलिंग आणि अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर इन्व्हॉइस, पेमेंट्स, स्टॉक आणि ग्राहक रेकॉर्ड एका सिस्टीममध्ये व्यवस्थित करण्यात मदत करते आणि शोध गती अधिक कमी दर्जाच्या, व्यावहारिक फरकांपैकी एक आहे. विनिमय विक्री नोंदी, खरेदी नोंदी आणि ग्राहक आणि विक्रेता तपशील कनेक्ट ठेवते, जे विशिष्ट व्यवहार प्रत्यक्षात किती लवकर शोधले जाऊ शकते याच्याशी थेट संबंधित आहे. हे मार्गदर्शक प्रत्येक पद्धतीमध्ये व्यवहार शोधण्यात खरोखर काय समाविष्ट आहे याची तुलना करते.

एक्सेलमध्ये व्यवहार शोधण्यात खरोखर काय समाविष्ट आहे

सामान्य एक्सेल-आधारित प्रणालीमध्ये, विशिष्ट व्यवहार शोधण्यासाठी सहसा आवश्यक असते:

• कोणती फाईल किंवा शीट लक्षात ठेवा मध्ये व्यवहार असू शकतो

• अंदाजे कोणता महिना किंवा तारीख श्रेणी पाहायची हे जाणून घेणे

• शोध किंवा फिल्टर वापरणे, जे केवळ नोंदींना सातत्याने लेबल केले असल्यासच चांगले कार्य करते

• एखाद्या नावाचे किंवा संदर्भाचे अचूक स्पेलिंग शोधलेल्याशी जुळत नसल्यास व्यक्तिचलितपणे स्क्रोल करणे

जर एकाच ग्राहकाचे नाव नोंदींमध्ये वेगळ्या पद्धतीने टाईप केले असेल, तर साध्या शोधामुळे व्यवहार पूर्णपणे चुकू शकतो.

भूतकाळातील व्यवहार शोधणे हे वाटते त्याहून अधिक महत्त्वाचे का आहे

जुने बीजक किंवा पेमेंट शोधणे हे दुर्मिळ कार्य नाही — जेव्हा जेव्हा एखादा ग्राहक शुल्कावर विवाद करतो, अकाउंटंट विशिष्ट रेकॉर्डसाठी विचारतो किंवा व्यवसाय मालक पेमेंट प्राप्त झाले की नाही याची पुष्टी करू इच्छितो तेव्हा असे घडते. हे किती जलद आणि विश्वासार्हपणे केले जाऊ शकते याचा ग्राहकांचा अनुभव आणि अंतर्गत कार्यक्षमता या दोन्हींवर परिणाम होतो.

अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये व्यवहार शोधणे कसे दिसते

समर्पित बिलिंग सॉफ्टवेअरमध्ये, व्यवहार शोधण्यात सामान्यत: समाविष्ट होते:

• थेट ग्राहकाचे नाव, बीजक क्रमांक किंवा तारखेनुसार शोधत आहे

• आंशिक माहितीसह देखील जुळणारे परिणाम मिळवणे, कारण ग्राहक रेकॉर्ड एकदाच संग्रहित केले जातात आणि पुन्हा वापरले जातात

• फायली स्विच न करता - संबंधित माहितीसह व्यवहार पाहणे — जसे की ते पैसे दिले होते की नाही

जेथे वेळेचा फरक खरोखरच दिसून येतो

अंतर दोन पद्धती दरम्यान एका शोधात नेहमीच स्पष्ट नसते — जेव्हा ते वारंवार घडते तेव्हा ते स्पष्ट होते. महिनाभर ग्राहकांच्या काही प्रश्न हाताळणाऱ्या व्यवसायात फारसा फरक जाणवणार नाही. एखादा व्यवसाय आठवड्यातून अशा अनेक विनंत्या फिल्डिंग करतो किंवा पुनरावलोकनासाठी ग्राहकाचा संपूर्ण इतिहास संकलित करण्याचा प्रयत्न करतो, लगेच फरक जाणवतो.

विशेषत: एक्सेलमध्ये कालांतराने शोध कठीण काय करते

एक्सेलची शोध अडचण जसजसा व्यवसाय वाढतो तसतसा वाढतो:

• व्यवहार इतिहासाचे विभाजन करून कालांतराने अधिक पत्रके तयार केली जातात फायलींवर

• मॅन्युअल एंट्री जितकी जास्त वेळ चालू राहते तितकी नामकरणातील विसंगती जमा होतात

• जुना डेटा कधीकधी वेगळ्या फायलींमध्ये संग्रहित केला जातो, तपासण्यासाठी दुसरे स्थान जोडून

• एकाच वेळी सर्वकाही शोधण्यासाठी कोणतेही एकल, एकत्रित ठिकाण नाही

एक व्यावहारिक तुलना

विनिमय व्यवहार शोधणे कसे सोपे करते

विनिमय फायलींमध्ये विभाजन करण्याऐवजी रेकॉर्ड जोडत ठेवत असल्याने, विशिष्ट व्यवहार शोधणे सामान्यतः अधिक थेट असते:

• ग्राहक आणि विक्रेता व्यवस्थापन प्रत्येक संपर्क एकदा साठवतो, म्हणून शोधत आहे वेगळ्या शोधाची आवश्यकता न ठेवता नावाने त्यांचा संपूर्ण व्यवहार इतिहास खेचतो

• विक्री रेकॉर्ड आणि खरेदी रेकॉर्ड एकत्र ठेवली जाते, त्यामुळे अनेक डिस्कनेक्ट केलेल्या शीटवर व्यवहार शोधण्याची गरज नाही

• खातेवही व्यवस्थापन प्रत्येक ग्राहकाचा किंवा विक्रेत्याचा चालणारा इतिहास एकाच ठिकाणी दाखवतो, ज्यामुळे विशिष्ट भूतकाळातील नोंद शोधणे सोपे होते

• बिलिंग आणि पेमेंट ट्रॅकिंग लिंक जोडणे म्हणजे इन्व्हॉइसचे पैसे भरले गेले की नाही याची पुष्टी करणे यासाठी वेगळी फाइल तपासण्याची आवश्यकता नाही

व्यावहारिक परिणाम असा आहे की एक्सेलमध्ये स्क्रोलिंग आणि क्रॉस-चेकिंगसाठी काही मिनिटे लागतील असे कार्य त्याऐवजी द्रुत, थेट लुकअप बनते.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. Excel पेक्षा अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये व्यवहार शोधणे जलद आहे का? सर्वसाधारणपणे होय, कारण सॉफ्टवेअर मॅन्युअल स्क्रोलिंग किंवा फिल्टरिंगऐवजी ग्राहक, बीजक क्रमांक किंवा तारखेद्वारे थेट शोधण्याची परवानगी देते.

2. कालांतराने एक्सेल शोधणे कठीण का होते? कारण अधिक पत्रके, फायली आणि नामकरणातील विसंगती व्यवसायामुळे अधिक व्यवहार वाढतात म्हणून जमा होतात.

3. यासाठी एक्सेलचे फाइंड किंवा फिल्टर फंक्शन चांगले काम करू शकते का? हे लहान, सातत्याने लेबल केलेल्या डेटासेटसाठी कार्य करू शकते, परंतु म्हणून अविश्वसनीय होते विसंगती आणि डेटा व्हॉल्यूम वाढणे.

4. Excel मध्ये शोध अयशस्वी होण्याचे सर्वात सामान्य कारण काय आहे? विसंगत नामकरण — समान ग्राहक किंवा उत्पादन पंक्तींमध्ये वेगळ्या पद्धतीने प्रविष्ट केलेले — शोध परिणाम चुकवण्याचे एक सामान्य कारण आहे.

5. अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर व्यवहारासोबत संबंधित माहिती दाखवते का? सामान्यत: होय — उदाहरणार्थ, चलन भरले गेले आहे की नाही हे चलन सोबतच दिसते.

6. लहान व्यवसायासाठी शोध गती खरोखर एक महत्त्वपूर्ण घटक आहे का? नियमित ग्राहकांच्या शंका किंवा पुनरावलोकने हाताळणाऱ्या व्यवसायांसाठी, होय — वाचलेला वेळ आठवडे आणि महिन्यांत लक्षणीयरीत्या वाढतो.

7. मी Excel मध्ये अनेक वर्षांचा डेटा सहज शोधू शकतो का? कालांतराने किती स्वतंत्र फाइल्स तयार केल्या गेल्या यावर हे अवलंबून आहे; जुना डेटा अनेकदा आहे असेल तर शोधणे कठीण स्वतंत्रपणे संग्रहित.

8. एका प्रणालीमध्ये नोंदी ठेवल्याने शोधक्षमता सुधारते का? होय — विक्री, खरेदी आणि देयके एकाच ठिकाणी जोडल्याने अनेक डिस्कनेक्ट केलेल्या फाइल्स शोधण्याची गरज टाळली जाते.

9. अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये ग्राहक इतिहास शोध कसा कार्य करतो? ग्राहकाचे नाव शोधणे सामान्यत: त्यांचा संपूर्ण व्यवहार इतिहास खेचतो, कारण त्यांचे तपशील आणि रेकॉर्ड एकत्र साठवले जातात.

10. फक्त सोप्या शोधासाठी सॉफ्टवेअरवर स्विच करणे फायदेशीर आहे का? ज्या व्यवसायांना नियमितपणे मागील व्यवहार पाहण्याची आवश्यकता असते त्यांच्यासाठी, एकट्याने सोपे शोध घेणे अर्थपूर्ण वेळेची बचत करू शकते.