દરેક વેચાણ ગ્રાહક સાથે શરૂ થાય છે. જ્યારે તમે તમારા ગ્રાહકોના નામ, સંપર્ક નંબર અને સરનામાંને એક જ જગ્યાએ સાચવો છો, ત્યારે ઇન્વૉઇસ બનાવવા, રસીદો રેકોર્ડ કરવા અને બાકી લેણાંને ટ્રૅક કરવાનું વધુ ઝડપી બને છે.થી ગ્રાહક ઉમેરો વિનિમય, તમારું ડેશબોર્ડ ખોલો અને સેટિંગ્સ > ગ્રાહકો પર નેવિગેટ કરો. તમે ગ્રાહકની વિગતો દાખલ કરી શકો છો, સંપર્ક માહિતી સાચવી શકો છો, લાગુ પડતી GST વિગતો ઉમેરી શકો છો અને થોડા સરળ પગલાં વડે ગ્રાહકના રેકોર્ડનું સંચાલન કરી શકો છો. આ માર્ગદર્શિકા તમને તબક્કાવાર પ્રક્રિયામાં લઈ જશે.
વિનિમયમાં ગ્રાહકો શા માટે ઉમેરો?
વેચાણ વ્યવહારો બનાવતી વખતે ગ્રાહકોને ઝડપથી પસંદ કરો.
ગ્રાહક ખાતાવહી દ્વારા બાકી ચૂકવણીઓ ટ્રૅક કરો.
સંપર્ક વિગતો, સરનામાં અને GST માહિતી એક જ જગ્યાએ સ્ટોર કરો.
શોધ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને સરળતાથી ગ્રાહક રેકોર્ડ્સ શોધો.
પગલું 1: ડેશબોર્ડથી સેટિંગ્સ ખોલો
તમારા વિનિમય ક્લાયન્ટ એકાઉન્ટમાં લોગ ઇન કરો. ડેશબોર્ડ પર, ઝડપી ક્રિયાઓ વિસ્તાર શોધો અને સેટિંગ્સ (માર્કર 1) પર ક્લિક કરો.
પગલું 2: ગ્રાહક ટેબ પર જાઓ
પરવાનગીઓ ટેબ પર સેટિંગ્સ પૃષ્ઠ ખુલે છે. ચકાસો કે ગ્રાહકો બનાવો સક્ષમ બતાવે છે કે કેમ (માર્કર 2). આ સૂચવે છે કે તમારી યોજના તમને ગ્રાહકો ઉમેરવાની મંજૂરી આપે છે.
આગળ, ગ્રાહક સંચાલન વિભાગ ખોલવા માટે ગ્રાહક ટેબ (માર્કર 1) પર ક્લિક કરો.
પગલું 3: ગ્રાહક ઉમેરો પર ક્લિક કરો
મેનેજ કસ્ટમર્સ પેજ તમારા હાલના ગ્રાહક રેકોર્ડ્સ, એક સર્ચ બોક્સ અને ઉપર જમણી બાજુએ ત્રણ બટનો દર્શાવે છે.
ગ્રાહક ઉમેરો (માર્કર 1): ફોર્મનો ઉપયોગ કરીને વ્યક્તિગત ગ્રાહક ઉમેરવા માટે આ બટન પર ક્લિક કરો.
નમૂનો (માર્કર 2): જો તમે બહુવિધ ગ્રાહકોને એકસાથે ઉમેરવા માંગતા હોવ તો ગ્રાહક નમૂના ડાઉનલોડ કરો.
આયાત ગ્રાહકો (માર્કર 3): બલ્કમાં ગ્રાહક રેકોર્ડ્સ આયાત કરવા માટે પૂર્ણ કરેલ નમૂનાને અપલોડ કરો.
શોધ (માર્કર 4): હાલના ગ્રાહકને નામ, ફોન નંબર અથવા GSTIN દ્વારા શોધો.
જો તમારે ફક્ત એક ગ્રાહક ઉમેરવાની જરૂર હોય, તો ગ્રાહક ઉમેરો પર ક્લિક કરો અને ગ્રાહક વિગતો ફોર્મ પર આગળ વધો. જો તમારી પાસે ઘણા ગ્રાહકો છે, તો નમૂના અને આયાત વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરીને સમય બચાવી શકે છે.શોધ બોક્સ (માર્કર 4) તમને નામ, ફોન નંબર અથવા GSTIN દ્વારા હાલના ગ્રાહકને શોધવામાં મદદ કરે છે.
પગલું 4: નવું ગ્રાહક ફોર્મ ભરો
નવા ગ્રાહક ફોર્મ ખોલવા માટે ગ્રાહક ઉમેરો પર ક્લિક કરો. લાલ તારાથી ચિહ્નિત ક્ષેત્રો આવશ્યક છે.
સ્ક્રીનશોટ 4: નવું ગ્રાહક ફોર્મ બનાવો
ફોર્મમાં નીચેના ક્ષેત્રો છે:
કંપની (માર્કર 1): ગ્રાહક જે કંપનીનો છે તે પસંદ કરો, જેમ કે રાધા સ્ટોર. આ ક્ષેત્ર જરૂરી છે.
ગ્રાહકનું નામ (માર્કર 2): ગ્રાહકનું નામ દાખલ કરો, જેમ કે John Doe. આ ક્ષેત્ર જરૂરી છે.
મોબાઈલ નંબર / વોટ્સએપ (માર્કર 3): ગ્રાહકનો મોબાઈલ નંબર દાખલ કરો. +91 દેશનો કોડ પહેલેથી જ ભરાયેલો હોઈ શકે છે.
ઈમેલ આઈડી (માર્કર 4): જો ઉપલબ્ધ હોય તો ગ્રાહકનું ઈમેલ એડ્રેસ દાખલ કરો.
એડ્રેસ લાઇન (માર્કર 5): ગ્રાહકનું શેરી સરનામું દાખલ કરો.
રાજ્ય (માર્કર 6): ગ્રાહકની સ્થિતિ પસંદ કરો.
શહેર (માર્કર 7): ગ્રાહકનું શહેર દાખલ કરો.
પિનકોડ (માર્કર 8): પોસ્ટલ કોડ દાખલ કરો.
કોઈપણ વધારાના ક્ષેત્રો ઉપલબ્ધ છે કે કેમ તે તપાસવા માટે ફોર્મની અંદર નીચે સ્ક્રોલ કરો. ટેક્સ વિગતો, જેમ કે GSTIN અને PAN, પણ ઉપલબ્ધ હોઈ શકે છે અને પછીથી ગ્રાહક સૂચિમાં દેખાઈ શકે છે.
ટીપ: જ્યારે ચૂકવણી બાકી હોય ત્યારે સંદેશાવ્યવહાર અને પેમેન્ટ ફોલો-અપને સરળ બનાવવા માટે ગ્રાહકના મોબાઇલ નંબરને સાચવો.
પગલું 5: ગ્રાહક બનાવો પર ક્લિક કરો અને સૂચિ તપાસો
વિગતો દાખલ કર્યા પછી, ગ્રાહક બનાવો (માર્કર 9) પર ક્લિક કરો. નવા ગ્રાહક હવે મેનેજ કસ્ટમર્સ સૂચિમાં દેખાવા જોઈએ.
સ્ક્રીનશૉટ 5: ગ્રાહકને સૂચિમાં ઉમેરવામાં આવ્યો
ગ્રાહક સૂચિ તમને તમારા રેકોર્ડ્સનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરવા માટે મહત્વપૂર્ણ માહિતી દર્શાવે છે:
સારાંશ બેજ (માર્કર 1): ગ્રાહકોની કુલ સંખ્યા અને સંબંધિત બતાવો GST અને TDS સ્થિતિઓ.
ગ્રાહકનું નામ અને કંપની (માર્કર 2): ગ્રાહકનું નામ અને સંકળાયેલ કંપની દર્શાવો.
સંપર્ક વિગતો (માર્કર 3): ઉપલબ્ધ સંપર્ક માહિતી બતાવો.
GST/PAN અને નોંધણી સ્થિતિ (માર્કર 4): ઉપલબ્ધ કર માહિતી અને સ્થિતિ પ્રદર્શિત કરો, જેમ કે અનરજિસ્ટર્ડ અથવા નિયમિત.
ક્રિયાઓનું મેનૂ (માર્કર 5): ગ્રાહક રેકોર્ડનું સંચાલન કરવા માટે ઉપલબ્ધ વિકલ્પો પૂરા પાડે છે.
ગ્રાહક સાચી કંપની સાથે સંકળાયેલ છે અને સંપર્ક માહિતી સચોટ છે તેની ખાતરી કરવા માટે સાચવેલી વિગતોની સમીક્ષા કરો.
ઝડપી રીકેપ
ડેશબોર્ડ ખોલો અને સેટિંગ્સ પર ક્લિક કરો.
ગ્રાહક ટેબ પસંદ કરો.
ગ્રાહક ઉમેરો પર ક્લિક કરો.
કંપની, ગ્રાહકનું નામ અને અન્ય ઉપલબ્ધ વિગતો દાખલ કરો.
ગ્રાહક બનાવો પર ક્લિક કરો અને સૂચિમાં ગ્રાહકને ચકાસો.
ગ્રાહકોનું સંચાલન કરવા માટેની ટિપ્સ
સ્પષ્ટ ગ્રાહક નામોનો ઉપયોગ કરો: સંપૂર્ણ નામો દાખલ કરો જેથી રેકોર્ડને ઓળખવામાં સરળતા રહે.
મોબાઈલ નંબર ઉમેરો: ચુકવણી રીમાઇન્ડર્સ અને ફોલો-અપ્સ માટે સંપર્ક વિગતો ઉપલબ્ધ રાખો.
લાગુ પડે ત્યારે GSTIN દાખલ કરો: માટે GST માહિતી ઉમેરો વેપાર જે ગ્રાહકોને GST ઇન્વૉઇસની જરૂર છે.
આયાત ગ્રાહકોનો ઉપયોગ કરો: જો તમે પહેલેથી જ Excel માં ગ્રાહક યાદી જાળવી રાખો છો, તો સમય બચાવવા માટે ટેમ્પલેટ અને આયાત ગ્રાહકો વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરો.
ગ્રાહક ખાતાવહીની સમીક્ષા કરો: બાકી ચૂકવણીઓ ઓળખવા માટે નિયમિતપણે ગ્રાહક બેલેન્સ તપાસો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
1. હું વિનિમયમાં ગ્રાહકને ક્યાં ઉમેરું?
સેટિંગ્સ પર જાઓ, ગ્રાહક ટેબ ખોલો અને ગ્રાહક ઉમેરો પર ક્લિક કરો. જરૂરી વિગતો ભરો અને ગ્રાહક બનાવો પર ક્લિક કરો.
2. કયા ક્ષેત્રો જરૂરી છે?
કંપની અને ગ્રાહકનું નામ જરૂરી તરીકે ચિહ્નિત થયેલ છે. અન્ય ફીલ્ડ વૈકલ્પિક હોઈ શકે છે, પરંતુ વધુ સારા રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ માટે મોબાઈલ નંબર અને સરનામું ઉમેરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.
3. શું હું એક સાથે ઘણા ગ્રાહકો ઉમેરી શકું?
હા. જરૂરી ફોર્મેટ ડાઉનલોડ કરવા માટે ટેમ્પલેટ પર ક્લિક કરો, ગ્રાહકની વિગતો ભરો અને પૂર્ણ કરેલી ફાઇલ અપલોડ કરવા માટે આયાત ગ્રાહકોનો ઉપયોગ કરો.
4. હું પછીથી ગ્રાહક કેવી રીતે શોધી શકું?
ગ્રાહકના નામ, ફોન નંબર અથવા GSTIN દ્વારા શોધવા માટે ગ્રાહકોને મેનેજ કરો પૃષ્ઠ પરના શોધ બોક્સનો ઉપયોગ કરો.
5. શા માટે હું ગ્રાહક ઉમેરી શકતો નથી?
સેટિંગ્સ ખોલો અને પરવાનગીઓ વિભાગ તપાસો. કન્ફર્મ કરો કે કસ્ટમર્સ બનાવો તમારા પ્લાન માટે સક્ષમ તરીકે ચિહ્નિત થયેલ છે. જો તે સક્ષમ ન હોય, તો સહાય માટે તમારા એકાઉન્ટ એડમિનિસ્ટ્રેટર અથવા વિનિમય સપોર્ટનો સંપર્ક કરો.
નિષ્કર્ષ
વિનિમયમાં ગ્રાહક ઉમેરવાનું ઝડપી અને સરળ છે. સેટિંગ્સ ખોલો, ગ્રાહક પર જાઓ, ગ્રાહક ઉમેરો પર ક્લિક કરો, જરૂરી માહિતી દાખલ કરો અને ગ્રાહક બનાવો પસંદ કરો. છેલ્લે, રેકોર્ડ યોગ્ય રીતે સાચવવામાં આવ્યો છે તેની ખાતરી કરવા માટે મેનેજ ગ્રાહકોની સૂચિ તપાસો.
ગ્રાહકોના નામ, સંપર્ક નંબર, સરનામાં અને લાગુ કરની વિગતો અપડેટ રાખવાથી વેચાણ વ્યવહારો બનાવવા, ઇન્વૉઇસનું સંચાલન, રસીદો રેકોર્ડ કરવા અને બાકી ચૂકવણીઓ પર ફોલોઅપ કરવાનું સરળ બને છે.
Related Topics
Published by admin
Our editorial and compliance specialists create practical guides, tax calculation rules, and operational strategies to empower Indian small business owners and accountants.
