ఒక కస్టమర్ నాలుగు నెలల క్రితం ఇన్‌వాయిస్ గురించి అడిగాడు. Excelలో, సాధారణంగా సరైన ఫైల్‌ను తెరవడం అంటే — మీకు ఏది గుర్తు ఉంటే — స్క్రోలింగ్ చేయడం, ఫిల్టర్ చేయడం లేదా నిలకడగా లేబుల్ చేయబడి ఉండని అడ్డు వరుసల అంతటా శోధించడానికి Find ని ఉపయోగించడం.
అంకితమైన అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో, అదే అభ్యర్థన అంటే సాధారణంగా కస్టమర్ పేరు లేదా ఇన్‌వాయిస్ నంబర్‌ను సెర్చ్ బార్‌లో టైప్ చేయడం మరియు ప్రత్యక్ష ఫలితాన్ని పొందడం. ఆ గ్యాప్, కాగితంపై వినిపించేంత చిన్నది, ఈ అభ్యర్థనలను క్రమం తప్పకుండా ఫీల్డ్ చేసే వ్యాపారానికి త్వరగా జోడిస్తుంది. బిల్లింగ్ మరియు అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ఇన్‌వాయిస్‌లు, చెల్లింపులు, స్టాక్ మరియు కస్టమర్ రికార్డ్‌లను ఒకే సిస్టమ్‌లో నిర్వహించడంలో సహాయపడుతుంది మరియు శోధన వేగం అనేది మరింత తక్కువగా అంచనా వేయబడిన, ఆచరణాత్మక వ్యత్యాసాలలో ఒకటి. వినిమయ్ విక్రయాల రికార్డులు, కొనుగోలు రికార్డులు మరియు కస్టమర్ మరియు విక్రేత వివరాలను కనెక్ట్ చేస్తుంది, ఇది ఒక నిర్దిష్ట లావాదేవీని ఎంత త్వరగా కనుగొనవచ్చో నేరుగా సంబంధితంగా ఉంటుంది. ఈ గైడ్ ప్రతి పద్ధతిలో లావాదేవీని కనుగొనడంలో నిజంగా ఏమి ఉంటుందో పోల్చి చూస్తుంది.
ఎక్సెల్‌లో లావాదేవీని కనుగొనడంలో వాస్తవంగా ఏమి ఉంటుంది
ఒక సాధారణ Excel-ఆధారిత సిస్టమ్‌లో, నిర్దిష్ట లావాదేవీని గుర్తించడం సాధారణంగా అవసరం:
ఏ ఫైల్ లేదా షీట్ గుర్తుంచుకోవడం లావాదేవీ ఉండవచ్చు
స్థూలంగా ఏ నెల లేదా తేదీ పరిధిని చూడాలో తెలుసుకోవడం
ఫైండ్ లేదా ఫిల్టర్‌ని ఉపయోగించడం, ఇది ఎంట్రీలు స్థిరంగా లేబుల్ చేయబడితే మాత్రమే బాగా పని చేస్తుంది
పేరు లేదా సూచన యొక్క ఖచ్చితమైన స్పెల్లింగ్ శోధించిన దానితో సరిపోలకపోతే మాన్యువల్‌గా స్క్రోలింగ్ చేయండి
ఒకే కస్టమర్ పేరు ఎప్పుడైనా ఎంట్రీలలో విభిన్నంగా టైప్ చేయబడి ఉంటే, సాధారణ శోధన లావాదేవీని పూర్తిగా కోల్పోవచ్చు.
గత లావాదేవీని కనుగొనడం ఎందుకు ధ్వనించే దానికంటే ఎక్కువ ముఖ్యమైనది
పాత ఇన్‌వాయిస్ లేదా చెల్లింపును గుర్తించడం అనేది చాలా అరుదైన పని కాదు - కస్టమర్ ఛార్జీని వివాదం చేసినప్పుడు, అకౌంటెంట్ నిర్దిష్ట రికార్డు కోసం అడిగినప్పుడు లేదా వ్యాపార యజమాని చెల్లింపు స్వీకరించబడిందో లేదో నిర్ధారించాలనుకున్నప్పుడు ఇది జరుగుతుంది. ఇది ఎంత త్వరగా మరియు విశ్వసనీయంగా చేయబడుతుంది అనేది కస్టమర్ అనుభవం మరియు అంతర్గత సామర్థ్యం రెండింటినీ ప్రభావితం చేస్తుంది.
అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో లావాదేవీని కనుగొనడం ఎలా ఉంటుంది
అంకితమైన బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో, లావాదేవీని కనుగొనడం సాధారణంగా వీటిని కలిగి ఉంటుంది:
కస్టమర్ పేరు, ఇన్‌వాయిస్ నంబర్ లేదా తేదీ ద్వారా నేరుగా శోధించడం
కస్టమర్ రికార్డ్‌లు ఒకసారి నిల్వ చేయబడి, మళ్లీ ఉపయోగించబడినందున, పాక్షిక సమాచారంతో కూడా సరిపోలిన ఫలితాలను పొందడం
సంబంధిత సమాచారంతో పాటు లావాదేవీని వీక్షించడం — ఇది చెల్లించబడిందా లేదా అన్నది — ఫైల్‌లను మార్చకుండా
సమయ వ్యత్యాసం నిజంగా ఎక్కడ చూపబడుతుంది
అంతరం రెండు పద్ధతుల మధ్య ఒకే శోధనలో ఎల్లప్పుడూ స్పష్టంగా కనిపించదు - ఇది పదేపదే జరిగినప్పుడు ఇది స్పష్టంగా ఉంటుంది. నెలలో కొన్ని కస్టమర్ ప్రశ్నలను నిర్వహించే వ్యాపారం పెద్దగా తేడాను గమనించకపోవచ్చు. ఒక వ్యాపార సంస్థ వారానికి ఇలాంటి అనేక అభ్యర్థనలను అందించడం లేదా సమీక్ష కోసం కస్టమర్ యొక్క పూర్తి చరిత్రను కంపైల్ చేయడానికి ప్రయత్నించడం, వెంటనే తేడాను అనుభవిస్తుంది.
ఎక్సెల్‌లో కాలక్రమేణా శోధన కష్టతరం చేస్తుంది
వ్యాపారం పెరుగుతున్న కొద్దీ Excel శోధన కష్టాలు పెరుగుతాయి:
లావాదేవీ చరిత్రను విభజించి, కాలక్రమేణా మరిన్ని షీట్‌లు సృష్టించబడతాయి ఫైళ్ళ అంతటా
మాన్యువల్ ఎంట్రీని కొనసాగించే కొద్దీ నామకరణ అసమానతలు పేరుకుపోతాయి
పాత డేటా కొన్నిసార్లు ప్రత్యేక ఫైల్‌లలోకి ఆర్కైవ్ చేయబడుతుంది, తనిఖీ చేయడానికి మరొక స్థలాన్ని జోడిస్తుంది
అన్నింటినీ ఒకేసారి వెతకడానికి ఒకే, ఏకీకృత స్థలం లేదు
ఒక ప్రాక్టికల్ పోలిక
వినిమయ్ లావాదేవీలను గుర్తించడం ఎలా సులభతరం చేస్తుంది
Vinimay రికార్డ్‌లను ఫైల్‌లలో విభజించకుండా కనెక్ట్ చేసి ఉంచుతుంది కాబట్టి, నిర్దిష్ట లావాదేవీని కనుగొనడం సాధారణంగా మరింత ప్రత్యక్షంగా ఉంటుంది:
కస్టమర్ మరియు విక్రేత నిర్వహణ ప్రతి పరిచయాన్ని ఒకసారి నిల్వ చేస్తుంది, కాబట్టి శోధించడం పేరు ద్వారా వారి పూర్తి లావాదేవీ చరిత్రను వేరుగా వెతకడం అవసరం కాకుండా పైకి లాగుతుంది
విక్రయ రికార్డులు మరియు కొనుగోలు రికార్డులు కలిసి నిర్వహించబడతాయి, కాబట్టి ఒక లావాదేవీని బహుళ డిస్‌కనెక్ట్ చేయబడిన షీట్‌లలో వెతకవలసిన అవసరం లేదు
లెడ్జర్ నిర్వహణ ప్రతి కస్టమర్ లేదా విక్రేత యొక్క నడుస్తున్న చరిత్రను ఒకే చోట చూపుతుంది, ఇది నిర్దిష్ట గత ఎంట్రీని గుర్తించడం సులభం చేస్తుంది
బిల్లింగ్ మరియు చెల్లింపు ట్రాకింగ్ లింక్ చేయబడి ఉండటం అంటే ఇన్‌వాయిస్ చెల్లించబడిందో లేదో నిర్ధారించడం అంటే ప్రత్యేక ఫైల్‌ని తనిఖీ చేయాల్సిన అవసరం లేదు
ఆచరణాత్మక ప్రభావం ఏమిటంటే, ఎక్సెల్‌లో స్క్రోలింగ్ మరియు క్రాస్-చెక్ చేయడానికి చాలా నిమిషాలు పట్టే పని త్వరిత, ప్రత్యక్ష శోధనగా మారుతుంది.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
1. ఎక్సెల్ కంటే అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో లావాదేవీని కనుగొనడం వేగంగా ఉందా? సాధారణంగా అవును, సాఫ్ట్‌వేర్ మాన్యువల్ స్క్రోలింగ్ లేదా ఫిల్టరింగ్ కాకుండా కస్టమర్, ఇన్‌వాయిస్ నంబర్ లేదా తేదీ ద్వారా నేరుగా శోధనను అనుమతిస్తుంది.
2. ఎక్సెల్ కాలక్రమేణా శోధించడం ఎందుకు కష్టమవుతుంది? వ్యాపారం మరిన్ని లావాదేవీలను జోడిస్తుంది కాబట్టి మరిన్ని షీట్‌లు, ఫైల్‌లు మరియు నామకరణ అసమానతలు పేరుకుపోతాయి.
3. ఎక్సెల్ యొక్క ఫైండ్ లేదా ఫిల్టర్ ఫంక్షన్ దీని కోసం బాగా పని చేయగలదా? ఇది చిన్న, నిలకడగా లేబుల్ చేయబడిన డేటాసెట్‌ల కోసం పని చేస్తుంది, కానీ నమ్మదగనిదిగా మారుతుంది అసమానతలు మరియు డేటా వాల్యూమ్ పెరుగుతుంది.
4. Excelలో శోధన విఫలమవడానికి అత్యంత సాధారణ కారణం ఏమిటి? అస్థిరమైన నామకరణం — అదే కస్టమర్ లేదా ఉత్పత్తి అడ్డు వరుసలలో వేర్వేరుగా నమోదు చేయడం — శోధన ఫలితాలు మిస్ కావడానికి ఒక సాధారణ కారణం.
5. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ లావాదేవీతో పాటు సంబంధిత సమాచారాన్ని చూపుతుందా? సాధారణంగా అవును — ఉదాహరణకు, ఇన్‌వాయిస్ చెల్లించబడిందా లేదా అనేది ఇన్‌వాయిస్‌తో పాటు తరచుగా కనిపిస్తుంది.
6. చిన్న వ్యాపారానికి శోధన వేగం నిజంగా ముఖ్యమైన కారకంగా ఉందా? సాధారణ కస్టమర్ క్వెరీలు లేదా రివ్యూలను హ్యాండిల్ చేసే వ్యాపారాల కోసం, అవును — ఆదా చేసిన సమయం వారాలు మరియు నెలలలో గణనీయంగా పెరుగుతుంది.
7. నేను Excelలో అనేక సంవత్సరాల డేటాను సులభంగా శోధించవచ్చా? ఇది కాలక్రమేణా ఎన్ని వేర్వేరు ఫైల్‌లు సృష్టించబడిందనే దానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది; పాత డేటా తరచుగా ఉంటుంది అది ఉంటే వెతకడం కష్టం విడిగా ఆర్కైవ్ చేయబడింది.
8. ఒకే సిస్టమ్‌లో రికార్డులను ఉంచడం శోధన సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరుస్తుందా? అవును — అమ్మకాలు, కొనుగోళ్లు మరియు చెల్లింపులను ఒకే చోట కనెక్ట్ చేయడం వలన డిస్‌కనెక్ట్ చేయబడిన బహుళ ఫైల్‌లను శోధించాల్సిన అవసరం ఉండదు.
9. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో కస్టమర్ చరిత్ర శోధన ఎలా పని చేస్తుంది? కస్టమర్ పేరును శోధించడం సాధారణంగా వారి పూర్తి లావాదేవీ చరిత్రను పెంచుతుంది, ఎందుకంటే వారి వివరాలు మరియు రికార్డులు కలిసి నిల్వ చేయబడతాయి.
10. సులభంగా శోధించడం కోసం సాఫ్ట్‌వేర్‌కు మారడం విలువైనదేనా? గత లావాదేవీలను క్రమం తప్పకుండా చూసుకోవాల్సిన వ్యాపారాల కోసం, సులభంగా శోధించడం మాత్రమే సమయాన్ని అర్థవంతంగా ఆదా చేస్తుంది.
Related Topics
Published by Team Vinimay
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
