கணக்கியல் மென்பொருளுடன் ஒப்பிடும்போது எக்செல் இல் பரிவர்த்தனைகளைக் கண்டறிவது எவ்வளவு எளிது?

நான்கு மாதங்களுக்கு முந்தைய விலைப்பட்டியல் பற்றிக் கேட்க ஒரு வாடிக்கையாளர் அழைக்கிறார். எக்செல் இல், இது பொதுவாக சரியான கோப்பைத் திறப்பதைக் குறிக்கிறது - எது உங்களுக்கு நினைவிருந்தால் - ஸ்க்ரோலிங், வடிகட்டுதல் அல்லது தொடர்ந்து லேபிளிடப்படாமல் இருக்கும் வரிசைகளில் தேடுவதற்கு Find ஐப் பயன்படுத்துதல்.

பிரத்யேக கணக்கியல் மென்பொருளில், அதே கோரிக்கையானது வாடிக்கையாளரின் பெயர் அல்லது விலைப்பட்டியல் எண்ணை தேடல் பட்டியில் தட்டச்சு செய்து நேரடி முடிவைப் பெறுவதைக் குறிக்கிறது. அந்த இடைவெளி, காகிதத்தில் ஒலிப்பது போல் சிறியது, இந்தக் கோரிக்கைகளைத் தொடர்ந்து வழங்கும் வணிகத்திற்கு விரைவாகச் சேர்க்கிறது. பில்லிங் மற்றும் கணக்கியல் மென்பொருள் ஒரு அமைப்பில் இன்வாய்ஸ்கள், கொடுப்பனவுகள், பங்கு மற்றும் வாடிக்கையாளர் பதிவுகளை ஒழுங்கமைக்க உதவுகிறது, மேலும் தேடல் வேகம் என்பது மிகவும் குறைவாக மதிப்பிடப்பட்ட, நடைமுறை வேறுபாடுகளில் ஒன்றாகும். வினிமய் விற்பனைப் பதிவுகள், கொள்முதல் பதிவுகள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் விவரங்களை இணைக்கிறது, இது ஒரு குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனை உண்மையில் எவ்வளவு விரைவாகக் கண்டறியப்படலாம் என்பதற்கு நேரடியாகப் பொருந்தும். இந்த வழிகாட்டி ஒவ்வொரு முறையிலும் ஒரு பரிவர்த்தனையைக் கண்டுபிடிப்பதில் உண்மையில் என்ன அடங்கும் என்பதை ஒப்பிடுகிறது.

எக்செல் இல் பரிவர்த்தனையைக் கண்டறிவது உண்மையில் எதை உள்ளடக்கியது

ஒரு பொதுவான எக்செல் அடிப்படையிலான அமைப்பில், ஒரு குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனையைக் கண்டறிவதற்கு பொதுவாக தேவைப்படும்:

• எந்த கோப்பு அல்லது தாள் என்பதை நினைவில் கொள்க பரிவர்த்தனை இருக்கலாம்

• தோராயமாக எந்த மாதம் அல்லது தேதி வரம்பில் பார்க்க வேண்டும் என்பதை அறிவது

• கண்டறிதல் அல்லது வடிப்பானைப் பயன்படுத்துதல், உள்ளீடுகள் தொடர்ந்து லேபிளிடப்பட்டால் மட்டுமே நன்றாக வேலை செய்யும்

• பெயர் அல்லது குறிப்பின் சரியான எழுத்துப்பிழை தேடப்பட்டவற்றுடன் பொருந்தவில்லை என்றால் கைமுறையாக ஸ்க்ரோலிங் செய்கிறது

உள்ளீடுகளில் ஒரே வாடிக்கையாளரின் பெயர் வித்தியாசமாக தட்டச்சு செய்யப்பட்டிருந்தால், ஒரு எளிய தேடல் பரிவர்த்தனையை முழுவதுமாக இழக்க நேரிடும்.

கடந்த பரிவர்த்தனையைக் கண்டறிவது ஏன் ஒலிப்பதை விட முக்கியமானது

பழைய விலைப்பட்டியல் அல்லது கட்டணத்தைக் கண்டறிவது அரிதான காரியம் அல்ல - வாடிக்கையாளர் கட்டணத்தை மறுக்கும் போதோ, கணக்காளர் ஒரு குறிப்பிட்ட பதிவைக் கேட்கும்போதோ அல்லது ஒரு வணிக உரிமையாளர் பணம் பெறப்பட்டதா என்பதை உறுதிப்படுத்த விரும்பும் போதோ நடக்கும். எவ்வளவு விரைவாகவும் நம்பகத்தன்மையுடனும் இதைச் செய்ய முடியும் என்பது வாடிக்கையாளர் அனுபவம் மற்றும் உள் செயல்திறன் இரண்டையும் பாதிக்கிறது.

கணக்கியல் மென்பொருளில் ஒரு பரிவர்த்தனையைக் கண்டறிவது எப்படி இருக்கும்

பிரத்யேக பில்லிங் மென்பொருளில், பரிவர்த்தனையைக் கண்டறிவது பொதுவாக பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்குகிறது:

• வாடிக்கையாளர் பெயர், விலைப்பட்டியல் எண் அல்லது தேதி மூலம் நேரடியாகத் தேடுகிறது

• வாடிக்கையாளர் பதிவுகள் ஒரு முறை சேமிக்கப்பட்டு மீண்டும் பயன்படுத்தப்படுவதால், பகுதியளவு தகவலுடன் கூட பொருந்தக்கூடிய முடிவுகளைப் பெறுதல்

• கோப்புகளை மாற்றாமல் - பணம் செலுத்தப்பட்டதா என்பது போன்ற தொடர்புடைய தகவலுடன் பரிவர்த்தனையைப் பார்ப்பது

நேர வேறுபாடு உண்மையில் எங்கே காண்பிக்கப்படுகிறது

இடைவெளி இரண்டு முறைகளுக்கு இடையில் ஒரு தேடலில் எப்போதும் தெளிவாக இல்லை - மீண்டும் மீண்டும் நிகழும்போது அது தெளிவாக இருக்கும். ஒரு மாதத்திற்கு ஒரு சில வாடிக்கையாளர் வினவல்களைக் கையாளும் வணிகம் அதிக வித்தியாசத்தைக் கவனிக்காமல் இருக்கலாம். ஒரு வணிகம் ஒரு வாரத்திற்கு இதுபோன்ற பல கோரிக்கைகளை முன்வைக்கும் அல்லது மதிப்பாய்வுக்காக வாடிக்கையாளரின் முழு வரலாற்றையும் தொகுக்க முயற்சித்தால், உடனடியாக வித்தியாசத்தை உணர்கிறது.

குறிப்பாக எக்செல் இல் தேடலை கடினமாக்குவது எது

ஒரு வணிகம் வளரும்போது Excel இன் தேடல் சிரமம் அதிகரிக்கிறது:

• பரிவர்த்தனை வரலாற்றைப் பிரித்து, காலப்போக்கில் அதிக தாள்கள் உருவாக்கப்படுகின்றன கோப்புகள் முழுவதும்

• கையேடு உள்ளீடு தொடரும் போது பெயரிடும் முரண்பாடுகள் குவிந்துவிடும்

• பழைய தரவு சில நேரங்களில் தனித்தனி கோப்புகளில் காப்பகப்படுத்தப்பட்டு, சரிபார்க்க மற்றொரு இடத்தை சேர்க்கிறது

• எல்லாவற்றையும் ஒரே நேரத்தில் தேடுவதற்கு ஒரே ஒரு, ஒருங்கிணைந்த இடம் இல்லை

ஒரு நடைமுறை ஒப்பீடு

வினிமய் எவ்வாறு பரிவர்த்தனைகளைக் கண்டறிவதை எளிதாக்குகிறது

வினிமே பதிவுகளை கோப்புகளில் பிரிப்பதற்குப் பதிலாக இணைக்கப்பட்டிருப்பதால், ஒரு குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனையைக் கண்டறிவது பொதுவாக மிகவும் நேரடியானது:

• வாடிக்கையாளர் மற்றும் விற்பனையாளர் மேலாண்மை ஒவ்வொரு தொடர்பையும் ஒரு முறை சேமிக்கிறது, எனவே தேடுகிறது ஒரு தனித் தேடல் தேவைப்படுவதைக் காட்டிலும், பெயரால் அவர்களின் முழு பரிவர்த்தனை வரலாற்றை இழுக்கிறது

• விற்பனை பதிவுகள் மற்றும் கொள்முதல் பதிவுகள் ஒன்றாகப் பராமரிக்கப்படுகின்றன, எனவே ஒரு பரிவர்த்தனை பல துண்டிக்கப்பட்ட தாள்களில் தேட வேண்டியதில்லை

• லெட்ஜர் மேலாண்மை ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளரின் இயங்கும் வரலாற்றை ஒரே இடத்தில் காண்பிக்கும்

• பில்லிங் மற்றும் பேமெண்ட் டிராக்கிங் இணைக்கப்பட்டிருப்பது என்பது ஒரு விலைப்பட்டியல் செலுத்தப்பட்டதா என்பதை உறுதிப்படுத்துவது என்பது ஒரு தனி கோப்பை சரிபார்க்க வேண்டிய அவசியமில்லை

நடைமுறை விளைவு என்னவென்றால், எக்செல் இல் ஸ்க்ரோலிங் மற்றும் குறுக்கு சரிபார்ப்புக்கு பல நிமிடங்கள் எடுக்கும் ஒரு பணி விரைவான, நேரடியான தேடலாக மாறும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. Excel ஐ விட கணக்கியல் மென்பொருளில் பரிவர்த்தனையைக் கண்டறிவது விரைவானதா? பொதுவாக ஆம், மென்பொருள் நேரடியாக ஸ்க்ரோலிங் அல்லது வடிகட்டலைக் காட்டிலும் வாடிக்கையாளர், விலைப்பட்டியல் எண் அல்லது தேதி மூலம் நேரடியாகத் தேட அனுமதிக்கிறது.

2. எக்செல் ஏன் காலப்போக்கில் தேடுவது கடினமாகிறது? ஏனெனில் அதிகமான தாள்கள், கோப்புகள் மற்றும் பெயரிடும் முரண்பாடுகள் ஒரு வணிகம் அதிக பரிவர்த்தனைகளைச் சேர்க்கிறது.

3. இதற்கு Excel இன் Find அல்லது Filter செயல்பாடு நன்றாக வேலை செய்யுமா? சிறிய, தொடர்ந்து லேபிளிடப்பட்ட தரவுத்தொகுப்புகளுக்கு இது வேலை செய்யும், ஆனால் நம்பமுடியாததாக மாறும் முரண்பாடுகள் மற்றும் தரவு அளவு வளரும்.

4. Excel இல் தேடல் தோல்வியடைவதற்கு மிகவும் பொதுவான காரணம் என்ன? சீரற்ற பெயரிடல் — ஒரே வாடிக்கையாளர் அல்லது தயாரிப்பு வரிசைகள் முழுவதும் வித்தியாசமாக உள்ளிடப்பட்டிருப்பது — தவறவிட்ட தேடல் முடிவுகளுக்கு பொதுவான காரணமாகும்.

5. கணக்கியல் மென்பொருள் ஒரு பரிவர்த்தனையுடன் தொடர்புடைய தகவலைக் காட்டுகிறதா? பொதுவாக ஆம் - எடுத்துக்காட்டாக, விலைப்பட்டியல் செலுத்தப்பட்டதா என்பது விலைப்பட்டியலுடன் அடிக்கடி தெரியும்.

6. சிறு வணிகத்திற்கு தேடல் வேகம் ஒரு குறிப்பிடத்தக்க காரணியா? வழக்கமான வாடிக்கையாளர் வினவல்கள் அல்லது மதிப்புரைகளைக் கையாளும் வணிகங்களுக்கு, ஆம் - வாரங்கள் மற்றும் மாதங்களில் சேமிக்கப்படும் நேரம் குறிப்பிடத்தக்க அளவில் அதிகரிக்கிறது.

7. நான் எக்செல் இல் பல வருட தரவுகளை எளிதாக தேட முடியுமா? இது காலப்போக்கில் எத்தனை தனித்தனி கோப்புகள் உருவாக்கப்பட்டன என்பதைப் பொறுத்தது; பழைய தரவு பெரும்பாலும் அது இருந்ததா என்று தேடுவது கடினம் தனித்தனியாக காப்பகப்படுத்தப்பட்டுள்ளது.

8. ஒரே அமைப்பில் பதிவுகளை வைத்திருப்பது தேடுதலை மேம்படுத்துமா? ஆம் — ஒரே இடத்தில் விற்பனை, கொள்முதல் மற்றும் கட்டணங்கள் இணைக்கப்பட்டிருப்பது பல துண்டிக்கப்பட்ட கோப்புகளைத் தேடுவதைத் தவிர்க்கிறது.

9. கணக்கியல் மென்பொருளில் வாடிக்கையாளர் வரலாறு தேடல் எவ்வாறு செயல்படுகிறது? ஒரு வாடிக்கையாளரின் பெயரைத் தேடுவது பொதுவாக அவர்களின் முழு பரிவர்த்தனை வரலாற்றையும் இழுக்கிறது, ஏனெனில் அவர்களின் விவரங்களும் பதிவுகளும் ஒன்றாகச் சேமிக்கப்படும்.

10. மென்பொருளுக்கு மாறுவது எளிதான தேடலுக்கு மட்டும் மதிப்புள்ளதா? கடந்த கால பரிவர்த்தனைகளை தவறாமல் பார்க்க வேண்டிய வணிகங்களுக்கு, எளிதாகத் தேடுவது மட்டுமே நேரத்தை மிச்சப்படுத்தும்.